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記錄管理制度
在生活中,制度起到的作用越來越大,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標。那么什么樣的制度才是有效的呢?下面是小編收集整理的記錄管理制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
記錄管理制度1
1 目的
確保安全記錄完整、準確、清晰,以證明安全體系有效運行,并為實現(xiàn)可追溯性、證實作用以及采取糾正、預(yù)防措施提供客觀證據(jù)。
2 范圍
1 本程序適用于酒店安全管理體系所涉及的所有安全記錄的管理。
2 本程序規(guī)定了安全記錄的分類、形式、編制、審核、編號、格式修改、填寫、收集、存檔、貯存、借閱、銷毀的要求。
3 職責(zé)
1 保衛(wèi)部是安全記錄的歸口管理部門,負責(zé)制定、修訂本程序,并負責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
2 各單位負責(zé)人負責(zé)批準本單位的安全記錄清單與記錄歸檔管理。
4 管理要求
1 質(zhì)量記錄的標識、編號、填寫、保存、保護、借閱、復(fù)制和銷毀執(zhí)行質(zhì)量體系的記錄控制程序。
2 各專業(yè)職能部門下發(fā)的記錄,必須制定填寫標準和要求的規(guī)定,使記錄填寫標準統(tǒng)一化。
3 記錄管理工作程序見圖一。
4 安全記錄的分類
安全記錄的分類見表一。
表一 安全記錄分類表
記錄類別 | 記錄范圍 |
1. 與安全運行有關(guān)的記錄 | 包括文件的修訂、變更記錄、考核記錄、安全內(nèi)審報告、管理評審記錄及報告、組織安全工作計劃及總結(jié)、安全責(zé)任書、培訓(xùn)記錄、安全會議記錄、合格承包商和供應(yīng)商名單、危害識別及風(fēng)險評價記錄、法律法規(guī)識別與獲取及跟蹤記錄、風(fēng)險控制及隱患治理記錄等。 |
2. 與安全日常管理有關(guān)的記錄 | 包括各類安全作業(yè)票證、各類安全管理臺帳、班組安全活動記錄、安全工作月報表、事故調(diào)查和處理報告、消防記錄等。 |
3. 來自承包方的安全記錄 | 包括承包方的安全運行、檢查監(jiān)督及考核記錄等。 |
5 安全記錄的形式
5.1 書面、照片。
5.2 電子媒體、磁帶、磁盤。
6 安全記錄的編制、審核及批準
6.1 各單位根據(jù)安全活動的需要建立安全記錄表格時,由使用單位編制后送交本單位領(lǐng)導(dǎo)審核及批準并報主管部門備案。
6.2 安全記錄的使用單位在送審安全記錄表格時,應(yīng)由本單位領(lǐng)導(dǎo)在會審單上確定其保管地點和保存期限,并將保管地點和保存期限通知各使用單位。
6.3 安全記錄保存期限一般應(yīng)遵循下列原則:
一、具有永久性保存價值的記錄,應(yīng)整理成檔案,長期保管;
二、有保管時間要求的安全記錄,則按要求時間保存;
三、無保管時間要求的安全記錄,一般保存期限一年。
7 安全記錄的編號
7.1 為保證安全記錄有唯一的標識,每一種安全記錄表格應(yīng)有唯一的編號,編號由安全記錄所在部門的主管領(lǐng)導(dǎo)指定專人進行,方法如下:
7.2 記錄分類
將記錄統(tǒng)分為四類,對照的字母分類為:
檔案類記錄:DA 管理類(審批、備案、登記的表格):GL
檢查類:JC 記錄類(包括值班、生產(chǎn)等的格式記錄):JL
7.3 專業(yè)
按主管部門分為:
安全:AQ 辦公:BG 保衛(wèi):BW 工程:GC 企管:QG 安全標準化:AQB
7.4 單位編號
編號 | 單位名稱 | 編號 | 單位名稱 | 編號 | 單位名稱 |
01 | 辦公室 | 02 | 保衛(wèi)部 | 03 | 康樂部 |
04 | 人力資源部 | 05 | 工程部 | 06 | 財務(wù)部 |
07 | 餐飲部 | 08 | 客房部 | 09 | 采購部 |
10 | 市場營銷部 |
7.5 順序號
由組織編寫的部門按照單一的記錄分類、專業(yè)分類、部門排序,給記錄表賦予一個單獨的號碼,組織編寫的部門同時建立一個記錄清單,明確記錄使用的范圍、對象、頻率,防止一號多表或一表多號。
7.6 年代號
年代號由一個四位數(shù)字組成,代表記錄的編制年代,如“20xx”代表20xx年編制。
7.7 記錄編號位于記錄的首頁右上角,距頁邊不小于1厘米,新時期羅馬四號字體。
8 安全記錄格式的修改或換版
8.1 安全記錄格式有修改需求時,由提出部門按《變更管理程序》填寫“變更申請審批表”,并附修改后的格式樣品,在申請單中陳述修改的理由和依據(jù),經(jīng)安全記錄所在部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后編號、印刷、使用,并報主管部門備案。
8.2 使用新格式的安全記錄取代原舊的記錄表格,各使用單位應(yīng)在新表格投用時,立即收回舊表格,并自行銷毀。不允許在使用場所出現(xiàn)新舊記錄交替使用的現(xiàn)象。
8.3 安全記錄的格式修改由各單位在“安全記錄清單”備注欄上記錄格式修改時間。
9 安全記錄的填寫
9.1 所有安全記錄都應(yīng)用鋼筆或簽字筆填寫,填寫要求字跡清楚,填寫正確、完整和及時。
9.2 安全記錄上應(yīng)寫明年、月、日及記錄人簽名,簽名時要寫全名,必須是記錄人本人簽字。
9.3 安全記錄表格的填寫應(yīng)遵循下列要求:
一、對有要求的記錄欄目,做到字跡清晰、持久,內(nèi)容完整,具有真實性、準確性、及時性;
二、對于記錄空格,用“以下空白”章或用“——”符號注銷;
三、當(dāng)遇到缺項時,填寫“缺項”;當(dāng)問題記錄結(jié)果為無問題,填寫“無”;
四、技術(shù)性安全記錄數(shù)據(jù)不變,須重新抄上,管理性安全記錄豎向整格內(nèi)容相同,可用“同上”或“〃”表示;
五、從某行開始以下全空,在此行左上角用“以下空白”章或用““——”符號填滿;
六、安全記錄不能隨便更改,若確因筆誤需更改時,用“—”(文字可用“0”)符號注銷,在符號上方由本人更正重新記錄。對外發(fā)送的文件內(nèi)容更改除用上述規(guī)定的符號更改外,還需有更改人的簽名與更改日期。
10 安全記錄的'收集與歸檔
10.1 各單位負責(zé)對本單位主管的(自己編號的)安全記錄和所有安全記錄列出總的“安全記錄清單”。
10.2 每年12月份各單位安全記錄人員負責(zé)收集主管范圍內(nèi)各“安全記錄清單”中自己主管的部分與主管部門進行核對,主管部門將年度核對清單報安全管理部備案。
10.3 各單位將使用完的安全記錄按“安全記錄清單”上的保存地點、保存期限按編號、時間順序進行裝訂、編目、歸檔。
10.4 保衛(wèi)部依據(jù)各部門上報的“安全記錄清單”編制酒店年度“安全記錄總覽表”,以便各單位部門查詢。
11 安全記錄的保存
11.1 各單位應(yīng)按照相關(guān)檔案管理要求,指定專人管理,保存環(huán)境符合要求,防止因日曬、雨淋、受潮、霉變、鼠咬、蟲蛀、火災(zāi)而損壞。
11.2 所有安全記錄的保存應(yīng)便于存取和檢查。
11.3 電子媒體安全記錄由使用單位自行妥善保存。
11.4 記錄的保存時間在記錄清單中逐個注明。
12 安全記錄的借閱
12.1 借閱安全記錄須辦理借閱手續(xù),各單位在借閱安全記錄時應(yīng)填寫“記錄借閱登記表”,并要求借閱人簽名。
12.2 若需外借,需經(jīng)歸檔單位領(lǐng)導(dǎo)批準。保密安全記錄外借必須經(jīng)文件主管部門領(lǐng)導(dǎo)同意。
12.3 合同有要求時,在商定期內(nèi)安全記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。
13 安全記錄的銷毀
根據(jù)安全記錄的保存期限,各歸檔單位對到期安全記錄由保管人員填寫“安全記錄銷毀登記表”由主管領(lǐng)導(dǎo)批準進行銷毀。
5 附則
1 本辦法由標準辦公室起草,并負責(zé)解釋。
2 本辦法自發(fā)布之日起施行。
記錄管理制度2
1、質(zhì)量檢驗室負責(zé)的樣品分析檢驗的全過程必須填寫相應(yīng)的原始記錄,記錄應(yīng)準確、完整、及時;
2、記錄應(yīng)字跡清晰、工整,當(dāng)有筆誤發(fā)生時,不得隨意涂改,不允許使用修正液,應(yīng)在寫錯處劃一條橫線,橫線劃過后,原筆誤依然清晰可辨,在橫線上方填寫正確的數(shù)據(jù)或字跡,然后簽上更正人姓名和更正日期;
3、檢驗原始記錄應(yīng)包括樣品名稱、批號,檢驗項目、質(zhì)量標準依據(jù)、樣品外觀現(xiàn)象、計算公式,化學(xué)結(jié)果、現(xiàn)象(如果采用標準品應(yīng)注明其重量、純度和其它必要信息)、化驗員的結(jié)論和簽名,計算審核人的簽名;
4、各種數(shù)據(jù)的準確度的確定
4.1 樣品重量的有效數(shù)字應(yīng)與稱量時使用的天平的精度保持一致;
4.2 滴定液消耗的毫升數(shù)讀到0.01ml;
4.3 在數(shù)據(jù)處理過程中,對有效位數(shù)之后的數(shù)字的修約采用“四舍六入五留雙”的規(guī)則,詳見《有效數(shù)字的修約管理制度》;
4.4 最后報告檢測結(jié)果的'有效位數(shù)應(yīng)與方法要求相一致。在運算過程中,其有效位數(shù)可適當(dāng)保留,而在運算結(jié)束后根據(jù)有效數(shù)字的修約規(guī)則對結(jié)果進行修約。
5、含量分析的相對偏差的要求
5.1 平行樣的取樣量相對偏差不超過5%
5.2 取樣量不超過規(guī)定量±10%
5.3 儀器分析法不超過3%
6、記錄復(fù)核
檢驗記錄完成后,應(yīng)由化測室負責(zé)人對記錄內(nèi)容、計算結(jié)果進行復(fù)核并簽字;復(fù)核后的記錄,如屬于內(nèi)容和計算錯誤,復(fù)核人要負責(zé),如屬于檢驗錯誤,則復(fù)核人沒有責(zé)任;
7、檢驗原始記錄應(yīng)整理成批檢驗記錄,至少要保存至成品有效期后一年,無有效期的產(chǎn)品應(yīng)保存三年;批檢驗記錄的保存由質(zhì)量部質(zhì)量保證室負責(zé);
8、需將檢驗報告單從檔案中取走,取走人需經(jīng)質(zhì)量保證室主管同意并在記錄保管人處簽字,寫明取走和歸還的日期。
記錄管理制度3
為進一步加強對生產(chǎn)、交通、消防、社會治安等方面事故與傷害的監(jiān)測和統(tǒng)計分析,及時準確掌握社區(qū)內(nèi)事故與傷害情況,積極落實預(yù)防和干預(yù)措施,持續(xù)改進的實現(xiàn)社區(qū)安全,特制定社區(qū)事故與傷害記錄管理制度如下:
1、各安全促進項目小組應(yīng)及時掌握事故與傷害發(fā)生的.情況,做好記錄和統(tǒng)計。
2、事故與傷害記錄應(yīng)內(nèi)容清晰具體,便于查詢和分析。
3、事故與傷害記錄應(yīng)真實有效,不得隨意篡改或銷毀。
4、各類事故與傷害記錄應(yīng)由專人或?qū)iT部門負責(zé)管理。
5、在記錄管理中發(fā)生問題及時與街道安全社區(qū)創(chuàng)建辦公室聯(lián)系。
記錄管理制度4
為規(guī)范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為,保障公眾餐飲安全,依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)章,制定本管理制度。
一、指定經(jīng)培訓(xùn)合格的專(兼)職人員負責(zé)食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品(一次性餐用具等食品容器、包裝材料和食品用工具、一次性餐巾紙、洗滌劑、消毒劑等)采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專(兼)職人員應(yīng)當(dāng)掌握餐飲服務(wù)食品安全法律知識、餐飲服務(wù)食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品,應(yīng)當(dāng)?shù)阶C照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營單位或批發(fā)市場采購,并應(yīng)當(dāng)索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)者名稱、供應(yīng)日期和產(chǎn)品名稱、數(shù)量、送貨購買日期等內(nèi)容。長期定點采購的,與供應(yīng)商簽訂包括保證食品安全內(nèi)容的采購供應(yīng)合同。
三、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時,應(yīng)當(dāng)查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從流通經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)批量或長期采購時,應(yīng)當(dāng)查驗并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證等復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從流通經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)少量或臨時采購時,應(yīng)當(dāng)確認其是否有營業(yè)執(zhí)照和食品流通許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農(nóng)貿(mào)市場采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存市場管理部門或經(jīng)營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的,應(yīng)當(dāng)查驗并留存供應(yīng)者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復(fù)印件、購物憑證和每筆供應(yīng)清單。
七、從食品流通經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)和農(nóng)貿(mào)市場采購畜禽肉類的,應(yīng)當(dāng)查驗動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的'許可證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的,應(yīng)當(dāng)查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件。
九、實行統(tǒng)一配送的,由企業(yè)總部統(tǒng)一查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件,建立采購記錄;各門店應(yīng)當(dāng)建立并留存日常采購記錄;門店自行采購的產(chǎn)品,應(yīng)當(dāng)嚴格落實索證索票、進貨查驗和采購記錄制度。
十、批量采購進口食品、食品添加劑的,應(yīng)當(dāng)索取口岸進口食品法定檢驗機構(gòu)出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的食品檢驗合格證明的復(fù)印件。
十一、采購集中消毒企業(yè)供應(yīng)的餐飲具的,應(yīng)當(dāng)查驗、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或復(fù)印件)。
十二、食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購入庫前,餐飲服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)查驗所購產(chǎn)品外包裝、包裝標識是否符合規(guī)定,與購物憑證是否相符,并建立采購記錄。采購記錄應(yīng)當(dāng)如實記錄產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供應(yīng)單位名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等。
十三、按產(chǎn)品類別或供應(yīng)商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關(guān)證照、產(chǎn)品合格證明文件和進貨記錄,不得涂改、偽造,其保存期限不得少于2年。
十四、不得采購《食品安全法》第二十八條規(guī)定禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品和《農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》第三十三條規(guī)定不得銷售的食用農(nóng)產(chǎn)品。
記錄管理制度5
為規(guī)范食品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄行為,保障公眾餐飲安全,根據(jù)《食品安全法》、《食品安全法實施條例》、《浙江省食品經(jīng)營許可實施細則(實行)》等法律、法規(guī)及規(guī)章,制定本管理制度。
一、指定經(jīng)培訓(xùn)合格的專(兼)職人員負責(zé)食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購索證索票、進貨查驗和采購記錄。專(兼)職人員應(yīng)當(dāng)掌握餐飲服務(wù)食品安全法律知識、餐飲服務(wù)食品安全基本知識以及食品感官鑒別常識。
二、采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品,應(yīng)當(dāng)?shù)阶C照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營單位或批發(fā)市場采購,并應(yīng)當(dāng)索取、留存有供貨方蓋章(或簽字)的購物憑證。購物憑證應(yīng)當(dāng)包括供貨方名稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、送貨或購買日期等內(nèi)容。長期定點采購的,與供應(yīng)商簽訂包括保證食品安全內(nèi)容的采購供應(yīng)合同。鼓勵餐飲單位到建立電子監(jiān)管一票通的食品批發(fā)企業(yè)采購食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品。
三、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時,應(yīng)當(dāng)查驗、索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
四、從食品經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)批量或長期采購時,應(yīng)當(dāng)查驗并留存加蓋有公章的營業(yè)執(zhí)照和食品經(jīng)營許可證等復(fù)印件;留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
五、從食品經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)少量或臨時采購時,應(yīng)當(dāng)確認其是否有營業(yè)執(zhí)照和食品經(jīng)營許可證,留存蓋有供貨方公章(或簽字)的每筆購物憑證或每筆送貨單。
六、從農(nóng)貿(mào)市場采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存市場管理部門或經(jīng)營戶出具的加蓋公章(或簽字)的購物憑證;從個體工商戶采購的,應(yīng)當(dāng)查驗并留存供應(yīng)者蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復(fù)印件、購物憑證和每筆供應(yīng)清單。
七、從食品經(jīng)營單位(商場、超市、批發(fā)零售市場等)和農(nóng)貿(mào)市場采購畜禽肉類的,應(yīng)當(dāng)查驗動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件;從屠宰企業(yè)直接采購的,應(yīng)當(dāng)索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
八、采購乳制品的,應(yīng)當(dāng)查驗、索取并留存供貨方蓋章(或簽字)的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件。
九、批量采購進口食品、食品添加劑的,應(yīng)當(dāng)索取口岸進口食品法定檢驗機構(gòu)出具的與所購食品、食品添加劑相同批次的`食品檢驗合格證明的復(fù)印件。
十、采購集中消毒企業(yè)供應(yīng)的餐飲具的,應(yīng)當(dāng)查驗、索取并留存集中消毒企業(yè)蓋章(或簽字)的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、蓋章的批次出廠檢驗報告(或復(fù)印件)。
十一、食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購入庫前,餐飲服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)查驗所購產(chǎn)品外包裝、包裝標識是否符合規(guī)定,與購物憑證是否相符,并建立采購記錄。采購記錄應(yīng)當(dāng)如實記錄產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供應(yīng)單位名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等。
十二、按產(chǎn)品類別或供應(yīng)商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關(guān)證照、產(chǎn)品合格證明文件和進貨記錄,不得涂改、偽造,其保存期限不得少于2年。
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