職場(chǎng)電話巧撥打
職場(chǎng)電話巧撥打1:思路清晰
在你撥打電話前,應(yīng)該知道自己想說(shuō)什么。在毫無(wú)準(zhǔn)備的情況下給他人打電話是非常不禮貌的。你可以在自己的腦海中設(shè)想一下要談的話題或草草寫下想說(shuō)的事情。
職場(chǎng)電話巧撥打2:隨時(shí)記錄
在你的辦公桌上,應(yīng)常備用于作電話記錄的紙和筆。打電話時(shí),一手拿聽筒,一手拿筆,以便能隨時(shí)記錄。
職場(chǎng)電話巧撥打3:表明身份
當(dāng)你撥通電話后,應(yīng)該首先報(bào)出自己的身份以及自己所屬組織的名稱。然后以“您好!”“你最近怎樣?”或者“一切都還順利嗎?”等問(wèn)候語(yǔ)作為你們談話的開場(chǎng)白。最好稱呼對(duì)方的名字,讓對(duì)方了解到你知道其名字,以便拉近你們的距離。
職場(chǎng)電話巧撥打4:通話時(shí)間
當(dāng)你給別人打電話時(shí),對(duì)方也許正忙于自己的某一件事情。你應(yīng)當(dāng)表明自己尊重他的時(shí)間,并給他足夠的時(shí)間作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。你可以在開始講話時(shí)向?qū)Ψ酱_認(rèn)一下:
“您現(xiàn)在接電話方便嗎?”
“您現(xiàn)在忙嗎?”
“您現(xiàn)在有時(shí)間同我談話嗎?”
“這個(gè)時(shí)候給您打電話合適嗎?”
“您能抽出點(diǎn)時(shí)間聽聽我的話嗎?”
職場(chǎng)電話巧撥打5:表明目的
當(dāng)你接通電話后,應(yīng)該立即向?qū)Ψ街v明自己打電話的目的,然后迅速轉(zhuǎn)入正題。職業(yè)專家認(rèn)為,商場(chǎng)上的機(jī)智就在于你能否在30秒內(nèi)引起他人的注意。最有效率的領(lǐng)導(dǎo)幾乎從來(lái)不花費(fèi)一分鐘以上的時(shí)間對(duì)任何事情進(jìn)行討論。
職場(chǎng)電話巧撥打6:給對(duì)方留時(shí)間
即便你想迅速解決某一緊急的事務(wù),也應(yīng)該留給對(duì)方足夠的時(shí)間,讓他對(duì)你的要求作出反應(yīng)。如果你拿起電話說(shuō)個(gè)不停,會(huì)使對(duì)方誤以為你正在朗讀材料呢。
職場(chǎng)電話巧撥打7:不與旁人交談
當(dāng)你打電話時(shí),中途與身邊的其他人說(shuō)話,是極不禮貌、也不合適的行為。如果你在打電話的過(guò)程中恰好有一件更加重要的`事情需要處理,你應(yīng)該向?qū)Ψ降狼,并講明理由,然后以最短的時(shí)間處理完這件事情,不要讓對(duì)方久等。如果你考慮到對(duì)方等候的時(shí)間可能會(huì)比較長(zhǎng),你可以向其道歉,先掛斷電話,然后過(guò)一會(huì)兒再打過(guò)去。不過(guò),在你打電話時(shí),最好要避免這種情況發(fā)生。
職場(chǎng)電話巧撥打8:?換位思考
當(dāng)你在電話中與對(duì)方進(jìn)行商務(wù)談話時(shí),對(duì)方肯定會(huì)問(wèn)你一些問(wèn)題,所以你應(yīng)該事先知道如何作出回答。某公司的總經(jīng)理助理給城外的分公司的一位專家打電話,請(qǐng)他參加總公司的會(huì)議,那位專家聽后立即說(shuō)道:“為什么我要跑這么遠(yuǎn)去參加這個(gè)會(huì)議呢?”在這種情況下,一個(gè)拙劣的回答可能是:“我想您最好來(lái)這兒!钡绻闶孪阮A(yù)想到了這樣的問(wèn)題,并且能十分機(jī)智地給予反饋,你就可以回答說(shuō):“您是這方面的專家,而且我們討論的問(wèn)題恰巧在您的研究范圍之內(nèi),因此如果您能光臨,會(huì)對(duì)我們有很大幫助!甭犃诉@些話,那個(gè)分公司的專家當(dāng)時(shí)就會(huì)改變態(tài)度說(shuō):“好的,我會(huì)準(zhǔn)時(shí)參加的!
職場(chǎng)電話巧撥打9:簡(jiǎn)潔道歉
有人給你打電話,而你恰巧不在時(shí),對(duì)方可能會(huì)要求接電話的人記下電話號(hào)碼并轉(zhuǎn)告你。當(dāng)你回電話時(shí),不要在一些無(wú)意義的解釋上浪費(fèi)時(shí)間,例如“我昨天想給您回電話”或“收到您的留言我就立即給您回電話,但是您一整天都不在”。這些只是過(guò)去的事情,只能耽誤你現(xiàn)在的時(shí)間,所以你最好在進(jìn)行簡(jiǎn)短道歉后就言歸正傳。
職場(chǎng)電話巧撥打10:不多占對(duì)方時(shí)間
當(dāng)你主動(dòng)給別人打電話時(shí),盡量避免占用對(duì)方時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。如果你要求對(duì)方查一些資料或說(shuō)出某個(gè)問(wèn)題的答案,就可能占用電話時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。因?yàn)樵诖蠖鄶?shù)情況下,對(duì)方不一定馬上就能替你找到資料,或者立即得出一個(gè)肯定的答案,你必須給予對(duì)方一定的時(shí)間。因此,當(dāng)你考慮到對(duì)方可能過(guò)一段時(shí)間才能給你答復(fù)時(shí),你可以先掛上電話,要求對(duì)方回電告知你,或者你過(guò)一會(huì)兒再打過(guò)去,這樣就不會(huì)占用他人電話時(shí)間過(guò)長(zhǎng),影響他人的正常業(yè)務(wù)。
職場(chǎng)電話巧撥打11:撥錯(cuò)號(hào)要道歉
如果撥錯(cuò)了號(hào),一定要真誠(chéng)地向?qū)Ψ降狼,絕不可一掛了之,因?yàn)檫@樣是很不禮貌的。 如今有了撥號(hào)追蹤技術(shù),對(duì)方很可能借助該技術(shù)找上門來(lái),興師問(wèn)罪,這樣會(huì)給你個(gè)人和所在的公司帶來(lái)不良的影響。道歉的態(tài)度要誠(chéng)懇,話不必多,只說(shuō)“我可能撥錯(cuò)號(hào)了”就行。同時(shí),別忘了要道聲“再見”。
職場(chǎng)電話巧撥打12:用心傾聽
在電話中交談時(shí),常有聽不清的情況,所以應(yīng)特別注意集中注意力。有人打電話常愛(ài)東張西望,擺弄桌上的東西,心不在焉。這種習(xí)慣很不好,容易影響通話的效果,最好邊交談邊做筆記。
職場(chǎng)電話巧撥打13:注意措辭
打電話時(shí),措辭和語(yǔ)法都要符合身份,不可太隨便,也不可太生硬。稱呼對(duì)方時(shí)要加頭銜,如“博士”“經(jīng)理”等。有的女士喜歡被稱為“小姐”,就不要用“夫人”來(lái)稱呼。切不可使用“親愛(ài)的”“寶貝”等輕浮的言語(yǔ)。無(wú)論男女,都不可直呼其名,即使對(duì)方要求如此稱呼,也不可用得過(guò)分。
說(shuō)“您”字開頭的話時(shí)應(yīng)慎重。在講“您忘了”“您必須”“您忽略了”等話時(shí),即使語(yǔ)調(diào)再平和,在電話中聽來(lái)也使人有被質(zhì)問(wèn)的感覺(jué)。提意見時(shí)不妨用發(fā)問(wèn)的形式,比如“您能不能在星期四把那份材料送來(lái)?”或“那份報(bào)表您做完了嗎?”等;蛘哂谩拔摇弊珠_頭,說(shuō):“我星期四需要那份報(bào)告!
聽電話時(shí),最好插用一些短語(yǔ)以鼓勵(lì)對(duì)方。如“嗯,嗯”“我明白”“我理解”或“好,好”等。對(duì)對(duì)方的要求作出反應(yīng)或向?qū)Ψ教岢鲆髸r(shí),態(tài)度應(yīng)積極而有禮貌,比如“我會(huì)持續(xù)關(guān)注那件事”或“請(qǐng)別忘了……”等。
職場(chǎng)電話巧撥打14:適時(shí)結(jié)束
通話時(shí)間過(guò)長(zhǎng)意味著濫用對(duì)方的善意。當(dāng)你以為對(duì)方正聽得津津有味時(shí),也許他正在抓耳撓腮,揉眼睛,恨不得早點(diǎn)兒掛上電話。喜歡在電話里夸夸其談的人,最好在桌上放一只鬧鐘,以便控制通話時(shí)間,及時(shí)提醒自己:“該結(jié)束了!
結(jié)束通話時(shí),要把剛才談過(guò)的問(wèn)題適當(dāng)總結(jié)一下。比如“我將在星期五中午告訴你最后的數(shù)字”或“我看雙方還需要再作些調(diào)查才能定案。找時(shí)間再談一次如何?下星期二你方便嗎?”等。不要把問(wèn)題擱置一旁,否則說(shuō)了半天等于沒(méi)說(shuō)。
最后應(yīng)說(shuō)幾句客氣話:“很高興和你交談”“謝謝您打來(lái)電話”,以便顯得熱情些。
放聽筒的動(dòng)作要輕,否則對(duì)方會(huì)以為你在摔電話。聽筒沒(méi)放穩(wěn)前,千萬(wàn)不可發(fā)牢騷,對(duì)剛才的交談妄加評(píng)論,以免被對(duì)方聽到,否則可就大煞風(fēng)景了。
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