編寫崗位說明書是企業(yè)人力資源管理的一大基礎(chǔ)性工作，崗位說明書是規(guī)范員工履行崗位職責(zé)和行使職權(quán)的基礎(chǔ)性文件，它不僅是崗位定價(jià)的依據(jù)，更是員工招聘與配置、崗位績效管理、員工培訓(xùn)開發(fā)和員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)。

　　時(shí)代光華認(rèn)為規(guī)范的崗位說明書可以提高員工對崗位責(zé)權(quán)及崗位履職要求的明確程度，可以規(guī)范員工之間的工作關(guān)系，對規(guī)范企業(yè)的管理秩序不可或缺、意義重大。那么到底該如何正確編寫崗位說明書呢?

　　一個(gè)完整的崗位說明書，通常必須包含崗位名稱、所屬部門、崗位定員、崗位定義、崗位職責(zé)、崗位權(quán)力、任職要求等基本元素。

　　第一：開展崗位信息實(shí)態(tài)調(diào)查

　　崗位信息實(shí)態(tài)調(diào)查是編寫崗位說明書的必要前提，崗位信息必須來自于實(shí)態(tài)調(diào)查，堅(jiān)決杜絕杜撰崗位說明書。崗位信息調(diào)查最好能夠采取“崗位信息調(diào)查問卷+崗位訪談”的方式進(jìn)行。

　　在崗位信息調(diào)查過程中，尤其要注意比較和鑒別縱向關(guān)聯(lián)崗位和橫向關(guān)聯(lián)崗位的差異性。譬如公司人力資源總監(jiān)、人力資源部經(jīng)理以及人力資源管理專員，這三個(gè)崗位的職責(zé)、權(quán)力、任職要求等事實(shí)上有明顯的差異，要求用恰當(dāng)?shù)恼Z言清晰描述出三個(gè)崗位的個(gè)性特征。

　　第二：崗位職責(zé)的編寫

　　應(yīng)以崗位職責(zé)的重要性為邏輯順序，先寫核心職責(zé)，其次是重要職責(zé)，再次是次要職責(zé);描述崗位職責(zé)一律使用陳述句式，不使用疑問句、感嘆句、反問句;崗位職責(zé)語句的結(jié)構(gòu)為動賓結(jié)構(gòu)，一個(gè)句子一般只使用一個(gè)動詞。動詞盡量使用表述具體行為的動詞，如 “起草、發(fā)布、擬訂、制訂、指導(dǎo)、監(jiān)督、審核、審批”，盡量少用“負(fù)責(zé)”一詞。

　　崗位職責(zé)語句中忌用“最好、較好、較快、盡快、保質(zhì)保量”等程度性副詞;描述崗位職責(zé)通常不提出具體的工作標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，如一月三篇報(bào)告，差錯(cuò)少于二次;崗位職責(zé)一般不超過10條，最后一條通常是“完成上級交辦的其它工作”。

　　第三：崗位任職要求描述

　　“任職要求”是人力資源招聘和配置的依據(jù)，務(wù)須從本崗位的實(shí)際要求出發(fā)，務(wù)實(shí)填寫。特別需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，描述高級崗位、中級崗位和初級崗位的任職要求時(shí)，必須要有層次感，須分出同一系列高、中、初崗位的“任職要求層次”。

　　編寫崗位說明書是人力資源管理顧問最基本的修煉，需要系統(tǒng)思維和邏輯思辯能力，要有良好的文字功底以及獲取并分析處理信息的能力，最好還應(yīng)該具有在企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營管理實(shí)務(wù)的經(jīng)歷。