淺談職場郵件禮儀
職場郵件禮儀1、關于郵件擬訂、發(fā)送原則
原則:尊重他人時間。
——在職場交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是:只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。
職場郵件禮儀2、關于郵箱名字
如果你不用于職場,不用于商務信函,你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務交流,就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱,自己的QQ、163等免費郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷,我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發(fā)送正式商務文件,一定不要讓收件人猜猜你是誰。
職場郵件禮儀3、關于主題
發(fā)送郵件要擬訂一個主題,讓收件人看標題就明白你要將說什么內(nèi)容。當然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要,建議:
——1、不要空,也不要空洞。比如,有人投簡歷時要么空起,要么“簡歷”二字,這對收件人來講起不到任何提醒作用;
——2、要簡潔,不要很長一段話才能表示,更不要直接把正文寫在主題欄里;
——3、要真實反應郵件主題的'重要性,不要隨便使用緊急標識;
——4、一封郵件一個主題,不要大雜燴;
——5、千萬不要出現(xiàn)錯別字;
——6、回復郵件太多次時最好修改主題,防止“RE:RE:RE:”這樣疊加蓋樓。
職場郵件禮儀4、關于稱呼和問候
郵件的開頭應當稱呼和問候收件人,第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現(xiàn)一個人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議:
——1、恰當?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件,有職務一般按職務尊稱,如李總、劉經(jīng)理、王工之類的;如果沒有或不知道的,可以稱呼先生/女士,搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件,可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件,按西方商務函電規(guī)矩進行。
——2、郵件的開始結尾一般都有問候,簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好,頌商祺之類的就可以。
職場郵件禮儀5、關于正文
正文很關鍵,基本要求是簡明扼要、行文通順。
——1、根據(jù)自己與收件人的熟絡程度、等級關系,郵件對內(nèi)還是對外,選擇恰當?shù)恼Z氣和語言,防止造成誤解;
——2、用簡單詞匯和句子把要描述的內(nèi)容敘述清楚、表達清晰,最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。
——3、如果具體內(nèi)容確實很多,正文最好只做摘要介紹,單獨寫文件作為附件進行詳細描述。
——4、如果必要,正文用序號列表,以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。
——5、一封郵件交待完整信息,不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒交待完再發(fā)郵件補充,標以更正、補充,容易引人反感。
——6、盡量避免錯別字或拼寫錯誤。
——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示,但提示切忌沒有重點,更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示,恐影響收件人閱讀郵件。
——8、選擇合適的字體,不要太大,也不要太小。同時郵件中一般不要使用:)之類的笑臉字符。因為在商務郵件特別是對外郵件中,這樣的字符顯得有些輕佻。
職場郵件禮儀6、關于附件
—1、若有附件,請在正文中提醒收件人查閱附件;
——2、若貼附件,請發(fā)送郵件時檢查附件的正確性、完整性;
——3、若附件超過4個,請打包重新命名后再添加。
——4、若附件太大,超過2M,要在郵件正文中提醒收件人。
職場郵件禮儀7、回復郵件的技巧
1、如果公司里郵件交往是一種常用方式,建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習慣,不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后,反復電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。
——2、及時回復。
——收到他人重要郵件之后,要及時回復以示尊重。理想的回復郵件時間是2小時,特別是對于一些緊急、重要的郵件。
——如果事情復雜,無法及時確切回復,可以及時回復說“收到,我正在處理,一旦有結果就會及時回復”等等。
——總之及時回應,哪怕只是確認一下收到。
——3、現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假,可以設置自動回復功能。但如果沒有休假,最好不要設置,否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。
——4、有針對性的回復。
——5、回復郵件,字不要太少,一般不少于10個字,如“嗯”一個字之類的就不要來了。
——6、如果同一問題反復郵件往來說不清楚,建議電話溝通或面談。
——7、要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回復本人,若點回復全部就是回復所有的人。
——8、懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。
——收件人就是TO為郵件主送人,主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人,一般無回復處理的義務,但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC,收信人不知道你BCC了誰,可能用于非正式場合,職場中一般不用BCC。
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