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名片的交換禮儀
名片是商務(wù)人士的必備溝通交流工具,名片像一個(gè)人簡(jiǎn)單的履歷表,遞送名片的同時(shí),也是在告訴對(duì)方自己姓名、職務(wù)、地址、聯(lián)絡(luò)方式。由此可知,名片是每個(gè)人最重要的書(shū)面介紹材料。在我們從業(yè)之初,設(shè)計(jì)及印制名片是首要任務(wù),于名片空白處或背面寫(xiě)下個(gè)人資料,以幫助相互了解。精美的名片使人印象深刻,也能體現(xiàn)你的個(gè)人風(fēng)格,但發(fā)送名片的時(shí)機(jī)與場(chǎng)合可是一門(mén)學(xué)問(wèn)。
名片的用途十分廣泛,最主要的是用作自我介紹,也可隨贈(zèng)送鮮花或禮物,以及發(fā)送介紹信、致謝信、邀請(qǐng)信、慰問(wèn)信等使用,并在名片上面留下簡(jiǎn)短附言。使用時(shí)最重要的是知道如何建立及展現(xiàn)個(gè)人風(fēng)格,使名片更為“個(gè)性化”,例如:送東西給別人,在名片后加上親筆寫(xiě)的:“友誼天長(zhǎng)地久”“祝你工作順利,早日升職加薪,職業(yè)生涯順風(fēng)順?biāo)?rdquo;等。
若想適時(shí)地發(fā)送名片,使對(duì)方接受并收到最好的效果,必須注意下列事項(xiàng):
1. 首先要把自己的名片準(zhǔn)備好,整齊地放在名片夾、盒或口袋中,要放在易于掏出的口袋或皮包里。不要把自己的名片和他人的名片或其它雜物混在一起,以免用時(shí)手忙腳亂或掏錯(cuò)名片!
2. 出席重大的社交活動(dòng),一定要記住帶名片。參加會(huì)議時(shí),應(yīng)該在會(huì)前或會(huì)后交換名片,不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。
3. 處在一群彼此不認(rèn)識(shí)的人當(dāng)中,最好讓別人先發(fā)送名片。名片的發(fā)送可在剛見(jiàn)面或告別時(shí),但如果自己即將發(fā)表意見(jiàn),則在說(shuō)話之前發(fā)名片給周?chē)娜,可幫助他們認(rèn)識(shí)你。
4. 不要在一群陌生人中到處傳發(fā)自己的名片,這會(huì)讓人誤以為你想推銷(xiāo)什么物品,反而不受重視。在商業(yè)社交活動(dòng)中尤其要有選擇地提供名片,才不致使人以為你在替公司搞宣傳、拉業(yè)務(wù)。
5. 對(duì)于陌生人或巧遇的人,不要在談話中過(guò)早發(fā)送名片。因?yàn)檫@種熱情一方面會(huì)打擾別人,另一方面有推銷(xiāo)自己之嫌。
6. 除非對(duì)方要求,否則不要在年長(zhǎng)的主管面前主動(dòng)出示名片。
7. 無(wú)論參加私人或商業(yè)餐宴,名片皆不可于用餐時(shí)發(fā)送,因?yàn)榇藭r(shí)只宜從事社交而非商業(yè)性的活動(dòng)。
8. 遞交名片要用雙手或右手,用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角,讓文字正面朝向?qū)Ψ剑f交時(shí)要目光注視對(duì)方,微笑致意,可順帶一句“請(qǐng)多多關(guān)照。”
9. 接名片時(shí)要用雙手,并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來(lái)與對(duì)方談話,不要將名片收起來(lái),應(yīng)該放在桌子上,并保證不被其他東西壓起來(lái),使對(duì)方感覺(jué)到你對(duì)他的重視。
10. 破舊名片應(yīng)盡早丟棄,與其發(fā)送一張破損或臟污的名片,不如不送。
11. 交換名片時(shí)如果名片用完,可用于凈的紙代替,在上面寫(xiě)下個(gè)人資料。
西方人的名片
西方人在使用名片時(shí)通常寫(xiě)有幾個(gè)法文單詞的首字母,它們分別代表如下不同含義:
1. P.P.(pour presentation):意即介紹,通常用來(lái)把一個(gè)朋友介紹給另一個(gè)朋友。當(dāng)你收到一個(gè)朋友送來(lái)左下角寫(xiě)有“P.P.”字樣的名片和一個(gè)陌生人的名片時(shí),便是為你介紹了一個(gè)新朋友,應(yīng)立即給新朋友送張名片或打個(gè)電話。
2. P.f.(pour felicitation):意即敬賀,用于節(jié)日或其它固定紀(jì)念日。
3. P.c.(pour condoleance):意即謹(jǐn)唁,在重要人物逝世時(shí),表示慰問(wèn)。
4. P.r.(pour remerciement):意即謹(jǐn)謝,在收到禮物、祝賀信或受到款待后表示感謝。它是對(duì)收到“P.f.”或“p.c.”名片的回復(fù)。
5. P.P.c.(pour prendre conge):意即辭行,在分手時(shí)用。
6. P.f.n.a.(pour feliciter lenouvel an):意即恭賀新禧。
7. N.b.(nota bene):意即請(qǐng)注意,提醒對(duì)方注意名片上的附言。
按照西方社交禮儀,遞送名片應(yīng)注意到,一個(gè)男子去訪問(wèn)一個(gè)家庭時(shí),若想送名片,應(yīng)分別給男、女主人各一張,再給這個(gè)家庭中超過(guò)18歲的婦女一張,但決不在同一個(gè)地方留下三張以上名片;
一個(gè)女子去別人家作客,若想送名片,應(yīng)給這個(gè)家庭中超過(guò)18歲的婦女每人一張,但不應(yīng)給男子名片;
如果拜訪人事先未約會(huì),也不想受到會(huì)見(jiàn),只想表示一下敬意,可以把名片遞給任何來(lái)開(kāi)門(mén)的人,請(qǐng)他轉(zhuǎn)交主人。若主人親自開(kāi)門(mén)并邀請(qǐng)進(jìn)去,也只應(yīng)稍坐片刻。名片應(yīng)放在桌上,不可直接遞到女主人手里。
名片的管理
名片這樣有用,但是你是否對(duì)收到的名片進(jìn)行了有效的管理?你是不是有過(guò)這種情況:參加一次人際活動(dòng)之后,名片收到了一大把,你往家里或辦公室里隨手一放,可是有一天,你急于尋找一位曾經(jīng)結(jié)識(shí)的朋友幫忙,卻東找西翻,就是找不到他留給你的名片和聯(lián)系方法。
因此,對(duì)名片的管理十分必要。首先,當(dāng)你和他人在不同場(chǎng)合交換名片時(shí),務(wù)必詳盡記錄與對(duì)方會(huì)面的人、事、時(shí)、地、物。交際活動(dòng)結(jié)束后,應(yīng)回憶復(fù)習(xí)一下剛剛認(rèn)識(shí)的重要人物,記住他的姓名、企業(yè)、職務(wù)、行業(yè)等。第二天或過(guò)個(gè)兩三天,主動(dòng)打個(gè)電話或發(fā)個(gè)電郵,向?qū)Ψ奖硎窘Y(jié)識(shí)的高興,或者適當(dāng)?shù)刭澝缹?duì)方的某個(gè)方面,或者回憶你們愉快的聚會(huì)細(xì)節(jié),讓對(duì)方加深對(duì)你的印象和了解。其次,對(duì)名片進(jìn)行分類(lèi)管理。你可以按地域分類(lèi),比如:按省份、城市;也可以按行業(yè)分類(lèi);還可以按人脈資源的性質(zhì)分類(lèi),比如:同學(xué)、客戶(hù)、專(zhuān)家等。第三,養(yǎng)成經(jīng)常翻看名片的習(xí)慣,工作的間隙,翻一下你的名片檔案,給對(duì)方打一個(gè)問(wèn)候的電話,發(fā)一個(gè)祝福的短信等,讓對(duì)方感覺(jué)到你的存在和對(duì)他的關(guān)心與尊重。第四,定期對(duì)名片進(jìn)行清理。將你手邊所有的名片與相關(guān)資源數(shù)據(jù)作一全面性整理,依照關(guān)聯(lián)性重要性、長(zhǎng)期互動(dòng)與使用機(jī)率、數(shù)據(jù)的完整性的因素,將它們分成三堆,第一堆是一定要長(zhǎng)期保留的,第二堆是不太確定,可以暫時(shí)保留的,第三堆是確定不要的。當(dāng)確定不要時(shí)銷(xiāo)毀處理。
小林提示:
職場(chǎng)交往中,不要小看了小小的名片,它可是你人脈管理中重要的資源。友誼之花,須經(jīng)年累月培養(yǎng),使用好自己的名片,讓你的名片受到重視;管理好朋友的名片,讓你的人脈得到擴(kuò)展,從而使你的事業(yè)亨通。
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