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用20％的時間獲取80％的成效
用20％的時間獲取80％的成效
按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”原理的基礎(chǔ)上。
這個原理是19世紀末期與20世紀初期的意大利經(jīng)濟學(xué)家兼社會學(xué)家維弗烈度·柏瑞圖所提出。
它的意思是：在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。
這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的“80/20”原理———即80%的價值是來自20%的因子，其余的20%的價值則來自80%的因子。舉例如說明下：
(1)80%的額是源自20%的顧客；
(2)80%的病假是由20%的員工所占用；
(3)80%的檔案使用量集中于20%的檔案；
(4)80%的菜是重復(fù)20%的菜式；
(5)80%的垃圾是源自20%的地方；
(6)80%的看電視時間花在20%的節(jié)目上；
(7)80%的閱讀的書籍都是取自書架上20%的書籍；
(8)80%的看報時間都花在20%的版面；
(9)80%的電話都是來自20%的發(fā)話人；
(10)80%的外出吃飯都前往20%的餐館；
(11)80%的討論都是出自20%的討論者
(12)80%的教師輔導(dǎo)時間都被20%的學(xué)生所占用。
“80/20”原理對管理者的時間使用的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效；你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上，因為掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只花20%的時間，即可取得80%的成效。
“80/20”原理在企業(yè)管理上的應(yīng)用范圍極為廣泛，現(xiàn)以下面的實例來加以闡明。
實例一
在存貨管理上，有所謂“ABC分類法”。該分類法是將存貨分為A、B、C三類。A類代表“重要的少數(shù)”，這類存貨量少價值高。它們應(yīng)備受重視而享有最佳的存貨管理，包括最完整的紀錄、最充裕的訂貨等候時間、最小心的保管等。C類存貨則指“瑣碎的多數(shù)”。這類存貨量多而價值低，例如文件夾、訂書針、紙袋、信封、郵票等辦公文具皆屬于這類。對這類來說，簡直不須有任何存貨管理，因為若施以這種管理，則所花的費用可能超過這些物品本身的價值。因此在一般情況下，當(dāng)負責(zé)存貨者發(fā)覺這類物品用完時，才設(shè)法加以補充。B類存貨則指介乎C類與A類之間的貨品。通常這類貨品的存貨管理可采用機械化方式進行，即當(dāng)存貨數(shù)量降至某一特定數(shù)量時，企業(yè)應(yīng)自動增補存貨。
實例二
某保險公司在偶然情況下針對其客戶交易額的大小進行分類，結(jié)果發(fā)現(xiàn)總營業(yè)額之中幾乎有90%的營業(yè)額源自總客戶中不足10%的大客戶。這個發(fā)現(xiàn)促使該公司對大小客戶一視同仁的營業(yè)政策產(chǎn)生巨大的———集中時間服務(wù)于少數(shù)的大客戶。結(jié)果，該公司的總營業(yè)額及利潤立即出現(xiàn)增長的趨勢。
實例三
某公司曾經(jīng)要求各階層主管指出阻礙公司利潤增長的因素，共有37項。由于項目太多，無法同時予以解決，于是公司要求各階層主管將這37項因素按其重要性的高低順序予以編排，終于發(fā)現(xiàn)頭五項因素是阻礙利潤增長的罪魁禍首。
實例四
某鐘表公司的發(fā)覺該公司所生產(chǎn)的眾多的鐘表模型之中，約有1/3模型的額只占總額的4%。于是，他決定停止這些模型的制造，在其后6個月內(nèi)該公司的利潤逐漸得到遞增。
實例五
某部門主管因患心臟病，遵照醫(yī)生之囑咐每天只上班3、4個小時。他很驚奇地發(fā)現(xiàn)，這3、4個小時所做的事在質(zhì)與量方面與以往每天花費8、9個鐘頭所做的事幾乎沒有兩樣。他所能提供的唯一解釋便是：他的工作時間既然被迫縮短，他只好將它用于最重要的工作上，這或許是他得以維護工作效能與提高工作效率的主要原因。
實例六
傳統(tǒng)式的電冰箱在結(jié)構(gòu)上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當(dāng)你使用冷凍庫時，可以維持站立的姿勢，但使用冷藏庫時，則往往非蹲下不可。由于冷凍庫的使用機會只有20%，而冷藏庫的使用機會則高達80%，致使許多主婦在使用電冰箱時往往因蹲下的次數(shù)太多而感到腰酸背痛�；诖�，某家電器公司在電冰箱的設(shè)計上，便將冷藏庫置于上端，并將冷凍庫置于下端。這種新型的電冰箱可以減少使用時蹲下的次數(shù)。該種新產(chǎn)品的設(shè)計所依據(jù)的便是“80/20原理”。
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