大多數(shù)組織都有正式或非正式的相應(yīng)系統(tǒng)來編制一項營運預(yù)算。一項預(yù)算需要對可能的開支和指定用途資金進行系統(tǒng)徹底的評估，要能幫助企業(yè)在規(guī)定時期內(nèi)調(diào)配好這些開支。對實際開支和預(yù)算內(nèi)開支進行比較，便于需要時做出調(diào)整，以便處理隨著時間推移而產(chǎn)生的預(yù)估變化。

    人力資源從業(yè)者的責任是在組織指導(dǎo)原則和程序范圍內(nèi)按照組織戰(zhàn)略目標調(diào)整人力資源部的預(yù)算。為了確保人力資源被視為一個需要開支費用的伙伴，把人力資源業(yè)務(wù)與組織的整個工作計劃聯(lián)系起來，這一點顯得尤其重要。由于人力資源通常被視為花銷中心，而不具有產(chǎn)生利潤的功能，因此常常被視為開支最容易被削減下來的部門，因此編制預(yù)算也就尤為重要了。一項經(jīng)過周密計劃和充分論證的人力資源預(yù)算，反映出在與組織計劃和活動直接相關(guān)的人力資源開支上的深思熟慮。

    接下來是一個預(yù)算編制過程的概述，之后是人力資源從業(yè)者遇到的某些特殊問題以及人力資源部預(yù)算中常見的項目清單。

    人力資源預(yù)算編制過程

    預(yù)算編制需要系統(tǒng)收集信息和數(shù)據(jù)，以便規(guī)劃支持組織目標所需的資金。大多數(shù)組織都有某種程序來編制預(yù)算。兩種常用的方法為：

    漸增預(yù)算法–利用當前預(yù)算，在預(yù)估的基礎(chǔ)上向上或向下調(diào)整每個項目來制定出新的預(yù)算。

    零基預(yù)算法–每個項目在納入預(yù)算前，必須先經(jīng)過論證。因此，程序必須從頭開始。

    編制預(yù)算時，需要收集許多類型的數(shù)據(jù)。從人力資源觀點出發(fā)，編制新預(yù)算所需的數(shù)據(jù)包括：

    下一年預(yù)估員工人數(shù)。

    成本增長或預(yù)估量。

    預(yù)計員工流失率。

    本年度實際開支。

    預(yù)計新福利/計劃。

    影響支出的政策、商業(yè)戰(zhàn)略、法律或法規(guī)的其他變化。

    人力資源收入（通過咨詢、節(jié)省的開支[從提成、福利、降低員工流失率、開支等中]、租金收入等）。

    預(yù)估可以簡單，也可以復(fù)雜，可以按照實際開銷來推算，也可以按照猜想，這取決于該項開支的性質(zhì)和收集到的數(shù)據(jù)。例如，廣告開支可以比較容易地進行預(yù)估，如果一個公司的員工流失率低或者非受邀求職者來源穩(wěn)定的話，但是如果一個公司員工流失率和人員需求波動很大，這項開銷就比較難于預(yù)估。另一方面，如果掌握了下一計劃年度的保險費增加資料以及保險計劃覆蓋的員工人數(shù)資料，則比較容易預(yù)測健康保險費的總開支。為了作出有根據(jù)的預(yù)測，第一次參與編制預(yù)算的人員必須收集從所有可能來源得到的數(shù)據(jù)。

    在編制預(yù)算過程中，利用幾年來的實際開支數(shù)據(jù)會很有幫助，例如開支或員工成就獎，從而制定出比較切合實際的預(yù)算。但是，如果一項開支在過去幾年內(nèi)波動很大，重要的是調(diào)查波動原因，并努力預(yù)測下一年度可能會出現(xiàn)什么情況。例如，如果該組織以前常舉辦鋪張的假日聚會，而未來卻沒有此類計劃，則歷史數(shù)據(jù)就無多大用處。