物業(yè)協(xié)會檔案管理制度

時間：2022-07-26 03:29:23 制度我要投稿

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物業(yè)協(xié)會檔案管理制度范本

　　隨著社會不斷地進步，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編為大家整理的物業(yè)協(xié)會檔案管理制度范本，希望能夠幫助到大家。

物業(yè)協(xié)會檔案管理制度范本

　　物業(yè)協(xié)會檔案管理制度1

　　1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。

　　3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。

　　6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的.保管責任人將作適當處分。

　　9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權(quán)利。

　　物業(yè)協(xié)會檔案管理制度2

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構(gòu)及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的.檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

　　物業(yè)協(xié)會檔案管理制度3

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專業(yè)技術(shù)文件：專業(yè)技術(shù)圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　�。�1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

　　（2）凡涉及經(jīng)濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應(yīng)長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結(jié)束后存檔。歸檔文件應(yīng)保證其齊全完整，如有短缺應(yīng)立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。

　�。�4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉(zhuǎn)存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內(nèi)妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經(jīng)理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內(nèi)使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業(yè)技術(shù)資料的管理

　　1、專業(yè)技術(shù)資料除另有規(guī)定外，公司指定技術(shù)部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領(lǐng)用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術(shù)部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的'文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結(jié)果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無權(quán)私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應(yīng)將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應(yīng)先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應(yīng)焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應(yīng)編制卷內(nèi)文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉(zhuǎn)移時，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續(xù)。

　　3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

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