離職訪談最好以面對面的形式進(jìn)行，這有利于雙方的溝通和理解，也有利于更好地發(fā)現(xiàn)和從根本上消除敏感及抵觸的情緒。然而，如果無法進(jìn)行面對面的離職訪談，也可以通過郵寄離職調(diào)查問卷紙件或者電子件進(jìn)行。
在離職面談的過程中，代表企業(yè)與離職者進(jìn)行面談的人員應(yīng)多聽少說。應(yīng)給予離職人員合適的空間和足夠 的時間。適當(dāng)?shù)臅r候，應(yīng)對離職人員進(jìn)行善意引導(dǎo)或打消他的疑慮，而不是施加壓力。對有些事情，HR應(yīng)進(jìn)行必要的解釋，并思考和理解離職人員說的話。
此外，HR要記住，你的目的是探出離職人員的想法、意見和對一些問題的答案，而不是進(jìn)行說教或訓(xùn) 誡。多問一些類似“什么”、“如何”和“為什么”等開放式的問題，而不是用“是”或“否”就可以回答的封閉式的問題，除非你需要對某個觀點(diǎn)加以確認(rèn)。
離職面談不是為“譴責(zé)”某 個人而設(shè)的。除非是針對一些非常嚴(yán)重的抱怨或指控，指名道姓地進(jìn)行攻擊是毫無建設(shè)性的，應(yīng)盡量避免。準(zhǔn)備好面談的問題和主題，尤其是離職人員擁有良好的工作經(jīng)驗(yàn)、鑒賞能力和理解能力時。記錄面談的內(nèi)容，且根據(jù)離職面談問卷發(fā)問。
在我們企業(yè)里，目前常見的離職面談就是，直接上級與其進(jìn)行面談，或者主管領(lǐng)導(dǎo)與其面談，但是往往 達(dá)不到面談的真正目的。雖然，對于離職員工來說，雙方的地位是平等的，但是礙于往日的上下級關(guān)系，員工還是不太愿意講真話、實(shí)話。
直接上級與主管領(lǐng)導(dǎo)面談固然重要，但是，如果在離職面談中，人事部門的 參與會更有效，因?yàn)閷τ陔x職員工來說，人事管理部門，即非直接上級，又非主管領(lǐng)導(dǎo)，對于他們來說，更 愿意把真話、實(shí)話告訴第三方，這樣，他們更愿意表達(dá)對企業(yè)的真實(shí)想法及看法，提出一些對企業(yè)有益的意見及建議。
離職人員有權(quán)自行決定是否參加離職面談，公司不要強(qiáng)迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談，可以提 供離職調(diào)查問卷，但對方同樣有權(quán)自行決定是否接受。除了雇主可以正當(dāng)要求離職人員歸還的文件和材料之外，你不能強(qiáng)迫他轉(zhuǎn)移自己掌握的知識。
其實(shí)，也可由直線經(jīng)理甚至主管組織離職面談。代表企業(yè)與離職者面談的人員需要接受過一般的工作面談培訓(xùn)。任何面談都具有其敏感和情緒性的一面，這就要求代表公司的一方能夠成熟地管理面談， 尤其是當(dāng)被約談?wù)呷菀捉箲]或激動時。
在麥肯錫公司有個舊雇員關(guān)系管理，把舊雇員當(dāng)作畢業(yè)生，并建立舊雇員數(shù)據(jù)庫。這是一個人性化的管 理。因?yàn)樗腔诎央x職員工當(dāng)作自己的朋友看待，對于朋友，我們不是要經(jīng)常聯(lián)系一下，了解一下他的現(xiàn)狀 嗎。當(dāng)然在商品社會，沒有利益的事情，大多數(shù)人不會干，人力資源部門提出這樣的方案，老板也不會接受。實(shí)際上這也是一個潛在合作伙伴、客戶、人才的管理問題。起碼，在職的員工會看到自己的“下場”。所以要善待每位離職的員工。