所有出國交流的材料都包含本校及對方大學(xué)申請材料和簽證材料兩大部分，而留基委公派項(xiàng)目則還要包括向留基委遞交的申請材料以及被錄取之后一系列的公證材料等手續(xù)。由于這三部分手續(xù)有重疊部分，以下按準(zhǔn)備時(shí)間進(jìn)行介紹：
1. 首先是護(hù)照。有意出國的同學(xué)需要盡早(不必等到學(xué)校錄取結(jié)果出來)前往公安出入境管理局辦理護(hù)照，護(hù)照等待周期為兩周(加急一周)，并且將在之后一系列手續(xù)中使用。
2. 身份證。留基委的申報(bào)工作基本在三到五月，因此要注意一下，在此期間本人身份證是否到期，到期的一定要提早更新有效證件。
3. 明確自己留學(xué)方向后，就要著手進(jìn)行材料準(zhǔn)備工作。學(xué)校部分和留基委部分都會(huì)要求在讀證明和成績單，所以這兩樣也需要盡快辦妥，目前這一程序簡化很多，但盡早辦理總是好的(建議中英文各三份，以備需要);與此同時(shí)可以將基本材料進(jìn)行掃描，方便隨時(shí)發(fā)送或打印(包括護(hù)照首頁，身份證，本人證件照，成績單及在讀證明)
提示：由于留學(xué)所需電子及紙質(zhì)材料復(fù)雜繁瑣，建議及早將所有留學(xué)需要的材料歸攏到一起，單獨(dú)保存，方便日后隨時(shí)尋找。
4. 接下來就是學(xué)校要求以及留及委申請程序，這兩部分需要的材料有重疊，所以可以同時(shí)準(zhǔn)備，而且兩者都需要墨方大學(xué)的邀請信，因此向外方遞交材料的過程也要一并展開。以我個(gè)人經(jīng)驗(yàn)(墨西哥普埃布拉人民自治大學(xué)，留基委優(yōu)本項(xiàng)目)為例：
1) 自薦信、推薦信：這是墨方大學(xué)出具邀請信所要求的材料，都需要西班牙語撰寫，自薦信可以參考一下以往學(xué)長學(xué)姐的，問題不大;推薦信則需要聯(lián)系自己的西語老師來寫，請與老師協(xié)調(diào)好，盡早完成。對方大學(xué)還會(huì)要求發(fā)送護(hù)照掃描件，在讀證明及成績單等文件，并填寫他們發(fā)來的表格。
2) 學(xué)習(xí)計(jì)劃：這可能是最費(fèi)時(shí)費(fèi)事，又最為重要的一張表格，學(xué)校和留基委都需要，建議多打印幾份備著。其中選課轉(zhuǎn)換學(xué)分部分，由于墨方大學(xué)的課程表上線時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)晚于留基委材料遞交時(shí)間，所以需要參考學(xué)長學(xué)姐的選課，先行填寫，好在每年提供的課程變動(dòng)不大。同時(shí)還需要附一份中文的學(xué)習(xí)計(jì)劃(具體闡述留學(xué)目標(biāo)，課程安排)，以及一份選修課程明細(xì)介紹(每門課的課程目標(biāo)，教學(xué)內(nèi)容)。這張表格需要系里、學(xué)校教務(wù)處以及學(xué)校對外交流合作處審核蓋章才有效，在之后留基委的網(wǎng)申部分也需要在線填寫，所以時(shí)間非常緊張，務(wù)必盡早完成，留出必要的修改時(shí)間。
3) 墨方大學(xué)邀請信：在完成了墨方大學(xué)的規(guī)定程序后，會(huì)收到他們的邀請信，首先是電子版，過后會(huì)寄來紙質(zhì)版，要注意提早和墨方大學(xué)確認(rèn)郵寄地址，避免耽誤時(shí)間。這一文件需要按照格式進(jìn)行翻譯，由國際處蓋章認(rèn)證，才能用于學(xué)校和留基委申請。牽涉到外方大學(xué)的工作往往需要較長時(shí)間，很可能到的比較晚，所以我們這里必須抓緊時(shí)間。另外，紙質(zhì)版須妥善保存，這是簽證的必備材料。
4) 其他相關(guān)材料：留基委的網(wǎng)上申請時(shí)間非常緊迫，需要遞交紙質(zhì)材料(身份證、在讀證明、成績單、學(xué)習(xí)計(jì)劃、邀請信)，同時(shí)上傳至其網(wǎng)站，并且在線填寫表格，等待審批。在上述材料之外，還需要填寫一些學(xué)校要求的申請、表格等等，務(wù)必準(zhǔn)備一份備忘錄，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是整個(gè)過程中最重要的。學(xué)校會(huì)針對留基委網(wǎng)申組織培訓(xùn)，外辦老師也會(huì)介紹一些常見錯(cuò)誤，務(wù)必仔細(xì)聽講，確保順利進(jìn)行申請。
5) 國際旅行健康證明：這是留基委要求的材料，墨西哥簽證并未要求體檢和疫苗，而上海體檢中心每年暑期幾乎都是爆滿，所以至少提前兩到三個(gè)月網(wǎng)上預(yù)約排隊(duì)。另一個(gè)選擇是前往鄰近城市，如蘇州、太湖、杭州等地體檢，無須預(yù)約，人很少，一周內(nèi)就能拿報(bào)告。這里要注意的是，有些國家在簽證過程中需要體檢，除了健康證明，還需要體檢的檢查記錄表(具體查詢對方國家和大學(xué)要求，在外省市檢查的同學(xué)要注意體檢中心是否提供該表格。
5. 墨西哥簽證部分
1) 墨西哥簽證需要提前在墨西哥領(lǐng)事館官網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)約，通常是會(huì)安排在兩周后，而且不可更改，否則就要作廢重新預(yù)約。
2) 墨西哥簽證不要求體檢及接種證明、人身保險(xiǎn)等，所以商業(yè)保險(xiǎn)可以按照個(gè)人需要選擇。如果材料齊全，通過面簽，交款后第二天就能拿到簽證。在簽證上，留基委項(xiàng)目的同學(xué)只要拿到了獎(jiǎng)學(xué)金證明來作為財(cái)產(chǎn)證明，是方便很多的。我們辦理的是短期學(xué)生居留簽證(領(lǐng)事館官網(wǎng)上的手續(xù)6)
3) 留基委的紙質(zhì)獎(jiǎng)學(xué)金證明是可以作為財(cái)產(chǎn)證明的，而且非常有效，無須再提供父母財(cái)產(chǎn)證明、親屬證明等等材料，只要備齊官網(wǎng)要求的護(hù)照原件復(fù)印件，證件照，邀請信，留基委錄取證明(英文的那張)和獎(jiǎng)學(xué)金證明(紅頭文件)，一般第二天就能拿到，簽，所以建議耐心等待留基委證明到來，六月預(yù)約簽證。
提示：紅頭文件原件職能給簽證官驗(yàn)看，絕不能交給領(lǐng)館，所以帶好復(fù)印件。在任何情況下都不能把紅頭文件給出去，直到前往中國駐墨西哥大使館報(bào)道時(shí)。
4) 如果還沒有拿到獎(jiǎng)學(xué)金證明，或者是校際交流項(xiàng)目，那么需要準(zhǔn)備的材料就復(fù)雜一些。按照官網(wǎng)規(guī)定，財(cái)產(chǎn)證明包括銀行對賬單、賬戶存款證明、收入證明等。通常我們需要用父母的證明，這又牽扯到本人與父母的親屬關(guān)系證明，本人出身證明，戶口本，父母的在職證明(如果用的是工作收入證明的話)。這些缺一不可，漏材料需要隔一到兩周再前往領(lǐng)館補(bǔ)齊。
6. 留基委合同書公證以及保證金匯款
1) 除了獎(jiǎng)學(xué)金證明，留基委還會(huì)寄來一式六份的項(xiàng)目合同書，需要我們在本地公證處公證，然后按照要求，由公證處、本人、擔(dān)保人、留基委(郵寄)、學(xué)校進(jìn)行保存(具體見公證書)。由于兩位擔(dān)保人不可以是配偶關(guān)系，所以可以由父母一方，加上親戚朋友，或者同學(xué)父母之間相互擔(dān)保。公證需要的材料、財(cái)產(chǎn)證明參考留基委和當(dāng)?shù)毓C處規(guī)定。獎(jiǎng)學(xué)金證明原件一定是要帶的，不過交只能交復(fù)印件。
2) 優(yōu)本項(xiàng)目的保證金為壹萬元人民幣，按照留基委合同提供的匯款方式和賬號匯款即可，然后將匯款單傳給留基委，并與留基委確認(rèn)收款。
7. 公派留學(xué)派出機(jī)構(gòu)
1) 留基委留學(xué)手續(xù)的最后一站就是選擇派出機(jī)構(gòu)(北京、上海、廣州之一)，這根據(jù)個(gè)人需要在官網(wǎng)上選擇，然后轉(zhuǎn)入相應(yīng)的派出機(jī)構(gòu)的網(wǎng)頁，按照指導(dǎo)，在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成機(jī)票訂購(派出機(jī)構(gòu)有相應(yīng)指導(dǎo))、三個(gè)月生活費(fèi)和中國駐墨大使館報(bào)到證領(lǐng)取、航班信息確認(rèn)等工作。其中后兩項(xiàng)是要在機(jī)票確定之后前往派出機(jī)構(gòu)辦理的，這部分不再贅述。這段時(shí)間一定要時(shí)刻關(guān)注派出機(jī)構(gòu)官網(wǎng)動(dòng)態(tài)，特別是預(yù)訂機(jī)票。
2) 留學(xué)時(shí)間務(wù)必嚴(yán)格按照留基委核準(zhǔn)批復(fù)的資助期限進(jìn)行安排，如果有出入，要盡早做好規(guī)劃(早去或晚歸)，避免超期等情況。