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CIO職場(chǎng)訣竅：四步做好項(xiàng)目預(yù)算
隨著經(jīng)濟(jì)危機(jī)影響的深入，09年可能又是難熬的一年。在全球經(jīng)濟(jì)蕭條的大環(huán)境下，CIO更應(yīng)該做好信息化項(xiàng)目的預(yù)算。一個(gè)合理的項(xiàng)目預(yù)算，不僅可以幫助CIO爭(zhēng)取到項(xiàng)目的資金，而且有利于項(xiàng)目成本的控制。或許有些CIO不知道項(xiàng)目預(yù)算從哪里著手。不要慌，筆者這里給大家分享一下筆者作項(xiàng)目預(yù)算的四個(gè)步驟。根據(jù)這個(gè)四個(gè)步驟一步步走，再結(jié)合你們公司的實(shí)際情況，肯定可以出一份漂亮的項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告。
第一步：掌握目前市場(chǎng)價(jià)格以及成本分布。
現(xiàn)在信息化項(xiàng)目的價(jià)格可以說(shuō)是比較公開(kāi)的。當(dāng)企業(yè)需要上某個(gè)信息化項(xiàng)目時(shí)，可以通過(guò)各種渠道獲得價(jià)格信息。如筆者以前上ERP項(xiàng)目時(shí)，通過(guò)自己的朋友圈子、合作伙伴的報(bào)價(jià)等等在一天時(shí)間內(nèi)，都導(dǎo)致確定了當(dāng)前ERP軟件的項(xiàng)目成本。
在確定信息化項(xiàng)目成本的過(guò)程中，筆者認(rèn)為最好對(duì)其進(jìn)行細(xì)化。如有些軟件公司，把項(xiàng)目的成本分為管理軟件授權(quán)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用、后續(xù)維護(hù)費(fèi)用。若數(shù)據(jù)庫(kù)跟信息化管理軟件配套銷(xiāo)售的話(huà)，那么還有數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用等等。也就是說(shuō)，在收集某個(gè)項(xiàng)目的市場(chǎng)價(jià)格與成本價(jià)格時(shí)，需要細(xì)化。一方面通過(guò)成本分析，可以更加清楚各個(gè)供應(yīng)商之間的價(jià)格差異。其次，這對(duì)于后續(xù)成本的追蹤與控制也具有非常明顯的作用。因?yàn)橹挥邪殉杀疽豁?xiàng)項(xiàng)細(xì)化后，才能夠便于控制與追蹤。
而且，這對(duì)于后續(xù)的討價(jià)還價(jià)也有很大的幫助。這就好像我們買(mǎi)東西的時(shí)候，先一個(gè)個(gè)產(chǎn)品的還價(jià)，然后再讓對(duì)方在總價(jià)上給與一定的折扣或者去掉尾數(shù)等等。所以分析成本構(gòu)成，可能在最后還可以幫助企業(yè)省下一大筆資金。
另外需要注意的一點(diǎn)就是，不同規(guī)模的、不同品牌的同一種信息化解決方案，其價(jià)格可能會(huì)相差很多。如同樣是ERP軟件，SAP、Oracle、神州數(shù)碼、用友等軟件公司提供的價(jià)格都是不相同的。而且隨著規(guī)模的不同，價(jià)格還會(huì)相差很大。如SAP，其面向集團(tuán)的ERP軟件與面向中小企業(yè)的ERP軟件其價(jià)格相差百萬(wàn)，甚至更多。所以，CIO在收集市場(chǎng)信息的時(shí)候，還需要注意自己所選擇的方案跟企業(yè)的規(guī)模是否相符合。
第二步：跟財(cái)務(wù)總監(jiān)確認(rèn)預(yù)計(jì)的項(xiàng)目成本。
當(dāng)CIO收集完市場(chǎng)價(jià)格信息后，一定要給企業(yè)的財(cái)務(wù)總監(jiān)或者其他資金的控制人進(jìn)行確認(rèn)。因?yàn)镃IO不一定了解企業(yè)現(xiàn)在的資金狀況或者分配情況。所以，到底財(cái)務(wù)部門(mén)能夠給這個(gè)項(xiàng)目提供多少的資金呢?CIO需要跟財(cái)務(wù)總監(jiān)等領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行確認(rèn)。筆者認(rèn)為，這個(gè)步驟是非常重要的，對(duì)于后續(xù)的工作會(huì)有很大的影響。
就如上面所說(shuō)的，不同品牌的軟件價(jià)格有很大的差異。如果在項(xiàng)目選型之前就可以有個(gè)大致的項(xiàng)目預(yù)算，那么在軟件選擇時(shí)，就可以縮小選擇的范圍，讓項(xiàng)目選型更加具有針對(duì)性。而且，信息化項(xiàng)目在某種程度上來(lái)說(shuō)，確實(shí)是一個(gè)燒錢(qián)的游戲。由于其實(shí)際產(chǎn)出很難估量，所以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)先由個(gè)心理準(zhǔn)備就顯得尤其的重要。在項(xiàng)目的整個(gè)周期中，要保障又足夠的資金供應(yīng)。如果資金供應(yīng)不上的話(huà)，則很可能功敗垂成。
另外，由于信息化項(xiàng)目的投資往往是分批投資的。如在簽訂合同的時(shí)候預(yù)交多少項(xiàng)目資金;剩余的再分期交付等等。對(duì)于這個(gè)情況，CIO也需要及時(shí)跟財(cái)務(wù)總監(jiān)進(jìn)行溝通，以便于他們安排資金。因?yàn)樵诤炗喓贤埃@些付款條件什么的都可以商量，主動(dòng)權(quán)在與企業(yè)與CIO。但是如果合同簽訂了，則這個(gè)主動(dòng)權(quán)就在于軟件提供商。CIO很難再進(jìn)行更改。
所以，在了解了大致的項(xiàng)目成本之后，就需要跟財(cái)務(wù)總監(jiān)溝通，確認(rèn)預(yù)計(jì)的項(xiàng)目預(yù)算、付款方式等等。這不僅可以讓CIO更加靈活的安排項(xiàng)目資金，而且還可以縮小后續(xù)軟件選型的范圍。一舉多得，何樂(lè)而不為呢?
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