“杜老師，咨詢一下，員工手冊(cè)在某種程度上是不是可以代表公司行政管理制度，如果我把員工手冊(cè)拿去勞動(dòng)局備案，員工在入職時(shí)簽承諾書(shū)，‘我已經(jīng)閱讀了公司員工手冊(cè)(行政管理制度)，并自覺(jué)遵守，接受公司考核’，這樣算是合法的吧?”上次的飛鴿在QQ上信息過(guò)來(lái)。
杜宇覺(jué)得有點(diǎn)奇怪，“不合程序，去勞動(dòng)部門備案公司制度是制度公示的可選渠道之一，但前期還有很多流程要走才算是有效的制度。”
飛鴿疑惑：“為什么?只要我在勞保局備過(guò)案了，我們這就是合法的啊?”
杜宇無(wú)奈，不過(guò)還不錯(cuò)，畢竟還是知道要讓員工手冊(cè)走一定的程序才能生效，只是不知道如何走：“員工手冊(cè)的生效是有一定程序的，如果你們要做，我再詳細(xì)和你說(shuō)說(shuō)。”
“好的啊，謝謝老師。”飛鴿發(fā)了個(gè)調(diào)皮的QQ表情。
“員工手冊(cè)生效一般要經(jīng)過(guò)六個(gè)步驟，首先立項(xiàng)，確定公司的實(shí)際需求，從上次你介紹的公司淡旺季生產(chǎn)情況來(lái)看是有必要的;第二步是調(diào)查，對(duì)企業(yè)管理的現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查;第三步，起草員工手冊(cè)的初稿;第四步，將起草的初稿交予工會(huì)委員會(huì)或者全體職工討論;第五步，將修改的初稿再與部分員工代表或者工會(huì)委員討論確定最終稿;第六步，將最終稿公示，沒(méi)有異議，才算流程走完。”杜宇詳細(xì)把流程敘述了一遍。
“這么多步驟啊，那要多久才能完成員工手冊(cè)?”飛鴿十分吃驚。
“一般員工手冊(cè)從指定到頒布實(shí)施，至少需要半年時(shí)間，不過(guò)你只要從第三步開(kāi)始做就可以了，前面的步驟可以通過(guò)部門內(nèi)部討論或意見(jiàn)征集完成。”杜宇將實(shí)踐的操作經(jīng)驗(yàn)一起分享。
“嗯，那老師，那我們還要成立工會(huì)委員會(huì)了，老板不同意咋辦?”飛鴿提出自己的擔(dān)心。
“如果老板不同意成立工會(huì)委員會(huì)，也不要緊，有職工代表大會(huì)也是可以的，到時(shí)候找一些熟悉的員工開(kāi)個(gè)會(huì)，掛個(gè)橫幅，舉個(gè)手，拍張照片不就結(jié)了，流程是流程，程序是程序。”
“還是老師有經(jīng)驗(yàn)，我們估計(jì)也不會(huì)這么正規(guī)，把程序簡(jiǎn)單的走了。”飛鴿說(shuō)。
“程序簡(jiǎn)單可以，不過(guò)每個(gè)過(guò)程都要有些證據(jù)，比如職工代表大會(huì)參與討論的照片，每次開(kāi)會(huì)的簽到表等。”杜宇把細(xì)化了程序中注意的環(huán)節(jié)。
“哈哈，那我去準(zhǔn)備了，這下我可以好好地整一下他們，再不聽(tīng)話，有員工手冊(cè)這把神劍，我就不怕了。”飛鴿十分高興。
“員工手冊(cè)也不是你想寫(xiě)啥就寫(xiě)啥的，要做到內(nèi)容合法和合理，不然即使你走了民主程序也是無(wú)效的。”杜宇給她潑了涼水。
“老師，什么叫內(nèi)容合法、合理，能不能給我舉個(gè)例子說(shuō)說(shuō)。”飛鴿本以為可以領(lǐng)命而去，沒(méi)想到還有詳細(xì)內(nèi)容。
“先舉個(gè)內(nèi)容合法的例子，案例情景如下：
員工甲為企業(yè)的業(yè)務(wù)主管，月薪4000元，由于工作需要，2007年3、4月員工甲共加班22小時(shí)，其中16小時(shí)為延時(shí)加班，6小時(shí)為雙休日加班，A企業(yè)共向其支付加班費(fèi)300元。
2007年5月甲提出離職，并要求企業(yè)補(bǔ)發(fā)加班工資，企業(yè)以員工手冊(cè)中明確規(guī)定員工每月加班工資不得超過(guò)150元為由拒絕支付。員工一氣之下提起仲裁，勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)以A企業(yè)員工手冊(cè)上述內(nèi)容違法為由，支持了甲的申訴請(qǐng)求，裁決A企業(yè)向員工甲補(bǔ)發(fā)加班費(fèi)560.4元。
這是一個(gè)典型的員工手冊(cè)內(nèi)容違法的案例，你可以借鑒一下。”
“澳，原來(lái)是這樣，員工手冊(cè)也不是什么六脈神劍。”飛鴿頓悟。
“你武俠小說(shuō)讀多了吧。”杜宇開(kāi)玩笑道。
“哪里，那老師再給講個(gè)內(nèi)容合理的案例吧。”飛鴿還沒(méi)忘下一個(gè)問(wèn)題。
“內(nèi)容合理，很好理解，比如這么個(gè)條款，‘員工在辦公區(qū)吸煙，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)企業(yè)即可解除勞動(dòng)合同關(guān)系。’對(duì)于該項(xiàng)的內(nèi)容是否合理，應(yīng)當(dāng)區(qū)分情況進(jìn)行判斷，如果對(duì)于一個(gè)無(wú)消防特殊要求的工作區(qū)而言，上述規(guī)定顯然過(guò)于苛刻，有失合理;如果對(duì)于一個(gè)消防重地，如存放易燃易爆物品的倉(cāng)庫(kù)，或者以前我參觀過(guò)的一家紡織企業(yè)，像這樣的要求，并不為過(guò)。”
“老師舉得例子非常容易理解，我記下了，我們老總恨不得把員工手冊(cè)寫(xiě)成他的自傳，如果他提了特殊化的要求，我也可以給他舉這個(gè)例子了。”飛鴿幽默道。
“是的，一份完美的、可行性的員工手冊(cè)，對(duì)你來(lái)說(shuō)就是一個(gè)項(xiàng)目了，完成后應(yīng)該收獲不少。”
“現(xiàn)在也受益匪淺了，老師，你看員工手冊(cè)生效之后，是不是就可以實(shí)施獎(jiǎng)懲了?”飛鴿繼續(xù)挖掘。
“員工手冊(cè)生效后，還得有一個(gè)簽收，不然對(duì)于員工還是無(wú)效的。”
“還有程序啊?”飛鴿虛驚，虧好多問(wèn)了句。
“我再給你舉個(gè)小例子：
員工甲于2005年9月1日到A公司擔(dān)任某部門經(jīng)理，約定試用期為3個(gè)月，試用期為每月6400元。員工甲在該公司工作至2005年11月25日，甲主張?jiān)谠摴竟ぷ髌陂g存在加班，于是向勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁委員會(huì)提起仲裁，要求A公司補(bǔ)發(fā)其加班工資共計(jì)5500元。
員工甲為證明其加班的事實(shí)，向仲裁委員會(huì)提交了其加班的打卡記錄以及員工加班登記表。A公司認(rèn)可在加班登記表上的簽字的均系該公司員工，但根據(jù)公司管理制度的規(guī)定，因簽字并非員工甲的主管領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有審批加班的權(quán)利，固不能證明員工甲存在加班事實(shí)。就此，該公司向仲裁提交了考勤管理制度。員工甲對(duì)該制度不予認(rèn)可，認(rèn)為公司就該制度未向其進(jìn)行過(guò)明示。
仲裁委員會(huì)審理認(rèn)為，A公司主張?jiān)摴究记诠芾碇贫纫?guī)定‘員工如需加班，必須事先填寫(xiě)加班申請(qǐng)單，經(jīng)主管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)簽字后方可生效。’但員工甲對(duì)該制度不予認(rèn)可，且公司未向其提供該制度已向甲進(jìn)行過(guò)明示的證據(jù)，故仲裁委員會(huì)對(duì)該考勤管理制度不予認(rèn)可，該制度對(duì)甲不具有約束力。甲提供的加班登記表所載明的加班記錄有公司員工的簽字確認(rèn)，故仲裁委員會(huì)認(rèn)定甲進(jìn)行了加班工作，A公司應(yīng)向其支付加班工資。
上面案例的爭(zhēng)議焦點(diǎn)就是考勤制度的是否生效上，所以咱們?cè)谥贫ü締T工手冊(cè)后，還必須保證每位員工的簽收，同時(shí)我們人力資源部保存好相應(yīng)的證據(jù)”杜宇長(zhǎng)篇大論的舉了例子。
“也就是歸納來(lái)說(shuō)，有效的制度大的流程有三個(gè)：1、擬定本身合法合理的內(nèi)容;2、經(jīng)過(guò)民主程序，草擬、討論、公示等;3、最后本人簽收。”杜宇總算松了口氣。
“杜老師，真讓您費(fèi)心了，例子真豐富，也給我們的員工手冊(cè)順產(chǎn)奠定了基礎(chǔ)，改天我請(qǐng)你吃飯啊。”飛鴿發(fā)了一杯咖啡表情過(guò)來(lái)。
“吃飯好啊，改天正好組織我們學(xué)員一起聚聚。”杜宇接了他的話。
“好的，那改天見(jiàn)。”
“再見(jiàn)!”