檔案管理規(guī)定

第一章 總則
第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。
第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。
第二章 檔案機構及其職責
第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作（即資料員）。
第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法：
1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。
2. 步驟：
A. 收集
文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。
企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。
B. 整理 根據(jù)分類和成立時間整理。
C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類
D. 立卷 區(qū)分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。
第九條 過程管理：
1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。
2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀：須報總經(jīng)理批準，銷毀時應有兩人以上負責監(jiān)銷，并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經(jīng)辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。