在《擬定職位說明書，做好招聘準(zhǔn)備》中我們提到過在開展招聘工作之前，需要先制定職位說明書，而職位描述就是屬于職位說明書中其中一部分內(nèi)容。但職位說明書中的職位描述主要是用于管理和考核內(nèi)部人員的文件，運(yùn)用到企業(yè)的外部招聘中還需在措辭和內(nèi)容上稍作修改，下面為您一一作詳細(xì)闡述。

　　1、確定撰寫職位描述時的語言基調(diào)。

　　(1)為了做到清晰、直白、簡潔易懂，撰寫崗位職責(zé)時必須字句斟酌，多一字工作變性，少一項工作落空。盡可能地運(yùn)用樸實無華、簡潔通俗的語言來進(jìn)行描述。 例如：準(zhǔn)備營銷計劃、提供優(yōu)化策略等;

　　(2)為了做到準(zhǔn)確、真實、權(quán)責(zé)分明，撰寫崗位職責(zé)必須客觀理性、平白直說，用表示主動行為的動詞給出應(yīng)該做什么的積極暗示。 比如：計劃、準(zhǔn)備、實現(xiàn)、處理、提供、完成、聯(lián)絡(luò)等;而不能用比喻、夸張等手法，也不能使用修飾、形容等詞語。

　　2、撰寫崗位職責(zé)

　　撰寫崗位職責(zé)想要做到有的放矢，我們在撰寫之前，必須先了解清楚該崗位負(fù)責(zé)的全部事項。因不同企業(yè)中相同職位的崗位職責(zé)會有所區(qū)別，您可通過列舉所招聘職位需要完成占用任職人員工作時間的5%以上的任何一項職責(zé)或責(zé)任清單來初步確定。然后根據(jù)列出的工作內(nèi)容清單來撰寫崗位職責(zé)：

　　分析清單進(jìn)行統(tǒng)一歸類，并據(jù)此明確列舉出必須執(zhí)行的任務(wù)，將基礎(chǔ)性的工作活動根據(jù)內(nèi)容用簡練的語言進(jìn)行歸納分類，轉(zhuǎn)換成實際責(zé)任，再用概括性的語言簡潔表明任職人員被期望達(dá)到的結(jié)果以及為結(jié)果所負(fù)責(zé)任，即轉(zhuǎn)化為崗位職責(zé)。

　　3、撰寫任職要求

　　任職要求是基于完成崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，所需要具備的行為能力與素質(zhì)要求。所以，我們在撰寫任職要求時需要根據(jù)前面該職位的崗位職責(zé)來確定。

　　(1)對每一項崗位職責(zé)進(jìn)行分析，列舉出最基本的能滿足各項工作職能的資質(zhì)，諸如教育程度、工作經(jīng)歷、知識和技能，包括所有的工作必需的關(guān)鍵技能和特長。

　　(2)結(jié)合該職位的工作開展過程及需要的結(jié)果，對以上列舉出的能力要求及行為特征進(jìn)行評級歸類，明確需要強(qiáng)化的行為能力與素質(zhì)要求，初步確定任職條件。

　　(3)結(jié)合公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，對照內(nèi)部人才歷史結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步分析、評估和探討現(xiàn)有人員存在的差距和改進(jìn)方向，最終確定并添加或改善需要的能力和素質(zhì)要求。 比如：公司計劃擴(kuò)大國外業(yè)務(wù)范圍，前臺文員還需要負(fù)責(zé)接聽外國客戶的電話，或直接接待外國客戶。則需要增加對前臺文員的外語要求，同時學(xué)歷要求也要提高，則關(guān)于上面“前臺文員”的例子應(yīng)做相應(yīng)添加和改善：

　　添加：英文口語溝通能力良好。

　　改善：秘書、中文等相關(guān)專業(yè)大專也上學(xué)歷。

　　五、在撰寫職位描述時，您應(yīng)該注意的是：

　　1、崗位職責(zé)應(yīng)精確簡練，不應(yīng)過于詳細(xì)、事無巨細(xì)。

　　崗位職責(zé)不是工作指導(dǎo)書，只需做到清晰、精確、簡練地告訴求職者的工作內(nèi)容時什么和其需具備的能力要求，以及表明企業(yè)期望其達(dá)到怎樣的效果。我們沒必要面面俱到，把大事小事一股腦托出，顯得繁瑣紊亂不說，讓求職者產(chǎn)生畏懼心理，打心底抗拒就不好啦。

　　2、職位描述應(yīng)隨時保持更新狀態(tài)。

　　很多工作都會由于各種原因產(chǎn)生變動，如個人的成長、團(tuán)隊的發(fā)展，或者新技術(shù)的進(jìn)展等。職位描述應(yīng)根據(jù)公司的戰(zhàn)略發(fā)展角度去思考和靈活調(diào)整，而不是僅僅停留在歷史任職員工從事該職位的工作描述。

　　3、任職要求要與工作相關(guān)，不應(yīng)追求理想化。

　　有不少企業(yè)在撰寫任職要求時，會過于追求“最優(yōu)秀”，給到職位一些過于理想的要求。HR在撰寫職位要求是考慮求職者完成該工作所需能力的同時，還要結(jié)合求職者的穩(wěn)定性、可發(fā)展性來綜合考慮，不應(yīng)想當(dāng)然，迷戀于招聘一個什么都能做、都會做“全能”型的人才。

　　4、忌華麗的辭藻，忌妙筆生花，更不能虛假做作。

　　(1)撰寫崗位職責(zé)應(yīng)去除修飾、形容性的詞語，使用經(jīng)典的動賓結(jié)構(gòu)。求職者是句子中的暗含主語，可以被省略。 例如，前臺文員的崗位職責(zé)其中一項是：“接待來訪客人”。如果寫成：“友好誠懇地接待辦公室來訪客人。”就顯得累贅虛假了。

　　(2)使用動詞的現(xiàn)在時態(tài)。 例如：使用“負(fù)責(zé)”，而不是使用“將負(fù)責(zé)”。

　　(3)必要的時候使用解釋性短語說明“為什么、如何、哪里或多經(jīng)常”來幫助說明含義使其更清楚。 例如：“每兩周一次收集員工時間表來幫助計算薪資。”

　　(4)省略任何不必要的冠詞如“一個”、“那個”等，使描述容易理解。 例如：前臺文員的職責(zé)被寫成：“用一種友好的和一種誠懇的方式來歡迎所有的來這棟大樓的來訪客人。”

　　(5)不能使用含偏見的術(shù)語。 比如：使用“他”或者“她”來構(gòu)造句型，會給求職者帶來被排除在外的距離感和不尊重感。

　　(6)避免使用易引起歧義的字眼。盡量不要用如下詞匯：“經(jīng)常”、“某些”、“復(fù)雜的”、“偶爾的”或“幾個”。

　　5、結(jié)果為導(dǎo)向

　　職位描述既要說明對某職位期望的結(jié)果是什么，又要提出對結(jié)果的績效衡量的標(biāo)準(zhǔn)是什么，這樣可以大大減少受聘者對工作內(nèi)容和結(jié)果的理解偏差。