因?yàn)猷]件正規(guī)、隱私性高、可保存性強(qiáng)，故是現(xiàn)在美國(guó)社會(huì)最常用，最受推崇的通訊方式。所以，有個(gè)扎實(shí)的郵件寫作功底能幫你很大程度上的加強(qiáng)與教授或是同事之間的溝通和交流。就算是口語能力不強(qiáng)，有一個(gè)好文筆也能幫到你不少!為你海外實(shí)習(xí)助力!

　　1.Subject Line 標(biāo)題

　　寫文章要有標(biāo)題，寫郵件當(dāng)然也不例外。郵件的標(biāo)題要求必須是簡(jiǎn)潔和清楚的總結(jié)郵件出題的內(nèi)容。例如：Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市場(chǎng)宣傳類的郵件標(biāo)題：- Join us at the MLH Scholars Luncheon!(號(hào)召性的標(biāo)題)- 3 Tools to Simplify Your Marketing (總結(jié)式的標(biāo)題)

　　2.Simplified Sentences 簡(jiǎn)化句子

　　忌用復(fù)雜的長(zhǎng)單詞或是技術(shù)術(shù)語使郵件內(nèi)容累贅冗長(zhǎng)，而是應(yīng)該盡量簡(jiǎn)化郵件里的句子。但這并不代表不能使用復(fù)合句(用and, although, or等連詞組合起來的句子)，只要保證長(zhǎng)句是清楚易懂的就沒有問題。例如：原句：In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.簡(jiǎn)化后的句子： Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.

　　3.Who are readers? 明確讀者

　　郵件的閱讀者是同事、客戶還是老板?郵件應(yīng)該采用正式還是非正式的語氣?

　　例如：非正式 – Thanks for emailing me on 15th February.正式 – Thank you for your email dated 15th February.

　　非正式 – Sorry, I can’t make it.正式 – I am afraid I will not be able to attend.

　　非正式 – Can you…?正式 – I was wondering if you could….?

　　4.Capital letters, punctuation, spelling and basic grammar 注意小的細(xì)節(jié)

　　尤其是在工作中的郵件，對(duì)于細(xì)節(jié)的注重能夠看出個(gè)人本身的修養(yǎng)和工作的專業(yè)態(tài)度。

　　Capital letters 首字母大寫：

　　什么時(shí)候使用大寫字母?

　　每一句的第一個(gè)單詞的第一個(gè)字母

　　第一人稱“我”

　　人名或是頭銜

　　電影、書籍和作品等的名字

　　月份

　　星期

　　季節(jié)

　　節(jié)日

　　國(guó)家或大洲

　　河流、海洋、湖泊等

　　沙漠、山地等地點(diǎn)名稱

　　街道、大樓或是公園等

　　5.Direct or indirect 直接或是不直接

　　美國(guó)普遍的工作郵件風(fēng)格都是較直接、不是很正式的。但對(duì)于英語非母語的留學(xué)生來說這樣的風(fēng)格不好把握，稍微弄不好還會(huì)讓別人誤會(huì)自己是粗魯沒有禮貌。例如以下兩種直接和非直接的用法，前者就稍顯沒有禮貌。

　　Direct– I need this in half an hour.

　　Indirect and polite– Would it be possible to have this in half an hour?

　　Direct– There will be a delay

　　Indirect– I’m afraid there may be a slight delay.

　　Direct– It’s a bad idea

　　Indirect– To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

　　6.Be positive 積極的態(tài)度

　　郵件里的用詞用句都能夠體現(xiàn)個(gè)人的態(tài)度和性格，要巧妙的選用顯示積極態(tài)度的詞語，表現(xiàn)出自己在工作中的Can-do精神。

　　顯示積極態(tài)度的詞：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity

　　顯示負(fù)面態(tài)度的詞：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard

　　7.Get feedback 請(qǐng)教別人的意見

　　向身邊寫作能力好、工作經(jīng)驗(yàn)足的朋友、同事或是老師求教，請(qǐng)他們幫忙看看你的郵件，從而根據(jù)他們的意見改進(jìn)提高。

　　另一個(gè)方法則是注意觀察和學(xué)習(xí)其他人寫的好的郵件。例如收到來自同事的、老板的或是教授的郵件，注意學(xué)習(xí)他們的用詞用句然后記錄下來，收為己用!