《職位說明書》編寫的原則

　　《職位說明書》的初稿終于出爐了。職位說明書（也稱職務(wù)說明書，崗位說明書）是通過職位描述的工作把直接的實踐經(jīng)驗歸納總結(jié)上升為理論形式，使之成為指導(dǎo)性的管理文件。那么它的編寫有哪些原則呢？下面隨小編一起看看吧。

　　職位說明書定義是對企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關(guān)系、溝通關(guān)系、職責(zé)范圍、負責(zé)程度和考核評價內(nèi)容給予的定義性說明。

　　從準備到成稿的經(jīng)歷過程，我們可以看到它具備了六大原則，它們分別是：充分溝通原則、前瞻性原則、能力與學(xué)歷相結(jié)合原則、專博相濟原則、實事求是原則、拔高性原則。

　　充分溝通原則

　　《職位說明書》編寫過程中的溝通原則主要體現(xiàn)在打破現(xiàn)有在職人員的抵抗心理方面�！堵毼徽f明書》體現(xiàn)的人員素質(zhì)要求實際上是一種期望值，現(xiàn)有員工基本上很難達到，因此，很多員工錯誤的以為這個說明書的建立實際上是變相的否認員工在現(xiàn)有崗位上的合理性，所以他們在很多時候往往采取軟抵觸的方式，比如：在進行工作分析時不配合；在討論初稿時不聞不問，不發(fā)表任何看法等。針對這種情況，我們主動和員工談心，說明編寫該說明書的目的不在于否定大家，而在于激勵大家向著更高的方向發(fā)展，滿足大家自身發(fā)展的需要，同時也滿足企業(yè)未來發(fā)展的需要，說明書體現(xiàn)的是公司對大家的期望，而不是為大家的發(fā)展埋下絆腳石。經(jīng)過我們一番仔細的說明，員工們終于被打動了，他們開始不斷主動的找我們談話，指出我們在工作分析中的不足之處。隨著工作分析的順利展開，職位說明書也就慢慢浮出了水面。

　　前瞻性原則

　　《職位說明書》作為選拔、考核、培訓(xùn)員工的基本依據(jù)，在一定程度上決定著企業(yè)未來發(fā)展的高度，因此《職位說明書》不可能一成不變的照搬照抄企業(yè)現(xiàn)有的模式，而是必須要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。我們根據(jù)企業(yè)未來發(fā)展的需要，設(shè)立了新的崗位，賦予了同一職位更多的責(zé)任，對現(xiàn)有崗位工作人員的素質(zhì)也相應(yīng)的提出了更高的要求，使其能適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展的需要，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

　　能力與學(xué)歷相結(jié)合原則

　　在《職位說明書》的編寫過程中，我們屏棄了一些公司在人才衡量標(biāo)準上的唯學(xué)歷原則，努力做到能力與學(xué)歷相結(jié)合。我們深知：學(xué)歷只代表過去，而能力則能創(chuàng)造未來。因此，我們衡量人才的標(biāo)準是：能力為主，學(xué)歷為輔，重點崗位能力與學(xué)歷并重。對與一般工作崗位和事務(wù)性崗位，我們力求以能力為主，學(xué)歷為輔，因為對這些崗位的員工而言，只要把事情辦正確就好了；而對于處在專業(yè)性較強的崗位的員工，則必須二者相結(jié)合，缺一不可，因為對于他們來說做好事情只是一個方面，更重要的是，要做正確的事，那么什么事情才叫正確的事情呢，這就需要一定的專業(yè)知識了。

　　專博相濟原則

　　專博相濟原則主要是針對員工學(xué)識、經(jīng)歷而言的。專業(yè)精通的員工固然不錯，但是建立在專業(yè)精通的基礎(chǔ)之上的博學(xué)則更令人刮目相看。對于部門經(jīng)理，我們要求其有著扎實的理論基礎(chǔ)，出色的工作能力，同時我們還要求他具備其它相關(guān)的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗。譬如財務(wù)經(jīng)理，要求他能做好公司財務(wù)預(yù)、核算、成本分析等是理所當(dāng)然，但是我們同時還要求他必須具備一定的金融、投資知識，因為隨著公司的發(fā)展，資本運作、對外投資將會成為企業(yè)發(fā)展的重要手段之一，作為公司財務(wù)經(jīng)理，有必要，也應(yīng)該有能力為公司的相關(guān)決策提供科學(xué)的依據(jù)。

　　實事求是原則

　　現(xiàn)實是理想的基礎(chǔ)，脫離了現(xiàn)實的理想就是空中樓閣�！堵毼徽f明書》不是一步到位、永遠不變的，是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展不斷優(yōu)化的，所以在《職位說明書》的'編寫過程中，我們努力從企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀出發(fā)，既實事求是，尊重企業(yè)的現(xiàn)有經(jīng)營管理狀況，又大膽的預(yù)測未來，勾畫企業(yè)未來發(fā)展的藍圖，我們力圖在企業(yè)現(xiàn)有基礎(chǔ)上有所提高，對各個崗位進行有效的規(guī)范，使大家各司其職，做到有法可依；同時，我們也注意到規(guī)范的管理是一步步實現(xiàn)的，不可能一蹴而就，目前公司的現(xiàn)狀離我們的規(guī)劃還有相當(dāng)一段距離，我們的變革幅度應(yīng)保持適度。

　　拔高性原則

　　前面已經(jīng)說過《職位說明書》體現(xiàn)的是一種期望，因此，它自然的就帶有了一種進步性，它不能滿足于對現(xiàn)有人員素質(zhì)實事求是的紀錄，而是不可避免的要帶有一種拔高性：要在預(yù)測企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)上對原員工提出新的要求———這種要求理所當(dāng)然的要高于員工現(xiàn)有的狀態(tài)。因此，我們在編寫過程中也適當(dāng)?shù)慕梃b了同行業(yè)成功企業(yè)的一些經(jīng)驗，對相關(guān)指標(biāo)進行了適當(dāng)提高，以成功企業(yè)的員工素質(zhì)來要求自己。

　　那么它具備哪些作用呢？總結(jié)出來有以下幾點：

　　1、為招聘、錄用員工提供依據(jù)

　　2、對員工進行目標(biāo)管理

　　3、是績效考核的基本依據(jù)

　　4、為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)

　　5、員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)

　　6、為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)

　　同時，人力資源從業(yè)人員在編寫職位說明書至少有以下五項好處：

　　第一，它有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫職位說明書之前，有一個職位分析的過程，即對部門職責(zé)進行列舉和歸類，對工作流程、各職位間的職責(zé)分配進行分析和規(guī)劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職責(zé)是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑不均？職責(zé)接口是否得當(dāng)？工作流程是否順暢而且簡易？這就像我們實施ISO9000質(zhì)量認證一樣，拿到證書不是目的，目的是通過認證過程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系，把內(nèi)部的運作流程理順。

　　第二，它使員工各司其責(zé)，上下目標(biāo)一致。一份好的職位說明書可以使員工了解組織的目標(biāo)、自己在組織中的作用、相應(yīng)的責(zé)任和職權(quán)。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說明書，不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進入角色，同時便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說明書，意味著雙方對工作內(nèi)容達成了共同的理解，意味著一種對工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。

　　第三，職位說明書是各部門制訂績效管理標(biāo)準的依據(jù)之一。好的職位說明書，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責(zé)的主要內(nèi)容，又要說明該職責(zé)是全責(zé)，還是部分責(zé)任，抑或是輔助支持性的工作；同時，也要列明相應(yīng)的考核方法。考核指標(biāo)可以是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以用預(yù)算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標(biāo)；在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應(yīng)時間等指標(biāo)；在數(shù)量方面，可以用利潤率、產(chǎn)量、增長率、市場占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報率、每股收益等指標(biāo)；在質(zhì)量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預(yù)算差異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意度、員工流失率等指標(biāo)。如果難以用上述標(biāo)準，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司ISO9001的要求”。

　　第四，職位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、工作復(fù)雜難易程度、勞動強度、勞動條件等要素。有了職位等級和薪酬調(diào)查結(jié)果，才便于確定每個職位的薪酬水平。

　　第五，它是進行人員招聘、制定培訓(xùn)計劃和個人發(fā)展計劃的一種依據(jù)。一線經(jīng)理提出用人申請，人事部門在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、設(shè)計員工的職位升遷路線時，都離不開它。

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