績效管理是績效規(guī)劃開始的，沒有績效規(guī)劃的績效管理，只能是形式主義的績效考核，最后成為管理者的暗箱操作。所以，要想使績效管理體系發(fā)揮作用，管理者必須與員工一起做好績效規(guī)劃工作，與員工一起制定績效目標，為后面的過程打下堅實的基礎(chǔ)，為績效管理創(chuàng)造一個好的開端。
時間管理專家說，你用于計劃的時間越長，你完成工作所需要的時間就越短。反之，如果你沒有做計劃，那么完成工作所需要的時間將比想象的要長得多，甚至最后無法完成。
績效管理就是一個特別需要計劃的工作，我們把它稱為“績效規(guī)劃”�？冃б�(guī)劃是績效管理過程的起點，是績效管理PDCA循環(huán)的P環(huán)節(jié)，即計劃環(huán)節(jié)。有效開展績效規(guī)劃，不但有助于幫助管理者更好地規(guī)劃績效管理的過程，使管理者與員工的績效溝通更為高效，使管理者對員工的績效輔導更有針對性，更能為以后的績效評估打下堅實的基礎(chǔ)，為保證績效評估的公平與公正提供可供遵循的事實依據(jù)，同時，有效的績效規(guī)劃，為管理者和員工在績效管理中保持持續(xù)的雙向溝通提供了一個良好的開端。
在績效規(guī)劃中，管理者要對以下問題做出回答：
1、企業(yè)的戰(zhàn)略目標和年度經(jīng)營計劃是什么，這些戰(zhàn)略目標和年度經(jīng)營計劃與員工職位的關(guān)系是什么，員工的職位如何為企業(yè)的戰(zhàn)略做出貢獻?
2、員工最新的職位說明書是什么，是否已經(jīng)與員工做了充分的溝通并得到了員工的認可?
3、員工的關(guān)鍵績效指標是什么?
4、如何衡量這些指標?
5、阻礙這些指標得以實現(xiàn)的障礙因素有哪些?是否都得到了識別?
6、為幫助員工實現(xiàn)關(guān)鍵績效指標，管理者應(yīng)該在哪些方面提供資源和支持?
7、管理者如何與員工保持溝通，溝通的方式和時間分別是什么?
8、績效評估將在何時，以何種方式進行?
9、績效評估的結(jié)果將如何得到應(yīng)用?
那么，如果要實現(xiàn)上述目標，管理者該怎么做呢?績效規(guī)劃如何開展?筆者建議按照下面的順序進行。
一、準備階段
正如前面說述，你用于計劃的時間越多，完成工作所需要的時間就越少，績效規(guī)劃同樣如此。為了使績效規(guī)劃工作更加高效，管理者需要在開始規(guī)劃之前，做足準備。
在準備階段，管理者要做的工作是：
1、學習公司頒布的戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營計劃，從中提取自己所在的部門的職責和戰(zhàn)略目標之間的聯(lián)系，并把這些聯(lián)系分解到每個員工，以保證員工的績效目標和企業(yè)的戰(zhàn)略方向是聯(lián)系的、一致的，保證員工的績效貢獻與企業(yè)的發(fā)展是密切相關(guān)的。
2、學習公司的績效管理制度。對企業(yè)要求的績效管理流程、管理者的職責、各項工作完成的時間期限以及績效評估結(jié)果的運用等核心關(guān)鍵內(nèi)容進行學習領(lǐng)悟，以保證績效規(guī)劃與公司的績效管理政策方向的一致性。
3、認真回顧每個員工的職位說明書。看看職位說明書的內(nèi)容是否與當前的工作相匹配，如果不匹配，則要及時和員工進行溝通，重新定義員工的職位說明書。
4、針對每個員工職位的不同，結(jié)合員工的知識、經(jīng)驗和能力的狀況，對所要制定的關(guān)鍵績效指標有一個大概的思考，以便在績效規(guī)劃會議上與員工進行有針對性的溝通，提高績效規(guī)劃會議的效率。
5、提前識別員工完成績效指標可能會遇到的問題和障礙，在進行績效規(guī)劃會議的時候與員工展開討論，使這種障礙的影響因素降到最低。
6、制定績效規(guī)劃會議的時間表。時間表是保證績效規(guī)劃會議有效開展的指南針，針對每一個員工制定一個時間表，以便于合理安排時間，與員工進行一對一的溝通。
7、通知員工做好準備。只有管理者自己做好準備是不夠的，為保證績效規(guī)劃會議的互動效果，激勵員工的參與熱情，管理者應(yīng)該通知員工做好準備。管理者應(yīng)根據(jù)時間表的安排，把績效規(guī)劃的目的、進程和將要得到的結(jié)果等內(nèi)容告訴員工，讓員工做好心理準備，并收集和自己績效有關(guān)的資料，保證績效規(guī)劃會議得以高效開展。
二、描述績效規(guī)劃的目的
為什么要進行績效規(guī)劃?績效規(guī)劃的目的是什么?這需要管理者在進行績效規(guī)劃會議之前需要做出回答，并在進行績效規(guī)劃會議的時候，把這個目的充分地與員工進行溝通，讓員工明白績效規(guī)劃的意義，更好地參與到績效規(guī)劃會議中來。
實際上，績效規(guī)劃是管理者和員工共同工作、共同提高績效的一個機會，管理者和員工都將在這個工作中扮演角色，并積極為雙方共同的目標努力。在績效規(guī)劃完成的時候的，管理者和員工雙方就如下問題達成一致：
1、使員工的工作目標與部門或團隊的目標相一致。
2、對員工未來一段時間(績效周期)的工作預期達成共識。
3、對可能影響員工績效的因素提前做出識別，如體制、流程、資源、領(lǐng)導支持、員工知識和技能等。
4、為績效評估提供事實依據(jù)。
5、更新員工的職位說明書。
6、制定員工的績效指標和標準。
7、確定管理者如何與員工保持績效溝通。
8、確定管理者如何對員工進行績效輔導。
9、確定員工有那些權(quán)限。
10、確定員工可以在哪些方面向管理者尋求幫助。
三、開展績效規(guī)劃會議
績效規(guī)劃會議是進行績效規(guī)劃的最佳方式，管理者與員工的一對一的績效面談是最佳的選擇，在績效規(guī)劃會議中，管理者有如下工作要做：
1、選擇一個不被打擾的會談環(huán)境�？冃б�(guī)劃會議應(yīng)在一個不被打擾的環(huán)境中，管理者應(yīng)設(shè)法避免在面談過程中被電話、外來客人所打擾，為員工創(chuàng)造一個安靜的會談環(huán)境。
2、在開始會談之前，管理者應(yīng)與員工就績效規(guī)劃的目的進行溝通，讓員工明白為什么要開展績效規(guī)劃，開展績效規(guī)劃會為員工帶來什么樣的好處?
3、與員工共同學習企業(yè)的戰(zhàn)略目標和年度計劃。通過學習年度計劃，提升員工對自己績效與企業(yè)關(guān)聯(lián)度的認識，讓員工認識到自己能在哪些方面做出努力，才能為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻。要讓員工明白，貢獻才是他們唯一的選擇。
4、與員工確認職位說明書。管理者與員工再一次確認職位說明書，確保職位說明書與當前的任務(wù)要求是一致的，確保職位說明書中的每一項職責都得到了員工的理解和認可。項目經(jīng)理圈子
5、與員工分享關(guān)鍵績效指標的概念。要讓員工明白關(guān)鍵績效指標的含義，為什么要制定關(guān)鍵績效指標，如何衡量這些關(guān)鍵績效指標?
6、識別員工的主要任務(wù)。管理者應(yīng)與員工共同確認，為完成企業(yè)的戰(zhàn)略的目標和年度計劃，在績效周期內(nèi)，員工應(yīng)該完成哪些主要的工作任務(wù)?從中提煉關(guān)鍵績效指標。
7、制定每項任務(wù)的標準。針對每項工作任務(wù)，確定相應(yīng)的標準，并與員工達成共識�？冃藴蕬�(yīng)該是可衡量的，而且越客觀越好，但真正重要的是，在會議結(jié)束時，管理者和員工對于什么是“好的”績效和“壞的”績效持相似的看法。項目管理者聯(lián)盟文章
8、識別障礙和所需要的資源。管理者應(yīng)與員工確認，可以預見到目標實現(xiàn)的過程中的哪些障礙?怎樣克服這些障礙或減少他們帶來的影響?管理者能提供哪些幫助?為了幫助目標得以實現(xiàn)和超越，管理者還要提供哪些資源?
四、記錄績效規(guī)劃會議的內(nèi)容
進行績效規(guī)劃很重要，然而，將績效規(guī)劃過程中討論和爭辯的內(nèi)容記錄下來，作為日后的參考，也是很重要的。記錄不必太長，實際上，越短越好。管理者記錄的內(nèi)容應(yīng)當包括主要的工作任務(wù)、達成一致的各種標準和尺度，以及制定出來的其他規(guī)劃。這些資料作為日后進行績效評估的重要參考應(yīng)當加以保存，并隨時參閱。
五、結(jié)尾
這時，作為管理者，你和你的員工已經(jīng)完成了整個規(guī)劃，可以結(jié)束規(guī)劃會議了。那么，這個時候，管理者不妨對整個過程進行簡單的回憶，并重述一下要點。最后，還要對員工的參與表示感謝，讓員工感受到績效規(guī)劃是合作而不是安排和命令，這也不失為明智之舉!
核心提示：績效規(guī)劃是績效管理的第一個環(huán)節(jié)，是未來績效溝通和績效考核的基礎(chǔ)和依據(jù)，是績效管理的目標，所以，管理者應(yīng)與員工進行充分的溝通，對企業(yè)的戰(zhàn)略目標以及戰(zhàn)略如何與員工的工作相聯(lián)系做出界定，形成員工關(guān)鍵績效指標，以作為考核和管理的基礎(chǔ)文件。
績效規(guī)劃是管理者和員工雙方互動達成共識的過程，這個過程需要雙方的參與，既不能由管理者自己制定，也不能由員工獨立完成，在這個過程中，雙方對各個工作任務(wù)的重要性進行確認，對各個任務(wù)的考核指標以及指標的衡量標準進行確認，也許，管理者與員工會發(fā)生爭執(zhí)，溝通會演變成討價還價，那么這個時候，管理者就要發(fā)揮積極作用，鼓勵員工充分表達看法，對可能存在的困難和障礙逐一確認，并向員工承諾，自己會在哪些方面為員工提供支持，幫助員工消除顧慮，最終達成共識，形成雙方簽字的業(yè)績管理卡。
績效規(guī)劃僅僅是績效管理的一個環(huán)節(jié)，非常重要，但這并不表明，制定了規(guī)劃，績效目標就會自動實現(xiàn)，所以管理者還有做好后續(xù)的溝通和輔導工作，以合作伙伴和幫助者的身份幫助員工實現(xiàn)績效目標。