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行政管理制度

時間:2021-10-26 11:12:46 制度 我要投稿

行政管理制度范文3篇

  在當(dāng)今社會生活中,制度對人們來說越來越重要,制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。大家知道制度的格式嗎?以下是小編為大家整理的行政管理制度范文3篇,僅供參考,歡迎大家閱讀。

行政管理制度范文3篇

行政管理制度范文3篇1

  第一章 公文、文件審批管理

  第一條 公司的各類公文、文件、傳真、報告和資料,由公司行政部負(fù)責(zé)管理。

  第二條 收文、發(fā)文的簽批管理

  (一)收文:各級政府下發(fā)的公文、文件,政府和行業(yè)主管部門發(fā)來的公文、文件及與公司有業(yè)務(wù)往來的企事業(yè)單位的信函等,應(yīng)由公司文員進(jìn)行收文登記,并填寫《收文處理單》,由行政部部長簽署批轉(zhuǎn)意見后,呈送公司主管領(lǐng)導(dǎo)閱示,文員按主管領(lǐng)導(dǎo)的批示,轉(zhuǎn)送有關(guān)部門或相關(guān)人員傳閱辦理。

  (二)發(fā)文:公司對外發(fā)出的文件、報告、請示、信函等正式公文,應(yīng)由與擬發(fā)文件內(nèi)容相關(guān)的部門負(fù)責(zé)起草文稿,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽批后,傳至公司行政部打印、備檔和發(fā)送。

  (三)凡公司對外發(fā)出的正式公文、文件、報告、請示、信函等,以及公司下發(fā)的各種公文、文件,須由總經(jīng)理、董事長簽批才能生效。

  (四)公司傳真件的接收和發(fā)出,均應(yīng)由文員負(fù)責(zé)并做好記錄,對以公司名義發(fā)出的傳真件,將底稿存檔;接收的傳真件,要及時進(jìn)行登記,收件人簽字并存檔。

  第三條 公文打印的管理

  (一)公司公文、文件的打印,由文員負(fù)責(zé)。

  (二)公司各部門需打印以公司名義發(fā)送的正式公文,須按程序填寫《發(fā)文審批單》;文員依據(jù)《發(fā)文審批單》中總經(jīng)理的簽批,進(jìn)行打印和發(fā)放。

  (三)凡經(jīng)行政部打印的公文、文件,必須預(yù)留一份與原稿一起,統(tǒng)一存檔。

  第四條 文件借閱和復(fù)制的管理

  公司各部門管理人員,因工作需要借閱或復(fù)制公司存檔的各類文件時,按檔案管理中“檔案的借閱與復(fù)制”的規(guī)定執(zhí)行。

  第二章 檔案管理

  第五條 歸檔范圍

  (一)上級政府和相關(guān)主管部門下發(fā)的文件、通知及相關(guān)許可證批件,企業(yè)上呈的報告、請示,企業(yè)發(fā)出的信函。

  (二)公司近遠(yuǎn)期規(guī)劃、工作計(jì)劃、各類統(tǒng)計(jì)報表、規(guī)章制度、項(xiàng)目可行性研究報告。

  (三)公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。

  (四)業(yè)務(wù)往來信函、合同、協(xié)議、項(xiàng)目工程內(nèi)業(yè)資料等。

  (五)人事勞資檔案、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證、資質(zhì)證書等。

  第六條 歸檔要求

  (一)凡屬應(yīng)歸檔范圍的收文,均應(yīng)及時辦理歸檔手續(xù)。

  (二)相關(guān)業(yè)務(wù)部門獲得的批件手續(xù),要及時登記歸檔,如要使用,可辦理正常借用手續(xù);項(xiàng)目工程施工內(nèi)業(yè)資料、文件(竣工批件),在工程結(jié)束后,由相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行裝訂整理,并將其完整歸檔,同時辦理交接手續(xù)。

  (三)公司的檔案由檔案員負(fù)責(zé)整理歸檔,并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定,進(jìn)行檔案的密級及類別劃分,針對不同密級的劃分,進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理。

  第七條 檔案的借閱與復(fù)制

  (一)公司董事會成員、經(jīng)理班子成員需借閱檔案、文件時,在填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》后,可通過檔案員辦理借閱手續(xù),提檔或復(fù)制,閱后返還。

  (二)公司其它人員因工作或業(yè)務(wù)活動需要借閱公司檔案時,在填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》、經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后,公司檔案員方可辦理檔案的借閱、提檔或復(fù)制手續(xù)。

  (三)公司檔案、文件的借閱人,應(yīng)當(dāng)愛護(hù)并保持借閱檔案的整潔和完整,嚴(yán)禁私自涂改、外借、翻印和抄錄,杜絕遺失現(xiàn)象的發(fā)生。如確屬工作或業(yè)務(wù)活動需要,對檔案文件進(jìn)行摘錄和復(fù)制的,必須經(jīng)行政部長批準(zhǔn)后,方可由公司檔案員進(jìn)行摘錄或復(fù)制。

  第八條 檔案的標(biāo)識

  對于失效或已更改的文件如:公司有關(guān)規(guī)定、制度、管理及辦法等,公司檔案員要標(biāo)識明確并做明顯的標(biāo)記,以防止誤用。

  第九條 檔案的銷毀

  (一)公司的任何人未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)允許,無權(quán)隨意銷毀公司保存檔案資料。 (二)對于超過規(guī)定保存期限無保存價值的檔案資料,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定的時限予以銷毀。銷毀檔案資料時,應(yīng)當(dāng)由公司檔案員,提交檔案銷毀報告并附銷毀檔案資料明細(xì)表,經(jīng)行政部長審核簽字,呈報副總經(jīng)理批準(zhǔn),方可組織銷毀。銷毀的全過程至少應(yīng)由兩人參加。

  第三章 介紹信和印鑒管理

  第十條 公司印信是指公司的印章、公司法定代表人的名章、財(cái)務(wù)專用章及公司的介紹信、證明信、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。

  第十一條 公司印信由某某公司辦公室統(tǒng)一保管。

  第十二條 除公文外,需加蓋公司公章的文件、資料,由使用人提出申請,填寫印信申請單,經(jīng)副總經(jīng)理授權(quán)或批準(zhǔn),方可用印。申請單應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人批準(zhǔn)人。

  第十三條 公司的重大經(jīng)濟(jì)合同須加蓋公章,應(yīng)由主辦部門提出申請,報董事長批準(zhǔn)后,方可加蓋公章。

  第十四條 公司所有需要加蓋印鑒的介紹信、合同文本、協(xié)議文本,及以公司名義對外發(fā)出的所有公文,必須經(jīng)行政部審核,并進(jìn)行統(tǒng)一編號登記、存檔備查。

  第十五條 行政部應(yīng)建立印信臺帳,每一個印信都應(yīng)預(yù)留樣式,并存檔。

  第十六條 公司印鑒的使用,應(yīng)當(dāng)按公司發(fā)文的審批程序規(guī)定進(jìn)行審核批準(zhǔn),公司文員方可蓋章。對于不屬于公司正式發(fā)文審批程序的,對公司利益會產(chǎn)生重要影響的文件的簽章,要通過主管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)方可進(jìn)行;如果違反此項(xiàng)規(guī)定而造成的后果,由違反規(guī)定的直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。印信管理人員不得在審核手續(xù)不完備的文本上加蓋印章。

  第十七條 介紹信的填寫,必須注明辦事人、去往單位、辦理事由、時間等,不允許攜帶空白介紹信。嚴(yán)禁在空白介紹信和空白紙上加蓋印章。

  第十八條 公司印章除特殊規(guī)定外,一律用紅色印泥。

  第十九條 印信管理人員應(yīng)在每年的三月前將上一年的介紹信存根歸檔,一本介紹信不得跨年度使用。

  第二十條 經(jīng)公司加蓋印鑒的公文,如出現(xiàn)意外情況或不利后果時,應(yīng)當(dāng)由公文批準(zhǔn)人和直接責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

  第二十一條 使用公司法定代表人名章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人名章時,須征得公司法定代表人及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人本人的同意。

  第二十二條 公司印章因特殊原因借出使用,需要報董事長批準(zhǔn),并認(rèn)真填寫公司印章借據(jù),印章借據(jù)應(yīng)注明資料名稱、份數(shù)、經(jīng)手人、批準(zhǔn)人及借出時間和歸還時間,印章歸還后,該借據(jù)不得消毀,存檔備查。

  第二十三條 經(jīng)董事長批準(zhǔn)方可銷毀印章,銷毀時必須有兩人監(jiān)督,并做好登記。

  第四章 會議管理

  第二十四條 公司召集的會議,由行政部負(fù)責(zé)通知并組織人員準(zhǔn)時到會。

  第二十五條 公司級的會議只設(shè)有公司例會、專題例會和總經(jīng)理辦公會。

  第二十六條 行政部負(fù)責(zé)上述會議的會務(wù)工作,必要時負(fù)責(zé)形成會議紀(jì)要。

  第二十七條 公司例會和總經(jīng)理辦公會形成的決定,由行政部負(fù)責(zé)督辦和檢查落實(shí)情況;專題例會所做出的決定,由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)落實(shí)。

  第二十八條 公司例會是公司行政、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)管理的會議,會議由總經(jīng)理主持或授權(quán)主持,全體員工參加,主要是報告和處理公司臨時性重要問題,一周召開一次。

  第二十九條 專題例會是根據(jù)部門業(yè)務(wù)上的關(guān)系而召開的業(yè)務(wù)工作會議,由主管領(lǐng)導(dǎo)主持,對生產(chǎn)經(jīng)營過程進(jìn)行階段性分析和總結(jié),并做出決定,報告董事長。

  第三十條 總經(jīng)理辦公會不定期召開,會議主要討論、決定公司的發(fā)展規(guī)劃、年度及月工作計(jì)劃及其他有關(guān)公司重大問題的會議。

  第三十一條 公司任何級別的會議,均要經(jīng)過周密的準(zhǔn)備工作,準(zhǔn)備好議題、提案,不開無準(zhǔn)備的會議。

  第五章 固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備管理

  第三十二條 為加強(qiáng)對公司固定資產(chǎn)及設(shè)施設(shè)備的管理,特制定如下規(guī)定:

  (一)公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施,由行政部指定專人負(fù)責(zé),統(tǒng)一進(jìn)行管理。

  (二)公司固定資產(chǎn)及設(shè)備設(shè)施,必須建立《固定資產(chǎn)管理臺帳》及《設(shè)備設(shè)施(辦公設(shè)備)登記表》。

  (三)固定資產(chǎn)除不動產(chǎn)之外,均應(yīng)建立實(shí)物負(fù)責(zé)人制度,由責(zé)任人對所負(fù)責(zé)的設(shè)備設(shè)施定期提出保養(yǎng)和維護(hù)維修計(jì)劃,經(jīng)行政部長審核,副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按計(jì)劃安排專業(yè)人員進(jìn)行維修和修養(yǎng),確保設(shè)備設(shè)施的完好。

  (四)因工作業(yè)務(wù)的需要,需更換或新增辦公設(shè)備設(shè)施的,應(yīng)由各部門按規(guī)定填寫《設(shè)施配置申請單》,報經(jīng)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由行政部負(fù)責(zé)組織安排采購;日常辦公用品和低值易耗品,由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后按需購買;

  (五)各部門責(zé)任人要認(rèn)真管理和維護(hù)好本部門使用的資產(chǎn)設(shè)備,部門間不得隨意調(diào)換辦公設(shè)備,不得隨意把辦公所用的桌椅、沙發(fā)等搬出辦公樓外。

  (六)作好辦公樓外(如施工現(xiàn)場、售樓處等)的設(shè)備設(shè)施、辦公家具的管理,如因階段性工作結(jié)束而對設(shè)備設(shè)施及辦公家具停止使用時,應(yīng)負(fù)責(zé)與行政部進(jìn)行交接,或以其它方式妥善保管以備再用。

  第六章 保密管理

  總則 為增強(qiáng)公司全員的保密意識,加強(qiáng)公司的__,特制定本制度。

  第三十三條 保密范圍和密級確定

  (一) 公司秘密包括下列秘密事項(xiàng)。

  1. 公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。

  2. 公司正在決策中的秘密事項(xiàng)。

  3. 公司內(nèi)部掌握的客戶、意向客戶資料,合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄。

  4. 公司財(cái)務(wù)預(yù)算報告及各類財(cái)務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)報表。

  5. 公司計(jì)劃開發(fā)的的、尚不宜對外公開的項(xiàng)目信息。

  6. 公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。

  7. 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。

  一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)容文件不屬于保密范圍。

  (二) 公司秘密的密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級

  絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會使公司權(quán)力和利益遭到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

  (三)公司密級的確定

  1. 公司經(jīng)營發(fā)展中,直接影響公司權(quán)益的重要決策、文件資料和正在洽談的尚未公開的新項(xiàng)目為絕密級。

  2. 公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機(jī)密級。

  3. 公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入的各類信息為秘密級。

  4. 屬于公司秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)依據(jù)規(guī)定標(biāo)明密級,并確定保密期限。保密期限屆滿,自行解密。

  第三十四條 保密措施

  (一) 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由主管經(jīng)理委托專人執(zhí)行。

  (二) 對于密級的文件、資料和其他物品,必須采取以下保密措施

  1. 未經(jīng)總經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄.

  2. 收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由指定人員擔(dān)任,并采取必要的安全措施。

  3. 保存在設(shè)備完善的'保險裝置內(nèi)。

  (三)屬于公司秘密的,由公司指定專門部門負(fù)責(zé)執(zhí)行,并采用相應(yīng)的保密措施。 (四)在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

  (五) 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動,主辦部門應(yīng)采取下列保密措施:

  1. 選擇具備保密條件的會議場所。

  2. 根據(jù)工作需要,限定參加會議人員的范圍,對參加涉及密級事項(xiàng)會議的人員予以指定。

  3. 依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。

  4. 確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。

  (六)不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛,不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密。

  (七) 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時,應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時報告總經(jīng)理;總經(jīng)理接到報告,應(yīng)立即做出處理。

  第三十五條 責(zé)任與處罰

  (一) 出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告。

  1. 泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。

  2. 違反本制度規(guī)定的秘密內(nèi)容的。

  3. 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。

  (二)出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失,情節(jié)嚴(yán)重者,直至追究其法律責(zé)任

  1. 故意或過失泄露公司秘密,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的。

  2. 違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。

  3. 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。

  第七章 公務(wù)車輛管理

  (一)公務(wù)車輛由行政部負(fù)責(zé)管理,統(tǒng)一調(diào)度。

  (二)公務(wù)車輛負(fù)責(zé)公司組織的大型活動、對外接待、招待、財(cái)務(wù)部存取款(現(xiàn)金)及各部門公務(wù)用車。

  (三)各部門用車必須填寫《用車記錄》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報行政部派車。

  (四)公務(wù)車輛的所需費(fèi)用,如:保險費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、車船使用稅、車輛檢驗(yàn)費(fèi)、小修、正常保養(yǎng)、道橋和停車費(fèi),以及因工作需要駕車到外省市往返費(fèi)用由公司承擔(dān)。

  (五)建立車輛臺帳,實(shí)行單車百公里耗油考核,單車核算,節(jié)約用油。

  (六)外單位需借用公司車輛的,必須經(jīng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)后方可安排。

  (七)要加強(qiáng)對車輛的定期保養(yǎng)和維護(hù),保證車輛的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和完好,正常保養(yǎng)按車輛行駛公里數(shù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,需修理的填寫《車輛維修單》,按審批程序得到批準(zhǔn)后,由行政部統(tǒng)一安排維修,并填寫《車輛保養(yǎng)記錄》。

  (八)司機(jī)必須遵紀(jì)守法,按章行駛,確保安全。如因其違章駕駛、亂停亂放、酒后駕車、私自出車被取締、罰款、吊扣等一切后果,均由司機(jī)自己承擔(dān)。公司將根據(jù)情節(jié)輕重對其進(jìn)行扣發(fā)獎金、取消駕駛公司車輛資格、直至辭退等處理。

  (九)公司車輛配備專職司機(jī),其他人不準(zhǔn)駕駛公司車輛,否則發(fā)生事故均由駕車人承擔(dān),并視情節(jié)輕重追究司機(jī)責(zé)任。

行政管理制度范文3篇2

  一、總則

  1、為了加強(qiáng)公司管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦公效率,特制定本制度。

  2、本制度包括公司印鑒管理,辦公設(shè)施管理,辦公車輛管理,文檔管理,辦公用品管理,勞保用品管理,員工著裝管理,辦公電腦管理,辦公電話管理,衛(wèi)生管理,宿舍管理等。

  二、印鑒管理

  1、公司印鑒由行政辦主任負(fù)責(zé)保管,公司財(cái)務(wù)印鑒由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

  2、公司印鑒的使用一律由副總以上領(lǐng)導(dǎo)許可后方可使用,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。

  3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信,說明及對外開出的任何公文,應(yīng)該統(tǒng)一編號登記,以備查詢存檔。

  三、辦公設(shè)施管理

  1、復(fù)印機(jī)的使用,應(yīng)由各部門的辦公文員來操作使用,操作前行政部組織培訓(xùn),操作后按登記表自覺登記,沒有文員的部門由行政文員操作,要求雙面復(fù)印減少單面復(fù)印,對印錯紙張,要查明原因。

  2、各部門所需發(fā)送的傳真,登記后由行政文員操作發(fā)送。采購部的傳真機(jī)由采購文員管理,并做好登記。登記表每月底交行政部備查。

  四、文檔管理

  1、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。人事檔案由人事部負(fù)責(zé)管理,公文檔案由行政文員負(fù)責(zé)管理。

  2、所有的檔案應(yīng)分類編號管理。檔案存放要注意防火、防蟲、防盜。

  3、借閱檔案時,要有主管批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。

  五、辦公用品管理

  1、每月月底前,各部門將本部所需要的辦公用品計(jì)劃交行政部。

  2、行政文員根據(jù)各部門計(jì)劃匯總,經(jīng)審批后購買,按計(jì)劃登記發(fā)放,領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取。

  3、對辦公用品的采購行政文員要做到品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、價格合理、開支適當(dāng),對超常規(guī)計(jì)劃要嚴(yán)格控制。

  4、辦公用品要建立入庫登記、出庫登記、個人使用登記表,每月底盤點(diǎn)對帳。

  六、電腦管理

  1、各部門的辦公電腦要由專人操作管理,工作時間禁止無關(guān)人員上電腦操縱,不準(zhǔn)讀取無關(guān)資料。

  2、電腦發(fā)生故障要及時與電腦部聯(lián)系,不得私自處理。

  七、電話管理

  1、各部門的辦公電話,是進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的主要工具,員工要養(yǎng)成長話短說的習(xí)慣,避免長時間占線,影響他人使用。

  2、一次通話時間不超5分鐘,超時的通話要使用傳真機(jī)聯(lián)系。

  3、各部門電話為部門專用,反對其他人使用。

  4、長途電話要嚴(yán)格管理,對超長通話和非業(yè)務(wù)通話要嚴(yán)格控制,長話要求即打即鎖,長話鎖碼不得泄露。

  5、將各部電話的電話費(fèi)按月登記,對話費(fèi)過高的電話,要查明原因。

行政管理制度范文3篇3

  總則

  為進(jìn)一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認(rèn)證的實(shí)施,規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為,理順內(nèi)部關(guān)系,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件,以加強(qiáng)行政管理的有效性,并在公司內(nèi)部形成辦事有程序,工作有標(biāo)準(zhǔn),事事有人管,人人有專責(zé)的工作局面。

  第一章 會議管理制度

  一、內(nèi)部會議管理辦法

  (一)、公司會議主要包括總經(jīng)理辦公會議、工作調(diào)度會議、各種專題會議、全體員工大會、部門會議及臨時會議等。

  (二)、公司級會議的組織者為綜合處。

  (三)、會議由綜合處提供服務(wù),會議召開應(yīng)提供、做好會議通知、材料、會場、記錄等各項(xiàng)服務(wù),會議結(jié)束后,根據(jù)情況撰寫會議紀(jì)要,必要時提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。

  (四)、會議通知形式主要為電話通知,處長、部門經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人,其他人員通知到部門,由各部門自行通知。

  (五)、與會人庇ρ細(xì)褡袷鼗嵋榧吐桑?壞貿(mào)俚健⒃繽、无故犬?;嵋櫧詡溆?氐羰只?韌ㄑ豆ぞ擼?嵋櫧詡湟??窆嶙ⅲ?壞媒煌方傭??牟輝諮苫蛩嬉庾叨??跋旎嵋檎?V刃頡?SPANlang=EN-US>

  (六)、因故不能參加會議的,必須親自向綜合處說明理由。

  (七)、會議決議事項(xiàng),與會人員應(yīng)在會后立即執(zhí)行,不得拖延或敷衍了事。

  (八)、各處室、部門要把每次調(diào)度會及其它會議精神傳達(dá)到基層,也可根據(jù)自己部門的實(shí)際情況,定期召開部門級會議傳達(dá)會議精神。

  (九)、部門有關(guān)會議如需綜合處協(xié)助的應(yīng)提前通知綜合處,以便做出統(tǒng)一安排。

  二、對外出租會議室、多功能廳管理辦法

  (一)、公司所屬會議室及多功能廳由物業(yè)處負(fù)責(zé)辦理租用手續(xù),綜合處負(fù)責(zé)提供相關(guān)會議服務(wù)。

  (二)、物業(yè)處根據(jù)會議室使用情況與租用會議室單位商定相關(guān)出租事宜,填寫《會議室使用登記單》,經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認(rèn)后通知綜合處,綜合處同使用單位協(xié)商會議室使用的具體事宜(預(yù)約時間、需提供的服務(wù)等)。

  (三)、租用單位于租用當(dāng)天將《會議室使用登記單》交與綜合處會議管理人員,待會議室使用完畢后,由會議室管理人員填入會議室實(shí)際使用時間,由租用單位簽字確認(rèn)后,綜合處返還物業(yè)處作為收費(fèi)依據(jù)。

  第二章 辦公電話管理制度

  為了提高公司辦事效率,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi),保證通訊聯(lián)絡(luò),結(jié)合公司實(shí)際,特制定本規(guī)定:

  一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡意賅,禁止在電話中閑聊,嚴(yán)禁撥打聲訊和信息電話。

  二、各處室、部門使用管理插卡電話,經(jīng)理辦公室使用加鎖電話。

  三、電話卡由辦公室負(fù)責(zé)刷卡。每次刷卡標(biāo)準(zhǔn),處長30元,部門經(jīng)理和管理人員20元,其他員工10元,綜治辦帶班組長每人15元。使用完話費(fèi)后,到辦公室刷卡,并進(jìn)行登記。

  四、安裝管理插卡電話后,不允許私接電話機(jī)通話,否則,將追究其直接責(zé)任人或部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任,并依法追繳相應(yīng)的電話費(fèi)。

  五、各處室負(fù)責(zé)人及員工要切實(shí)負(fù)起責(zé)任,以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長途電話者,統(tǒng)一到辦公室登記后,方可撥打。

  六、由辦公室定期到電信局對各處室及部門電話使用情況進(jìn)行查詢監(jiān)督,并予以公布。

  第三章 公文收發(fā)傳閱管理制度

  根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況,現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理辦法規(guī)定如下:

  一、公文撰寫

  1、公文草擬。根據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬,涉及各處室職責(zé),需要由公司統(tǒng)一行文的,由各處室、部門草擬文稿。

  2、公文審核。指對草擬文稿的審核,由綜合處負(fù)責(zé)。審核的主要內(nèi)容是:看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的公文,由各處室、部門自行發(fā)文。

  3、公文復(fù)核。指公文正式印制前對文稿的校對、核稿,重點(diǎn)是看:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

  4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導(dǎo)簽字,批準(zhǔn)發(fā)文。公司級公文由總經(jīng)理簽發(fā),各處室、部門或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文,由處室、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

  5、公文的印刷、用印。經(jīng)審核無誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。

  二、公文發(fā)放

  指將公文發(fā)放到相關(guān)部門。確定發(fā)文后,綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號,登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門等。對內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門相關(guān)人員簽收。公司級文件發(fā)放時只發(fā)到處室及相關(guān)部門,處室、部門內(nèi)部的傳達(dá)由各處室、部門自行管理。各處室、部門收到文件后要簽字確認(rèn)。

  三、公文的傳閱

  接收的文件需由多部門閱看時,經(jīng)綜合處處長、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后,原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門閱看,閱看人員簽字確認(rèn)。

  四、公文歸檔

  公司發(fā)文由綜合處及時歸檔,填寫《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件,如有必要應(yīng)及時報送綜合處歸檔。

  第四章 辦公用品管理制度

  為進(jìn)一步開源節(jié)流,規(guī)范辦公用品管理,特做如下規(guī)定:

  一、職責(zé)及范圍

  (一)本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品,本制度規(guī)定了辦公用品計(jì)劃、采購、發(fā)放、使用、保管等方面的職責(zé)和管理要求。

  (二)辦公用品的采購、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門辦公用品計(jì)劃、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)。

  二、辦公用品計(jì)劃、采購、保管及發(fā)放管理辦法

  (一)、每月15日以前,各處室、部門自行統(tǒng)計(jì)本處或部門的辦公用品需求狀況,并列出詳細(xì)計(jì)劃,分類(日常辦公用品、印刷品、其它)填寫《用料計(jì)劃單》,計(jì)劃本著“節(jié)省、實(shí)用、必需”的原則,經(jīng)處室、部門負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一提交綜合處。

  (二)、綜合處采購人員根據(jù)實(shí)際情況給予審核并制定采購計(jì)劃及預(yù)算,報經(jīng)綜合處處長審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行采購,并于每月25日至30日發(fā)放。

  (三)、公司新到工作人員的辦公用品,綜合處根據(jù)各處室、部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單,負(fù)責(zé)為其配備必要的辦公用品,以保證新到人員的正常工作。

  (四)、除正常配給的辦公用品外,若還需用其它日常辦公用品的,由使用部門填寫書面《辦公用品申請單》,須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。

  (五)、采購人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價廉、庫存合理、開支適當(dāng)為原則,并要建立帳目,根據(jù)《物資的驗(yàn)收、出入庫及保管制度》辦好入庫、出庫手續(xù)。

  (六)、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,非工作人員不得隨意進(jìn)入庫房。

  (七)、各部門物品領(lǐng)用人應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則使用辦公用品,適合以舊換新的用品要以舊換新,綜合處有權(quán)對各部門的領(lǐng)用情況予以審核與監(jiān)督。

  第五章 辦公設(shè)備(軟件)更新、維護(hù)、使用制度

  一、職責(zé)及范圍

  1、公司辦公設(shè)備包括:電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動存儲設(shè)備、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門配備的空調(diào)等各種貴重物品。辦公軟件是指各類因辦公需要而購買或?qū)I(yè)制作的軟件。為了保證各項(xiàng)辦公設(shè)備的正常使用,各類辦公軟件的安全操作,發(fā)揮辦公設(shè)備及辦公軟件的最大功效,特制定本制度。

  2、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、多功能廳(會議室)內(nèi)彩電及VCD、DVD均由綜合處指定專人保管、使用,定期進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告,由綜合處通知定點(diǎn)維修公司的技術(shù)人員前來檢查、維修、保養(yǎng)。

  3、各處室配備的計(jì)算機(jī),由各處室指定專人定期負(fù)責(zé)清潔工作。

  二、更新、維修及維護(hù)保養(yǎng)

  1、辦公設(shè)備的更新是指辦公設(shè)備的升級或更新、移動存儲設(shè)備的采購、各類耗材的補(bǔ)給、特殊配套設(shè)備的購置。辦公設(shè)備發(fā)生各種故障不能使用時即可進(jìn)行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購置或升級的各類應(yīng)用軟件。

  2、需要進(jìn)行辦公設(shè)備更新時,由各處室、部門或設(shè)備監(jiān)管人填寫《辦公設(shè)備更新(維修)申請單》,由處室、部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn),由綜合處負(fù)責(zé)采購。綜合處根據(jù)市場報價做好新購置辦公設(shè)備的預(yù)算,經(jīng)綜合處處長、總經(jīng)理審批后購買、發(fā)放。

  3、各類辦公設(shè)備發(fā)生故障時,可隨時填寫《辦公設(shè)備更新(維修)申請單》,通過定點(diǎn)公司或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。

  4、各類辦公設(shè)備需要更換部件時,應(yīng)填寫《辦公設(shè)備更新(維修)申請單》,經(jīng)綜合處處長、總經(jīng)理審批后方可更換。

  5、各處室、部門要妥善保管本部門或分管的辦公設(shè)備保修、維修、使用說明書等資料。

  三、辦公設(shè)備使用管理規(guī)定

  1、計(jì)算機(jī)及外設(shè)使用時要注意防塵、防磁、防靜電、防水、防腐。

  2、移動存儲設(shè)備包括移動硬盤和U盤。移動硬盤使用時注意,在硬盤高速運(yùn)轉(zhuǎn)時嚴(yán)禁硬盤受到外力碰撞,嚴(yán)禁移動硬盤。移動硬盤及U盤在斷開與電腦的連接時一定要進(jìn)行相關(guān)操作,當(dāng)系統(tǒng)提示“您可以安全的拔下設(shè)備”時方可拔除設(shè)備。

  3、會議室投影設(shè)備的使用由綜合處設(shè)專人負(fù)責(zé),其它人員未經(jīng)允許及培訓(xùn)嚴(yán)禁使用該設(shè)備。每次關(guān)閉投影儀的時候都一定要等到投影儀的lamp燈完全熄滅后,才能關(guān)閉電源。

  4、計(jì)算機(jī)軟件及應(yīng)用軟件由綜合處統(tǒng)一購買。軟件在使用時,要按照要求步驟進(jìn)入或退出,以免造成軟件的損壞。禁止在公司計(jì)算機(jī)安裝其他軟件,以免病毒傳播。

  5、日常文檔及數(shù)據(jù)由各處室自行備份。每月二十日前由綜合處負(fù)責(zé)使用移動存儲設(shè)備對各處室重要文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。日常殺毒工作由各處室自行處理,要求每周至少殺毒一次、升級一次,殺毒軟件由綜合處提供。

  6、計(jì)算機(jī)的清潔與維護(hù)實(shí)行誰使用誰負(fù)責(zé)清潔的原則。每周清潔外部兩次,不得使用濕抹布,內(nèi)部每季度必須打開機(jī)箱清潔一次,用毛刷或?qū)S霉ぞ叽祪魤m土。第一次清理由綜合處指導(dǎo),以后的清潔由各處自行負(fù)責(zé),綜合處進(jìn)行不定期抽查。

  7、各類辦公設(shè)備嚴(yán)禁外借、外用。嚴(yán)禁上班時間在計(jì)算機(jī)上玩游戲、處理與工作無關(guān)的文件,嚴(yán)禁用微機(jī)看VCD盤,嚴(yán)禁使用計(jì)算機(jī)從事不健康活動或不符合國家政策法規(guī)的活動,嚴(yán)禁利用網(wǎng)絡(luò)傳播淫穢及危害國家安全的信息。

  第六章 傳真、復(fù)印制度

  一、辦公復(fù)印、傳真的管理部門為綜合處。

  二、復(fù)印、傳真承辦范圍為行政管理文件、合同及各類相關(guān)資料,私人資料恕不接待。

  三、各處室、部門在進(jìn)行復(fù)印時,必須填寫《打印、復(fù)印登記單》(附表七),登記復(fù)印紙張的規(guī)格和數(shù)量。

  四、各處室在進(jìn)行傳真文件或資料時,要填寫《傳真收、發(fā)文登記表》。

  五、綜合處每月25日根據(jù)使用紙張的實(shí)際數(shù)量,按成本匯總后報財(cái)務(wù)處。

  第七章 印刷品管理制度

  一、職責(zé)及范圍

  高新物業(yè)印刷品是指因工作需要而專門印制的各類空白記錄表格、自制內(nèi)部票據(jù)、信封、稿紙等印刷資料。高新物業(yè)印刷品的管理部門為綜合處。

  二、印刷品的印制、領(lǐng)用及保管

  1、高新物業(yè)各處室、部門所有印刷品均由綜合處負(fù)責(zé)聯(lián)系定點(diǎn)廠家印制。

  2、各處室、部門如需領(lǐng)用,綜合處協(xié)助記錄表格使用單位根據(jù)庫存及實(shí)際需要制定每月計(jì)劃,于15日前隨辦公用品計(jì)劃一并上報,印刷完畢,由綜合處通知發(fā)放。綜合處負(fù)責(zé)匯總各部門每月印刷品使用數(shù)量。

  3、存放印刷品的庫房應(yīng)保持干燥、清潔,印刷品擺放整齊有序,無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入庫房。

  第八章 車輛管理制度

  為了加強(qiáng)車輛管理,協(xié)調(diào)各部門對車輛的使用,對汽車的使用、保養(yǎng)、維修,特制定如下規(guī)定:

  一、由綜合處長統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司辦公車輛、司機(jī)的管理及交通安全教育,單位所有的車輛及司機(jī)出車由綜合處長統(tǒng)一安排、調(diào)度。

  二、汽車要定人、定車、定期保養(yǎng)、定期維修,使車輛經(jīng)常保持良好的運(yùn)行狀態(tài),單位因公用車要隨叫隨到,保證準(zhǔn)時出車,不得延誤工作。

  三、公司汽車一般用于領(lǐng)導(dǎo)外出辦公,取送機(jī)要文件,財(cái)務(wù)取送款項(xiàng),護(hù)送工傷和急病號,處室、部門聯(lián)系業(yè)務(wù)、單位組織的事項(xiàng)和對單位個別體弱領(lǐng)導(dǎo)的接送等。一般用車要提前預(yù)約(通常提前半天時間),特殊情況急需用車時,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可用車。

  四、司機(jī)出車統(tǒng)一由綜合處長批準(zhǔn)。凡私自用車要追究責(zé)任,所造成的一切車輛人身事故由責(zé)任人負(fù)責(zé),單位概不負(fù)責(zé)。

  五、司機(jī)要建立行車記錄,車輛維修保養(yǎng)記錄,內(nèi)容包括:車輛行駛里程、技術(shù)狀況、維修保養(yǎng)日期,大、中、小修日期,車輛損壞程度及原因,零件更換情況,維修費(fèi)用等。

  六、為了降低維修費(fèi)用,單位車輛實(shí)行定點(diǎn)維修,車輛送修需要開具修車單,一式兩份,證明修理內(nèi)容,單位與修理廠憑修車單結(jié)算,外出遇急需修理時,可先與修理廠聯(lián)系修理,回公司后,及時補(bǔ)辦修車單。

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