在職場(chǎng)里需要警惕的事情
在職場(chǎng)里，我們需要警惕的事情有什么呢?在職場(chǎng)里需要警惕的事情是小編為大家?guī)?lái)的，希望對(duì)大家有所幫助。
1.開(kāi)會(huì)的人數(shù)并不是越多越好
管理學(xué)中有一個(gè)經(jīng)典的“林格爾曼”效應(yīng)，這源自于一項(xiàng)著名的社會(huì)學(xué)試驗(yàn)。類似于咱們中國(guó)的“一個(gè)和尚挑水吃，兩個(gè)和尚抬水吃，三個(gè)和尚沒(méi)水吃”，有興趣的朋友可以百度搜索一下。它得出的結(jié)論是：
當(dāng)人們參加社會(huì)集體活動(dòng)時(shí)，他們的個(gè)體貢獻(xiàn)會(huì)因人數(shù)的增加而逐漸減少。
原因在于人類天生就有惰性，當(dāng)需要集體決議或者頭腦風(fēng)暴的時(shí)候，大家會(huì)不自覺(jué)地開(kāi)始依賴團(tuán)隊(duì)中的其他人，而參與的人數(shù)越多平攤到自己身上的權(quán)責(zé)就越小，作為個(gè)體全力以赴的動(dòng)力也就越低。
在職場(chǎng)中，會(huì)議是一個(gè)典型的集體活動(dòng)，需要群策群力，集思廣益。但現(xiàn)實(shí)情況卻是當(dāng)每個(gè)人的目標(biāo)權(quán)責(zé)不清晰的時(shí)候，參會(huì)人數(shù)越多就越難得出一致的結(jié)論，進(jìn)而難以推動(dòng)工作繼續(xù)進(jìn)行下去。那些動(dòng)輒十幾人的會(huì)議，從來(lái)都不會(huì)產(chǎn)出“明智”的決議，更多時(shí)候只是起到一個(gè)宣布和執(zhí)行的作用而已。
那么如何解決這個(gè)問(wèn)題?
精簡(jiǎn)會(huì)議人數(shù)，明確權(quán)責(zé)劃分，增加時(shí)間壓力。
我過(guò)去工作的一家公司在這一點(diǎn)上就做的很好。每次開(kāi)會(huì)老板都會(huì)召集核心團(tuán)隊(duì)成員(大約3-5人)，他們大多都是各個(gè)部門(mén)最有想法的人，我們內(nèi)部把這稱為“S.W.A.Tteam"(類似于反恐精英小組的意思)。會(huì)議中的每個(gè)人都必須針對(duì)議題提出觀點(diǎn)和見(jiàn)解。并且會(huì)議中一定要有一位把控全局節(jié)奏的主持人，每當(dāng)會(huì)議主題發(fā)生偏離時(shí)，他都必須把大家拉回到主軸上來(lái)。每次針對(duì)一個(gè)議題討論30-60分鐘，時(shí)間一到會(huì)議結(jié)束。這個(gè)"S.W.A.Tteam"的成員實(shí)行輪換機(jī)制，貢獻(xiàn)不出觀點(diǎn)的人會(huì)被替換掉，以保證每次會(huì)議討論的高效進(jìn)行。
這么做的好處首先是節(jié)約了大家的時(shí)間。很多在會(huì)議上貢獻(xiàn)不出想法的人，沒(méi)有必要參加會(huì)議，他們可以用這個(gè)時(shí)間去做其他的工作。其次，規(guī)定會(huì)議結(jié)束的時(shí)間能讓大家的精力更加集中，而沒(méi)有貢獻(xiàn)的人隨時(shí)會(huì)被替換掉，這樣的“壓力”也會(huì)促使與會(huì)人員全心投入進(jìn)來(lái)。最后，主持人的存在至關(guān)重要，他起到一個(gè)監(jiān)督和管理會(huì)議的作用，避免讓會(huì)議的主題被淹沒(méi)在各種不相干的信息噪音中。
2.PPT的頁(yè)數(shù)并不是越多越好
雖然PPT制作地精美很重要，但這些都是建立在觀點(diǎn)清晰的基礎(chǔ)上。
很多人以為PPT頁(yè)數(shù)堆砌得越多就越顯得自己很用心努力，對(duì)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)就越大，這是典型的目標(biāo)錯(cuò)位。時(shí)刻記住，PPT的作用是傳遞觀點(diǎn)。如果一堆精美的數(shù)據(jù)、報(bào)表、文字資料、設(shè)計(jì)圖標(biāo)都不能準(zhǔn)確表達(dá)你想要說(shuō)明的問(wèn)題，那么這些都是無(wú)用功，對(duì)看和聽(tīng)的人而言更是一種折磨。
我不止一次見(jiàn)過(guò)明明用三五頁(yè)紙就能說(shuō)明清楚的問(wèn)題，非要寫(xiě)成幾十上百頁(yè)的PPT。要知道PPT的.技巧只能錦上添花，背后的思維才能雪中送炭。你對(duì)于一個(gè)問(wèn)題的分析和洞察，才是最有價(jià)值的東西。當(dāng)然在這背后你需要做大量的準(zhǔn)備工作，但這些信息不必體現(xiàn)在你的PPT里，而應(yīng)該儲(chǔ)存在腦海里。
PPT只是萬(wàn)事俱備時(shí)欠的東風(fēng)。
舉個(gè)最典型的例子，下面這份PPT是國(guó)外一個(gè)叫TimYoung的人做的。他用這7頁(yè)紙成功說(shuō)了風(fēng)投公司對(duì)他的創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目投資了1000萬(wàn)美金。
第一頁(yè)：封面
第二頁(yè)：公司核心成員介紹
第三頁(yè)：公司核心數(shù)據(jù)變現(xiàn)和收入情況。
第四頁(yè)：最有價(jià)值的一頁(yè)，公司對(duì)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)判斷。
第五頁(yè)：空白頁(yè)，留出時(shí)間思考和提問(wèn)。
第六頁(yè)：現(xiàn)有客戶的概覽。
第七頁(yè)：公司接下來(lái)的發(fā)展目標(biāo)。
1000萬(wàn)美元的生意7張PPT就解決了，想想你經(jīng)手的生意要寫(xiě)多少頁(yè)P(yáng)PT?
重質(zhì)量而不是數(shù)量，找到聽(tīng)眾最關(guān)心的核心問(wèn)題進(jìn)行闡釋，不相關(guān)的信息全部剔除。如果用20頁(yè)P(yáng)PT都講不清楚一個(gè)問(wèn)題，你用100頁(yè)同樣講不清楚。
這里的訣竅是精于心，簡(jiǎn)于型。
3.加班的時(shí)間并不是越多越好
除非你的工作價(jià)值只能按時(shí)間來(lái)計(jì)算。比如一個(gè)小時(shí)能填完2張Excel表格，八個(gè)小時(shí)就能填完16張，這就是典型按時(shí)間來(lái)計(jì)算價(jià)值的工作。然而如今這樣的工作越來(lái)越少，越來(lái)越多需要“創(chuàng)意思維”的工作開(kāi)始涌現(xiàn)，更多的情況可能是你一個(gè)小時(shí)內(nèi)能想出一個(gè)App設(shè)計(jì)的idea,而其他人很可能八個(gè)小時(shí)什么都想不出來(lái)。
這里Boy想簡(jiǎn)單談一下關(guān)于“心流”的問(wèn)題。所謂“心流”，就是當(dāng)人們?nèi)硇牡赝度肴プ鲆患虑闀r(shí)的精神狀態(tài)。
最初提出這個(gè)概念的是美國(guó)心理學(xué)家米哈里。他在研究畫(huà)家作畫(huà)的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)當(dāng)畫(huà)作進(jìn)行地很順利時(shí)，畫(huà)家從來(lái)不在乎勞累、饑餓或者不適，他們?nèi)褙炞⒌赝度朐谘矍暗漠?huà)作里，身心達(dá)到高度的興奮和充實(shí)感，靈感無(wú)窮。就好像我們說(shuō)的“文思如泉涌”，這個(gè)狀態(tài)就是“心流”。
后來(lái)心流被廣泛運(yùn)用在各類領(lǐng)域。經(jīng)過(guò)不斷的研究發(fā)展，科學(xué)家發(fā)現(xiàn)達(dá)到心流的人都有兩個(gè)重要特征：
1.人們?cè)跒橄矚g的事情努力時(shí)、當(dāng)內(nèi)在動(dòng)機(jī)存在時(shí)，會(huì)更容易進(jìn)入心流的狀態(tài)。這就意味著進(jìn)入心流的人必須從事的是自己認(rèn)同的工作，而非外界強(qiáng)迫完成。
2.當(dāng)目標(biāo)越明確時(shí)，人們對(duì)于自己能否勝任就越有把握，也越能夠?qū)Ｗ⒌嘏�，而不�?huì)左顧右盼、猶豫拖延。這意味著盲目和模糊的目標(biāo)是不能幫助我們進(jìn)入心流的，只有對(duì)自己的能力與目標(biāo)之間有一個(gè)切實(shí)清晰的評(píng)估把握時(shí)，才能進(jìn)入心流。
讓我們回到加班這件事。多數(shù)情況下，我們的加班并非是自己所愿，更多是因?yàn)橥饨绲牟豢煽挂蛩?比如臨時(shí)增加的工作任務(wù)，部門(mén)配合不當(dāng)造成的時(shí)間拖延等)。在這種狀態(tài)下員工的內(nèi)心是比較消極的，很難達(dá)到工作中的“心流”狀態(tài)。另外，很多時(shí)候加班的原因就是因?yàn)槟繕?biāo)不清晰，任務(wù)分配不合理導(dǎo)致工作溝通出現(xiàn)障礙，產(chǎn)生諸多無(wú)用功。大家把時(shí)間都花在界定職責(zé)范圍和無(wú)效溝通上，缺乏清晰可行的目標(biāo)，這樣讓心流的進(jìn)入更加難以達(dá)成。
其實(shí)國(guó)外已有研究表明，雖然加班在短期內(nèi)能夠暫時(shí)提升工作效率，但是長(zhǎng)此以往會(huì)讓加班者效率持續(xù)走低甚至低于正常工時(shí)的效率，并且還會(huì)給加班者造成錯(cuò)覺(jué)認(rèn)為“我天天加班一定比不加班的人工作高效。”
工作效率和工作時(shí)長(zhǎng)的關(guān)系
作者通過(guò)自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和研究發(fā)現(xiàn)每周工作60小時(shí)的情況持續(xù)超過(guò)兩個(gè)月，生產(chǎn)力下降的累積效應(yīng)就會(huì)導(dǎo)致完工日期推遲，而同樣的人數(shù)每周只工作40-50小時(shí)甚至還會(huì)更早完工。這表明長(zhǎng)期加班并不會(huì)提升工作效率，反而還會(huì)讓它降低。
更有研究表明，熬夜之后無(wú)論白天干得多么好，人們的情緒都不會(huì)太高。更重要的是前瞻性的思考、主動(dòng)行動(dòng)的意愿、對(duì)沖動(dòng)的抑制、樂(lè)觀程度、同理心、情商以及創(chuàng)造力等也會(huì)大幅下降。這樣是更不可能達(dá)到“心流”狀態(tài)的。
所以說(shuō)，加班并不是時(shí)間越久越好。合理拆分目標(biāo)，根據(jù)員工實(shí)際能力來(lái)制定切實(shí)可行的任務(wù)分配計(jì)劃才能真正提升工作效率。
4.郵件的字?jǐn)?shù)并不是越多越好
這一點(diǎn)和PPT異曲同工之妙。郵件的目的是告知信息和安排工作，不是微信聊天。在最短時(shí)間內(nèi)讓郵件接收方了解到關(guān)鍵信息才是終極目的。
舉個(gè)例子，工作中不專業(yè)的郵件會(huì)寫(xiě)成下面這樣：
“Hi Kelly,
上次和你說(shuō)的廣告牌的合作項(xiàng)目我們現(xiàn)在分批次進(jìn)行。然后現(xiàn)在我們合作的一家巴士公司有500輛新車，今年會(huì)增加到一千臺(tái)。他們現(xiàn)在全部是新車，51座的現(xiàn)在不能在車上打廣告，24座的可以，但是未來(lái)會(huì)改裝成7座了專門(mén)接待機(jī)場(chǎng)貴賓。現(xiàn)在我們要設(shè)計(jì)一套方案，車身都可以做廣告，大客車線路是跑市區(qū)徐家匯的。
首先，大段的文字在工作郵件中是不受歡迎的。這里的訣竅是學(xué)會(huì)使用bulletpoint,也就是將關(guān)鍵信息分層，幾句話一個(gè)信息點(diǎn)，言簡(jiǎn)意賅。
其次，需要分清楚什么是核心信息，什么是參考信息。上面例子中，顯然核心信息是項(xiàng)目進(jìn)展的更新?tīng)顩r，因?yàn)榻酉聛?lái)的工作都是基于這個(gè)開(kāi)始，因此需要在郵件中第一時(shí)間告知對(duì)方。而巴士型號(hào)的具體介紹，項(xiàng)目計(jì)劃的需求內(nèi)容，這些長(zhǎng)篇累牘的文字是不適合在郵件中呈現(xiàn)的。因?yàn)槟阈枰紤]到郵件的接收方和抄送方，不是項(xiàng)目的直接操作人是不需要知道這些信息的。最好的做法是做成附件資料，讓具體操作項(xiàng)目的人事后查閱。
郵件作為日常工作中的重要工具，它的目的是促進(jìn)高效溝通而不是抒發(fā)感情。過(guò)多情緒化的詞語(yǔ)，模棱兩可的詞語(yǔ)，會(huì)給接收方造成信息爆炸感的文字，全部都要?jiǎng)h除。
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