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員工外出辦事管理制度
在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度對(duì)人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。擬定制度需要注意哪些問(wèn)題呢？以下是小編收集整理的員工外出辦事管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
員工外出差旅費(fèi)管理制度
一、目的
為了進(jìn)一步規(guī)范員工外出流程及報(bào)銷，加強(qiáng)差旅費(fèi)及有關(guān)費(fèi)用的控制和管理，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司全體員工。
三、外出定義
1、員工外出分為外勤和出差二種。
2、因公出差，于本市或本地區(qū)范圍內(nèi)，當(dāng)天往返的，視為外勤。
3、因公出差，不能當(dāng)天往返，且發(fā)生住宿的，視為出差。
四、審批程序、權(quán)限和流程
1、員工因工作需要出差時(shí)，填寫(xiě)《出差申請(qǐng)單》。并交由廠長(zhǎng)審批，總工批準(zhǔn)。
2、研發(fā)部人員因工作需要出差時(shí)，填寫(xiě)《出差申請(qǐng)單》，由總工審批，并報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、項(xiàng)目組人員因工作需要出差時(shí)，填寫(xiě)《出差申請(qǐng)單》，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、公司總部人員因工作需要出差時(shí)，須填寫(xiě)《出差申請(qǐng)單》，由人事部審批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、員工出差國(guó)外一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6、各部門(mén)將填寫(xiě)好《出差申請(qǐng)單》交由前臺(tái)處，前臺(tái)確定簽批完整后，掃描電郵至相關(guān)人員，并在第一時(shí)間通知到出納及人事行政部。
7、出納收到《出差申請(qǐng)單》，根據(jù)出差日期及出差人員級(jí)別購(gòu)買火車票或飛機(jī)票。若火車售票系統(tǒng)內(nèi)車票不足或無(wú)票情況下，需要更換出差日期，應(yīng)在第一時(shí)間通知到相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。
8、員工外出時(shí)，必須嚴(yán)格按照上述流程操作。因特殊情況未能履行出差審批手續(xù)的，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員代為填寫(xiě)或出差后補(bǔ)辦。否則，視為曠工。
五、外出人員管理原則
1、出差人員必須采用高效、經(jīng)濟(jì)、安全、便捷的交通工具、路線和時(shí)間出行，反對(duì)浪費(fèi)行為，提倡節(jié)約。
2、外出人員公干時(shí)，應(yīng)隨時(shí)保持熱情、禮貌、友好，自覺(jué)維護(hù)公司形象。
六、差旅費(fèi)構(gòu)成
1、長(zhǎng)途交通費(fèi)：飛機(jī)、火車、輪船、高鐵、長(zhǎng)途大巴產(chǎn)生的費(fèi)用。
2、市內(nèi)交通費(fèi)：公交、地鐵、出租車產(chǎn)生的費(fèi)用。
3、住宿費(fèi)：異地出差因過(guò)夜住宿產(chǎn)生的費(fèi)用。
4、餐費(fèi)補(bǔ)貼：按地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)和職務(wù)，限額計(jì)發(fā)補(bǔ)貼。
5、通訊費(fèi)用：因工作需要電話溝通產(chǎn)生的費(fèi)用。
6、其它費(fèi)用：傳真、復(fù)印、郵寄等公共費(fèi)用。
七、具體規(guī)定如下：
1、外勤人員外出時(shí)，須在《外勤人員登記表》上登記簽字即可。外勤人員報(bào)銷：公司這邊只報(bào)車費(fèi)，工廠除了報(bào)車費(fèi)，另外報(bào)銷餐費(fèi)和住宿費(fèi)。但是沒(méi)有出差補(bǔ)貼。外勤寫(xiě)外出單，出差寫(xiě)出差單。餐費(fèi)按15元/餐補(bǔ)貼中/晚餐。
2、出差人員選擇交通工具一般以火車/長(zhǎng)途大巴為主，火車行駛6小時(shí)以內(nèi)，乘坐硬座;6小時(shí)以上為硬臥。管理級(jí)人員或研發(fā)部人員可乘坐高鐵/飛機(jī)出行。特殊情況下，出差人員選擇飛機(jī)出行，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。出納也可綜合市場(chǎng)票價(jià)，擇優(yōu)選擇交通工具。
3、普通員工一線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼50元/天，二三線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼40元/天;主管級(jí)以上人員一線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼70元/天，二三線城市餐費(fèi)補(bǔ)貼60元/天。
4、部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)出差具體情況(如工作量、工作環(huán)境等)，為外出人員申請(qǐng)出差補(bǔ)貼，補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)為15—20元/天。
5、因工作需要產(chǎn)生的通訊費(fèi)，出差負(fù)責(zé)人每月可享受100元/月補(bǔ)貼，特殊情況，可酌情增加報(bào)銷費(fèi)用。出差人員出差時(shí)間不足一個(gè)月情況下，也可按此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
6、普通員工住宿費(fèi)用報(bào)銷一般不超過(guò)120元/晚，管理人員不超過(guò)150元/晚。超出部分自理。
7、因特殊情況需要乘坐出租車的人員，須事前征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。否則不予報(bào)銷。
8、因公務(wù)出差，不得從事與工作無(wú)關(guān)的事項(xiàng)。因特殊情況，確實(shí)需要辦理私事時(shí)，應(yīng)提前向廠長(zhǎng)/總工申請(qǐng)，同意后方可辦理。否則按曠工處理。
9、出差人員中途改變路線時(shí)，應(yīng)提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，同意后方可執(zhí)行。
10、員工出差必須每天以郵件/電話形式向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作，不能以郵件形式匯報(bào)的，應(yīng)每天記錄當(dāng)天工作內(nèi)容，并于返回后以郵件形式發(fā)放至相關(guān)人員。重要人員出差返回5天內(nèi)應(yīng)向總工和相關(guān)人員提交出差報(bào)告。
11、出差人員需要借款時(shí)，填寫(xiě)《借款單》，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取。
12、管理人員因個(gè)人原因需要參加會(huì)議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)期間，公司提供有薪假，但每月不超過(guò)二次，每次不超過(guò)一天。公司不承擔(dān)任何食宿和交通費(fèi)用。所產(chǎn)生的一切費(fèi)用自理。
13、員工因病、因事需要在當(dāng)?shù)卣?qǐng)假，可由出差負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并知會(huì)相關(guān)人員。出現(xiàn)無(wú)出差負(fù)責(zé)人或請(qǐng)假超過(guò)二天以上者，須報(bào)請(qǐng)廠長(zhǎng)或總工批準(zhǔn)。
14、因生病(需要住院)可按標(biāo)準(zhǔn)支付出差補(bǔ)貼，不報(bào)住宿費(fèi)、餐費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)。住院期間出差補(bǔ)貼不超過(guò)10天。
15、出差中公休：出差過(guò)程中，若遇公休日，應(yīng)以公務(wù)為重，繼續(xù)執(zhí)行出差任務(wù);若遇到出差單位公休無(wú)法辦公，可安排休息。
16、超期停留：出差過(guò)程中，因生病(未住院)交通中斷或其它不可抗力因素造成超過(guò)預(yù)定期限停留的，在核清事實(shí)基礎(chǔ)上，按實(shí)際差旅費(fèi)報(bào)銷。
17、出差結(jié)束后回公司的交通費(fèi)用，實(shí)報(bào)實(shí)銷;出差地請(qǐng)事假/病假，不直接回公司的，按出差地到公司的交通費(fèi)用(火車硬座/硬臥)報(bào)銷;出差時(shí)遇法定節(jié)假日放假，不直接回公司的，不予報(bào)銷。
18、員工出差期間因工作需要加班按國(guó)家規(guī)定加班費(fèi)計(jì)算。出差在途遇周六日可計(jì)作加班或安排調(diào)休。
19、外出時(shí)借道探親訪友須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可，相關(guān)費(fèi)用不予報(bào)銷，探親訪友期間公司不予發(fā)放任何補(bǔ)貼。
八、出差費(fèi)用報(bào)銷審核
1、出差人員按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，超支自理。
2、出差住宿費(fèi)用的審核以實(shí)際過(guò)夜天數(shù)和限額標(biāo)準(zhǔn)確定，并附有出差時(shí)間、出差地點(diǎn)一致的有效住宿憑證發(fā)票，超過(guò)限額標(biāo)準(zhǔn)部分，個(gè)人自理。住宿一般由出納負(fù)責(zé)預(yù)訂，相關(guān)出差人員離開(kāi)入住酒店后，領(lǐng)取并保管好發(fā)票。待出差返回公司后上交至出納處即可。
3、同性人員一起出差的，應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)間為主，且報(bào)銷費(fèi)用只允許一人報(bào)銷。嚴(yán)禁重復(fù)報(bào)銷。
4、外勤人員無(wú)特殊情況，一律不準(zhǔn)報(bào)銷住宿費(fèi)用;外勤人員外出范圍包括公司所在地及周邊城市和地區(qū)。因特殊情況需要住宿的人員必須經(jīng)總工批準(zhǔn)。
5、乘坐火車以硬座或硬臥為原則;高鐵以二等票為原則;輪船以三等倉(cāng)為原則;乘坐飛機(jī)以經(jīng)濟(jì)倉(cāng)為原則，總經(jīng)理級(jí)以上可乘坐商務(wù)倉(cāng)。
6、外出人員返回后應(yīng)于一周內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，并交到財(cái)務(wù)部。報(bào)銷人員應(yīng)填寫(xiě)《出差報(bào)銷單》按財(cái)務(wù)要求粘貼好票據(jù)，否則財(cái)務(wù)部可以不予辦理。出差報(bào)銷單應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。
7、財(cái)務(wù)應(yīng)遵循“前帳不清，后帳不借”原則辦理報(bào)銷手續(xù)。
8、外出報(bào)銷盡可能提供正規(guī)發(fā)票。住宿費(fèi)用100元以上或乘坐長(zhǎng)途大巴時(shí)，必須提供正規(guī)發(fā)票，否則不予報(bào)銷。
9、出差人員負(fù)責(zé)保管好各項(xiàng)票據(jù)，若有遺失，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。嚴(yán)禁借、買其他日期相關(guān)票據(jù)代替。
10、由接待單位免費(fèi)提供食宿和交通工具的，公司一律不予報(bào)銷任何費(fèi)用和發(fā)放餐費(fèi)補(bǔ)貼。
11、搭乘公司提供交通工具者，不再報(bào)銷交通費(fèi)用。
12、出差人員在外有酗酒導(dǎo)致斗毆，或其它與公司無(wú)關(guān)事件發(fā)生意外傷害的，公司不承擔(dān)任何費(fèi)用。
13、外出人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，如發(fā)現(xiàn)從事違反法律法規(guī)規(guī)定的其它情形，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，立即按相關(guān)規(guī)定解除勞動(dòng)關(guān)系，并不予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。
九、差旅費(fèi)報(bào)銷違規(guī)追究
1、出差人員應(yīng)實(shí)事求是原則，嚴(yán)禁虛報(bào)情況。一經(jīng)查出，責(zé)令退回虛報(bào)金額，并以虛報(bào)額三至五倍金額，處以罰款。虛報(bào)金額，一次超出500元，或年終累計(jì)超20xx元以上者，公司根據(jù)相關(guān)規(guī)定，解除勞動(dòng)關(guān)系，并不予經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，并向其追究公司損失。
2、各級(jí)審簽人員把關(guān)不嚴(yán)而失職，使弄虛作假的票據(jù)得以報(bào)銷，后經(jīng)查實(shí)收回的，審簽人員罰款50元，當(dāng)月考核扣5分，年終考核扣1分。情節(jié)嚴(yán)重的，罰款100元，當(dāng)月考核扣10分，年終考核扣5分。經(jīng)查實(shí)無(wú)法收回的，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由各級(jí)審簽人員承擔(dān)相應(yīng)連帶責(zé)任，并由各級(jí)審簽人員負(fù)責(zé)賠償相應(yīng)損失。
3、部門(mén)負(fù)責(zé)人或直接分管領(lǐng)導(dǎo)，如有故意包庇、縱容員工弄虛作假的違規(guī)行為，一經(jīng)查實(shí)，按虛報(bào)額三至五倍金額罰款，并取消年終獎(jiǎng)金。情節(jié)嚴(yán)重者，公司將根據(jù)相關(guān)規(guī)定以降職或解除勞動(dòng)關(guān)系。
十、附則
本制度自發(fā)布之日起生效。
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