企業(yè)崗位說(shuō)明書編寫誤區(qū)分析
規(guī)范的崗位說(shuō)明書明確了工作的職責(zé)權(quán)限、任職資格、工作特點(diǎn)、工作目標(biāo)等重要因素，能為企業(yè)進(jìn)行工作評(píng)價(jià)、人員招聘、績(jī)效考核、確定培訓(xùn)需求、薪酬管理提供依據(jù)，但是很多企業(yè)發(fā)現(xiàn)崗位說(shuō)明書編制后，對(duì)于改善本企業(yè)的績(jī)效、提升人力資源管理工作效率并無(wú)預(yù)期的作用，崗位說(shuō)明書規(guī)范和制約作用也無(wú)法體現(xiàn)。原因何在呢？
一、職責(zé)界定不明確，任務(wù)交叉沒有理順
我國(guó)企業(yè)目前普遍存在著崗位職責(zé)不清、任務(wù)指派隨意性較大、能者多勞、出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉等管理混亂的現(xiàn)象，因此，崗位說(shuō)明書不應(yīng)是簡(jiǎn)單的對(duì)目前崗位工作任務(wù)的要求和描述，而應(yīng)該通過(guò)崗位說(shuō)明書的撰寫達(dá)到明確各崗位的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范工作流程，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的目的。在編制崗位說(shuō)明書之前，必須進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個(gè)崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級(jí)的關(guān)系、任職資格等因素。在實(shí)際操作中，可靈活選擇用問(wèn)卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實(shí)地觀察法等方法進(jìn)行。
在界定崗位職責(zé)時(shí)，首先應(yīng)編寫部門職責(zé)。崗位的職責(zé)應(yīng)為部門職責(zé)的分解，部門的各項(xiàng)職責(zé)應(yīng)在崗位的職責(zé)中得以體現(xiàn)，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責(zé)是界定崗位職責(zé)的基礎(chǔ)，因此，界定崗位職責(zé)的第一步界定部門的職責(zé)。界定部門職責(zé)時(shí)，可根據(jù)部門的工作任務(wù)進(jìn)行分析，規(guī)范各項(xiàng)任務(wù)的工作流程，找出部門之間交叉的工作，明確各部門的職責(zé)權(quán)限。工作流程圖可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各崗位之間的工作銜接關(guān)系。當(dāng)出現(xiàn)職責(zé)交叉現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)具體問(wèn)題具體分析，而不是簡(jiǎn)單“一刀切”。
其次，將部門職責(zé)分解到部門的各個(gè)崗位，明確各崗位之間的分工關(guān)系。這一過(guò)程也可作為企業(yè)定員定編的依據(jù)。根據(jù)任務(wù)量和工作的要求，應(yīng)將部門的工作任務(wù)合理分解到具體的崗位，確定部門的崗位設(shè)置和人員安排，并明確部門內(nèi)各崗位的崗位職責(zé)。特別是對(duì)于多個(gè)崗位承擔(dān)某一共同任務(wù)時(shí)，應(yīng)用規(guī)范的'語(yǔ)言明晰地確定各崗位在此項(xiàng)工作中要承擔(dān)的責(zé)任。如某公司的財(cái)務(wù)部門的職責(zé)包括以下要項(xiàng)：會(huì)計(jì)核算、資金管理、預(yù)算管理、成本管理、財(cái)務(wù)分析。
二、描述不規(guī)范，用語(yǔ)不準(zhǔn)確
崗位職責(zé)的描述應(yīng)能準(zhǔn)確、清晰、真實(shí)的界定崗位承擔(dān)的責(zé)任、所具有的權(quán)限和崗位工作必須達(dá)到的目標(biāo)、規(guī)范性責(zé)利關(guān)系。可是很多企業(yè)的崗位說(shuō)明書沒有注意到描述用語(yǔ)的選擇，籠統(tǒng)地使用“負(fù)責(zé)、管理”等詞語(yǔ)，導(dǎo)致崗位職責(zé)的描述流于一般化、普遍化，出現(xiàn)“千崗一面”現(xiàn)象，或者使崗位職責(zé)描述過(guò)小或者過(guò)大，根據(jù)崗位說(shuō)明書的描述方式和用語(yǔ)顯得尤為重要。標(biāo)準(zhǔn)的崗位職責(zé)描述格式應(yīng)是“動(dòng)詞+賓語(yǔ)+結(jié)果”，動(dòng)詞的選擇可參照表1，賓語(yǔ)表示該項(xiàng)任務(wù)的對(duì)象，即工作任務(wù)的內(nèi)容，結(jié)果表示通過(guò)此項(xiàng)工作的完成要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，可用“確保、保證、爭(zhēng)取、推動(dòng)、促進(jìn)”等詞語(yǔ)連接。例如人力資源部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)人力資源戰(zhàn)略工作可描述為“負(fù)責(zé)組織制定人力資源戰(zhàn)略和人力資源規(guī)劃，保證為公司的發(fā)展戰(zhàn)略提供有效的人力資源支撐”。
三、宣傳不到位，員工不理解
崗位說(shuō)明書涉及到對(duì)各崗位的描述與規(guī)范，目的是使員工明確了解自己的工作責(zé)任、本崗位在企業(yè)的作用以及企業(yè)的要求，因此，在編制過(guò)程中必須得到全體員工的支持和參與�？上Ш芏嗖块T主管都像在應(yīng)付作業(yè)一樣草草完成，沒有借此機(jī)會(huì)與員工進(jìn)行充分的交流，甚至在做完崗位說(shuō)明書之后，員工也不知道崗位說(shuō)明書的作用，有些員工還認(rèn)為崗位說(shuō)明書是對(duì)他們工作的限制，出現(xiàn)員工不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使崗位說(shuō)明書變成可有可無(wú)的擺設(shè)。
此外，對(duì)任職資格的界定，會(huì)使一部分員工感到恐慌或者失望。在國(guó)有企業(yè)中若是按照行業(yè)通行的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)崗位任職資格進(jìn)行界定，很多老員工的學(xué)歷或者技能達(dá)不到企業(yè)要求，他們就會(huì)認(rèn)為崗位說(shuō)明書是人力資源部給他們?cè)O(shè)置的障礙，擔(dān)心未來(lái)的職業(yè)發(fā)展。而另一種情況是企業(yè)為了培養(yǎng)和鍛煉人才，往往會(huì)將一些重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象放在基層工作一段時(shí)間，這些人才的素質(zhì)和技能都會(huì)遠(yuǎn)高于崗位的要求，他們的心理就會(huì)失衡，若是不及時(shí)引導(dǎo)，將會(huì)導(dǎo)致優(yōu)秀人才的流失，給企業(yè)造成重大損失。因此，企業(yè)在編寫崗位說(shuō)明書時(shí)，應(yīng)由各部門的主管負(fù)責(zé)，人力資源為其提供格式和方法，并予以及時(shí)的指導(dǎo)和審核。而且應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作，給員工宣講制定崗位說(shuō)明書的意義和說(shuō)明書中各項(xiàng)內(nèi)容的含義。對(duì)現(xiàn)行人員配置達(dá)不到或者遠(yuǎn)超出企業(yè)要求現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)向員工解釋其原因，打消他們的思想疑慮，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。
四、定位不明晰，高層不認(rèn)同
HR經(jīng)理在編寫崗位說(shuō)明書時(shí)，如果原有的崗位職責(zé)界定不清，那么就要對(duì)原有的崗位職責(zé)進(jìn)行一次大盤點(diǎn)，編寫的工作量將會(huì)很大。這時(shí)人力資源管理就面臨著兩種選擇：對(duì)現(xiàn)狀的描述和對(duì)未來(lái)的描述，即崗位職責(zé)“是什么”和“應(yīng)是什么”的問(wèn)題。若編寫崗位說(shuō)明書是解決崗位職責(zé)“應(yīng)是什么”，則在界定崗位職責(zé)時(shí)必須對(duì)現(xiàn)存的職責(zé)交叉、職權(quán)不明的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整，這將導(dǎo)致一部分員工的工作職責(zé)和權(quán)限的變動(dòng)，可能招致員工的抵制和反對(duì)。
因此，在編寫之前，HR經(jīng)理應(yīng)和相關(guān)的高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，認(rèn)清規(guī)范崗位職責(zé)的意義，明確崗位說(shuō)明書的定位，并取得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職責(zé)變革的理解和支持。在崗位說(shuō)明書實(shí)施過(guò)程中高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)率先樹立崗位責(zé)任意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)行歸口管理。
五、管理不及時(shí)
隨著時(shí)代的進(jìn)步和企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)中部門的職責(zé)及崗位的工作內(nèi)容也會(huì)不斷地發(fā)生變化，尤其是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的新興行業(yè)更是如此。一般而言，崗位說(shuō)明書應(yīng)至少每1~2年修改一次，根據(jù)行業(yè)的發(fā)展和職責(zé)的變化情況靈活進(jìn)行選擇。但是當(dāng)企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂崗位說(shuō)明書。我國(guó)很多企業(yè)都注重崗位說(shuō)明書的更新和發(fā)展。如聯(lián)想集團(tuán)甚至規(guī)定每半年對(duì)崗位說(shuō)明書修正一次。
因此，崗位說(shuō)明書的格式要求簡(jiǎn)潔實(shí)用，重點(diǎn)突出，項(xiàng)目不宜過(guò)多。而且制定動(dòng)態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。
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