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信息技術(shù)項目檔案歸檔應用方法
通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)技改項目檔案實時收集和管理、在線歸檔、歸檔在線監(jiān)控、收集流程化管理，提升企業(yè)技改項目檔案的管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務的管理創(chuàng)新。下面是小編為大家分享信息技術(shù)項目檔案歸檔應用方法，歡迎大家閱讀瀏覽。
一、信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用目標及特點
通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)技改項目檔案實時收集和管理、在線歸檔、歸檔在線監(jiān)控、收集流程化管理，提升企業(yè)技改項目檔案的管理水平，實現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務的管理創(chuàng)新。
信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用具有以下特點：
1.研究技改項目檔案業(yè)務，理順各職能管理要素之間的邏輯關(guān)系，通過技改項目檔案收集管理系統(tǒng)，將復雜的歸檔要求進行任務分解，實現(xiàn)檔案文件收集的實時、有效和規(guī)范。
2.實現(xiàn)系統(tǒng)與實際技改項目檔案歸檔業(yè)務對接，結(jié)合實際業(yè)務，制定檔案歸檔任務，進行任務分解，落實每一項任務的責任部門。
3.制訂一套通用的技改項目檔案歸檔收集模板，實現(xiàn)企業(yè)各項目檔案歸檔任務計劃快速建立，各業(yè)務部門按照歸檔任務計劃實現(xiàn)檔案文件快速在線歸檔。
4.實現(xiàn)歸檔流程的在線審批，公司領(lǐng)導、型號總師、業(yè)務部門領(lǐng)導、相關(guān)工作人員、檔案管理人員都可以實時查看項目檔案文件收集情況，系統(tǒng)以圖表的形式顯示完整率和歸檔率。
二、信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用前景及效益
本研究技術(shù)內(nèi)容是中航工業(yè)集團公司以新科學管理為指導的管理創(chuàng)新推進整體思路的有力支撐，其應用模式將研究過程與實踐過程緊密結(jié)合，采用的歸檔任務分解及流程審批方法已經(jīng)過多家公司實踐驗證，具有很強的實用性和一定的普適性，在大中小型企業(yè)及研究院所進行推廣應用，均可獲得好的應用效果。
本研究中設(shè)計了一套涉及多類項目的檔案文件收集模板，檔案管理人員根據(jù)實際技改項目文檔要求，選擇模板，制定歸檔任務計劃，將各個階段任務進行分解，指定每項任務責任部門、協(xié)助部門、歸檔時間、負責人等。相關(guān)業(yè)務部門按照歸檔任務要求進行檔案文件的歸檔。
作為中航工業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的一部分，目前已經(jīng)應用到中航工業(yè)的多家單位，包括中航工業(yè)綜合所、南京機電液壓中心、貴州紅林機械有限公司、第一飛機設(shè)計研究院、成飛、陜飛、哈飛等單位，同時在中國商飛也得到了應用。
為企業(yè)帶來的效益：研究針對航空行業(yè)各企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備采購升級、重點型號研究、重大項目科研設(shè)計所形成的基建、設(shè)備和項目檔案文件實行流程化管理，在線監(jiān)控各企業(yè)技改項目檔案文件歸檔情況，徹底改變技改項目檔案文件傳統(tǒng)的管理手段和方式，提高工作效率、節(jié)省成本、縮短工作周期、提高檔案利用率，以適應現(xiàn)代信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的要求。
本研究能將技改項目的基建、設(shè)備、科研等項目關(guān)鍵節(jié)點的檔案文件收集情況管理起來，能夠追蹤檔案文件的收集情況。將收集情況通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，實時查看項目檔案完整率/歸檔率情況，達到促進各責任單位積極工作、提高技改項目檔案文件收集效率的目的。
三、信息技術(shù)在技改項目檔案歸檔中的應用過程和實踐案例
各單位的技改項目檔案的收集和管理具有通用的業(yè)務需求，并存在著共性問題。鑒于此，金航數(shù)碼科技有限責任公司的項目團隊在基于中航工業(yè)西飛對技改項目檔案的管理要求，并調(diào)研了中航工業(yè)其他廠所對技改項目檔案管理的需求后，形成設(shè)計方案并展開軟件的研發(fā)和測試，首先在西飛試點實施，在實施過程中逐步完善，最終滿足西飛對技改項目檔案收集和管理的要求，后續(xù)又對多家單位進行了實施，都取得了較好的應用效果。
在西飛的檔案項目實施過程中，主要實現(xiàn)了以下幾方面功能：
一是技改項目檔案歸檔任務發(fā)布。檔案管理員創(chuàng)建技改項目的基建、設(shè)備等項目的三層管理模板，即工程—項目—文件，將實際的技改項目按工程項目分解，分解到具體的設(shè)備，調(diào)用系統(tǒng)內(nèi)置的設(shè)備歸檔模板，并根據(jù)實際情況在此基礎(chǔ)上進行調(diào)整。檔案管理員在歸檔模板上將任務分解到具體的責任部門并進行任務發(fā)布。
二是技改項目檔案歸檔任務執(zhí)行。歸檔部門責任人可以在線查看本部門所負責的技改項目中的歸檔文件信息，并按照要求整理歸檔文件準備歸檔。
三是技改項目檔案歸檔率設(shè)置。各單位的歸檔責任人將整理好的歸檔文件移交給檔案管理員，檔案管理員核對歸檔文件信息，并進行歸檔文件的確認工作，系統(tǒng)自動算出歸檔率。
四是技改項目檔案歸檔情況展示。公司領(lǐng)導通過檔案網(wǎng)站在線查看技改項目檔案的歸檔完成情況，通過柱圖、表格、進度條等方式來查看工程或項目的進展程度、歸檔率等信息。西飛的項目案例表明，通過信息化手段解決了檔案部門收集技改檔案難的問題，解決了歸檔部門不清楚歸檔文件范圍以及歸檔不及時的問題，解決了公司領(lǐng)導對技改檔案歸檔情況監(jiān)控不到位等問題，提高了技改項目檔案歸檔的工作效率，實現(xiàn)了對技改項目檔案歸檔工作的有效管控，達到了西飛用戶對技改項目檔案歸檔管理要求的目標。
四、結(jié)束語
國家以及各個行業(yè)都出臺了有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，都突顯了檔案管理工作在企業(yè)中的重要性，本研究論述了如何通過技術(shù)手段實現(xiàn)技改項目檔案的收集和管理，但再好的信息化手段也離不開企業(yè)的重視以及管理要求，因此，加強企業(yè)對技改項目檔案管理的重視和出臺相應的管理要求，是保障技改項目檔案歸檔和管理得以順利實施的重要條件。綜上所述，企業(yè)只有高度重視技改項目檔案管理工作，應用有效的信息化管理工具對技改檔案進行全過程管理，才能確保技改項目檔案歸檔和管理的規(guī)范，才能為今后企業(yè)的重大決策和改革提供有效依據(jù)。
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