合同檔案管理制度范文

　　在當(dāng)下社會(huì)，很多地方都會(huì)使用到制度，制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式，規(guī)范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì)結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會(huì)的價(jià)值，其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會(huì)的秩序。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請(qǐng)教誰？以下是小編為大家收集的合同檔案管理制度范文，歡迎閱讀與收藏。

合同檔案管理制度范文1

　　為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。

　　1、檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

　　2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

　　3、檔案的查閱：

　　(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時(shí)間不得超過五天。

　　(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。

　　4、檔案的保護(hù)：

　　(1)查閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密。

　　(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的'批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。

　　(3)微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。

　　(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者，須查明原因報(bào)綜合管理部，并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-XX元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對(duì)當(dāng)事人罰款外，對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。

　　5、公司購買設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請(qǐng)購買的技術(shù)資料等，必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。

　　6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。

　　7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案，進(jìn)行微機(jī)管理，并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。

　　8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝，標(biāo)明名目后，存檔備查。

合同檔案管理制度范文2

　　為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對(duì)企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規(guī)定：

　　一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發(fā)資格證書者，方能上崗。

　　二、企業(yè)合同管理人員應(yīng)懂各種法律、法規(guī)，熟悉合同業(yè)務(wù)。

　　三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)的有關(guān)規(guī)定，做好自己的本職工作。

　　四、企業(yè)合同管理人員，按時(shí)參加主管部門組織的合同管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　企業(yè)合同管理負(fù)責(zé)人工作職責(zé)

　　一、負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

　　二、組織指揮各有關(guān)部門全面履行合同義務(wù)。

　　三、負(fù)責(zé)企業(yè)合同簽訂的審批。

　　四、定期聽取企業(yè)有關(guān)部門在合同管理和履行中的情況匯報(bào)，研究討論合同管理和履行中存在的問題，并做出正確決策。

　　五、依據(jù)法律、法規(guī)和政策，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，負(fù)責(zé)組織制定合同管理制度，以及各種專項(xiàng)合同管理制度。

　　六、監(jiān)督檢查企業(yè)各項(xiàng)合同管理制度的實(shí)施。

　　七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達(dá)到目的的要求。

　　八、組織學(xué)習(xí)《合同法》，開展“重合同、守信用”活動(dòng)。

　　合同管理工作人員職責(zé)

　　一、合同管理工作人員必須認(rèn)真履行自身職責(zé)，統(tǒng)一管理負(fù)責(zé)企業(yè)各部門簽訂的各種合同，對(duì)公司負(fù)責(zé)。

　　二、對(duì)企業(yè)各部門簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。

　　三、按有關(guān)規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確、全面填報(bào)合同統(tǒng)計(jì)表，并做出統(tǒng)計(jì)分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)作出匯報(bào)。

　　四、做好對(duì)合同統(tǒng)一文本、合同專用章、《法人授權(quán)委托證明書》的.發(fā)放和管理工作。

　　五、定期召開例會(huì)，組織學(xué)習(xí)有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)法律、法規(guī)和政策開展合同管理工作。

　　合同訂立程序和審批制度

　　一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的法定代表，所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書面授權(quán)者簽訂的合同方能生效。

　　二、公司各部門、各工程處無權(quán)對(duì)外訂立合同，但可會(huì)同公司管理委員會(huì)、預(yù)算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對(duì)方就合同的細(xì)則進(jìn)行磋商后，報(bào)公司經(jīng)理審閱簽署。

　　三、公司與其他經(jīng)濟(jì)組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標(biāo)法》、《重慶市管理?xiàng)l例》及有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)，做到內(nèi)容具體、責(zé)任明確、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。

　　四、公司機(jī)具對(duì)外租借合同同公司后勤科負(fù)責(zé)填寫后報(bào)經(jīng)理簽字，交租借方、公司財(cái)會(huì)科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。

　　五、除機(jī)具對(duì)外租借合同以外的其他合同，必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財(cái)會(huì)科、生技科、行政科各一份以便履約和結(jié)算。

　　六、建設(shè)工程施工合同簽訂之后，由公司管委會(huì)員、公司各科對(duì)公司內(nèi)項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行全面考查，分析后作出選擇，報(bào)經(jīng)理決定。

　　七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對(duì)外轉(zhuǎn)包，原則上不對(duì)外分包，如有特殊情況需分包的，必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后由公司管理委員會(huì)對(duì)外選擇施工隊(duì)伍并負(fù)責(zé)監(jiān)督施工情況直至竣工驗(yàn)收。

　　八、公司內(nèi)部基本建設(shè)和維修業(yè)務(wù)一律不對(duì)外承包由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)工程造價(jià)控制和施工隊(duì)選擇、監(jiān)督，直至驗(yàn)收后交付使用。

　　九、公司內(nèi)部各部門之間的合同，單項(xiàng)工程承包合同如發(fā)生糾紛，由經(jīng)理、公司管理委員會(huì)負(fù)責(zé)仲裁，經(jīng)理辦公室監(jiān)督履行。

　　十、公司與外單位的合同如對(duì)方嚴(yán)重違約，經(jīng)理交涉無效時(shí)，抓住有利時(shí)機(jī)，由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問題由公司管理委員會(huì)協(xié)同解決。

　　十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經(jīng)理辦公室全面調(diào)查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的將移交司法機(jī)關(guān)處理。

　　重慶市有限公司

合同檔案管理制度范文3

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包括業(yè)務(wù)部門與客戶所簽訂的相關(guān)合同檔案)。

　　二、合同檔案管理原則

　　1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的.完整、完全和有效利用。

　　2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

　　3、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

　　三、合同文檔的移交

　　1、各部門在正式簽署合同后須在一個(gè)月內(nèi)將合同正本原件移交管理中心。

　　2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

　　四、合同文檔的管理辦法

　　1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

　　2、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任;對(duì)超過兩年以上(包含本數(shù))的已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室甄別，并予以銷毀。

　　3、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

　　5、各部門員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，方可在合同管理部門辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

合同檔案管理制度范文4

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。

　　一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、消防驗(yàn)收意見書、竣工資料等。

　　二、檔案資料管理原則

　　1、檔案資料實(shí)行專人專管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)、消防驗(yàn)收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>

　　2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;

　　3、專管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時(shí)履行本職的責(zé)任和義務(wù)。

　　4、各項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)移交檔案資料，并以影印件的形式保存。

　　三、檔案資料的移交

　　1、工程項(xiàng)目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。

　　2、工程項(xiàng)目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書、簽署合同資料及文件后，由項(xiàng)目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部及成本部分別留存影印件備查。

　　3、工程項(xiàng)目過程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項(xiàng)目部留存影印件備查。

　　4、竣工報(bào)告、消防驗(yàn)收意見書、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項(xiàng)目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部留存影印件備查。

　　5、檔案資料移交時(shí)，必須注明文件名稱和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。

　　6、移交的檔案資料由專管員整理保存，必須注明資料類型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　四、檔案資料的`管理辦法

　　1、檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類匯總，編制統(tǒng)計(jì)清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

　　2、項(xiàng)目部或個(gè)人檔案資料查詢可在項(xiàng)目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無特殊情況不得外借。

　　3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4、保存的檔案資料每季度清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。

　　6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。

　　7、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

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