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如何設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)
如何設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)?
無(wú)論是在職企業(yè)的HR從業(yè)人員還是有志于在人力資源管理專(zhuān)業(yè)有所成就的初學(xué)者，工作崗位說(shuō)明書(shū)設(shè)計(jì)的是否合理決定了其人力資源管理體系基礎(chǔ)的夯實(shí)度。相對(duì)許多企業(yè)的剛剛從事人力資源管理工作的人員而言，或者已經(jīng)在這個(gè)崗位工作許久的人來(lái)說(shuō)，我常常發(fā)覺(jué)很多企業(yè)不重視工作崗位說(shuō)明書(shū)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用。如此，就會(huì)出現(xiàn)企業(yè)這種和那種使企業(yè)老板或HR感到困惑的事情發(fā)生，其實(shí)很多問(wèn)題就出在工作崗位說(shuō)明書(shū)的設(shè)計(jì)、推廣和應(yīng)用上。
人力資源的工組崗位說(shuō)明書(shū)體系，不僅包含崗位的基礎(chǔ)信息、崗位的職責(zé)和權(quán)限、崗位的目的、能力素質(zhì)模型等，同時(shí)通過(guò)這些模板的設(shè)計(jì)和應(yīng)用就能充分體現(xiàn)一家公司人力資源管理水平的高低。
一.設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)的前提：
工作崗位說(shuō)明書(shū)的設(shè)計(jì)是基于公司的組織機(jī)構(gòu)圖而設(shè)計(jì)的。我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)企業(yè)的HR從業(yè)人員往往忽視工作崗位說(shuō)明書(shū)與組織機(jī)構(gòu)圖的內(nèi)在聯(lián)系，有很多企業(yè)的老板或者HR并沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)。老板不懂也就罷了，但是作為HR可不能不懂。之所以很多企業(yè)的人力資源管理者不受到老板的重用，不是老板不識(shí)貨或者不重視人力資源管理，而是人力資源管理人員的水平僅僅停留在招聘、考勤及簡(jiǎn)單的日常工作層面上。為此，HR埋怨自己的工資不高，怨恨老板有眼不識(shí)金香玉，卻從來(lái)沒(méi)有認(rèn)真檢討過(guò)自己的不足。
為此，在設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)前，人力資源從業(yè)人員首先要審視自己公司的組織機(jī)構(gòu)圖是否合理?公司的人力資源配置圖與組織機(jī)構(gòu)圖的搭配是否科學(xué)和緊密?知不知道什么樣的組織機(jī)構(gòu)圖和人員配置圖是科學(xué)的?為什么這樣搭配才是科學(xué)的、合理的?
作為企業(yè)的人力資源管理者你這樣設(shè)計(jì)的組織機(jī)構(gòu)圖對(duì)公司的戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)起到哪些推波助瀾的作用?作為HR你思考過(guò)這些嗎?假如你忽略了組織機(jī)構(gòu)圖與工作崗位說(shuō)明書(shū)的這些關(guān)系和必然聯(lián)系，那么你設(shè)計(jì)出的工作崗位說(shuō)明書(shū)在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中肯定效果會(huì)打折。
為此，一個(gè)專(zhuān)業(yè)的HR一定是一個(gè)懂得組織機(jī)構(gòu)圖與崗位說(shuō)明書(shū)密不可分的人才。從事HR的很多，但是真正稱(chēng)得上人才的HR很少，原因多數(shù)來(lái)自HR不專(zhuān)業(yè)、不用心的緣故。
二.工作崗位說(shuō)明書(shū)設(shè)計(jì)的程序與注意事項(xiàng)：
1、名稱(chēng)的確定：
工作崗位說(shuō)明書(shū)也叫工作職務(wù)描述書(shū)，無(wú)論名稱(chēng)確定哪項(xiàng)、其核心內(nèi)容基本都有以下構(gòu)成。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，掌握了這種模式及方法對(duì)于今后的工作將會(huì)獲得很大的幫助，隨著工作的經(jīng)驗(yàn)的不斷加強(qiáng)和深入，日久天長(zhǎng)自然就會(huì)領(lǐng)悟其中的奧妙所在。
2、編號(hào)的應(yīng)用：
編號(hào)是組成工作崗位說(shuō)明書(shū)的另一個(gè)組成部分，一家具有一定規(guī)模的公司將會(huì)越來(lái)越重視編號(hào)的應(yīng)用。作為HR編號(hào)的確定是為今后便于查閱和規(guī)范人力資源工作管理而設(shè)計(jì)，所以從一開(kāi)始就要引起高度重視，不要等到需要編號(hào)的時(shí)候再去編號(hào)，那樣不僅工作效率提高不上去，同時(shí)也不便于公司規(guī)范化管理，便為以后公司完善 CIS企業(yè)行為識(shí)別系統(tǒng)時(shí)打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
怎樣設(shè)計(jì)編號(hào)?例如：HRM---GG---001,HRM代表著公司人力資源管理，GG代表公司高級(jí)管理人員的拼音字母代名詞，001代表著高級(jí)管理人員的編號(hào)。假如這是一家集團(tuán)公司下設(shè)很多分公司，那么遇到這種情況如何在編號(hào)上區(qū)分出來(lái)呢?
例如：一家市政公司下設(shè)一個(gè)預(yù)制件廠，還有一個(gè)瀝青廠，這個(gè)時(shí)候你可以在編號(hào)上這樣設(shè)計(jì)就能分開(kāi)，便于人力資源系統(tǒng)化查詢。
HRM----YGG----001,HRM----LGG---001,Y代表著預(yù)制廠的拼音符號(hào)，L代表著瀝青廠的拼音符號(hào)，這樣以來(lái)便于人力資源管理的保管和查
GG 代表高管，也是就公司廠長(zhǎng)、副廠長(zhǎng)等級(jí)別的人物。那么高管級(jí)別以下的主管如何編號(hào)呢?可以這樣：ZG、CG、ZY、GR等，分成主管、次管、職員、工人，如此你的工作崗位說(shuō)明書(shū)的編號(hào)就算完成了，不過(guò)整體工作崗位說(shuō)明書(shū)完成后不要忘記還有一項(xiàng)重要的工作就是，關(guān)于編制工作崗位說(shuō)明書(shū)的名詞解釋和崗位說(shuō)明書(shū)編號(hào)明細(xì)表。這樣你的人力資源工作才能做細(xì)、做好。
三、崗位基礎(chǔ)信息：
崗位基礎(chǔ)信息包含以下幾個(gè)方面，當(dāng)你完善這些的時(shí)候才便于你去人才市場(chǎng)招聘人員，否則，讓內(nèi)行人一眼就看得出來(lái)那些在人才市場(chǎng)招聘的企業(yè)、那些負(fù)責(zé)招聘的人員是不規(guī)范的。一個(gè)在人力資源管理上不規(guī)范的公司不難想象出是個(gè)什么狀態(tài)。為此，崗位基礎(chǔ)信息里需要包括如下內(nèi)容：
l 崗位名稱(chēng)：如總經(jīng)理助理。
l 崗位編號(hào)：如HRM----CG----004
l 崗位部門(mén)：如總經(jīng)辦
l 崗位定員：如2人
l 直接上司：如總經(jīng)理
l 直接下級(jí)：如暫無(wú)
l 職務(wù)級(jí)別：次管級(jí)
l 薪酬類(lèi)型：如月薪制、年薪制或其他
l 所轄人數(shù)：如暫無(wú)、如分管XX科室
l 可升遷崗位：主管級(jí)
l 可替換崗位：主管級(jí)或次管級(jí)
l 書(shū)寫(xiě)人：
l 審核人：XXX
l 編寫(xiě)日期：2010年5月10日星期一
l 注明解釋?zhuān)篐RM代表公司人力資源管理文件，CG為拼音符號(hào)，C代表著公司次管級(jí)別，G表示管理者，004代表查閱編號(hào)。
以上的基礎(chǔ)資料才能讓?xiě)?yīng)聘者一目了然看懂自己在公司的位置及職責(zé)所在。
四、崗位在組織機(jī)構(gòu)中的位置：
也就是說(shuō)，工作崗位說(shuō)明書(shū)的組成部分離不開(kāi)崗位在組織機(jī)構(gòu)中的位置這個(gè)展示。這樣表明有助于應(yīng)聘者或者人力資源的從業(yè)者清晰明確崗位在組織機(jī)構(gòu)中的位置和重要性。
那么，是不是把公司的組織機(jī)構(gòu)圖原封不動(dòng)的在此列出啊?答案是否定的，只要將公司的各個(gè)中心或部門(mén)列出即可。旨在讓受聘人一看就能明白自己所處的部門(mén)和位置即可。
五、崗位目的：
企業(yè)用任何一位員工，尤其是管理層人員都會(huì)因事設(shè)人，當(dāng)然有時(shí)也會(huì)因人設(shè)事。無(wú)論哪種方式其目的是相同的，即為了實(shí)現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)而設(shè)定的崗位。對(duì)此，HR在書(shū)寫(xiě)和編制崗位目的時(shí)，千萬(wàn)記住該崗位是圍繞著實(shí)現(xiàn)公司整體戰(zhàn)略服務(wù)而描繪的職責(zé)、任務(wù)、目標(biāo)提煉的經(jīng)典話語(yǔ)。不能太過(guò)于啰嗦，因?yàn)榫唧w的職責(zé)會(huì)在下項(xiàng)崗位職責(zé)中具體描述。所以，HR在編制時(shí)既要圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略目的又要涵蓋日常工作的內(nèi)容而設(shè)計(jì)。
其實(shí)，從某種角度而言，這也是人力資源管理對(duì)員工績(jī)效考評(píng)的依據(jù)，而崗位具體職責(zé)部分則是分開(kāi)量化而已。在此不贅述。
六、工作關(guān)系：
HR在設(shè)置工作關(guān)系時(shí)，通常的情況分為公司內(nèi)部關(guān)系和公司外部關(guān)系。內(nèi)部關(guān)系主要是針對(duì)該職位所在公司的銜接部門(mén)及溝通指數(shù)而設(shè)定�？梢栽O(shè)置模塊如下：?jiǎn)挝�、人員及部門(mén)、頻繁程度。其中在頻繁度里包含頻繁、經(jīng)常和偶爾三項(xiàng)。
單位是指這個(gè)崗位需要與內(nèi)部的溝通部門(mén)，如總經(jīng)理的助理，需不需要與董事會(huì)成員溝通?需要。需不需要與行政部、市場(chǎng)部、生產(chǎn)部及策劃部等溝通，需要。如此，作為HR你在設(shè)置內(nèi)部關(guān)系時(shí)就要考慮該職務(wù)需要與哪些部門(mén)及人員溝通。
另外在編制頻繁程度時(shí)可不是瞎寫(xiě)的，要考慮到該職務(wù)和總經(jīng)理的工作作風(fēng)等等因素。 有的是頻繁，有的就應(yīng)該是經(jīng)常，有的只能是偶爾。這其中的奧妙很多，要觀察高級(jí)管理人員之間的復(fù)雜關(guān)系和排斥、嫉妒等等因素在里面。
公司外部的溝通關(guān)系，就更需要你了解更多的情況才能制定。不僅要掌握該崗位人員的學(xué)識(shí)、見(jiàn)識(shí)、為人處世的技能，同時(shí)還要了解該崗位人員的口才和社會(huì)交際本領(lǐng)等。
在你設(shè)計(jì)這些的同時(shí)，還要考慮下一步你在設(shè)計(jì)工作崗位說(shuō)明書(shū)承擔(dān)職責(zé)那一塊，因?yàn)槎呤怯羞B帶關(guān)系的，否則你的績(jī)效考評(píng)就會(huì)流產(chǎn)。人力資源管理是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)的管理工作。所謂動(dòng)態(tài)性很強(qiáng)是指無(wú)論是人還是工作環(huán)境都時(shí)時(shí)發(fā)生著微妙的變化，它需要從事人力資源管理的工作者對(duì)事對(duì)物都要具有良好的驅(qū)動(dòng)力、情商、更要具有豐富的知識(shí)閱歷等。
七、工作摘要：
工作摘要與工作目的有著不同的概念區(qū)分。從總的原則來(lái)看，工作摘要就是將承擔(dān)職責(zé)的主要概況進(jìn)行描述。
例如：還以總經(jīng)理助理為例：
為總經(jīng)理的日常工作事物處理好各方面的協(xié)調(diào)關(guān)系，為總經(jīng)理制定的年度工作計(jì)劃提出合理化和科學(xué)化的建議，為總經(jīng)理制定的公司戰(zhàn)略提出可行性的分析報(bào)告及戰(zhàn)術(shù)推進(jìn)計(jì)劃等。
對(duì)內(nèi)不僅與公司各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)保持經(jīng)常性的接觸，同時(shí)還要給總經(jīng)理提供與各個(gè)高管人員接觸后留下的印象、工作作風(fēng)、可用程度、發(fā)展空間等等感悟與評(píng)價(jià)，以便給總經(jīng)理提供各部領(lǐng)導(dǎo)晉升、降級(jí)、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰等參考依據(jù)。對(duì)外協(xié)調(diào)與總經(jīng)理接觸頻繁的政商兩界領(lǐng)導(dǎo)，便于彌補(bǔ)總經(jīng)理因事物繁忙而疏忽的事項(xiàng)。
你在編寫(xiě)工作摘要時(shí)，首要考慮總經(jīng)理到底需要一個(gè)什么樣的助理?總經(jīng)理的性格、愛(ài)好、脾氣、容忍度、社交群體、文化素養(yǎng)、成長(zhǎng)環(huán)境、為人處世的誠(chéng)信度等等。這些詳情的了解是你選擇與書(shū)寫(xiě)工作摘要必須要慎重思考的，否則最終老板就會(huì)責(zé)備你不會(huì)選人，責(zé)任全在你的身上。再有你對(duì)這個(gè)助理的績(jī)效考評(píng)如何推行?會(huì)不會(huì)搬起石頭砸自己的腳等等。
你在設(shè)計(jì)這些工作摘要的時(shí)候可要謹(jǐn)慎啊，否則你接下來(lái)的績(jī)效考核不能有效的展開(kāi)，老板會(huì)認(rèn)為你華而不實(shí)的。很多企業(yè)的老板不會(huì)是說(shuō)自己不好，而是埋怨你這個(gè)人事部長(zhǎng)太弱。生活在一個(gè)多數(shù)老板依靠機(jī)遇發(fā)財(cái)、文化程度盡管不高、但是虛榮心很強(qiáng)的時(shí)代，人力資源管理者不僅要專(zhuān)業(yè)，而且還要懂得什么樣的老板什么樣的手段對(duì)待，否則的話，你按照什么以人為本，科學(xué)發(fā)展觀等等口號(hào)教條的東西生搬硬套是不行的。
八、承擔(dān)責(zé)任：
這部分是整個(gè)工作說(shuō)明書(shū)的重點(diǎn)部分，這個(gè)部分設(shè)計(jì)的好壞直接關(guān)系到下一步的績(jī)效考評(píng)工作的有效進(jìn)行。如果你是一個(gè)專(zhuān)業(yè)人士，你通過(guò)一家公司設(shè)計(jì)的承擔(dān)責(zé)任這塊就能看出這家公司的人力資源部長(zhǎng)是否專(zhuān)業(yè)?同時(shí)也能判斷出這家公司的老板及手下那些副總是否懂得企業(yè)管理或者人力資源管理等。
你會(huì)經(jīng)�？吹胶芏嗖欢蛘卟粚�(zhuān)業(yè)HR設(shè)計(jì)的承擔(dān)責(zé)任這一項(xiàng)時(shí)，每個(gè)開(kāi)頭都寫(xiě)負(fù)責(zé)什么什么?就看這一點(diǎn)，這家公司的HR就是個(gè)庸才。并非負(fù)責(zé)什么寫(xiě)的不對(duì)，而是不細(xì)化，正因?yàn)椴患?xì)化便出現(xiàn)很多公司沒(méi)有執(zhí)行力，而老板卻不知道到底原因出在哪里?也不明白他啟用的HR是個(gè)廢人。這年頭，做企業(yè)的老板再也不像從前了，只要有錢(qián)就能辦公司，不是儒商很難做強(qiáng)做大企業(yè)的。
那么如何正確書(shū)寫(xiě)或者編制這塊呢?
首先作為HR要懂得專(zhuān)業(yè)工具的運(yùn)用，也就是說(shuō)這部分HR要運(yùn)用崗位說(shuō)明書(shū)常用動(dòng)詞表。在常用動(dòng)詞表中借鑒和思考運(yùn)用的名詞與工作要求相匹配，如下：
一、 規(guī)劃：
規(guī)劃的解釋為：為實(shí)現(xiàn)組織的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和長(zhǎng)期利益，對(duì)組織的發(fā)展方向、資源配置、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑和手段所作的安排。
從上述的解釋來(lái)看，那么HR在編制說(shuō)明書(shū)的時(shí)候，是否要考慮給什么職位的人編寫(xiě)時(shí)要寫(xiě)上規(guī)劃?警衛(wèi)人員需要嗎?做飯的食堂師傅需要嗎?車(chē)工、鉗工、焊工等需要嗎?這些人是不需要的。只有高管層人員才需要，主管層也有需要的，但是次管層就是執(zhí)行層了當(dāng)然很少需要的了。明白了這些，你在給高級(jí)管理人員編制說(shuō)明書(shū)的時(shí)候第一項(xiàng)就是有規(guī)劃的內(nèi)容。試想，一個(gè)沒(méi)有規(guī)劃或者不會(huì)規(guī)劃的高管，能做好工作嗎?民營(yíng)企業(yè)或者外資、合資高級(jí)管理人員可不同于公務(wù)員之類(lèi)的那些共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)……
所以，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總、人力資源部長(zhǎng)、生產(chǎn)主管、銷(xiāo)售主管、企劃主管、財(cái)務(wù)主管等，在編制工作崗位說(shuō)明書(shū)的時(shí)候一定要編寫(xiě)規(guī)劃一項(xiàng)。什么職務(wù)編寫(xiě)什么與職務(wù)有關(guān)的規(guī)劃。
我今天與兩個(gè)在公司里做財(cái)務(wù)的人員交流，問(wèn)他財(cái)務(wù)人員主要職責(zé)是什么?這兩個(gè)人的回答都不清晰，不難想象與判斷出這兩公司在經(jīng)營(yíng)與管理上的滯后，否則他的財(cái)務(wù)人員只會(huì)整理帳務(wù)，不會(huì)規(guī)劃財(cái)務(wù)。這就像社會(huì)上很多人考財(cái)務(wù)證書(shū)，但是從來(lái)就沒(méi)有認(rèn)真思考過(guò)怎樣才能升遷財(cái)務(wù)總監(jiān)，作為財(cái)務(wù)總監(jiān)除了掌握財(cái)務(wù)知識(shí)外，不懂6S 管理如何根據(jù)數(shù)字報(bào)表判斷費(fèi)用的增加與降低來(lái)源之處?
所以在給公司高管層設(shè)計(jì)規(guī)劃時(shí)，一定要圍繞公司的戰(zhàn)略層面編制。在給主管層設(shè)計(jì)時(shí)既要考慮戰(zhàn)略層又要考慮執(zhí)行層的多種要素。
二、計(jì)劃：
計(jì)劃與規(guī)劃有相同的地方也有不同之處。計(jì)劃的解釋為：規(guī)定組織的目標(biāo)，制定整體戰(zhàn)略以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，以及將計(jì)劃逐層展開(kāi)，以便將協(xié)調(diào)和將各種活動(dòng)一體化。
如果是這樣的要求，這就需要公司的高管層、次管層人員在編制工作說(shuō)明書(shū)時(shí)都要有計(jì)劃這一項(xiàng)。規(guī)劃屬于公司的戰(zhàn)略層面，而計(jì)劃多數(shù)是指戰(zhàn)略的執(zhí)行層面。所以對(duì)于公司執(zhí)行層管理人員的計(jì)劃能力的素質(zhì)要求就很?chē)?yán)格，會(huì)不會(huì)計(jì)劃?能不能分解戰(zhàn)略?如何有效逐層展開(kāi)計(jì)劃，推行計(jì)劃等，這是考驗(yàn)企業(yè)中層領(lǐng)導(dǎo)的核心所在。
看看那些老國(guó)營(yíng)企業(yè)，是不是都在各個(gè)科室的墻面上，用個(gè)相框?qū)懼ぷ髀氊?zé)?有用嗎?沒(méi)有用。有人照做嗎?沒(méi)有。有人天天抬頭就能看見(jiàn)的職責(zé)一問(wèn)三不知，什么原因呢?
你再看看那些工商、稅務(wù)、派出所、村部、財(cái)務(wù)等等辦公室的墻上不是都有這種所謂的職責(zé)明示嗎?結(jié)果如何?你再看看哪些成功的大公司墻上一個(gè)這樣的虛張聲勢(shì)的東西都沒(méi)有，其結(jié)果為何很好啊?
三、 起草：
起草的解釋為：將思想轉(zhuǎn)化為書(shū)面文件的過(guò)程。凡是企業(yè)的高管層、次管層與執(zhí)行層人員是不是需要經(jīng)常起草文件?生產(chǎn)部門(mén)主管出現(xiàn)了質(zhì)量事故需要起草不?銷(xiāo)售部門(mén)的人員需要起草市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告不?總經(jīng)理的文秘或助理需要起草各種會(huì)議文案不?采購(gòu)部長(zhǎng)需要起草關(guān)于購(gòu)進(jìn)材料的請(qǐng)示報(bào)告不?都需要。這些需要還僅僅是日常工作的簡(jiǎn)單行為，更主要的是要起草與本工作相關(guān)的推進(jìn)工作的方法、構(gòu)思和建議等等。為此，HR在給管理人員設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)時(shí)，你沒(méi)有清晰明確的起草要求，就導(dǎo)致企業(yè)的執(zhí)行力欠缺。
四、擬定：
擬定與起草差不多，但是凡是需要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的它的準(zhǔn)確用詞就是擬定。擬定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審議的行為。
所以HR應(yīng)該對(duì)所有公司的管理人員，在編制說(shuō)明書(shū)時(shí)要有擬定的用詞，至于根據(jù)各個(gè)職位的不同，該職位需要擬定的文件或者制度不同而已。
所為擬定就是還沒(méi)有經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和認(rèn)可的前期文案，什么職務(wù)的人員需要擬定什么呢?如果作為HR你要在工作說(shuō)明書(shū)里明確地標(biāo)明出來(lái)，否則，公司的管理人員不逼到頭上會(huì)主動(dòng)寫(xiě)擬定?所以，HR一定要在工作說(shuō)明書(shū)中依據(jù)本職務(wù)的權(quán)重而設(shè)計(jì)需要該職位擬定的文案和制度。
為何很多企業(yè)的人力資源管理者不受到重視?為何有的人力資源經(jīng)理在企業(yè)的地位很低、有的卻很高，原因源自此的運(yùn)用和奧妙。當(dāng)人家不怕你的時(shí)候，你的地位自然很低，當(dāng)你的績(jī)效考評(píng)讓他膽戰(zhàn)心驚時(shí)，你的地位自然就會(huì)很高。
五、制定：
在人力資源管理體系中的工作崗位說(shuō)明書(shū)里，作為HR的從業(yè)者，在給公司內(nèi)部各個(gè)崗位人員設(shè)計(jì)承擔(dān)責(zé)任欄目時(shí)，有關(guān)制定的運(yùn)用，通常而言是歸屬于管理層人員時(shí)所采用。當(dāng)然普通的職員也有類(lèi)似的描述，但是僅限于特殊工種或者該工種的工作范圍有著經(jīng)常書(shū)寫(xiě)報(bào)告的規(guī)定，那么亦可用此。
制定----戰(zhàn)略、目標(biāo)、方案、制度、計(jì)劃等內(nèi)容在獲得批準(zhǔn)之前的形成過(guò)程，包括擬定、修改、討論、審核等環(huán)節(jié)。
如何你是個(gè)人力資源部長(zhǎng)，你不難從中領(lǐng)悟到制定這個(gè)詞的運(yùn)用。所以在給管理層人員設(shè)計(jì)工作職責(zé)時(shí)，制定的詞不是隨便寫(xiě)的，要根據(jù)公司組織機(jī)構(gòu)圖對(duì)該職務(wù)賦予的期望及滿足公司戰(zhàn)略經(jīng)營(yíng)發(fā)展目標(biāo)而設(shè)定。當(dāng)然了既不能生搬硬套，又要靈活掌握。
六、組織：
讓我們先看看組織是如何釋疑的：是通過(guò)設(shè)計(jì)和維持組織內(nèi)部的結(jié)構(gòu)和相互之間的關(guān)系，使人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)而有效協(xié)調(diào)工作的過(guò)程。
作為HR你如何運(yùn)用組織編制工作說(shuō)明書(shū)呢?比如：一個(gè)生產(chǎn)部的部長(zhǎng)他應(yīng)該組織什么?這時(shí)你就可以很容易地想象出生產(chǎn)部長(zhǎng)一定要組織生產(chǎn)、會(huì)議、質(zhì)量、納期等等。那么你需要寫(xiě)多少個(gè)組織啊?記�。阂粋�(gè)優(yōu)秀的HR人員在編制說(shuō)明書(shū)時(shí)，針對(duì)一個(gè)職務(wù)最多不能超過(guò)兩個(gè)組織。通常我在編寫(xiě)時(shí)絕對(duì)沒(méi)有第二個(gè)組織字眼的出現(xiàn)。為此，工作崗位說(shuō)明書(shū)的設(shè)計(jì)是個(gè)費(fèi)神的工作，不僅要具有極強(qiáng)的人力資源管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要懂得6S生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理，要不你寫(xiě)出的生產(chǎn)部長(zhǎng)的說(shuō)明書(shū)會(huì)流于形式而不實(shí)用。同樣，如果你不懂得AS售后服務(wù)體系，那么你給售后服務(wù)部部長(zhǎng)所設(shè)計(jì)的也會(huì)缺東少西的。所以很多公司的人力資源部長(zhǎng)就會(huì)去百度上查相同的東西，結(jié)果不倫不類(lèi)的，其效果可想而知。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生直接導(dǎo)致很多公司沒(méi)有執(zhí)行力。
七、管理：
管理-----運(yùn)用組織賦予的權(quán)利和資源，同他人一起或者通過(guò)他人更有效地達(dá)成組織目標(biāo)的過(guò)程。
這就是管理的釋疑，你如何設(shè)計(jì)呢?例如：一個(gè)采購(gòu)部長(zhǎng)，你在設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)時(shí)應(yīng)該考慮哪些因素?
1、 采購(gòu)部長(zhǎng)應(yīng)不應(yīng)該管理團(tuán)隊(duì)?應(yīng)該。
2、 該不該管理當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃的有效完成?應(yīng)該。
3、 通常鎖定的供應(yīng)商原材料突然短缺，該不該管理?我想生產(chǎn)部長(zhǎng)可不管你那些，你采購(gòu)部長(zhǎng)進(jìn)不來(lái)原材料我拿什么生產(chǎn)，不能給客戶發(fā)貨能是我的責(zé)任嗎?巧婦難為無(wú)米之炊!看看事情是不是一環(huán)套一環(huán)啊，你在設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)的時(shí)候僅僅考慮采購(gòu)部長(zhǎng)還不行，還要思考與其相聯(lián)系部門(mén)之間的關(guān)系與協(xié)調(diào)。否則為什么那些大學(xué)里學(xué)習(xí)幾年人力資源管理的學(xué)生企業(yè)不愿意要啊，就是這個(gè)原因。
所以，我在給徒弟講課的時(shí)候一再重申：管理的概念就是——懂得心的經(jīng)營(yíng)并具有超越常規(guī)的管理人才。徒弟們一個(gè)個(gè)都蒙頭轉(zhuǎn)腦了，從字面上話可以理解，但是拿到真刀真槍的戰(zhàn)場(chǎng)上能得心應(yīng)手運(yùn)用自如的人，沒(méi)有幾年的努力是做不到甚至做不好的。
八、實(shí)施、落實(shí)：
實(shí)施、落實(shí)-----按照計(jì)劃安排行動(dòng)，確保完成既定目標(biāo)。 HR在書(shū)寫(xiě)這塊的時(shí)候首先考慮的是這一項(xiàng)多數(shù)針對(duì)管理層的，尤其是執(zhí)行層人員的崗位說(shuō)明書(shū)中涵蓋多一些。無(wú)論實(shí)施還是落實(shí)都是執(zhí)行某一項(xiàng)或多項(xiàng)工作，那么你怎樣編寫(xiě)呢?我列舉一二，從中你就領(lǐng)悟了其中的方法。
例如：
1、董事長(zhǎng)的工作說(shuō)明書(shū)關(guān)于實(shí)施、落實(shí)應(yīng)該如何編寫(xiě)。董事長(zhǎng)是公司的最高決策者，他需要實(shí)施去哪里購(gòu)買(mǎi)掃地的拖把嗎?他應(yīng)該落實(shí)食堂今天中午的白菜洗干凈沒(méi)有嗎?他不需要，因?yàn)樗皇菍?shí)施這些事情的，為此，你在編制董事長(zhǎng)的實(shí)施時(shí)，首要思考的是站在企業(yè)全局的層面上董事長(zhǎng)應(yīng)該做什么?這時(shí)你的思考方向?qū)α耍愕膶?shí)施就有內(nèi)容量。
如：實(shí)施公司年度制定的新建一處分公司的戰(zhàn)略計(jì)劃有效推進(jìn)，組織各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)定期舉辦項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議，協(xié)調(diào)在推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)阻礙進(jìn)程的重大事宜。
2、如果同樣是一家公司，也就是這家正在籌備分公司的總經(jīng)理，如何編制落實(shí)這一項(xiàng)呢?
如：落實(shí)總公司制定出的分公司籌備工作逐項(xiàng)推進(jìn)與驗(yàn)收工作，確保在籌建過(guò)程中依據(jù)戰(zhàn)略目標(biāo)組織進(jìn)程、控制期限、跟進(jìn)項(xiàng)目及反饋信息。
你看看，這樣編制不就是既符合總公司的要求，又便于董事長(zhǎng)監(jiān)督與考核分公司總經(jīng)理的工作嗎?為此，人力資源在編寫(xiě)說(shuō)明書(shū)的時(shí)候千萬(wàn)記住不是給分公司總經(jīng)理編寫(xiě)的就只是想到這個(gè)總經(jīng)理，還有考慮到其相關(guān)的與之有著密切關(guān)系的人員，他們相互之間的工作說(shuō)明書(shū)都有著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系。
九、貫徹：
貫徹----在組織中層層下達(dá)指令，使組織接受并執(zhí)行某項(xiàng)規(guī)章制度、規(guī)定、規(guī)范等內(nèi)容，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保達(dá)到預(yù)期效果。
我們從事HR的人都知道，人力資源的績(jī)效考評(píng)依據(jù)何在?其中之一不就是考核工作崗位說(shuō)明書(shū)承擔(dān)責(zé)任這一塊嗎?所以，相對(duì)企業(yè)中的管理者能不能有貫徹能力是考核是否合格與優(yōu)秀的重要指標(biāo)之一。為此，你在設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)時(shí)就要考慮全面些，既考慮到將該職位所應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)寫(xiě)進(jìn)說(shuō)明書(shū)中，又要考慮到你寫(xiě)完后下一步的績(jī)效考評(píng)如何使用?否則你豈不是搬起石頭砸自己的腳嗎?
當(dāng)我們看到貫徹的時(shí)候一定要想到只有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)才具有貫徹的權(quán)利。職位高一些的就貫徹相對(duì)而言大一些的戰(zhàn)略和制度，職位低一些的就要給他編制如何貫徹的方法，貫徹后人力資源如何跟蹤、檢查和監(jiān)督等問(wèn)題。這樣你在編制的時(shí)候頭腦里就有了概念，那么，接下來(lái)你的績(jī)效考核也就順其自然不脫節(jié)了。
十、指導(dǎo)：
指導(dǎo)-----對(duì)工作的方法、思路、步驟、規(guī)則給予指導(dǎo)、建議和引導(dǎo)。我們僅從名詞的解釋中就不難看出來(lái)，HR在設(shè)計(jì)指導(dǎo)這個(gè)責(zé)任時(shí)分量有多重要?績(jī)效考評(píng)的指數(shù)有多高?所以，工作崗位說(shuō)明書(shū)不僅僅是為績(jī)效考評(píng)準(zhǔn)備的，同時(shí)也是為招聘所必需的。
很多公司天天埋怨招聘不到好的人才，可是從來(lái)做HR的就沒(méi)有思考過(guò)為何招聘不到好的人才?老板當(dāng)然不懂了，就知道以增加工資待遇為砝碼，三千工資找不到，再加500元。就這樣即便你招聘到了人才會(huì)長(zhǎng)久嗎?能留住嗎?遇到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手給5000元是不是就跳槽了?
再說(shuō)了，你沒(méi)有一份好的、優(yōu)秀的崗位說(shuō)明書(shū)，你能選到好的人才嗎?看看，不僅公司分好壞，一個(gè)工作說(shuō)明書(shū)也分好壞，更何況很多公司還沒(méi)有工作說(shuō)明書(shū)呢，有的就是責(zé)任掛板。
如：財(cái)務(wù)室的墻面上，寫(xiě)著會(huì)計(jì)崗位責(zé)任、出納員工作職責(zé)等就萬(wàn)事大吉了，就認(rèn)為我把你的職責(zé)掛在你的辦工桌上方了，你天天抬頭就能看見(jiàn)的。可是你見(jiàn)過(guò)這種方式在人力資源的管理中能發(fā)揮著舉足輕重的作用嗎?不能。中國(guó)人幾千年遺留的形式主義至今還根深蒂固地影響著企業(yè)老板的壽命。
對(duì)此，HR在寫(xiě)指導(dǎo)這塊時(shí)要考慮到該崗位具有哪些對(duì)下屬工作方法的指導(dǎo)?這個(gè)職位結(jié)合公司的實(shí)際情況他能指導(dǎo)哪些工作?他是否具有指導(dǎo)能力?如果他自己都不能指導(dǎo)自己，還能指導(dǎo)別人哪些?
從該項(xiàng)中人力資源從業(yè)人員在編制時(shí)就要考慮這個(gè)職務(wù)他的指導(dǎo)能力，都需要知道什么?他應(yīng)該給下屬哪些思路?在工作崗位說(shuō)明書(shū)中如何描繪這些思路?在績(jī)效考評(píng)中用什么方式解決考評(píng)其指導(dǎo)能力的模塊?
十一、協(xié)調(diào)：
協(xié)調(diào)------調(diào)節(jié)工作中出現(xiàn)的矛盾，使工作能夠順利進(jìn)行。
如何書(shū)寫(xiě)調(diào)節(jié)?調(diào)節(jié)也是針對(duì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)而設(shè)定的，根據(jù)每個(gè)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)所涉及的工作范圍、工作特點(diǎn)和工作方向而定。
如：采購(gòu)部長(zhǎng)的說(shuō)明書(shū)
協(xié)調(diào)銷(xiāo)售部和生產(chǎn)部之間的銷(xiāo)售計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃的密切銜接，及時(shí)彌補(bǔ)因銷(xiāo)售部門(mén)臨時(shí)增派銷(xiāo)售任務(wù)訂單給生產(chǎn)部帶來(lái)的生產(chǎn)計(jì)劃變更，繼而所需的原料及配件采購(gòu)。
你看看，這樣不僅把采購(gòu)部長(zhǎng)的工作職責(zé)寫(xiě)進(jìn)去了，同時(shí)也用說(shuō)明書(shū)的形式督促采購(gòu)部長(zhǎng)打造和諧團(tuán)隊(duì)精神，不能存在個(gè)人自掃門(mén)前雪，休管他人瓦上霜的個(gè)人主義。
其實(shí)，企業(yè)真正需要的人力資源部長(zhǎng)，不僅要懂得人事本專(zhuān)業(yè)，更要懂生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理。如果一個(gè)生產(chǎn)型的公司，這個(gè)人力資源部長(zhǎng)對(duì)6S生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)一點(diǎn)都不懂的話，那么，很難有效的展開(kāi)人力資源工作。即使你很專(zhuān)業(yè)你寫(xiě)出的工作崗位說(shuō)明書(shū)也缺少實(shí)用性和前瞻性。
為此，一個(gè)優(yōu)秀的HR，從某種角度而言要具有多面性的知識(shí)，只有這樣才能更好發(fā)揮專(zhuān)業(yè)的共性。很多企業(yè)的人力資源管理者僅知道按照理論去制定制度，結(jié)果企業(yè)的老板總是抱怨公司沒(méi)有執(zhí)行力。一旦這種狀況發(fā)生與人力資源部長(zhǎng)的能力有著直接或間接責(zé)任。一旦有一天企業(yè)的老板突然清醒了，原來(lái)根源在人力資源部長(zhǎng)沒(méi)有盡職盡責(zé)或者水平欠缺，那么你距離下崗將指日可待。
十二、監(jiān)督：
監(jiān)督----在執(zhí)行過(guò)程中通過(guò)檢查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀與標(biāo)準(zhǔn)的差距，反饋意見(jiàn)，促使執(zhí)行者達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程。
記�。罕驹~的運(yùn)用重點(diǎn)不在檢查發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀，也不在現(xiàn)狀與標(biāo)準(zhǔn)之間的差距，重要的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是反饋，是通過(guò)反饋你采取了哪些有效的改進(jìn)辦法?你又是如何促進(jìn)執(zhí)行者達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程?如果僅僅由檢查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，則所出現(xiàn)的問(wèn)題距離要求的目標(biāo)尚有一段距離。那么，缺少實(shí)際解決或幫助改進(jìn)的策略，所有的檢查與督促還要依靠員工自己來(lái)想辦法，其效果自然不會(huì)明顯，同時(shí)也就失去督促的意義。
所以，HR在設(shè)計(jì)的時(shí)候，要考慮到目前公司處于管理的哪個(gè)階段?在這個(gè)階段中管理者的督促力度有多大?員工能不能經(jīng)過(guò)督促迅速改進(jìn)?改進(jìn)后的各類(lèi)激勵(lì)制度是否緊密銜接?這些問(wèn)題的思考和落實(shí)才是有效編制說(shuō)明書(shū)的前提。
徒弟們，你們記住了嗎?任何一本人力資源管理的書(shū)籍中，尤其是那些企業(yè)管理咨詢公司的咨詢顧問(wèn)、項(xiàng)目經(jīng)理等寫(xiě)的書(shū)籍或文章，都不可能把最精華的、最重點(diǎn)的或者說(shuō)需要的注意事項(xiàng)告訴你。即使寫(xiě)出來(lái)了，即使告訴你了，你也看不懂，看懂了真正到企業(yè)的實(shí)戰(zhàn)中你也不會(huì)變換和應(yīng)用。這就需要你們不斷的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，在實(shí)踐中總結(jié)、探索或者直接向老師請(qǐng)教避免走更多的彎路。
十三、檢查：
檢查-------將標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)果對(duì)比。
你看明白了嗎?是將標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)果對(duì)比。為此，HR在設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)時(shí)，不要以為不就是檢查嗎?只要是領(lǐng)導(dǎo)，我就給他的說(shuō)明書(shū)中寫(xiě)上檢查這、檢查那的。這樣想對(duì)不對(duì)?不能說(shuō)你錯(cuò)，只能說(shuō)你考慮問(wèn)題不具體或者對(duì)流程管理與工作崗位說(shuō)明書(shū)之間的關(guān)系弄不明白?
從制定檢查就可以反映出，公司目前針對(duì)所檢查事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái)沒(méi)有?即使制定出來(lái)了，你的標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司目前的狀況?不符合你下一步的調(diào)整措施是什么?調(diào)整流程是什么?調(diào)整的結(jié)果最終需要與具體部門(mén)人員核對(duì)沒(méi)有?征詢他們可實(shí)施的建議沒(méi)有?
你制定的標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)果，是不是你現(xiàn)有員工通過(guò)努力就能達(dá)到的?這些問(wèn)題才是HR應(yīng)該在設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)時(shí)就應(yīng)該思考周密的。如果你僅僅會(huì)書(shū)寫(xiě)，不會(huì)下一步的績(jī)效考核，也不管三七二十一，只要是領(lǐng)導(dǎo)我就寫(xiě)檢查，至于你檢查的如何?效果如何?我可不管你哪些?你想想，如果你這樣的水平和心態(tài)，你的工作還能做好嗎?你設(shè)計(jì)的工作崗位說(shuō)明書(shū)是不是一張廢紙?
十四、檢驗(yàn)：
檢驗(yàn)-----運(yùn)用儀器設(shè)備檢查對(duì)象特征并與設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)比，反饋意見(jiàn)，促使執(zhí)行者達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。
檢查和檢驗(yàn)的相同之處都是檢，不同之處在于一個(gè)是查、一個(gè)是驗(yàn)。因此，在編制工作崗位說(shuō)明書(shū)時(shí)，要考慮到具體內(nèi)容是用表格去檢查還是借助儀器來(lái)檢驗(yàn)。不管是表格檢查還是儀器檢驗(yàn)，其關(guān)鍵都是你對(duì)本崗位的熟悉程度，你越熟悉設(shè)計(jì)的工作崗位內(nèi)容，你寫(xiě)出的檢驗(yàn)就越符合實(shí)際工作需要。
即使不借助儀器就不叫檢驗(yàn)嗎?不對(duì)，不借助儀器時(shí)也可以檢驗(yàn)。在這里盡管是借助儀器，但是在工作崗位說(shuō)明書(shū)的設(shè)計(jì)里可不是借助儀器的，你一定要理解和掌握。
如：質(zhì)檢部長(zhǎng)或質(zhì)檢員的工作崗位說(shuō)明書(shū)：
檢驗(yàn)生產(chǎn)一車(chē)間的機(jī)械設(shè)備是否處于正常運(yùn)作狀態(tài)，將檢驗(yàn)結(jié)果填寫(xiě)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀況檢驗(yàn)單，要求每月25日前將檢驗(yàn)單匯總后呈交生產(chǎn)部長(zhǎng)并保留原稿。
你看看，如果這樣書(shū)寫(xiě)檢驗(yàn)承擔(dān)責(zé)任時(shí)，是不是人力資源的績(jī)效考評(píng)工作就有了依據(jù)，也有了檢查的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)針對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果來(lái)考核生產(chǎn)車(chē)間對(duì)設(shè)備的保養(yǎng)、維護(hù)是否到位等等。
企業(yè)管理像一條鎖鏈，都是一個(gè)環(huán)節(jié)一個(gè)環(huán)節(jié)連接起來(lái)的。人力資源管理也是如此。可是現(xiàn)在企業(yè)的人事，就會(huì)停留在簡(jiǎn)單的考勤、招聘、養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳納上，這樣能做好工作?這樣你的工資能高?這樣老板會(huì)重用你嗎?
十五、考核：
考核-------調(diào)查、了解工作過(guò)程和結(jié)果，并與標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃、目標(biāo)對(duì)比后給予評(píng)價(jià)。
這就是考核的釋義。記住書(shū)寫(xiě)考核時(shí)要圍繞調(diào)查過(guò)程、了解結(jié)果，還要思考過(guò)程與結(jié)果銜接不足的是什么?當(dāng)與標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃及目標(biāo)不符的時(shí)候，你除了給予評(píng)價(jià)外，總結(jié)的教訓(xùn)是什么?改進(jìn)的方法有哪些?
當(dāng)你思考能達(dá)到這一系列的時(shí)候，你在起草考核一詞時(shí)，就知道針對(duì)不同職位，應(yīng)該如何書(shū)寫(xiě)考核什么問(wèn)題了。
如：區(qū)域經(jīng)理工作崗位說(shuō)明書(shū)：
考核區(qū)域經(jīng)理在季度市場(chǎng)調(diào)研中，針對(duì)市場(chǎng)的價(jià)格、廣告投放量、品牌美譽(yù)度及消費(fèi)者認(rèn)知度的總結(jié)準(zhǔn)確率。分析與判斷下個(gè)季度的應(yīng)對(duì)措施是否符合消費(fèi)市場(chǎng)的需求及消費(fèi)者的期待。
如果你這樣給區(qū)域經(jīng)理設(shè)計(jì)承擔(dān)責(zé)任這一項(xiàng)，那么你就很清楚指定的標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)立的目標(biāo)，應(yīng)該從哪個(gè)角度來(lái)對(duì)比。同時(shí)也能反饋出你的考核項(xiàng)目是否涵蓋這些元素。
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