文件管理制度

時間：2022-07-26 14:05:47 制度我要投稿

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文件管理制度范文

　　根據(jù)目前電子文件管理制度中存在的缺失,明確了進(jìn)行制度建設(shè)的指導(dǎo)思想,將電子文件管理相關(guān)部門與電子文件管理相關(guān)內(nèi)容結(jié)合起來,提出一套電子文件管理制度,旨在提高電子文件管理水平,促進(jìn)企業(yè)信息化的進(jìn)展。下面是YJBYS小編為大家整理的文件管理制度范文，僅供參考。

文件管理制度范文

　　[文件管理制度范文篇一:機(jī)要文件管理制度]

　　機(jī)要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密。

　　一、辦理程序

　　(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報、急件隨到隨處理。

　　(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。

　　(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時傳閱有關(guān)科室辦理。

　　(四)歸檔，交上級部門。

　　二、傳閱

　　(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。

　　(二)機(jī)要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

　　(三)對局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。

　　三、保密

　　(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。

　　(二)對于機(jī)要文件，要單獨存放，嚴(yán)加保管。

　　(三)借閱機(jī)密、秘密級文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　(四)各級領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

　　(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。

　　四、歸檔

　　(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時清理收回，分類整理，保持整潔、清潔。

　　(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時送交機(jī)要室登記歸檔。

　　(三)干部出差、調(diào)動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。

　　(四)機(jī)要人員按上級要求及時將機(jī)要文件收回。

　　[文件管理制度范文篇二:辦公室管理制度]

　　第一章總則

　　一、為了加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。

　　二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。

　　三、切合公司實際，根據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

　　四、辦公室人員應(yīng)明確各項工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

　　第二章職責(zé)范圍

　　一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項工作。

　　二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

　　三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。

　　四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供相應(yīng)的服務(wù)。

　　五、負(fù)責(zé)公司對內(nèi)、對外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

　　六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

　　七、協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如:名片印制、收發(fā)傳真等。

　　第三章工作規(guī)范

　　一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。

　　二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。

　　第四章辦公室事務(wù)管理

　　一、文書管理制度

　　文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)�，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。

　　(一)文件管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。

　　2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

　　3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。

　　4、根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

　　2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

　　4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

　　5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

　　6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　7、辦公室管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

　　8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

　　9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

　　第三條文件管理流程設(shè)計

　　1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

　　2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

　　3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

　　(二)文書管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。

　　2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

　　3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

　　4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。

　　2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫<發(fā)文簿>，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

　　3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。

　　4、按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。

　　5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理銷毀;須上級審批同意，方可銷毀。

　　6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。

　　7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

　　第三條流程設(shè)計

　　起草文書→填寫<發(fā)文簿>(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

　　(三)檔案管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了維護(hù)檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

　　2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

　　3、根據(jù)文書整理和文件整理編號，對對應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。

　　2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

　　3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。

　　4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。

　　5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

　　6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

　　第三條流程設(shè)計

　　根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

　　二、辦公用品管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。

　　2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。

　　3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。

　　4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

　　2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

　　3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

　　4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄;因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。

　　5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

　　6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

　　7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。

　　8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

　　第三條管理流程設(shè)計

　　編制<需求計劃表>審批采購入庫登記發(fā)放

　　編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記

　　三、圖書管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。

　　2、圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。

　　3、根據(jù)圖書類別，對圖書進(jìn)行編號，并制作目錄卡以備員工查閱。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。

　　2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購圖書1-2次。

　　3、對所有圖書進(jìn)行分類整理，貼上類別標(biāo)簽并編號登記，注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

　　4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿，未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。

　　5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、涂寫，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。

　　6、圖書管理員定期對圖書進(jìn)行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

　　第三條管理流程設(shè)計

　　1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記

　　2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單

　　四、會議管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了提高會議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動能力，進(jìn)而規(guī)范會議管理。

　　2、根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

　　3、清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

　　4、會議負(fù)責(zé)人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進(jìn)程的能力與水平，保證會議實效。

　　5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì)律。

　　6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)備工作。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

　　2、會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù)，行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會議記錄。

　　3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印并張貼。

　　4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

　　5、會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

　　第三條管理流程設(shè)計

　　會前:確定議題、會上所需資料準(zhǔn)備、通知→會中:積極參與，做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理

　　五、清潔衛(wèi)生管理制度

　　第一條管理要點

　　1、為了營造一個良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。

　　2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項目，并達(dá)到相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。

　　3、辦公室管理人員為第一責(zé)任人，管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進(jìn)行保持與維護(hù)。

　　第二條制度規(guī)范

　　1、清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

　　2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。

　　3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責(zé)任制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時做好所有的清潔，監(jiān)督者及時做好相應(yīng)的督察。

　　4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。

　　5、值日生在規(guī)定時間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫<清潔衛(wèi)生值日表>，監(jiān)督員認(rèn)真核實，并填寫<清潔衛(wèi)生監(jiān)督表>。

　　6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。

　　第三條流程設(shè)計

　　安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理

　　六、日常事務(wù)管理

　　(一)接待管理

　　第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

　　第二條以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自己要求，做到言行、禮儀規(guī)范。

　　第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。

　　第四條流程設(shè)計:接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔

　　(二)報刊收發(fā)整理

　　第一條辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閱報刊，做出計劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。

　　第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。

　　第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。

　　第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一次。

　　第五條流程設(shè)計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理

　　(三)后勤管理

　　第一條為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動員工的積極性和主動性，根據(jù)實際嚴(yán)格制度。

　　第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。

　　第三條辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。

　　第四條根據(jù)外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

　　第五條辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時間統(tǒng)計，每兩周進(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計，月末根據(jù)外出工作時間登記進(jìn)行總的考勤匯總。

　　第六條流程設(shè)計:監(jiān)督→如實審核→匯總登記→報表

　　(四)文化宣傳管理

　　第一條負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作，同時負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。

　　第二條根據(jù)需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

　　第三條關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作簡報以供學(xué)習(xí)。

　　第四條收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。

　　第五條流程設(shè)計:獲取信息來源→編輯整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔

　　(五)其他事務(wù)

　　第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。

　　第二條負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。

　　第三條負(fù)責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。

　　第四條協(xié)助其他部門工作，完成上級交代的其他任務(wù)。

　　附則

　　第一條本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。

　　第二條本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修改時亦同。

　　[文件管理制度范文篇二:電子技術(shù)文件管理制度]

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內(nèi)容，確保技術(shù)文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開發(fā)計劃階段:方案設(shè)計、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計開發(fā)計劃書、檢驗要求。

　　2)開發(fā)設(shè)計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序、設(shè)計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個周期中，設(shè)計人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個階段，設(shè)計人員都必須按時提交設(shè)計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。

　　3、設(shè)計文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn);技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。

　　2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期，設(shè)計、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用;一套刻錄成光盤，做封存保管。

　　5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時，須填寫<設(shè)計項目歸檔資料清單>，并對歸檔文件進(jìn)行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法保持不具權(quán)限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫<借閱登記表>，然后方可通過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情況需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補充完整<借閱文件記錄表>。

　　六、責(zé)任追究

　　各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

　　[文件管理制度范文篇三:文件管理制度標(biāo)準(zhǔn)版]

　　1、目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責(zé)

　　2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。

　　2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2、3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號及內(nèi)容的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3、1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié);

　　3、2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定;

　　3、3平行文:信函，會議紀(jì)要。

　　4、文件格式

　　4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4、2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4、3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。

　　4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置;

　　4、6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字;要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則;

　　4、7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣;如果附件較多，還須編上序號;文件無附件的，無須注明;

　　4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。

　　4、9日期:

　　4、9、1一般應(yīng)寫發(fā)文日期;

　　4、9、2制度或會議通過的文件應(yīng)寫通過的日期;

　　4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期;

　　5、文號

　　5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號;具體文號編制規(guī)則見附件。

　　5、2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理;

　　5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6、1用印是發(fā)文單位對文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

　　6、2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;

　　6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。