崗位說明書怎么寫
崗位說明書，是表明企業(yè)期望員工做些什么、員工應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。
崗位工作說明書最好是根據(jù)公司的具體情況進(jìn)行制定，而且在編制時，要注重文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫;內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。
另外，在實際工作當(dāng)中，隨著公司規(guī)模的不斷擴大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補充，以便與公司的實際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異。
崗位工作分析
一、崗位說明書關(guān)系
崗位說明書是人力資源管理中最基礎(chǔ)的文件，是工作分析的最終結(jié)果，又稱為職務(wù)說明書或職位說明書，是通過工作分析過程，用規(guī)范的文件形式對組織內(nèi)各類崗位的工作性質(zhì)、任務(wù)、責(zé)任、權(quán)限、工作內(nèi)容和方法、工作條件、崗位名稱、職種職級以及該崗位任職人員的資格條件、考核項目等做出統(tǒng)一的規(guī)定。編制崗位工作說明書的目的，是為企業(yè)的招聘錄用、工作分派、簽訂勞動合同以及職業(yè)指導(dǎo)等現(xiàn)代企業(yè)治理業(yè)務(wù)，提供原始資料和科學(xué)依據(jù)。
二、崗位說明書填寫
1、崗位的直接承擔(dān)者
2、崗位的直接管理者
3、人力資源專家
三、崗位說明書內(nèi)容
崗位說明書應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：
�、睄徫换举Y料：包括崗位名稱、崗位工作編號、匯報關(guān)系、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標(biāo)準(zhǔn)、所轄人數(shù)、工作性質(zhì)、工作地點、崗位分析日期、崗位分析人等等。
�、矋徫环治鋈掌冢耗康氖菫榱吮苊馐褂眠^期的崗位說明書。
�、硩徫还ぷ鞲攀觯汉喴f明崗位工作的內(nèi)容，并逐項加以說明崗位工作活動的內(nèi)容，以及各活動內(nèi)容所占時間百分比，活動內(nèi)容的權(quán)限;執(zhí)行的依據(jù)等。
�、磵徫还ぷ髫�(zé)任：包括直接責(zé)任與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，要逐項列出任職者工作職責(zé)。
�、祶徫还ぷ髻Y格：即從事該項崗位工作所必須具備的基本資格條件，主要有學(xué)歷、個性特點、體力要求以及其他方面的要求。包括必備資格和理想資格，其中必備資格是完成某職位工作要求的最低資格，理想資格是在具備必備資格的基礎(chǔ)上，若具備某些條件更為理想。
6.崗位發(fā)展方向：在部分企業(yè)的崗位說明書中還會加上崗位發(fā)展方向的內(nèi)容，希望通過崗位發(fā)展方向不僅明確企業(yè)內(nèi)部不同崗位間的相互關(guān)系，而且還有利于員工明確發(fā)展目標(biāo)，將自己的職業(yè)生涯規(guī)劃與企業(yè)發(fā)展結(jié)合在一起。
有必要注意的是，崗位工作說明書的內(nèi)容，可依據(jù)崗位工作分析的目標(biāo)加以調(diào)整，內(nèi)容可繁可簡。
崗位工作說明書的外在形式，是根據(jù)一項工作編制一份書面材料，可用表格顯示，也可用文字?jǐn)⑹觥?/p>
崗位工作說明書一般由人力資源部門統(tǒng)一歸檔治理。爾后，崗位工作說明書的編寫，也并不是一勞永逸的工作。實際中，企業(yè)組織系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)常有職位增加、撤消的情況的出現(xiàn)，更常見的情形便是崗位的某項工作職責(zé)和內(nèi)容的變動，甚至于每一次工作信息的變動，都應(yīng)該要求及時記錄在案，并迅速反映到崗位工作說明書的調(diào)整之中。在碰到崗位工作說明書要加以調(diào)整的情況下，一般由崗位所在部門的負(fù)責(zé)人，向人力資源部提出申請，并填寫標(biāo)準(zhǔn)的崗位說明書修改表，由人力資源部門進(jìn)行信息收集，并對職位說明書做出相應(yīng)的修改。
崗位說明書的格式可以是多種多樣的，關(guān)鍵是要在使用了統(tǒng)一格式的崗位說明書后，應(yīng)該用準(zhǔn)確、簡潔的語言，將上述的五大部份全部或主要部份加以表述，以便形成規(guī)范、準(zhǔn)確、使用方便的治理文件。
眾所周知，不同的企業(yè)和組織都有各自特點和急需解決的問題。有的是為設(shè)計培訓(xùn)方案，提高員工的技術(shù)素質(zhì);有的是為了制定更切合實際的獎勵制度，調(diào)動員工工作的積極性;還有的是為根據(jù)工作要求，改善工作環(huán)境、提高安全性。因此，這些企業(yè)和組織所要進(jìn)行的崗位工作分析的側(cè)重點就不一樣。
可一般來說，崗位工作分析主要包括兩方面的內(nèi)容：
(一)、崗位描述
崗位描述就是確定崗位工作的具體特征。它包括以下幾個方面的內(nèi)容：
1、崗位名稱。即指崗位所從事的是什么工作。
2、崗位活動和程序。包括所要完成的工作任務(wù)、工作職責(zé)、完成工作所需要的資料、機器設(shè)備與材料、工作流程、工作中與其他工作人員的正式聯(lián)系以及上下級關(guān)系。
3、工作條件和物理環(huán)境。包括正常的溫度、適當(dāng)?shù)墓庹斩�、通風(fēng)設(shè)備、安全措施、建筑條件，甚至工作的地理位置。
4、社會環(huán)境。包括工作團(tuán)體的情況、社會心理氣氛、同事的特征及相互關(guān)系、各部門之間的關(guān)系等。此外，應(yīng)該說明企業(yè)和組織內(nèi)以及四周的文化和生活設(shè)施。
5、職業(yè)條件。由于人們經(jīng)常根據(jù)職業(yè)條件來判定和解釋職務(wù)描述中的其它內(nèi)容，因而這部分內(nèi)容非凡重要。職業(yè)條件說明了工作的各方面特點：工資報酬、獎金制度、工作時間、工作季節(jié)性、晉級機會、進(jìn)修和提高的機會、該工作在本組織中的地位以及與其它工作的關(guān)系，等等。
(二)、崗位要求
崗位要求說明了從事某項工作的人所必須具備的知識、技能、能力、愛好、體格和行為特點等心理及生理要求。制定工作要求的目的是決定重要的個體特征，以此作為人員篩選、任用和調(diào)配的基礎(chǔ)。
崗位要求包括：有關(guān)工作程序和技術(shù)的要求、獨立判定與思考能力、記憶力、注重力、知覺能力、警覺性、操作能力、工作態(tài)度和各種非凡能力要求。崗位要求還包括文化程度、工作經(jīng)驗、生活經(jīng)歷和健康狀況等。崗位要求可以用經(jīng)驗判定的方法獲得，也可以通過統(tǒng)計分析方式來確定。
基于以上崗位分析的基礎(chǔ)理論，是從大的方面加以分析出崗位說明書的成果。若根據(jù)某公司職位說明書的描述，再加以細(xì)化分析，具體可從以下幾個方面進(jìn)行考慮：
1、崗位基本信息
崗位基本信息也稱為工作標(biāo)識。包括崗位名稱、崗位編號、姓名、所屬部門、直接上級、職等職級、定員等。
2、工作內(nèi)容描述
這是最主要的內(nèi)容，此欄具體描述該職位所從事的具體的工作，應(yīng)全面、詳盡地寫出完成工作目標(biāo)所要做的每一項工作，包括每項工作的綜述、活動過程、工作聯(lián)系和工作權(quán)限。同時，在這一項中還可以同時描述每項工作的環(huán)境和工作條件，以及在不同階段所用到的不同的工具和設(shè)備。
在進(jìn)行工作內(nèi)容描述時，要先列出所有工作內(nèi)容清單，然后分析清單后將其歸類，主要的工作內(nèi)容應(yīng)該不超過十個(一般為七至八項)，內(nèi)容太多則很顯得過于復(fù)雜，也很難明確具體任務(wù)。
3、任職資格
教育背景此項填寫從事該職位目前應(yīng)具有的最低學(xué)歷要求。在進(jìn)行工作分析時，經(jīng)常有這樣的情況：某職員是一位有多年工齡、經(jīng)驗豐富的高中學(xué)歷的員工，但他的教育背景顯然不能代表所需要的教育水平。在確定教育背景時應(yīng)該考慮，假如讓一位新員工來工作，他最低應(yīng)是什么學(xué)歷，而不一定是當(dāng)前在職員工的學(xué)歷。
經(jīng)驗此項反應(yīng)從事該職位之前，應(yīng)具有的最起碼的工作經(jīng)驗要求，一般包括兩方面，一是專業(yè)經(jīng)歷要求，即相關(guān)的知識經(jīng)驗背景;另一個需要的是本組織內(nèi)部的工作經(jīng)歷要求，尤其針對組織中的一些中、高層治理職位。
技能要求此項反映從事該職位應(yīng)具有的基本技能和能力。某些職位對專業(yè)技能要求較高，沒有此項專業(yè)技能就無法開展工作。而另一些職位相比之下則對某些能力要求更為明確。
個性特質(zhì)指從事該崗位通常需要從業(yè)人員具備何種性格特征。
培訓(xùn)經(jīng)歷此欄反映從事該職位前，應(yīng)進(jìn)行的基本的專業(yè)培訓(xùn)，否則將不答應(yīng)上任或不能勝任工作。具體是指員工在具備了教育水平、工作經(jīng)驗、工作技能之后，還必須經(jīng)過哪些培訓(xùn)。
其它例如反映該崗位通常表現(xiàn)的工作特性，在流水線上可能需要三班倒;在高科技企業(yè)中需要經(jīng)常加班;建筑施工人員經(jīng)常出差;一般治理人員則正常上下班等。
4、責(zé)權(quán)范圍
責(zé)任指此項工作所擔(dān)負(fù)的職責(zé)和應(yīng)當(dāng)按時完成的任務(wù)。
權(quán)力一定的工作崗位要承擔(dān)一定的責(zé)任，必須要有相映成趣的人、財、物上的支配權(quán)力。
四、寫崗位說明書注意問題
在崗位說明書的撰寫中往往會出現(xiàn)以下幾個方面的爭議：
1、直接上級如何填寫。
我們很多崗位上面有幾個領(lǐng)導(dǎo)同時指揮安排工作，在填寫直接上級的時候，相關(guān)崗位的人員往往會把指派自己工作的領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)統(tǒng)認(rèn)為是自己的直接上級。其實每個崗位的直接上級只能也只有一個，否則兩個領(lǐng)導(dǎo)同時安排工作究竟是先做哪位領(lǐng)導(dǎo)的工作呢?這種現(xiàn)象表面上看是多頭領(lǐng)導(dǎo)，但追究本源看其實是本崗位的職責(zé)沒有界定清楚、本崗位承擔(dān)的職能不歸屬一類，跨度幾項職能或者就是本崗位人員能力素質(zhì)比較高得到領(lǐng)導(dǎo)們的認(rèn)同。咨詢?nèi)藛T一旦發(fā)現(xiàn)這種現(xiàn)象就需要立即與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行職能確認(rèn)，辨別清楚本崗位所在部門的關(guān)鍵職責(zé)，以及本崗位在本部門所承擔(dān)的責(zé)任，通過分析判斷出本崗位應(yīng)該承擔(dān)的主要工作職責(zé)，而其它職能項只能安排其它崗位完成，倘若在所有部門中沒有合適的人選完成，我們也不能把此項任務(wù)作為本崗位應(yīng)該完成的工作，只能夠作為臨時性工作，添加在“領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)”這一項，一旦有合適的人選或者是其它相關(guān)崗位出現(xiàn)，則需要把此項工作進(jìn)行轉(zhuǎn)移。
2、直接下級如何填寫。
我們很多的集團(tuán)公司或者是生產(chǎn)工程部門的工作人員，往往會把有分子公司崗位中有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的崗位作為自己的下級。所謂的直接下級就是在行政關(guān)系上、業(yè)務(wù)工作安排上、工作任務(wù)的協(xié)調(diào)上有緊密聯(lián)系的崗位，而不僅僅是單方面業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)。
3、工作職責(zé)如何闡述。
所謂工作職責(zé)也就是把日常的工作內(nèi)容通過書面化的語言描述出來。工作職責(zé)描述其實有兩種方式，一種就是簡單的概述，就是通過幾句話，把該崗位所有的工作內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)性的表述;一種就是比較詳細(xì)的描述，通過詳細(xì)的分析，匯總出該崗位的所有工作任務(wù)，把這些工作任務(wù)進(jìn)行業(yè)務(wù)輕重或者是時間長短的分門別類，然后對各個類別再進(jìn)行二次分解，把該崗位的內(nèi)容分解到能夠清晰闡述一個事件甚至是一個具體的動作。在這個過程中關(guān)鍵是要先了解所有的業(yè)務(wù)，以及業(yè)務(wù)的具體情況，然后再進(jìn)行分解，這樣才能夠使得崗位的價值、崗位的重點一一體現(xiàn)。
4、工作權(quán)限如何規(guī)定。
其實每個崗位的每一條工作內(nèi)容都隱藏著一個工作權(quán)限，但是由于這些權(quán)限并不會發(fā)揮作用，往往不會被撰寫人員關(guān)注。但是關(guān)鍵任務(wù)中的工作權(quán)限，需要在崗位說明書中體現(xiàn)，這不僅僅能夠體現(xiàn)該崗位工作重點，而且能夠為這項工作的開展起到約束和推動作用。
5、任職資格如何填寫。
任職資格包括工作年限、工作經(jīng)驗、工作知識、學(xué)歷背景、技術(shù)能力、工作環(huán)境等等方面的內(nèi)容，我們在填寫的過程當(dāng)中往往會忽視這一方面的內(nèi)容，或者就是按照當(dāng)前本崗位人員的現(xiàn)狀來填寫這個內(nèi)容。這項內(nèi)容與招聘、培訓(xùn)、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃有非常緊密的聯(lián)系，倘若工作分析做得不夠細(xì)致，這個內(nèi)容可以不先考慮，不過我們可以參照當(dāng)前崗位人員的能力現(xiàn)狀進(jìn)行分析。配合我們進(jìn)行的工作內(nèi)容調(diào)整撰寫培訓(xùn)要求和崗位技能要求是非�？扇〉姆椒�。
撰寫中要注意的問題
1、部門職責(zé)分解要充分、完全
要對部門所有職位職責(zé)進(jìn)行匯總合并，與部門職責(zé)對比，然后明確職位責(zé)任進(jìn)行填充;同一部門職責(zé)，不同層級的崗位可能擔(dān)任的責(zé)任不同，我們必須進(jìn)行分級詳細(xì)描述，做到充分完全。
2、工作領(lǐng)域的劃分要合理
準(zhǔn)確理解崗位的主要職責(zé)，參考部門工作領(lǐng)域?qū)Ρ緧徫贿M(jìn)行劃分。如本崗位是負(fù)責(zé)部門工作領(lǐng)域中的單個領(lǐng)域，根據(jù)具體的職責(zé)用合并屬性同類項的形式進(jìn)行領(lǐng)域劃分。
3、崗位說明書要規(guī)范、準(zhǔn)確、全面
崗位說明書需要按照“動詞+內(nèi)容+目的”的方式進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、全面的描述，做到不重復(fù)、無交叉，以體現(xiàn)職位價值，作為提取績能衡量的標(biāo)準(zhǔn)。
4、崗位說明書要保持更新狀態(tài)
一旦環(huán)境、技術(shù)、崗位要求發(fā)展變化，崗位說明書要做及時的調(diào)整更新，方能起到實時有效的指導(dǎo)作用。
5、崗位說明針對的是職位，不是個人
6、基本素質(zhì)和知識、技能不能混淆、重疊
要對基本素質(zhì)和知識、技能作出明確規(guī)定，描述什么是基本素質(zhì)，什么是知識，什么是技能時要認(rèn)真檢查，核實沒混淆、重疊。
五、崗位說明書編制流程
為了節(jié)約編制崗位說明書的成本，其結(jié)果可能是浪費更多的人力成本。因此，具體崗位具體分析，一點也馬虎不得。一份科學(xué)的崗位說明書出爐，通常遵循著這樣的流程：
1、在開展編寫工作之前，人力資源經(jīng)理應(yīng)和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，使高層領(lǐng)導(dǎo)率先樹立崗位責(zé)任意識，對各項工作實行歸口管理，改變自由隨意的管理風(fēng)格。
2、編寫過程中，各部門的主管以及員工積極配合人力資源部的工作，為其提供編寫技術(shù)的培訓(xùn)、指導(dǎo)和審核。
3、人力資源部可靈活選用問卷調(diào)查法、面談法、工作日志法、實地觀察法等方法，進(jìn)行認(rèn)真的工作分析和調(diào)查，了解每一個崗位的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、工作條件、上下級關(guān)系、對內(nèi)對外的聯(lián)系、任職資格等要素。
4、崗位說明書的編寫不是一勞永逸，行業(yè)的發(fā)展、企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求。因此，企業(yè)編寫出規(guī)范的崗位說明書后，還應(yīng)建立起崗位說明書的動態(tài)管理制度，由專人負(fù)責(zé)管理更新。
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