工作分析又稱職務(wù)分析，是指完整地確認工作整體，以便為管理活動提供各種有關(guān)工作方面的信息所進行的一系列工作信息收集、分析和綜合的過程。工作分析的內(nèi)容、作用、程序、步驟、技巧等等，對許多從事人力資源工作的人來說，已經(jīng)是非常熟悉了。在這里，我想談一下在工作分析中容易被忽視的幾個問題。
一、關(guān)鍵成效領(lǐng)域
近年來，在崗位規(guī)范階段普遍注意對特定崗位規(guī)定明確的"關(guān)鍵成效領(lǐng)域"。這種方法非常強調(diào)取得成效，因此重點放在產(chǎn)出而不是投入。產(chǎn)出可以從質(zhì)量、數(shù)量、用時和費用等方面衡量。"關(guān)鍵成效領(lǐng)域"的特點是根據(jù)書面的指標(biāo)(如產(chǎn)出質(zhì)量、數(shù)量等)為新聘人員設(shè)立目標(biāo)，從而為后續(xù)的業(yè)績評估打下基礎(chǔ)。
近來崗位規(guī)范中越來越多地利用到一些詞語反映人力資源管理方面發(fā)生的文化變革(如創(chuàng)造性的變革管理，面向業(yè)績)，因此，象倡議、獲取、激勵等都成了常用詞。
與崗位規(guī)范的形式和內(nèi)容有關(guān)的另一項新發(fā)展是看重取得優(yōu)異崗位業(yè)績所需的關(guān)鍵能力。這種能力可能涉及個人在交際、解決問題、有效使用授權(quán)、成為和諧的團隊成員等多方面的特質(zhì)。
二、增加員工的參與程度
如果工作為增加激勵而設(shè)計，那么它將有利于清楚地理解什么樣的工作特性可以提高員工的參與。最近，一個分析工作的概念性框架已經(jīng)發(fā)展起來�？蚣苤械奈鍌�核心內(nèi)容是：
技能的多樣性：也就是完成一項工作涉及的范圍。包括各種技能和能力。
工作的完整性：即在多大程度上工作需要作為一個整體來完成--從工作的開始到完成并取得明顯的成果。
任務(wù)的重要性：即自己的工作在多大程度上影響其他人的工作或生活--不論是在組織內(nèi)還是在工作環(huán)境外。
主動性：即工作在多大程度上允許自由、獨立，以及在具體工作中個人制定計劃和執(zhí)行計劃時的自主范圍。
反饋性：即員工能及時明確地知道他所從事的工作的績效及其效率。
若一位管理者希望通過增加工作的多樣性、完整性、重要性、自主性、反饋性以豐富工作的內(nèi)容，他可采取以下5個步驟：
1、確定自然的工作單元。這意味著盡可能讓集體工作構(gòu)成一個完整和有意義的整體。工作單元可以根據(jù)地理位置、產(chǎn)品或生產(chǎn)線、業(yè)務(wù)或顧客來劃分。
2、合并任務(wù)。即盡可能把獨立的和不同的工作合成一個整體。
3、建立和顧客之間的聯(lián)系。這意味著使生產(chǎn)者和他的產(chǎn)品的使用者(其它部門、顧客、銷售團體等)相聯(lián)系，這樣可以讓生產(chǎn)者知道產(chǎn)品被判斷的標(biāo)準(zhǔn)。
4、直接分派任務(wù)。即盡可能地給生產(chǎn)者計劃、參與、控制自己工作的權(quán)力。這樣，不需要經(jīng)過其它部門專門培訓(xùn)，生產(chǎn)者的控制能力就會獲得提高。這種控制能力也意味著給生產(chǎn)者計劃工作、控制貨存、預(yù)算資金和質(zhì)量控制的權(quán)責(zé)。
5、公開信息反饋渠道。這意味著盡可能給生產(chǎn)者更多的有關(guān)生產(chǎn)結(jié)果的信息，如成本、產(chǎn)量、質(zhì)量、組織結(jié)構(gòu)、消費者的抱怨等。
三、明確的基礎(chǔ)
工作分析的建立要有一個明確而清晰的基礎(chǔ)，這就是說，整個單位或部門的工作分析是以職能還是產(chǎn)品來作為工作分析的基礎(chǔ)。在一個大的公司中，雖然這兩種情況可以同時存在，但是，在做工作分析時，要特別區(qū)分清楚。
1、按職能分工
職能分工是對所需完成的工作任務(wù)進行分工以實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化的方式。當(dāng)前已經(jīng)把早期組織設(shè)計的作者們所提供的所有見解付諸實施了。一旦執(zhí)行任務(wù)要求的知識超出個人能力，分工就顯示出優(yōu)點，活動被分解和簡化，從而產(chǎn)生節(jié)約。工序的步驟需要通過不同的技術(shù)完成時，亞當(dāng).斯密首先提出的那些利益就可能得到。
按職能劃分的組織形式最適用于簡單、靜態(tài)的環(huán)境。在這種環(huán)境中很少發(fā)生意外事件，管理部門的作用集中在確保堅持執(zhí)行已經(jīng)建立起的常規(guī)工作和規(guī)章制度。如果某個組織分工明確，指揮系統(tǒng)健全，控制幅度較小，那么在一個簡單、靜態(tài)環(huán)境中，組織可能實現(xiàn)最高效率。按職能劃分的組織形式增加專門化的管理部門可以處理較為復(fù)雜的環(huán)境狀況。職能部門對直線部門在較復(fù)雜問題的合理決策方面提供了專門知識的建議。加上象聯(lián)絡(luò)員和特別工作組的一體化機制，按職能劃分的組織形式也能夠用于較輕微的動態(tài)和復(fù)雜環(huán)境。
2、按產(chǎn)品劃分
按產(chǎn)品劃分的組織形式，將生產(chǎn)團體、服務(wù)、市場、顧客群或主要項目中的每一種所必須的活動組合起來以生產(chǎn)該組織的各種特殊產(chǎn)品。這種結(jié)構(gòu)能夠增加有效性，它側(cè)重于聯(lián)合的相互依存關(guān)系。
按產(chǎn)品劃分的組織形式對某個具有復(fù)雜產(chǎn)品和服務(wù)的組織而言，可能會更有效一些。它在各類產(chǎn)品的環(huán)境劇烈競爭時，更加具有吸引力。在環(huán)境情況驟然變化時，則削弱了經(jīng)理們依靠在行政等級式組織形式下常用的規(guī)章和程序來工作的能力。
按產(chǎn)品劃分的組織形式可能對簡單、動態(tài)環(huán)境最為有效。采用按產(chǎn)品劃分的組織形式往往可以減少某個部門或某個管理人員所面臨環(huán)境的復(fù)雜程度。一個產(chǎn)品單位的主要負責(zé)人只需將注意力集中在一種產(chǎn)品或一種服務(wù)的環(huán)境上面，而無需關(guān)心各種復(fù)雜多樣的產(chǎn)品或服務(wù)的環(huán)境。
四、發(fā)展趨勢
工作分析系統(tǒng)對員工的重要性在于：更高的權(quán)力和自主權(quán)，同時承擔(dān)更多的責(zé)任，用相互依賴程度更高的方式換取同事和群體的支持，以承擔(dān)更多的不確定性和模糊性換取更多的發(fā)展機會。
在經(jīng)濟學(xué)家和社會分析學(xué)家不停地談?wù)撃承﹪液托袠I(yè)消失了許多就業(yè)機會的同時，他們忽略了更重要的一點：真正趨于消失的是工作本身。
在經(jīng)濟快速發(fā)展的過程中，工作是解決靈活問題的方法。我們可以偶爾修訂一個人的工作說明書，但不能每周都做這樣的工作。當(dāng)工作內(nèi)容需要不斷變化時，組織就越來越難以忍受傳統(tǒng)工作所帶來的不靈活性了。
在經(jīng)濟全球化的今天，只有那種能夠?qū)ψ兓鞒鲅杆俜磻?yīng)的生產(chǎn)性組織才能夠取得競爭優(yōu)勢。例如，它們能夠更好地滿足顧客的不同需要，送貨速度也比其競爭對手快。在顧客喜歡標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的時代，固定生產(chǎn)線就能滿足要求。但現(xiàn)在顧客在追求個性，組織必須掌握靈活的生產(chǎn)技術(shù)才能滿足顧客的要求，并更有效地進行競爭。