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職場(chǎng)時(shí)間管理法則：如何提高生產(chǎn)力
作者通過(guò)自身經(jīng)歷和一些科學(xué)證據(jù)說(shuō)明，有時(shí)候努力工作未必是通往成功的正確路徑。成功的關(guān)鍵不是努力而是巧干。因?yàn)闀r(shí)間是稀缺商品，有時(shí)候少干反而收效更佳。
忙未必就說(shuō)明你有生產(chǎn)力。要想有生產(chǎn)力，更多的是要管理好你的精力而不是時(shí)間。要經(jīng)營(yíng)好你的生活。我們需要學(xué)會(huì)花費(fèi)最小的精力得到最大的收益。不干以下 7 件事，我把每周的工作時(shí)間從 80 小時(shí)縮短到了 40 小時(shí)，但是完成的工作卻多了很多。
1、不加班效率高
每周 5 天，每天 8 小時(shí)的工作制是福特在 1926 年的發(fā)現(xiàn)。實(shí)驗(yàn)表明，把每天工作時(shí)間從 10 小時(shí)降至 8 小時(shí)，每周工作時(shí)間從 6 天降至 5 天后，生產(chǎn)力反而提升了。
1980 年由商業(yè)圓桌會(huì)議發(fā)布的《建筑項(xiàng)目的加班效應(yīng)》指出，無(wú)論從短期還是長(zhǎng)期來(lái)看，工作越多，效率和生產(chǎn)力都會(huì)下降：
若每周工作時(shí)間超過(guò) 60 小時(shí)的情況持續(xù)超過(guò)兩個(gè)月，生產(chǎn)力下降的累積效應(yīng)將導(dǎo)致完工日期推遲，而同樣的人數(shù)每周只工作 40 小時(shí)甚至還會(huì)更早完工。
美國(guó)軍方研究表明，“每天少睡 1 小時(shí)持續(xù)一周會(huì)導(dǎo)致相當(dāng)于 0.1 血醇水平的認(rèn)知退化”。
《睡眠的秘密世界》指出：
熬夜之后無(wú)論白天你干得有多好，情緒不會(huì)太高。更重要的是前瞻性思考和行動(dòng)的意愿、對(duì)沖動(dòng)的抑制、樂(lè)觀程度、同理心、情商等也會(huì)下降。
所以保證充足的睡眠對(duì)于維持高水平的生產(chǎn)力十分重要。
很多名人的經(jīng)驗(yàn)是白天多小睡。達(dá)芬奇、拿破侖、愛(ài)迪生、羅斯福夫人、吉恩•奧特里、肯尼迪、洛克菲勒、丘吉爾、林頓•約翰遜、里根等都有小睡的習(xí)慣。
2、不要老說(shuō)“好的”
根據(jù) 20/80 原理(帕累托原理)，20% 的努力創(chuàng)造出 80% 的結(jié)果;但反過(guò)來(lái) 20% 的結(jié)果消耗了 80% 的努力。因此我們應(yīng)該把精力集中在能產(chǎn)出 80% 結(jié)果的事情上，然后放棄其他的事情。如此就能把更多的時(shí)間集中在最重要的任務(wù)上。我們應(yīng)該對(duì)低產(chǎn)出甚至無(wú)結(jié)果的任務(wù)停止說(shuō)“yes”。
成功人士和非常成功人士的區(qū)別在于后者幾乎對(duì)所有事情說(shuō)“不”
——巴菲特
這就引出一個(gè)問(wèn)題：我們?cè)搶?duì)哪些事情說(shuō)“yes”，對(duì)哪些事情說(shuō)“no”呢?如果想不出哪些事情值得花時(shí)間，不妨來(lái)個(gè)簡(jiǎn)單的分離測(cè)試。跟蹤自己所做的一切事情然后盡可能優(yōu)化。
我們中的大多數(shù)往往都說(shuō)了太多的“yes”，因?yàn)檫@比拒絕要容易得多。沒(méi)人想當(dāng)壞人。
2012 年的消費(fèi)者雜志發(fā)表了一項(xiàng)研究，研究人員把 120 人分成了 2 組。一組人訓(xùn)練成說(shuō)“我不能(I can’t)”，另一組則說(shuō)“我不(I don’t)”。結(jié)果很有趣：
告訴自己“我不能吃 X”的學(xué)生在 61% 的時(shí)間內(nèi)選擇了吃巧克力糖，而告訴自己“我不吃 X”的只在 36% 的時(shí)間里抵擋不住誘惑。在說(shuō)法上作這么簡(jiǎn)單的一個(gè)變化就能顯著改善健康食品的選擇。
所以，下次需要避免說(shuō) yes 的時(shí)候，直接說(shuō)“我不”。
另一個(gè)避免不必要活動(dòng)的技巧是 20 秒規(guī)則：對(duì)于不應(yīng)該做的事情多給自己 20 秒的時(shí)間考慮。
3、不要事必躬親
我曾經(jīng)管理過(guò)一個(gè)非常大的社區(qū)，試圖一個(gè)人做完所有事情，最后發(fā)現(xiàn)我干不了。我筋疲力盡，最后社區(qū)接管了自我管理的工作。令人驚奇的是大家做得比我還好。我因而領(lǐng)悟到了社區(qū)的力量。
我們必須意識(shí)到，在需要的時(shí)候可以去尋求幫助，這一點(diǎn)很重要。讓做得更好的人接管你的一些工作對(duì)你來(lái)說(shuō)更好。這可以讓你花更多的時(shí)間在自己最重要的任務(wù)上。不要把時(shí)間浪費(fèi)在自己解決問(wèn)題上，讓專(zhuān)家?guī)椭恪?/p>
很多時(shí)候，哪怕朋友不能幫你，他們的陪伴也能讓你更有生產(chǎn)力。
4、不要完美主義
達(dá)爾豪斯大學(xué)的心理學(xué)教授 Simon Sherry 的完美主義與生產(chǎn)力研究發(fā)現(xiàn)，完美主義是生產(chǎn)力的絆腳石：
完美主義者完成任務(wù)需要花費(fèi)更多的時(shí)間
完美主義者因此等待完美時(shí)刻而耽擱。就商業(yè)而言，如果你等到了完美時(shí)刻時(shí)間已經(jīng)太遲。
完美主義往往因?yàn)橐蝗~障目而不見(jiàn)泰山，因?yàn)檫^(guò)于關(guān)注小事情而錯(cuò)失了大場(chǎng)面。
最好的完美時(shí)刻就是現(xiàn)在。
5、不要做重復(fù)工
根據(jù) Tethys Solution 的一項(xiàng)研究，一支 5 人團(tuán)隊(duì)，如果把 3%、20%、25%、30% 和 70% 時(shí)間花在重復(fù)性工作上，經(jīng)過(guò) 2 個(gè)月的生產(chǎn)力強(qiáng)化(引入自動(dòng)化軟件)后，時(shí)間相應(yīng)降至 3%、10%、15%、15% 和 10%。
現(xiàn)在只要我需要重復(fù)做一件事情 5 次以上，我就會(huì)要求自己找個(gè)程序來(lái)替我做。不會(huì)編程沒(méi)關(guān)系，如果不懂開(kāi)發(fā)，那就去買(mǎi)程序。
人們往往不記得時(shí)間就是金錢(qián)。他們手工做的原因通常是因?yàn)檫@么做比較容易，不需要研究。處理 30 張圖片似乎沒(méi)有問(wèn)題，但是如果是 30000 張呢?你只能靠軟件去處理了。記住，你需要花錢(qián)去掙錢(qián)，而時(shí)間是你最有價(jià)值的商品。
6、決策不靠猜測(cè)
如果網(wǎng)站可以SEO，那么生活也能。不要靠胡亂猜測(cè)做決定，要用數(shù)據(jù)支持你的決策。
不同領(lǐng)域有許多研究可供參考。比方說(shuō)，你是否知道下午 4 點(diǎn)的時(shí)候人最容易分心?這是賓州大學(xué)助理教授 Robert Matchock 領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)研究。哪怕你找不到需要的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分離測(cè)試也不需要話(huà)太多的時(shí)間。
要不斷問(wèn)問(wèn)自己，你打算如何去衡量和優(yōu)化自己所做的一切事情 ?
7、不要老是工作
大多數(shù)人沒(méi)有意識(shí)到，如果我們過(guò)于專(zhuān)注在某件事情上，就會(huì)畫(huà)地為牢，跳不出框框。時(shí)不時(shí)從工作中脫身出來(lái)獨(dú)處一下非常重要。按照《孤獨(dú)的力量》的說(shuō)法，獨(dú)處的時(shí)間對(duì)于大腦和精神很有益處：
哈佛研究表明，如果某人相信自己正在獨(dú)自體驗(yàn)?zāi)臣虑闀r(shí)，其記憶會(huì)更持久更精確。另一項(xiàng)研究表明，一定時(shí)間的獨(dú)處可令人更具同理心。盡管沒(méi)人會(huì)質(zhì)疑早期過(guò)多的孤僻生活是不健康的，但一定時(shí)間的獨(dú)處可令青少年改善情緒提高成績(jī)。
給反省留點(diǎn)時(shí)間很重要。當(dāng)我們不去尋找解決方案時(shí)，后者卻往往不期而至。
當(dāng)然，我們不能一夜之間就能變得更有生產(chǎn)力。跟生活中的每一件事情一樣，這也需要努力。守株待兔是等不到變化的。我們都需要多了解自己的身體，找到精力分配的最佳方式，這樣才能擁有更成功更幸福的生活。
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