行政秘書職務(wù)說明書
行政秘書職務(wù)說明書
崗位名稱行政秘書崗位編號
所在部門辦公室崗位定員
直接上級辦公室主任職系七級
直接下級
所轄人員崗位分析日期20xx年2月
本職：
協(xié)助管理層的工作保證公司的良好運作;公司形象維護與公關(guān)活動;公司企業(yè)文化建設(shè);出差管理和印章管理
職責(zé)與工作任務(wù)：
職責(zé)一
職責(zé)表述：協(xié)助組織和制定公司長期發(fā)展規(guī)劃和公司年度經(jīng)營計劃
工作
任務(wù)協(xié)助組織相關(guān)人員參與討論、研究和制定公司長期發(fā)展規(guī)劃
協(xié)助組織制定公司年度經(jīng)營計劃和部門經(jīng)營計劃
協(xié)助編制公司年度工作計劃
職責(zé)二
職責(zé)表述：協(xié)助辦公室主任保證公司內(nèi)部管理體系的完整和平穩(wěn)運行
工作
任務(wù)協(xié)助制定和完善公司內(nèi)部的管理體系和各項管理制度
協(xié)助督促管理制度的有效執(zhí)行協(xié)助評估和監(jiān)督公司內(nèi)部管理的規(guī)范性和有效性
職責(zé)三
職責(zé)表述：負(fù)責(zé)為公司管理層提供支持并負(fù)責(zé)跟蹤落實總經(jīng)理和總經(jīng)理辦公會的`決議
工作
任務(wù)協(xié)助組織和安排管理層會議提供會議紀(jì)錄與整理
通報會議結(jié)論并跟蹤會議決議的實施情況
協(xié)助總經(jīng)理的工作提供決策支持
督辦總經(jīng)理交與的其他任務(wù)
職責(zé)四
職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司形象推廣、公關(guān)活動
工作
任務(wù)協(xié)助公司形象設(shè)計和推廣實施
負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位包括上級單位的來訪負(fù)責(zé)與新聞媒體的接觸
協(xié)助組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機處理
協(xié)助公司網(wǎng)站的建設(shè)與更新
職責(zé)五
職責(zé)表述：公司企業(yè)文化建設(shè)
工作
任務(wù)協(xié)助組織公司內(nèi)部員工活動
建立員工與管理層的溝通渠道吸引員工關(guān)心公司事務(wù)并參與管理
組織公司內(nèi)部刊物的出版
職責(zé)六
職責(zé)表述：公司員工的出差管理和支持
工作
任務(wù)員工出差計劃和預(yù)算審核
協(xié)助行程安排、交通工具安排、及其他手續(xù)辦理
出差旅程紀(jì)錄審核、報銷費用審核
職責(zé)七
職責(zé)表述：依據(jù)印章管理規(guī)定實施印章管理
職責(zé)八
職責(zé)表述：負(fù)責(zé)辦公用品和固定資產(chǎn)采購
職責(zé)九
職責(zé)表述：辦公室主任交辦的其他工作
權(quán)力：
根據(jù)總經(jīng)理和辦公會議授權(quán)對決議跟蹤監(jiān)督的權(quán)力
與媒體接觸的權(quán)力
評估公司管理水平并提出改進建議的權(quán)力
審核出差預(yù)算、旅程記錄和報銷費用的權(quán)力
印章使用的審核權(quán)
收集員工意見并向總經(jīng)理反饋的權(quán)力
工作協(xié)作關(guān)系：
內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司各部門辦公室主任、總經(jīng)理
外部協(xié)調(diào)關(guān)系上級單位、兄弟單位、新聞媒體等
任職資格：
教育水平大學(xué)專科以上
專業(yè)企業(yè)管理或相關(guān)專業(yè)
經(jīng)驗2年以上相關(guān)工作經(jīng)驗
知識具有相應(yīng)的企業(yè)管理知識和與媒體接觸的技巧
技能技巧熟練使用自動化辦公軟件具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識
個人素質(zhì)具有較強的溝通能力、計劃與執(zhí)行能力、判斷與決策能力、人際能力
其它：
使用工具設(shè)備計算機、一般辦公設(shè)備(電話、打印機、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò))
工作環(huán)境辦公場所
工作時間特征正常工作時間根據(jù)需要加班
所需記錄文檔通知、簡報、匯報文件或報告、總結(jié)等
考核指標(biāo)：
制度建設(shè)完善性、企業(yè)文化建設(shè)成就、會議紀(jì)錄完成質(zhì)量、辦公用品采購費用控制情況、重要任務(wù)完成情況
考勤、服從安排、遵守制度、部門合作滿意度
判斷與決策能力、人際能力、溝通能力、計劃與執(zhí)行能力、專業(yè)知識及技能
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