溝通的重要性不言而喻，包括“溝通”的定義、作用、形式、技巧等方面研究也已有很多，本文不是一味重復(fù)，而是筆者根據(jù)工作實(shí)踐中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，提出一些在企業(yè)管理中幾個(gè)所需要注意的員工技巧，希望能為企業(yè)完善溝通管理體系，提升員工關(guān)系管理水平提供參考。
一、新員工入職時(shí)期
新員工剛加入企業(yè)的時(shí)候是一個(gè)很關(guān)鍵的時(shí)期，對(duì)該員工今后的工作方式、工作績效，乃至工作理念都具有很大影響。為了幫助新員工更加快速地融入企業(yè)，度過“磨合適應(yīng)期”，需要注意以下幾點(diǎn)：
1.溝通內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)首先包括企業(yè)基本情況、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及相關(guān)關(guān)系、企業(yè)文化、企業(yè)愿望與經(jīng)營理念、管理制度，特別是與新員工密切相關(guān)的制度，包括薪酬福利、保險(xiǎn)和公積金、個(gè)別企業(yè)還有戶口政策、宿舍、班車、內(nèi)部郵件或辦公系統(tǒng)等細(xì)節(jié)。筆者所知的企業(yè)中甚至有提供企業(yè)附近交通、餐飲、娛樂等路線和情況等的介紹資料。要知道，企業(yè)越貼心，新員工越感到溫暖，越能與企業(yè)達(dá)成“心理契約”。
其次，要重點(diǎn)講明所在崗位的工作性質(zhì)、工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作方式、考核標(biāo)準(zhǔn)，包括可能遇到的困難以及未來的發(fā)展空間等。
最后，還要詳細(xì)介紹本部門的職責(zé)與分工、已有員工的情況、部門運(yùn)作、與其它部門的關(guān)系等。
2.溝通方式一是發(fā)放員工手冊(cè)、公司制度或其他指導(dǎo)資料，最好能總結(jié)歸納出新員工一般會(huì)提出的問題，并做成紙質(zhì)資料。
二是新員工入職培訓(xùn)，包括新員工歡迎會(huì)、拓展訓(xùn)練、崗前培訓(xùn)等系列培訓(xùn)。
三是不定期面談，或不定期組織新員工座談會(huì)。
3.溝通實(shí)施主體大多數(shù)企業(yè)都知道新員工所屬直接上級(jí)和人力資源部是最主要的溝通主體，卻忽略了企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的作用。在新員工入職培訓(xùn)、座談會(huì)或者不定期面談中，如果有企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的參與，那么新員工會(huì)覺得受到重視，起到意想不到的激勵(lì)效果。
二、工作變動(dòng)時(shí)期
工作變動(dòng)，包括崗位向上、平級(jí)、向下的調(diào)整，工作地點(diǎn)、內(nèi)容等的變動(dòng)。
由于大多數(shù)中國人習(xí)慣穩(wěn)定，害怕變化，所以企業(yè)一定要作好這個(gè)時(shí)期的溝通工作。
1.溝通內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)包括工作變動(dòng)的原因、依據(jù)、目的;是屬于臨時(shí)變動(dòng)，還是長期變動(dòng);從什么時(shí)候開始執(zhí)行，如果是臨時(shí)變動(dòng)，還要告知什么時(shí)候或什么條件下結(jié)束;變動(dòng)后的工作地點(diǎn)、內(nèi)容、責(zé)任等，要把其當(dāng)作新崗位的新員工對(duì)待，可以參考上文的介紹。
2.需要特別注意的情況在崗位向下調(diào)整中，對(duì)于被降職的員工，一定要提前溝通，不能直接一紙調(diào)令;要注意溝通時(shí)的態(tài)度和語氣，不能與員工發(fā)生爭執(zhí)，要詳細(xì)說明調(diào)整的原因。如果員工不能接受，一定要事先準(zhǔn)備好與原因相對(duì)應(yīng)的證據(jù)，或者新安排的依據(jù);提前做好員工不接受的處理方案。
當(dāng)工作地點(diǎn)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，一般工作地點(diǎn)的改變?cè)谕怀鞘袃?nèi)時(shí)比較好處理，但對(duì)于異地變動(dòng)的情況，就需要更多的溝通。此時(shí)，應(yīng)由人力資源部或者員工的直接上級(jí)出面，對(duì)該員工詳細(xì)解說變動(dòng)的原因，變動(dòng)后的工資待遇和相應(yīng)的補(bǔ)助，公司所考慮到會(huì)對(duì)家庭和生活帶來的困難以及解決的措施。特別是對(duì)于不能解決的困難，在溝通時(shí)要鼓勵(lì)員工以積極的心態(tài)來面對(duì)，避免將情緒帶入新工作中。
三、績效考核時(shí)期
溝通存在于績效考核的整個(gè)過程中，合理的績效管理要通過溝通發(fā)現(xiàn)存在的問題及改進(jìn)的辦法，提高員工對(duì)績效溝通的認(rèn)識(shí)，并理解績效管理的目的和重要性。
1.制定計(jì)劃階段首先，必須提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的資料，包括考核體系、考核方案的整體介紹;企業(yè)本年度的經(jīng)營目標(biāo)、戰(zhàn)略規(guī)劃;從上至下分解的目標(biāo);員工個(gè)人的職責(zé)描述及上一個(gè)績效期間的績效評(píng)估結(jié)果等。員工對(duì)組織的信息了解得越多，就越能在自己的工作中保持正確的方向。
其次，保持雙向的溝通，讓員工考慮個(gè)人的目標(biāo)和計(jì)劃，不要一味下達(dá)指標(biāo)，而要多聽員工的想法和建議，時(shí)刻保持良好的心態(tài)。這樣使管理者和員工在績效考核時(shí)有一個(gè)雙方認(rèn)可的客觀依據(jù)，減少分歧。就員工的目標(biāo)及應(yīng)采取的行動(dòng)計(jì)劃達(dá)成一致，對(duì)有爭議的部分進(jìn)行協(xié)商，若無法達(dá)成一致意見，則可以適當(dāng)緩一緩，避免發(fā)生爭執(zhí)。
2.考核實(shí)施階段確定并公布計(jì)劃階段溝通的結(jié)果，講解考核指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果的應(yīng)用范圍，最好通過一對(duì)一面談的形式，保證與員工進(jìn)行充分的交流。
在考核過程中，要保持與員工進(jìn)行持續(xù)有效的溝通，并且及時(shí)給予員工肯定和提醒，使溝通起到監(jiān)督和督促的作用。
3.考核反饋階段選擇適宜的時(shí)間。提前通知員工，讓員工有一定的準(zhǔn)備時(shí)間。最好安排在績效考核后一周左右，如果太遲了，則失去了時(shí)效性，如果太早了，則缺乏充分的準(zhǔn)備。
把考核的結(jié)果向員工面對(duì)面反饋。在宣布結(jié)果前，以開場白調(diào)節(jié)溝通氣氛，不要讓員工過于緊張，可以就考核周期內(nèi)的績效表現(xiàn)進(jìn)行回顧，讓員工對(duì)結(jié)果有心理準(zhǔn)備。
正面反饋。通常來說，正面反饋指員工考核成績優(yōu)秀、表現(xiàn)良好。這種情況下溝通可以通過贊揚(yáng)開場，對(duì)員工的貢獻(xiàn)表示肯定，鼓勵(lì)員工再接再厲。但要注意贊揚(yáng)要適可而止，不要讓員工過于驕傲，或者對(duì)所獲得的獎(jiǎng)勵(lì)產(chǎn)生過高的期待，因?yàn)橐坏┧@得的與期望差太多，反而會(huì)引起不滿或在下個(gè)考核周期表現(xiàn)消極。
負(fù)面反饋。當(dāng)員工考核成績不佳，表現(xiàn)不盡如人意的時(shí)候，溝通時(shí)不要用指責(zé)或者批評(píng)的語氣，而要主體圍繞尋找原因以及怎樣提升績效、改進(jìn)不足來展開。對(duì)于員工表現(xiàn)好的方面也要適當(dāng)表示肯定，不要全盤否定。
設(shè)置下一考核目標(biāo)。在溝通的最后，要通過雙方協(xié)商，共同制定下一步目標(biāo)和計(jì)劃，進(jìn)入下一個(gè)考核周期循環(huán)。
四、員工離職時(shí)期
員工離職有兩種情況，一種是主動(dòng)離職，一種是被動(dòng)離職，即解雇。不同情況下的溝通也應(yīng)區(qū)別對(duì)待。