邀請書函的寫法和格式

邀請書是邀請對方前來參加會議、做學(xué)術(shù)報告以及婚宴喪葬的一種專用書信。 邀請書是行政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關(guān)人士前往某地參加某項活動或事宜的專用書信。邀請書又稱邀請信。
邀請書一般來講有以下兩個特點。
(一)邀請書的禮儀色彩
同請柬一樣，邀請書也具有邀請的功能，要求有一些禮儀色彩。但相較而言，邀請書更樸 實、更常用一些。它沒有請柬的過分莊重嚴肅，但卻也禮儀周到，受到人們普遍的喜愛。
(二)邀請書的書信體格式
邀請書用語上比請柬隨意，而且要求有較詳細的邀約內(nèi)容，所以采用書信體的格式。
邀請書通常由標題、稱呼、正文、結(jié)尾和落款五部分組成。
(一)標題
邀請書的標題一般有兩種方式構(gòu)成。
單獨以文種名稱組成。如《邀請書》、《邀請信》。
由發(fā)文原因和文種名稱共同組成 。如《關(guān)于出席亞太經(jīng)濟發(fā)展會議的邀請書》。
(二)稱呼
稱呼要頂格寫被邀請的單位或個人的名稱或姓名。也就是要寫明主送對象。如“xxx大學(xué) ：”、“xx：”
(三)正文
邀請書的'正文通常要求寫出舉辦活動的內(nèi)容、活動目的、活動時間、活動地點、活動方式、 邀請對象以及邀請對象所作的工作等。
活動的各種事宜務(wù)必在邀請書中寫清楚、寫周詳。若附有票、券等物也應(yīng)同邀請書一并送給 主送對象。
若相距較遠，則應(yīng)寫明交通路線，以及來回接送的方式等。其它差旅費及活動經(jīng)費的開銷來 源、及被邀人所應(yīng)準備的材料文件、節(jié)目發(fā)言等等也應(yīng)在正文中交等清楚。
(四)結(jié)尾
結(jié)尾處要求寫上禮節(jié)性的問候語。如“懇請光臨”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀請書的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個人的姓名，署上發(fā)文日期。邀請單位還應(yīng)加蓋公 章，以求慎重。
邀請書寫作應(yīng)注意的事項
(一)語言要含有尊敬之意
邀請書的主要內(nèi)容類似于通知，但又有幾分商量的意思，它不能是行政命令式的態(tài)度，所以 在用詞上一定要禮貌。有些邀請書在開頭還應(yīng)解釋一下自己不能親自面邀的原因，以免引起 不必要的誤會。
(二)邀請書務(wù)必事項周詳
邀請書是被邀人進行必要準備的一個依據(jù)，所以各種事宜一定要在邀請書上顯示出來，使邀 請對象可以有準備而來，也會使活動主辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩。
(三)邀請書提前發(fā)送
邀請書要使被邀人早些拿到邀請書，這樣可以使他對各種事務(wù)有一個統(tǒng)疇的安排，而不會 由于來不及準備或拿到邀請書時已過期了而參加不了舉辦的活動。

邀 請 書
尊敬的xxx教授：
我們學(xué)會決定于19xx年x月x日在省城華祥賓館舉辦民間文學(xué)理論報告會。恭請您就有關(guān)民間文學(xué)的現(xiàn)狀與發(fā)展發(fā)表高見。務(wù)請撥冗出席。
順祝
健康！
xx省文學(xué)研究會
聯(lián)系人：

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