邀請(qǐng)函的格式有哪些
（一）邀請(qǐng)信的定義和作用
邀請(qǐng)信又叫邀請(qǐng)函、邀請(qǐng)書(shū)，是由會(huì)議的舉辦方或活動(dòng)的主辦方發(fā)出的邀請(qǐng)有關(guān)單位或人員參加會(huì)議或活動(dòng)的專(zhuān)用書(shū)信。
邀請(qǐng)信可廣泛應(yīng)用于各種社會(huì)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)。屬于社會(huì)活動(dòng)的各種座談會(huì)、聯(lián)誼會(huì)、紀(jì)念活動(dòng)，屬于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各種博覽會(huì)、展銷(xiāo)會(huì)、物資交流會(huì)、恰談會(huì)，屬于學(xué)術(shù)活動(dòng)的各種學(xué)術(shù)年會(huì)、討論會(huì)、答辯活動(dòng)等等，都需要邀請(qǐng)大量有關(guān)單位和人士參加，都要使用邀請(qǐng)信這種專(zhuān)用書(shū)信。
（二）邀請(qǐng)信的特點(diǎn)
1.類(lèi)似于請(qǐng)柬的約請(qǐng)性
在約請(qǐng)性這一點(diǎn)上，邀請(qǐng)信有些類(lèi)似于請(qǐng)柬，但跟請(qǐng)柬也有很大不同。這里主要區(qū)分一下它們的不同點(diǎn)。
首先，請(qǐng)柬所涉及的活動(dòng)，通常規(guī)模比較小，邀請(qǐng)人員相對(duì)比較固定。而邀請(qǐng)信所涉及的活動(dòng)規(guī)模一般比較大，邀請(qǐng)人員比較多，且邀請(qǐng)對(duì)象不像請(qǐng)柬那樣固定。
其次，請(qǐng)柬突出的是禮儀，一般只要對(duì)方應(yīng)邀出席，目的就達(dá)到了，不需要對(duì)方做出多少進(jìn)一步的行動(dòng)。而邀請(qǐng)信不僅努力要把對(duì)方邀請(qǐng)過(guò)來(lái)，還期待他們?cè)跁?huì)議或活動(dòng)中有所行動(dòng)，譬如在展銷(xiāo)會(huì)上展銷(xiāo)或訂貨、在討論會(huì)上發(fā)表學(xué)術(shù)見(jiàn)解、在答辯會(huì)上主持答辯等。
再次，請(qǐng)柬文字簡(jiǎn)約，邀請(qǐng)信內(nèi)容復(fù)雜。請(qǐng)柬只須寫(xiě)明什么時(shí)間在什么地方開(kāi)展什么活動(dòng)，恭請(qǐng)誰(shuí)人參加，就可以了。而邀請(qǐng)信要詳細(xì)寫(xiě)明活動(dòng)的內(nèi)容和方式。
2.類(lèi)似于通知的告知性
邀請(qǐng)信的篇幅長(zhǎng)長(zhǎng)的，除活動(dòng)的舉辦者、活動(dòng)的名稱(chēng)、舉辦活動(dòng)的時(shí)間地點(diǎn)等要素之外，還要花大量的篇幅寫(xiě)明活動(dòng)的具體內(nèi)容和運(yùn)作方式，這一點(diǎn)類(lèi)似于通知。但它跟通知也有一些不同點(diǎn)。
首先，比通知的發(fā)送范圍還要大。通知作為一種公文，通常是在本系統(tǒng)、本行業(yè)、本領(lǐng)域之內(nèi)流通，通常不會(huì)面向全社會(huì)。而邀請(qǐng)信，特別是涉及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的邀請(qǐng)信，往往是面向全社會(huì)公開(kāi)發(fā)布，涉及面要比通知還要廣。
其次，比通知有更強(qiáng)的禮儀性。通知大多涉及的是本系統(tǒng)、本行業(yè)的人，無(wú)須太多客氣，所以沒(méi)有邀請(qǐng)的姿態(tài)。而邀請(qǐng)信涉及的范圍很大，許多被邀請(qǐng)者對(duì)于主辦者來(lái)說(shuō)是陌生的。而且，邀請(qǐng)是有求于人的事情，自然要比通知客氣得多。所以，邀請(qǐng)信要比通知更講究禮節(jié)性。
（三）邀請(qǐng)信的類(lèi)型
1.邀請(qǐng)參加活動(dòng)的邀請(qǐng)信
由于當(dāng)代社會(huì)已經(jīng)發(fā)展到以商品經(jīng)濟(jì)為中心的.時(shí)代，各類(lèi)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)極為頻繁，此類(lèi)邀請(qǐng)信就成為最主要的類(lèi)型。除上面提到的博覽會(huì)、展銷(xiāo)會(huì)、物資交流會(huì)、恰談會(huì)之外，各地還大量舉辦各種文化搭臺(tái)、經(jīng)貿(mào)唱戲的“××節(jié)”，如茶葉節(jié)、武術(shù)節(jié)、牡丹節(jié)、服裝節(jié)等等，這些活動(dòng)都需要大量邀請(qǐng)有關(guān)單位參加。本節(jié)后所附沈陽(yáng)國(guó)際汽車(chē)工業(yè)博覽會(huì)邀請(qǐng)信就屬此類(lèi)。
2.邀請(qǐng)參加會(huì)議的邀請(qǐng)信
這種會(huì)議通常是開(kāi)放性的會(huì)議，廣邀天下相關(guān)人士參加，所以發(fā)出的邀請(qǐng)信相當(dāng)多，只求部分應(yīng)邀請(qǐng)人士能夠與會(huì)即可，不像通知那樣有確定的對(duì)象。本節(jié)后所附“中國(guó)經(jīng)濟(jì)前景國(guó)際研討會(huì)”的邀請(qǐng)函，即屬此類(lèi)。
3.邀請(qǐng)學(xué)者主持答辯的邀請(qǐng)信
這種邀請(qǐng)信一般用于高等院�；�?qū)W術(shù)機(jī)構(gòu)。碩士研究生或博士研究生的論文答辯，要求必須有外單位的專(zhuān)家參與并主持。本節(jié)后所附第三個(gè)例文，就屬此類(lèi)。
（四）邀請(qǐng)信的寫(xiě)作
1.標(biāo)題
有兩種寫(xiě)法：第一種寫(xiě)法只有“邀請(qǐng)信”三個(gè)字作標(biāo)題，第二種寫(xiě)法則由活動(dòng)名稱(chēng)加“邀請(qǐng)
信”三字組成標(biāo)題。
2.稱(chēng)呼
如果邀請(qǐng)信有相對(duì)明確的邀請(qǐng)對(duì)象，就要把邀請(qǐng)對(duì)象的名稱(chēng)或姓名標(biāo)寫(xiě)出來(lái)，以示重視，會(huì)議邀請(qǐng)信通常是需要寫(xiě)明稱(chēng)呼的。如果面向全社會(huì)發(fā)出邀請(qǐng)，沒(méi)有明確的受文者，可以不寫(xiě)稱(chēng)呼這一項(xiàng)，各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)邀請(qǐng)信有時(shí)就沒(méi)有稱(chēng)呼。
3.正文
這是邀請(qǐng)信最為重要的一部分，要將如下方面一一寫(xiě)明：
活動(dòng)的名稱(chēng)、主辦人、舉辦時(shí)間地點(diǎn)等，這是正文的開(kāi)頭部分。
開(kāi)展活動(dòng)的背景、意義，活動(dòng)主要項(xiàng)目及采取的主要方式，以及種種與參與者有關(guān)的事項(xiàng)。這是正文的主體部分。
熱情發(fā)出邀請(qǐng)，并作了一定的承諾。這是主體的結(jié)尾部分。
4.落款
在正文之后署名主辦單位并加蓋公章，再另起一行寫(xiě)明發(fā)信日期。
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