鑰匙的管理制度
一、目的
規(guī)范項目鑰匙管理工作,確保鑰匙的清晰、完整。
二、業(yè)務(wù)范圍
業(yè)主委托鑰匙、返修鑰匙的管理(入住及日常管理階段)。
三、職責(zé)
1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督客服組鑰匙日常使用和管理情況。
2、客服負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)業(yè)主長期存放鑰匙的監(jiān)督及日常管理。
3、鑰匙管理員負(fù)責(zé)業(yè)主委托管理鑰匙、空置房鑰匙(未售房屋及未辦理入住)及返修鑰匙的保管及日常管理。
四、工作程序
。ㄒ唬、業(yè)主委托長期保管的鑰匙
1、業(yè)主委托物業(yè)長期保管其房間鑰匙以備出租或應(yīng)急之時用時,應(yīng)由物業(yè)客服組前臺負(fù)責(zé)核對確認(rèn)后進(jìn)行保管,客服組應(yīng)設(shè)立專門地點存放業(yè)主委托物業(yè)存放的鑰匙(專人保管),同時登記《業(yè)主鑰匙寄存登記表》。
2、業(yè)主因某種原因需更換門鎖,應(yīng)及時將新更換的門鎖鑰匙送至物業(yè)保存,原鑰匙業(yè)主領(lǐng)回。未及時送至備用鑰匙至物業(yè)的一切責(zé)任由業(yè)主承擔(dān),客服組前臺必須催促業(yè)主及時送備用鑰匙。
3、如果有特殊情況需動用業(yè)主的寄存鑰匙,需經(jīng)客服負(fù)責(zé)人或物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)并及時與業(yè)主取得聯(lián)系,說明情況。在《業(yè)主日接待表》上登記,同時登記《業(yè)主鑰匙寄存登記表》,使用完畢后及時送回客服組存放。業(yè)主寄存鑰匙的管理原則是“誰管理、誰負(fù)責(zé)”,鑰匙保管人必須跟蹤整個鑰匙借出管理過程和填寫《業(yè)主鑰匙寄存登記表》,并負(fù)責(zé)鑰匙回收,同時必須將業(yè)主鑰匙借出的,完整填寫在《業(yè)主日接待表》上。
4、非業(yè)主本人領(lǐng)取鑰匙時,需憑身份證或者業(yè)主委托書領(lǐng)取鑰匙,客服前臺需保留領(lǐng)取人身份證或者業(yè)主委托書,然后與業(yè)主取得聯(lián)系,說明情況經(jīng)其同意后,方可辦理相關(guān)手續(xù)。并在《業(yè)主日接待表》上登記問詢時間。
5、借出鑰匙數(shù)量、樓、棟、房號必須與收回的數(shù)量、樓、棟、號相一致,若發(fā)現(xiàn)借出與收回不符或造成鑰匙丟失,鑰匙管理員有權(quán)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
6、鑰匙管理員每天下班前必須對鑰匙進(jìn)行一次清點,如發(fā)現(xiàn)問題及時向負(fù)責(zé)人報告。
7、當(dāng)接到鑰匙丟失或者鑰匙損壞的報告時,客服負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上請示物業(yè)經(jīng)理,然后與業(yè)主取得聯(lián)系,征得同意后,采取補辦鑰匙或者更換鎖芯等措施。并在解決過程中采用防護(hù)措施,確保業(yè)主房屋的安全。丟失或者損壞的處理必須在當(dāng)天處理完畢,并在《業(yè)主日接待表》上登記。
8、如客服負(fù)責(zé)人或者鑰匙管理員休假期間,需將業(yè)主寄存鑰匙管理移交給專人管理,鑰匙管理人應(yīng)履行客服負(fù)責(zé)人和鑰匙管理員的相應(yīng)職責(zé)。
。ǘ⒎敌掼匙管理
1、施工返修單位借用鑰匙時,必須向鑰匙管理員出示相關(guān)證明材料和身份證方能辦理借用手續(xù)。
2、借出的.鑰匙必須在當(dāng)天下班之前收回,如的確不能收回,鑰匙管理員應(yīng)將原因報告給客服負(fù)責(zé)人,并跟進(jìn)鑰匙使用的整個過程直至鑰匙收回。
3、借出鑰匙的數(shù)量、樓、棟、房號必須與收回的一致。如發(fā)現(xiàn)鑰匙借出與收回不符或造成鑰匙丟失,將追究鑰匙發(fā)放人的責(zé)任。
4、如發(fā)生鑰匙丟失,應(yīng)及時上報至客服負(fù)責(zé)人。
5、當(dāng)接到鑰匙丟失或者鑰匙損壞的報告時,客服負(fù)責(zé)人應(yīng)馬上請示物業(yè)經(jīng)理,然后與業(yè)主取得聯(lián)系,征得同意后,采取補辦鑰匙或者更換鎖芯等措施。并在解決過程中采用防護(hù)措施,確保業(yè)主房屋的安全。丟失或者損壞的處理必須在當(dāng)天處理完畢,并在《業(yè)主日接待表》上登記。
。ㄈ┳⒁馐马
1、非業(yè)主本人需借用鑰匙時,必須經(jīng)該業(yè)主同意并押下身份證方可發(fā)放,否則一律不外借。
2、非本公司中介借用鑰匙看房,必須出示業(yè)主委托書,并交付貳百元人民幣的押金和拾元看房費方可辦理相關(guān)手續(xù)。
3、如遇突發(fā)事件,須與該業(yè)主取得聯(lián)系確認(rèn)。進(jìn)入房屋必須有兩人以上,并做好記錄工作。
4、對所有寄存鑰匙必須從嚴(yán)管理,做到誰借出誰負(fù)責(zé)的崗位職責(zé)。
5、所有鑰匙應(yīng)建立電子檔,做到實時更新。
6、入住階段,如返修鑰匙使用情況較多,務(wù)必將使用情況填寫清楚。如業(yè)主將返修鑰匙領(lǐng)走必須在《業(yè)主鑰匙寄存登記表》上簽字。
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