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簽訂設(shè)備采購合同的注意事項
采購合同是采購過程中比較重要的文件。簽訂采購合同有哪些需要注意的事項呢?請看下文。
簽訂設(shè)備采購合同的注意事項
1. 合同相對方的資格審查
資格審查也就是審查合同相對方的民事權(quán)利能力和民事行為能力。合同雙方是否具有主體資格，直接影響著合同的效力。(合同法第九條：當(dāng)事人訂立合同，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。當(dāng)事人依法可以委托代理人訂立合同。因此應(yīng)該對合同相對方企業(yè)的主體資格以及合同實際簽訂人的資格進(jìn)行嚴(yán)格審查。)
對單位就是審查對方是否有從事相關(guān)經(jīng)營的資格、資質(zhì)、履約能力(注冊資本審查)和信用等級等;對公民就是公民是否屬于限制行為能力人、無行為能力人、是否對合同標(biāo)的有處分權(quán)。
因此我方可要求對方提供相應(yīng)的證明文件并在所提供的文件上簽名蓋章確保真實，文件包括：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書，詳細(xì)記錄其身份證號碼、住址(地址)、電話等。如對方是單位的要特別注意對方簽合同的工作人員是否有單位的授權(quán)，保存對方的授權(quán)委托書。在審查對方的營業(yè)執(zhí)照時，應(yīng)注意企業(yè)參加年檢的情況，有的企業(yè)因連續(xù)兩年不參加年檢，已被工商部門吊銷營業(yè)執(zhí)照，與其簽訂的合同也將因為對方?jīng)]有主體資格而失去效力。
在一般的商業(yè)實踐中，合同相對方一般委托其子(分)公司或相關(guān)業(yè)務(wù)人員作為代理人進(jìn)行合同簽訂。因此我方在簽訂合同時首先應(yīng)該對相對方的主體資格進(jìn)行確認(rèn)。第一，確認(rèn)合同簽訂方不能為相對方的業(yè)務(wù)部門，如：業(yè)務(wù)部、銷售部等，應(yīng)該由其上級的公司法人簽訂合同。第二，如果公司法人授權(quán)其分支機構(gòu)簽訂合同，應(yīng)當(dāng)出示法人授權(quán)證明文件。也就是說先要了解對方是否具備法人或者代理人資格，有沒有簽訂合同的權(quán)利，并對代理人的代理權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，否則該合同往往會因為缺乏主體合法資格而無效或者由于代理人超過代理權(quán)限或者無權(quán)代理而使合同成為效力待定合同。 備注：對代理人代為簽訂合同時，應(yīng)向?qū)Ψ剿魅 妒跈?quán)委托書》。
2. 合同條款審核
1) 設(shè)備的規(guī)格、型號、功能與價格的匹配性
在合同應(yīng)盡量明確所購買產(chǎn)品的規(guī)格、型號以及設(shè)備的功能模塊，盡量避免使用過于模糊的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，諸如“低壓配電柜GGD”，在情況允許下盡量在采購合同后附上技術(shù)協(xié)議，在主合同中以下文字約定“低壓配電柜GGD，詳細(xì)的參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)請參見附件”，以避免糾紛。
備注：在設(shè)備采購中，經(jīng)常會出現(xiàn)對設(shè)備的隨機備件約定不明確的現(xiàn)象，諸如“供方提供隨機備件一套(含易損件及關(guān)鍵件)，詳見供方的產(chǎn)品說明書”，這種規(guī)定顯然使我方對供方提供的備件缺乏清晰的了解，而處于被動。產(chǎn)品說明書是供方制定的，我方無法準(zhǔn)備了解供方所提供備件的種類和數(shù)量。供方可能會出現(xiàn)通過抽調(diào)核心備件或減少相關(guān)備件降低成本，這樣即使我方將價格談得很低，但實際上供方仍可以通過對備件提供的安排而折回成本，而我方在使用過程中，如果相關(guān)部件損壞無法找到合適的替代部件，又會再次向供方購買相關(guān)部件�？傊瑢τ陔S機備件的種類和數(shù)量的約定，盡量明確規(guī)定在技術(shù)協(xié)議中，防止供方通過抽調(diào)備件的手段來節(jié)約成本，損害我方利益。
2) 關(guān)于預(yù)付款與定金的約定
“定金條款”要慎用。大型設(shè)備采購合同中一般約定“預(yù)付款”條款，切忌與“定金”條款混淆。根據(jù)合同法第115條規(guī)定：“當(dāng)事人可以依照《中華人民共和國擔(dān)保法》約定一方向?qū)Ψ浇o付定金作為債權(quán)擔(dān)保。債務(wù)人履行債務(wù)后定金應(yīng)當(dāng)?shù)肿鲀r款或者收回。給付定金的一方不履行約定的債務(wù)的，無權(quán)要求返還定金;收受定金的一方不履行約定債務(wù)的，應(yīng)當(dāng)雙倍返還定金”，這就是合同中所謂的定金罰則。因此根據(jù)合同法的規(guī)定，如果在合同中約定了定金條款，則我方如違約，則我方無權(quán)要回定金。如對方違約，將雙倍返還定金。關(guān)于預(yù)付款，法律上規(guī)定預(yù)付款為貨款的一部分，即使我方違約，我方仍有權(quán)要回預(yù)付款，因為依據(jù)《合同法》第97條和《物權(quán)法》第39條的規(guī)定：“合同解除后，尚未履行的終止履行;已履行的，根據(jù)履行情況和合同性質(zhì)，當(dāng)事人可以要求恢復(fù)原狀、采取其他補救措施，并有權(quán)要求賠償損失”，我方有權(quán)要回預(yù)付款。
所謂定金是指簽訂合同的一方當(dāng)事人，為證明合同的成立和保證合同的完全履行，在標(biāo)的物價款或酬金的數(shù)額內(nèi)(一般不超過20%，根據(jù)《擔(dān)保法》第91條及《擔(dān)保法解釋》第121條的規(guī)定：“定金的金額由當(dāng)事人約定，但不得超過主合同標(biāo)的額的百分之二十。當(dāng)事人約定的定金數(shù)額超過主合同標(biāo)的額百分之二十的，超過的部分，人民法院不予支持)，預(yù)先給付對方當(dāng)事人一定數(shù)額的貨幣。因此，即使雙方簽訂合同時約定了定金條款，也不能高于貨款的20%，否則我方有權(quán)要求將定金修改為“預(yù)付款”或者將定金金額修改為貨款的20%。
另，關(guān)于定金條款的認(rèn)定，只有在合同中以“定金”字樣出現(xiàn)才會被認(rèn)定為定金，否則將被認(rèn)定為預(yù)付款。
3) 關(guān)于權(quán)利擔(dān)保條款的約定
關(guān)于權(quán)利擔(dān)保條款主要是指涉及到產(chǎn)品專利、實用新型、外觀設(shè)計等知識產(chǎn)權(quán)的擔(dān)保問題，其中主要是賣方提供的產(chǎn)品是否存在著侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)的問題。根據(jù)《合同法》第150條和151條的規(guī)定：“出賣人就交付標(biāo)的物，負(fù)有保證第三人不得向買受人主張任何權(quán)利的義務(wù)，但法律另有規(guī)定的除外。買受人訂立合同時知道或者應(yīng)當(dāng)知道第三人對買賣的標(biāo)的物享有權(quán)利的，出賣人不承擔(dān)本本法第一百五十條規(guī)定的義務(wù)”，也即賣方有義務(wù)保證任何第三人不得主張我方所買的產(chǎn)品或者貨物侵犯第三人的知識產(chǎn)權(quán)，但我方事先知道或者應(yīng)當(dāng)知道的，對方將不再承擔(dān)權(quán)利擔(dān)保義務(wù)。因此當(dāng)出現(xiàn)法律糾紛時，雖然我方可依據(jù)合同法第150條的規(guī)定向賣方主張權(quán)利擔(dān)保，但是我方還是不可避免的介入了法律糾紛，產(chǎn)生了相應(yīng)的訴訟成本和經(jīng)濟成本。因此，建議公司在簽訂涉及產(chǎn)品專利或?qū)嵱眯滦偷戎R產(chǎn)品的采購協(xié)議中，要在合同中明確注明權(quán)利擔(dān)保條款及如若發(fā)生第三方主張權(quán)利給我公司造成損失時的違約責(zé)任。另外，建議公司的相關(guān)采購人員或者采購調(diào)研組在調(diào)研時也要著重對涉及知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品是否具有獨立的知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行審查。
4) 關(guān)于質(zhì)量條款、質(zhì)保金的約定
質(zhì)量條款是設(shè)備采購合同中的核心條款，直接關(guān)系到我公司購買的設(shè)備或產(chǎn)品能否滿足企業(yè)的需求。在設(shè)備采購合同中的質(zhì)量條款主要分為兩個部分：第一部分為設(shè)備或產(chǎn)品的`規(guī)格型號以及主合同后附的技術(shù)協(xié)議;第二部分為質(zhì)量保證條款。設(shè)備或產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)部分，前面已經(jīng)論述。下面，重點就設(shè)備采購合同中的質(zhì)量條款及質(zhì)保金方面進(jìn)行闡述。
在合同簽訂過程中，應(yīng)當(dāng)著重對合同的質(zhì)量條款進(jìn)行審查，以避免合同標(biāo)的物的質(zhì)量存在瑕疵(質(zhì)量不符合約定或法定標(biāo)準(zhǔn))。為了防止質(zhì)量瑕疵糾紛的發(fā)生，我們應(yīng)當(dāng)在合同中盡量明確產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格與指標(biāo)，并在合同的質(zhì)量條款中盡量明確、細(xì)化驗收的標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)諸如“質(zhì)量要求技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。”等模糊約定;對于大貴精設(shè)備，建議單獨制定詳細(xì)的“質(zhì)量保證協(xié)議”(可與技術(shù)指標(biāo)及參數(shù)等包含在技術(shù)協(xié)議中)，以防止糾紛發(fā)生時，我方維權(quán)無事實依據(jù)。
在質(zhì)量條款或質(zhì)量保證協(xié)議中應(yīng)該明確規(guī)定以下條款：
A.質(zhì)保期的約定：質(zhì)保期的具體時間標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與供方協(xié)商確定，并規(guī)定在合同中，一般來說設(shè)備的質(zhì)量期為一年。在質(zhì)保期條款中，質(zhì)保期計算的起始期的確定也尤為重要。我方應(yīng)要求在設(shè)備安裝調(diào)試合格后的次日為質(zhì)保期的計算的開始時間，而非設(shè)備或產(chǎn)品交付后。另外，在質(zhì)保期內(nèi)，買賣雙方的權(quán)利與義務(wù)的約定也十分重要。一般來說，應(yīng)強調(diào)供方在質(zhì)保期必須保證設(shè)備質(zhì)量，并且在質(zhì)保期內(nèi)向我方提供免費的設(shè)備維護(hù)與修理。對于合同約定的，由于我方原因造成的設(shè)備不能正常運轉(zhuǎn)的設(shè)備維護(hù)需我方支付相應(yīng)修理費用的條款，我方也應(yīng)盡量爭取優(yōu)惠或確定維修費用的標(biāo)準(zhǔn)，以防止供方維修時故意刁難或漫天要價。另外，對質(zhì)保期結(jié)束后的維修，也應(yīng)盡量在合同中明確，盡量爭取免費維修，如若不能也應(yīng)爭取優(yōu)惠(備注：當(dāng)然解決上述問題的最好的辦法，就是要求對方對設(shè)備適用和維護(hù)提供相關(guān)的培訓(xùn)，以使我公司具備相應(yīng)的人才直接維修，減少供方維修的概率。)
B.質(zhì)保金的約定：在設(shè)備采購合同中應(yīng)嚴(yán)格約定質(zhì)保金，一般為合同標(biāo)的額的10%，待設(shè)備的質(zhì)保期結(jié)束后歸還于供方。對此，在簽訂合同中，相關(guān)的工作人員要予以重點審查。另外，對于合同中約定質(zhì)保金條款的，應(yīng)同時對質(zhì)保金歸還的方式以及證明予以明確，以防止我公司雖然向?qū)Ψ綒w還了相應(yīng)的違約金，可是由于給付的對象不是簽訂合同的主體或者相對人，而出現(xiàn)法律糾紛。例，若合同的主體為母公司，而子公司的法定代表人作為授權(quán)代表代表母公司與我公司簽訂設(shè)備采購合同。在質(zhì)保期結(jié)束后，我公司按照合同相對人(母公司)的授權(quán)代表的要求向子公司的賬號打回質(zhì)保金，而同時由于子公司資不抵債宣布破產(chǎn)，法律對子公司的資產(chǎn)進(jìn)行清算時，將我公司打回的質(zhì)保金作為資產(chǎn)的一部分，而合同相對人(母公司)顯然在這個過程中存在著經(jīng)濟損失，(因為根據(jù)《公司法》的規(guī)定，母、子公司分別為獨立的法人，母公司只是子公司的股東，股東對其所投資創(chuàng)立的公司承擔(dān)有限責(zé)任，即僅以其投資額對外承擔(dān)責(zé)任。而我公司歸還的質(zhì)保金顯然屬于我公司與母公司發(fā)生的債權(quán)債務(wù)，因此我公司向其子公司歸還的質(zhì)保金顯然是歸還對象錯誤，因此母公司有權(quán)要求我方承擔(dān)繼續(xù)歸還質(zhì)保金的法律義務(wù)，對此我方將承擔(dān)法律風(fēng)險。)因此，建議在規(guī)定質(zhì)保金條款時，應(yīng)同時明確質(zhì)保金歸還的方式、歸還的對象及其賬號等相關(guān)信息，以避免卷入不必要的法律糾紛或風(fēng)險。
C.質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)及方法的約定：首先，合同中應(yīng)明確具體的驗收的時間、標(biāo)準(zhǔn)。驗收是合同履行中的重要部分，因為只要驗收完成后，即意味著賣方已經(jīng)完成合同的交付義務(wù)(注：除非合同中明確規(guī)定，設(shè)備或產(chǎn)品安裝調(diào)試成功后視為交付完成)。如果規(guī)定不完善，就可能產(chǎn)生爭議。對于驗收，我們不僅要對產(chǎn)品及配件數(shù)量進(jìn)行清點驗收，而且應(yīng)著重對貨物的質(zhì)量進(jìn)行驗收，諸如產(chǎn)品名稱、品種、規(guī)格等技術(shù)規(guī)格，包裝是否有破損等等都要進(jìn)行嚴(yán)格檢驗，因此，需要在合同中對驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法進(jìn)行明確，以防止不必要的糾紛。驗收期限、驗收地點也同樣應(yīng)該明確，但期限和地點條款對于賣方更加重要，如果賣方不在合同中明確，我方可以不主動提出約束我方的驗收期限和時間。在驗收過程中，應(yīng)當(dāng)著重對隱蔽性缺陷的風(fēng)險的防范，因此在簽定合同時應(yīng)當(dāng)著重對諸如“對貨物質(zhì)量的異議應(yīng)于收到貨物起10天內(nèi)向賣方提出，否則視為質(zhì)量驗收合格”的條款進(jìn)行嚴(yán)格審查。因為根據(jù)此約定貨物驗收完成后，所有的風(fēng)險將轉(zhuǎn)移到買方，而有些貨物又是在使用過程中才發(fā)現(xiàn)存在缺陷，此時我方再以違約提起訴訟，要求對方承擔(dān)賠償責(zé)任，就非常的被動，勝算的把握也很小。因此在簽定合同時，建議約定“買方對貨物的現(xiàn)場驗收僅為感觀驗收(或非理化驗收)，若貨物在使用過程中發(fā)生隱蔽性缺陷，賣方應(yīng)承擔(dān)由此造成的一切經(jīng)濟損失。”
備注：在質(zhì)量條款中或者其他補充條款中，在有需求的情況下，應(yīng)當(dāng)對供方是否提供設(shè)計圖紙及相關(guān)資料，以及是否需要供方提供使用培訓(xùn)進(jìn)行規(guī)定。
5) 關(guān)于交貨時間、方式以及風(fēng)險轉(zhuǎn)移條款的約定
在合同中，交貨時間及方式的約定也尤為重要，因為如果對交貨時間無明確的約定，則賣方可能無限期的拖延下去，雖然根據(jù)合同法第62條的規(guī)定：“履行期限不明確的，債務(wù)人可以隨時履行，債權(quán)人也可以隨時要求履行，但應(yīng)當(dāng)給相對方必要的準(zhǔn)備時間”,我方有權(quán)要求供方隨時供貨，但是由于這時一般來說，供方已經(jīng)拖延很久，對我方的需求已經(jīng)造成一定的影響，所以應(yīng)在合同中盡量明確交貨時間及期限。
另根據(jù)《合同法》第142條規(guī)定：“標(biāo)的物毀損、滅失的風(fēng)險，在標(biāo)的物交付之前由出賣人承擔(dān)，交付之后由買受人承擔(dān)，但法律另有規(guī)定或者當(dāng)事人另有約定的除外。”因此，除非法律另有規(guī)定或者當(dāng)事人另有約定，貨物的毀損、滅失的風(fēng)險在交付后將由我方承擔(dān)，因此對于交付的約定或者定義也顯得尤為重要。同時對于運費的承擔(dān)也事關(guān)企業(yè)的相關(guān)采購成本及風(fēng)險負(fù)擔(dān)，如我方負(fù)責(zé)運輸設(shè)備，并承擔(dān)相應(yīng)的運費，則當(dāng)供方將貨物交付給承運人(運輸商)則視為交付已完成，我方將承擔(dān)運輸期間的貨物的毀損風(fēng)險及相應(yīng)的運輸成本。因此建議公司在約定交付條款時，盡量規(guī)定為：“供方負(fù)責(zé)將貨物的運輸至買方所在地，并承擔(dān)相應(yīng)的運費及裝卸費，設(shè)備經(jīng)安裝調(diào)試完成后視為交付完成，運輸方式可以為汽車運輸或者鐵路運輸?shù)?rdquo;
備注：對于安裝調(diào)試條款，應(yīng)注明供方為免費安裝調(diào)試。另外對于運費的條款的規(guī)定，我在審核以前簽訂的合同時發(fā)現(xiàn)存在著將運費包含在貨款中的現(xiàn)象，對此建議取替這種規(guī)定方式，因為根據(jù)我國稅法的規(guī)定，對于固定資產(chǎn)采購的費用和運輸費用的進(jìn)項稅額扣除或抵扣率是不同的(一般增值稅含固定資產(chǎn)為17%，運輸費用為7%)。因此這樣就增加了我公司的稅務(wù)成本。另外，即使對方給予我方開出一張包含所有款項的設(shè)備采購發(fā)票，我公司將來仍面臨著稅務(wù)查賬偷減稅的處罰。
6) 關(guān)于法律適用條款(糾紛解決機制)及其他條款的約定
所謂法律適用條款就是當(dāng)雙方產(chǎn)生糾紛時如何進(jìn)行確定糾紛的解決方法和機制或者說選擇時間、地點以及爭議的解決方式和方法。一般來說，當(dāng)合同雙方產(chǎn)生糾紛時，應(yīng)就平等公平協(xié)商的原則解決彼此的矛盾或分歧。但當(dāng)糾紛到達(dá)了雙方協(xié)商無法解決時就要利用法律手段維護(hù)彼此的合法權(quán)益，解決相應(yīng)的糾紛。而法律手段無非就是仲裁和法律訴訟。而根據(jù)《民事訴訟法》的規(guī)定，在當(dāng)事人無約定的情況下，采取原告就被告的原則，即如果當(dāng)事人對訴訟地?zé)o明確約定，則誰起訴將前往被告所在地的法院進(jìn)行起訴。因此如果我方主張對方產(chǎn)品不合格或者違約，則應(yīng)向?qū)Ψ剿诘氐娜嗣穹ㄔ哼M(jìn)行起訴，顯然這種方式對我方不利。因此在簽訂合同時，應(yīng)盡量明確將爭議解決的法院確定我方。
根據(jù)《仲裁法》的規(guī)定，當(dāng)事人只有在合同中明確規(guī)定采取仲裁方式作為爭議解決方式時，雙方產(chǎn)生糾紛才可以通過仲裁方式解決，當(dāng)然雙方也可以在糾紛發(fā)生后協(xié)商確定仲裁解決，但此時對仲裁地的選擇將會產(chǎn)生爭議，因此為了避免諸如此類的法律風(fēng)險，建議我方在簽訂合同時，對法律適用條款規(guī)定如下：“合同雙方發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先友好寫生妥善解決，如協(xié)商不成，可申請在需方所在的人民法院(或仲裁庭)進(jìn)行裁決。
另外，一般在合同的最后，都要對合同的次要條款或者非主要條款進(jìn)行規(guī)定。諸如合同生效時間、合同的有效期、合同附件的效力以及其他合同未盡事宜的補充規(guī)定辦法進(jìn)行規(guī)定。以上條款雖然是合同的次要條款，但其作用卻不容忽視。
第一， 合同的生效時間。應(yīng)規(guī)定為：“本合同經(jīng)雙方代表簽字，加蓋公章后生效。”(注：不能為財務(wù)章，合同章也可)盡量避免讓供方提出“本合同經(jīng)雙方代表簽字，加蓋公章，并在需方支付預(yù)付款后合同生效”等其他生效附加條件。
第二， 合同附件的效力。應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定為“本合同一式四份，需方二份，供方二份，《技術(shù)協(xié)議》二份，附件二份。本合同之附件是合同不可分割的一部分，具有同等的法律效力。”后附具體的附件明細(xì)，如：
附件1：……
附件2：……
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