面對突然出現(xiàn)的勞動爭議問題，很多HR都感到措手不及，不知道如何做起。在發(fā)生勞動爭議時，在與員工進(jìn)行溝通交流時，HR應(yīng)該做到以下幾條：
一、聆聽
HR要特別注意的是當(dāng)員工有事到人力資源部到訪時，不論你日常表情是怎樣、還是你當(dāng)時的心情怎樣，對員工的第一面必須笑臉相迎，這一方面是禮貌，重要的是取得員工的信任。對員工提出的要求要書面給予記錄，給予員工一定的尊重。
在明確員工要求后為慎重起見，可以與員工進(jìn)行確認(rèn)。有時員工的要求前后說法不一，甚至前言不搭后語，HR在認(rèn)真聆聽的同時，在特定情況下要慎重總結(jié)員工的要求后進(jìn)行確認(rèn)。
二、了解員工
在聆聽員工的主張與要求后，在沒有答復(fù)前應(yīng)及時與部門主管聯(lián)系，了解到訪員工的日常工作情況(包括查閱本部門的相關(guān)材料)、本人的個性特征，有針對性根據(jù)員工的情況給予答復(fù)。
在特定情況下在答復(fù)前可邀請員工到人力資源部進(jìn)行進(jìn)一步交流，特別要明確該員工是否為特定糾紛的帶頭人或者受指使者。
三、簽訂協(xié)議
與聆聽階段不同的是在與員工達(dá)成一致的情況下，為防止員工有反悔，應(yīng)當(dāng)及時簽訂協(xié)議。如果公司有自己的想法，可以采取訂立特別條款的方式進(jìn)行規(guī)避。如協(xié)議中對協(xié)議的生效時間進(jìn)行特別約定：即本協(xié)議在甲方代表、乙方簽字確認(rèn)并報總經(jīng)理審核后生效。協(xié)議將生效時間進(jìn)行有效延長，給予公司不認(rèn)同的時間。
在人力資源部可以查詢常規(guī)協(xié)議的內(nèi)容，一方面公開破除保密性，讓員工知曉在雙方發(fā)生爭議時可以爭取權(quán)益的范圍。對超出常規(guī)范圍的權(quán)益，對90%以上員工而言都知曉將遇到的困難，對這種障礙的處理都是主動放棄與公司的糾紛。
對一般企業(yè)HR而言，做HR頭三年不論你是剛從大學(xué)畢業(yè)、還是剛轉(zhuǎn)行做HR，能夠?qū)⑷肆Y源中的招聘、社保、培訓(xùn)做到熟練就相對不錯。而薪酬、績效、勞動關(guān)系沒有頭三年的基礎(chǔ)要做好幾乎不可能。