做好時間管理少加班的四個妙招

根據(jù)“公司國籍”填寫或申請加班時間

　　這是一個很有趣的小故事。Sabrina，一家美國消費品公司的職員；Emma，一家英國百貨企業(yè)的員工；Joe，一家日本制造企業(yè)的員工。同樣在北京CBD加班到晚上11點鐘，但在她們的加班表格上，反映的狀況卻大相徑庭。從表格上來看，Sabrina加班到了晚上11點，Emma則是9時許離開的公司；最奇怪的是Joe，表格顯示，她8點鐘就結束了工作。

　　在分析為什么會有這樣的現(xiàn)象發(fā)生之前，我們先來看看填報加班時間是怎么一回事。在管理較為完善的公司，加班也有一套流程。根據(jù)對工作時間的估量，提出加班申請，填寫加班時間，由主管審核后簽字交人力資源部備檔（在實施中大部分是加班之后補填），這份表格將作為計算加班補貼的依據(jù)，同時也是對你進行工作考核的重要參考。

　　照字面上來理解，應該是加幾個小時就填幾個小時了？潛規(guī)則馬上發(fā)揮它強大的影響力，讓許多人在填報加班時間的時候，要仔細斟酌。

　　美式企業(yè)管理較為人性化且寬松，員工比較習慣實話實說；而英國職場通行的是不加班文化，中國部門的員工要向總部看齊，但在國內(nèi)又的確無法避免加班的情況，所以取其折中。而日系職場文化最突出的特點就是加班，半夜兩點鐘搭乘新干線離開東京的人比比皆是，但加班是一回事，相應的回報是另一回事，日企的終身雇傭制決定了員工很容易以公司為家，主動奉獻�？紤]這兩者的強大影響，Joe的行為就不難理解。所以才會出現(xiàn)以上故事中加班時間相同，但記錄卻不同的情形。

　　TIPS 1：其他左右你申請加班的因素

　　公司對于加班時間的明確規(guī)定

　　上司是否曾經(jīng)委婉地提醒你利用好上班時間

　　和你級別相同工作性質(zhì)相似的其他同事的加班時間與頻率

　　加班不唱“獨角戲”

　　轟動一時的EMC“郵件門”事件，導火索正是加班。老板回到公司發(fā)現(xiàn)沒帶鑰匙（老板此時處在加班狀態(tài)），而秘書已經(jīng)下班回家（沒有加班），此時，老板聯(lián)系秘書要求她來開門（老板要求員工加班），但未能聯(lián)系上。于是，數(shù)小時后，老板發(fā)了封郵件批評秘書，而秘書卻覺得自己并沒有什么大錯（為老板留守開門并不屬于嚴格范疇內(nèi)的工作內(nèi)容，沒必要通過加班來履行），于是以一封措辭強硬的郵件回復，并同時轉發(fā)給了其他同事，由此成為網(wǎng)友口中的“史上最牛女秘書”。事件的結局是秘書辭職并且久久找不到新工作、老板也在不久后離職。由此可見，不妥善處理好加班問題，后果會有多嚴重！

　　因加班產(chǎn)生意見分歧在職場很常見，但釀成如此嚴重后果的絕對罕有。大部分時候，事件的雙方會有更妥貼的處理辦法。比如老板不要強求秘書加班，或是秘書能對老板更配合一些。推而廣之，這是加班的又一條潛規(guī)則：加班不能只強調(diào)自己的需要與感受，加班的時候更需要成員之間的理解和支持。職場是個大舞臺，獨角戲不吃香。

　　不是只有加班才是工作認真，加班并不一定是敬業(yè)態(tài)度的必要條件之一。我們可以理解新人剛加入公司或是剛獲得一個不錯的升遷時，加倍努力工作以求認同的心情和行為，但是，加班也必須控制在合理范圍內(nèi)。在辦公室中，沒有什么職位是單獨存在的，每個人都是某個團隊中的一員，小到有完成重點個案的兩人搭檔，大到整個部門、整個公司都是個整體的團隊，有一條看不見的準繩，在規(guī)范著團隊中的所有人。試想象這樣的情景：整個公司辦公樓的燈都滅了，只有一個窗口還亮著燈，燈下電腦前，只有一個人在默默加班——這個人要么身負拯救公司的重任，要么是一個完全不懂得加班規(guī)則的傻瓜！某著名企業(yè)的資深人力資源經(jīng)理曾經(jīng)說：“經(jīng)過面試進入公司的員工，綜合素質(zhì)絕對在基本水準線之上，而一家管理有素的公司，分工是很合理的�；�于這兩點，假如不是主觀偷懶，絕不會出現(xiàn)A員工8小時能忙完的工作，B員工忙12個小時依然無法完成的情況。如果在大家都完成工作后，還有一個人在加班，需要反省的是加班的這個人。

　　Tips 2：拒絕過量加班的“金句”

　　◆對人力資源部——這些事我在工作效率高的時候半小時就可以處理，為什么非要浪費大家的四個小時呢？

　　◆對關系比較親密的上司——親愛的老板，你不想出席我的過勞死葬禮吧？

　　◆對拖整個團隊后腿的同事——我覺得等你趕上正常進程，再一起推進會比較好，你覺得呢？

　　加班的“邊際效益”

　　知道比爾。蓋茨和太太的婚姻是如何成就的嗎？這要感謝加班。梅琳達女士在婚前是個工作狂，而且她的辦公桌就在比爾辦公室的斜對面。深夜，當比爾從電腦前偶爾抬起那智慧的腦袋時，他隨時能夠看見窗前還有溫暖的燈光在陪伴著自己。終于有一次，他忍不住邁出了腳步，去認識那個引起了他莫大興趣的加班達人。

　　講這個故事，并非為了倡導通過加班解決大齡單身女性的婚姻問題，而是想開拓思路，想想加班還能有哪些“新花樣”，通過加班，又能獲得哪些除加班費之外的豐厚回報？

　　經(jīng)濟學上有所謂的邊際效益遞減，即每增加一個同樣的單位，所帶來的滿足感會逐漸減少。對于你的上司來說也存在這種現(xiàn)象。第一次看到你努力加班到晚間十點時，他會大力夸獎，但隨著時間的推移，當他第一百零一次看你加班時，他可能已經(jīng)視若無睹了。所以，改變一成不變的固定形式，來點創(chuàng)意，是加班人士應該考慮的。比起一周六天在辦公桌上埋頭苦干來，何不抽出兩天時間跑跑外勤？把了解到的最新資訊分享給同事上司，一定會給眾人留下深刻印象，也可以告訴他們：這是我花了一整個周日了解到的情況。所以，如果你的工作需要經(jīng)常加班，請讓你辛勤工作的“邊際效益”同樣保值。

　　Tips 3：做好時間管理少加班的四個妙招

　　1. 早到辦公室十分鐘，把當天所有的工作分類，把必須處理的重要事項排在前面做。

　　2. 嚴格遵守日程表，讓每項工作都準時開始。

　　3. 如果時間緊張，把MSN的狀態(tài)改為離開，手機轉接到秘書臺，盡量躲開外界干擾。

　　4. 在每工作兩到三個小時后，安排一些較為輕松瑣碎的事情，讓大腦稍事休息。

　　彈性工作制——加班狀況要“大白天下”

　　Iris就職于一家娛樂傳媒公司，天天和明星打交道還不用打卡上班，讓朝九晚五的朋友們羨慕得不行，Iris卻還經(jīng)常以“忙死了”為借口，推掉朋友們的約會。終于讓閨密們?nèi)滩蛔”┌l(fā)了，在一次飯局上對她大肆討伐：“天天忙什么呀？誰不知道你的工作是彈性制的，無非是給明星打打電話，和經(jīng)紀人吃吃飯，想幾點上班就幾點上班，你要是還說忙，那我們天天必須坐在辦公室的算什么呢？”Iris啞口無言，她的確是忙，“和明星打打電話”——是的，不過每天要打100多通，每通平均至少5分鐘，要把幾乎是同樣的內(nèi)容重復數(shù)十次以上：“和經(jīng)紀人吃吃飯”——也沒錯，但如果吃飯的氣氛和談判、工作毫無二致，還會不會象“只是吃頓飯”那樣輕松愜意？“想幾點上班就幾點上班”——就算對吧，因為凌晨五點有事就五點上班，夜里兩點還有事，兩點也不能下班。明明異常辛苦，可朋友們卻還是會認為自己的工作輕松無比，那么老板是不是也這么想？Iris立刻意識到了事情的嚴重性。

　　對Iris的煩惱，相信舉凡處于彈性工作制環(huán)境下的職場女性，也都大有心得。明明做的事情比朝九晚五的同事還多，最后年終考核的時候，大家卻還是會說“朝九晚五”的那個才是最勤力的。的確如此，因為“朝九晚五”做的事情大家都能看到，而彈性工作者做的事情大家可能看不到，所以，實施彈性工作制、頻頻出外勤、外派……也就是處于非常態(tài)工作形式下的職場人，一定要做的一件事情就是做好工作報表：比如每天或每周發(fā)一封郵件給你的直屬上司和人力資源部，以工作匯報的形式進行。盡可以簡潔而詳盡地報告你當期的工作，見了多少位客戶，簽下多少筆單子，這不僅有利于團隊間的溝通，和上司、同事對你工作內(nèi)容的了解，而且這種量化的數(shù)據(jù)是任何公司HR部門都要認真參考的。

　　Tips 4：解讀新《勞動法》關于加班的規(guī)定

　　。休息日安排加班而沒有補休的，企業(yè)應當支付員工不低于200%的工資；

　　。法定節(jié)假日安排加班的，企業(yè)應當支付員工不低于300%的工資；

　　。日常加班，以月工資除以21.75，再除以8小時，計算出每小時工資，再按小時工資的150%或200%支付加班費；

　　。每月加班時數(shù)不得超過36小時。

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