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職場(chǎng)商務(wù)禮儀【四】
16.記得打掃會(huì)客室——
當(dāng)你從會(huì)客室將客人送走后，在做什么呢?是不是覺得暫時(shí)還沒有約好的客人，就可以撇下會(huì)客室而去做別的事?
此時(shí)，要是有不速之客到來怎么辦?因?yàn)闀?huì)客室尚未整理，所以只能暫請(qǐng)他到大廳里長(zhǎng)時(shí)間地等待。
為了避免這種情況發(fā)生，記得當(dāng)客人離去之后，應(yīng)立即打掃會(huì)客室。
將茶杯和點(diǎn)心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時(shí)候，香煙等不良?xì)馕稌?huì)彌漫在整個(gè)會(huì)客室。如果就這么讓下一位客人進(jìn)去，容易造成不良的印象。
所以會(huì)客室應(yīng)勤加打掃，使之處于良好的狀態(tài)，無論何時(shí)有誰來，都能立刻讓他進(jìn)去
17.左手持聽筒，方便記錄——
當(dāng)我們講電話手持聽筒時(shí)要用哪一只手?可能有人認(rèn)為用哪只手拿還不是都一樣。
話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀(jì)錄、查資料。反之，每次都向?qū)Ψ奖傅卣f“請(qǐng)稍等片刻”，并換另一只手拿聽筒，就容易耽誤時(shí)間。此外，還會(huì)讓對(duì)方留下不得要領(lǐng)的印象，從而對(duì)談話產(chǎn)生負(fù)面的影響。
為了避免這種不高明的做法，聽筒應(yīng)用左手來拿，并隨時(shí)將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應(yīng)。
18.做好事前準(zhǔn)備，講電話不怯場(chǎng)——
一般人認(rèn)為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實(shí)際上卻很困難。
尤其是當(dāng)對(duì)方的地位高，或所談之事非常重要時(shí)，自己就常會(huì)處于一種“怯場(chǎng)”的狀態(tài)，大腦一片空白。即使沒有這么嚴(yán)重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。
所以，將資訊正確而簡(jiǎn)潔地傳送給對(duì)方前，必須先在頭腦中構(gòu)想清楚。如果不能正確地把握何時(shí)、何地、誰、做什么、方式、如何?這5W1H，就不能簡(jiǎn)潔地將一件事告訴對(duì)方。
在打電話之前，將要談的內(nèi)容記錄下來，就是簡(jiǎn)便易行的好方法。如果再將有關(guān)此事的資料也準(zhǔn)備好并放在手邊備查，就完美無缺了。這么一來，即使被對(duì)方反問，也能很快有條有理地回答。
19.接電話時(shí)，要說聲“您好”——
一般人在接聽來電時(shí)，習(xí)慣性的先從“喂喂”開始應(yīng)答。但是，在公司內(nèi)接電話，應(yīng)拿起聽筒后，口齒清晰地說“您好”，再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。
在對(duì)方報(bào)出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對(duì)這種話通常會(huì)很難說出口，因?yàn)?ldquo;自己并沒有受到這個(gè)人的關(guān)照”。
可是在商業(yè)上，有所謂的社交辭令。即使是與對(duì)方初次打交道，如果說一句“承蒙關(guān)照”，會(huì)給對(duì)方有更好的印象，結(jié)果就會(huì)完全不同。
20.打電話時(shí)，必須主動(dòng)自報(bào)姓名——
當(dāng)你打電話時(shí)應(yīng)先主動(dòng)自報(bào)姓名，要是連名字也不說，突然說出“請(qǐng)○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應(yīng)在被對(duì)方尚未問起“請(qǐng)問你是哪位?”之前，先主動(dòng)自報(bào)姓名。
自報(bào)姓名時(shí)，應(yīng)將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時(shí)告訴對(duì)方。我們時(shí)常會(huì)遇到只說出公司名稱，而不報(bào)自己姓名的人。確實(shí)，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會(huì)對(duì)接電話的人造成麻煩。因?yàn)闊o法正確轉(zhuǎn)達(dá)來電者為何人。
此外，如果不知道名字，會(huì)對(duì)以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會(huì)造成聯(lián)系困難。
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