如何高效開(kāi)會(huì)
許多經(jīng)理有這樣的煩惱：公司中的各種會(huì)議占據(jù)了太多的工作時(shí)間。這時(shí)候大家就要思考一下應(yīng)該如何高效開(kāi)會(huì)了，下面是應(yīng)屆畢業(yè)生小編為大家收集的關(guān)于如何高效開(kāi)會(huì)，歡迎大家閱讀!
1、早會(huì)：
8~10人左右的會(huì)議，每人2~3分鐘，建議都站立，每人回答以下三個(gè)問(wèn)題即可。
(1)昨天工作完成情況
(2)未完成的任務(wù)及遇到的困難
(3)今天計(jì)劃的任務(wù)
2、周會(huì)：
控制會(huì)議時(shí)間為22分鐘以內(nèi)，避免將自己及其他人帶入無(wú)休止的會(huì)議“拉鋸戰(zhàn)”中。
最重要的`是控制每個(gè)與會(huì)者“先傾聽(tīng)，再討論”。以及，注意以下七點(diǎn)。
(1)有明確的議程和目標(biāo)，并且最好在會(huì)議前或會(huì)議開(kāi)始時(shí)公布
(2)提前至少一天發(fā)送會(huì)議相關(guān)內(nèi)容以及邀請(qǐng)
(3)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始
(4)條件允許的話，站立著進(jìn)行
(5)不要帶筆記本電腦，但要帶紙筆
(6)嚴(yán)禁帶手機(jī)
(7)注意!必須有人記錄所有的會(huì)議議程(這個(gè)人有條件的話，最好不是會(huì)議主持人)，并告知所有人會(huì)有反饋。
3、更重要的會(huì)：
往往是年度總結(jié)或是年度計(jì)劃等會(huì)議，這樣就需要使用下面的這個(gè)會(huì)議模型了。
(1)會(huì)議前設(shè)計(jì)
開(kāi)展討論和評(píng)估
使用評(píng)估結(jié)果確定合適的利益攸關(guān)者代表
確定會(huì)議程序與內(nèi)容
決定是否開(kāi)展建立共識(shí)程序
確保得到權(quán)威人士的授權(quán)
(2)會(huì)議前準(zhǔn)備
指定人選：召集、溝通、協(xié)調(diào)、記錄、主持、專家、利益攸關(guān)者代表
設(shè)置關(guān)于候補(bǔ)代表和觀察員的規(guī)則
形成書(shū)面的日程安排、基本規(guī)則、工作計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算
確定與代表人的聯(lián)系方式
(3)會(huì)議進(jìn)行中
討論要公開(kāi)、透明
需要時(shí)引入專家判斷
通過(guò)討論尋求團(tuán)隊(duì)利益最大化
頭腦風(fēng)暴的發(fā)言不作為承諾
設(shè)置專業(yè)調(diào)解人來(lái)引導(dǎo)對(duì)話
只使用一份統(tǒng)一文本來(lái)與異見(jiàn)方溝通
按需修改議程、原則與deadline
(4)會(huì)議中，結(jié)果確認(rèn)
以書(shū)面形式尋求一致同意
以有條件的承諾書(shū)來(lái)處理風(fēng)險(xiǎn)或不確定性
詢問(wèn)誰(shuí)無(wú)法接受協(xié)議
要求反對(duì)者提出所有人都能接受的改進(jìn)建議
所有協(xié)議均采取書(shū)面形式
與所有利益攸關(guān)者溝通，并且簽署協(xié)議
總結(jié)要點(diǎn)
1.只去參加必要的會(huì)議
2.準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，有可能的話，盡量站著開(kāi)會(huì)，這樣結(jié)束的最快
3.明確會(huì)議時(shí)間、目的、流程，確保每個(gè)人了解會(huì)議內(nèi)容。
4.讓提出問(wèn)題的人給出解決方法，并列出優(yōu)缺點(diǎn)，在會(huì)議上二選一或三選一
5.會(huì)議后分發(fā)會(huì)議記錄到參與人郵箱，明確會(huì)議的結(jié)論，任務(wù)、執(zhí)行人和期限，及時(shí)追蹤和確認(rèn)。
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