集團公司檔案管理制度（通用14篇）

　　在現(xiàn)在社會，很多地方都會使用到制度，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的集團公司檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　集團公司檔案管理制度 1

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的.損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

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　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的`總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

　　5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責(zé)

　　1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。

　　4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

　　5、必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、本制度即日起開始執(zhí)行。

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　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內(nèi)容

　　1、員工入職檔案：個人簡歷

　　員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。

　　3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

　　4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規(guī)定

　　1、基礎(chǔ)管理

　　1．1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當(dāng)在職員工的資料有變動時（如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。

　　1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的'，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。

　　4、檔案的銷毀

　　4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。

　　4．3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

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　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應(yīng)用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標(biāo)書、紀(jì)要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規(guī)劃建設(shè)管理部負(fù)責(zé)工程類檔案信息的'收集、整理、報送、存檔、應(yīng)用及管理工作。

　　第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標(biāo)單位、設(shè)計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負(fù)責(zé)相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應(yīng)按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當(dāng)?shù)耐�風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應(yīng)在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關(guān)部門及時提供。

　　第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設(shè)管理部進行現(xiàn)場測繪，及時繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門提供。涉及調(diào)度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新的，應(yīng)同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應(yīng)按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應(yīng)移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪?fù)印件。

　　第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從20xx年一月一日起執(zhí)行。

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　　一、目的

　　為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。

　　三、職責(zé)

　　3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實執(zhí)行工作。

　　3.4 集團公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。

　　四、人事檔案管理的內(nèi)容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的`名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認(rèn)簽字。

　　4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。

　　4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。

　　五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。

　　查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　員工應(yīng)聘申請表

　　轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統(tǒng)計表

　　公司員工人事檔案管理制度

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書

　　3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。

　　4、身份證復(fù)印件

　　5、照片

　　6、員工轉(zhuǎn)正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調(diào)薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。

　　第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案�？偨�(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

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　　第一章 總則

　　第一條 為加強集團公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關(guān)檔案法律、法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團公司實際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于集團公司總部及其所有下屬子公司的檔案管理工作，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案、技術(shù)檔案、聲像檔案等各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等全生命周期管理。

　　第三條 集團公司檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用”的原則，實行檔案信息化管理，逐步實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化管理。

　　第二章 組織機構(gòu)與職責(zé)

　　第四條 成立集團公司檔案管理中心（以下簡稱“管理中心”），作為集團公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)全集團檔案管理的規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督和考核工作。

　　第五條 各子公司應(yīng)設(shè)立或指定檔案管理部門（崗位），在管理中心指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本單位檔案的日常管理工作，確保檔案工作的有效實施。

　　第六條 管理中心及各單位檔案管理部門的主要職責(zé)包括：

　　1. 制定并執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度；

　　2. 組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和銷毀工作；

　　3. 推進檔案信息化建設(shè)，實施檔案數(shù)字化管理；

　　4. 開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)能力；

　　5. 定期進行檔案安全檢查，防范檔案丟失、損毀等風(fēng)險。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第七條 檔案的收集應(yīng)遵循“應(yīng)收盡收、及時歸檔”的原則，確保檔案資料的全面性和時效性。

　　第八條 各類檔案應(yīng)按規(guī)定的格式、內(nèi)容和要求進行整理，確保檔案分類清晰、排列有序、便于檢索。

　　第九條 檔案整理工作包括分類、編號、裝訂、編目等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》等國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第四章 檔案保管

　　第十條 集團公司應(yīng)建立符合檔案安全保護要求的專用庫房，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防鼠等設(shè)施設(shè)備。

　　第十一條 檔案保管應(yīng)實行專人負(fù)責(zé)，定期檢查檔案保管狀況，記錄溫濕度等環(huán)境參數(shù)，確保檔案安全無損。

　　第十二條 借閱檔案需履行審批手續(xù)，明確借閱期限和用途，借閱期間不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散或損毀檔案。

　　第五章 檔案利用

　　第十三條 檔案利用應(yīng)遵循“合法合規(guī)、高效便捷”的'原則，支持集團公司運營決策、業(yè)務(wù)發(fā)展、科研創(chuàng)新等各項工作。

　　第十四條 建立健全檔案檢索體系，提供多種檢索途徑，如目錄檢索、全文檢索等，提高檔案利用效率。

　　第十五條 鼓勵檔案資源的數(shù)字化共享，通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺提供檔案遠程查閱服務(wù)，但需嚴(yán)格遵守信息安全和保密規(guī)定。

　　第六章 檔案鑒定與銷毀

　　第十六條 定期對超過保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理部門組織相關(guān)部門和專家共同評審，確定存毀意見。

　　第十七條 經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)審批后實施銷毀，銷毀過程應(yīng)有兩人以上監(jiān)督，確保徹底銷毀并留有記錄。

　　第七章 檔案信息化與安全管理

　　第十八條 推進檔案信息化建設(shè)，實施檔案數(shù)字化工程，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠程訪問。

　　第十九條 加強檔案信息安全防護，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等技術(shù)措施，確保檔案信息安全。

　　第八章 監(jiān)督與考核

　　第二十條 管理中心定期對各單位檔案管理工作進行檢查評估，對檔案管理成績突出的單位和個人給予表彰獎勵，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行通報批評并責(zé)令整改。

　　第九章 附則

　　第二十一條 本制度由集團公司檔案管理中心負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　第二十二條 本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

　　集團公司檔案管理制度 7

　　一、總則

　　1. 目的

　　為加強集團公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高檔案管理水平，特制定本制度。

　　2. 適用范圍

　　本制度適用于集團公司及所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。

　　3. 管理原則

　　檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、便于利用的原則。

　　二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)

　　1. 集團公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)集團公司檔案的統(tǒng)一管理工作。

　　2. 檔案管理中心的職責(zé)：

　　貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團公司檔案管理制度和工作規(guī)范。

　　負(fù)責(zé)集團公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。

　　指導(dǎo)、監(jiān)督所屬各子公司、分公司的檔案管理工作。

　　組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。

　　3. 各子公司、分公司設(shè)立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。

　　4. 各子公司、分公司檔案管理部門或檔案管理人員的職責(zé)：

　　貫徹執(zhí)行集團公司檔案管理制度和工作規(guī)范，制定本單位檔案管理制度和工作流程。

　　負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。

　　定期向集團公司檔案管理中心移交檔案。

　　三、檔案的收集與整理

　　1. 檔案的收集范圍

　　集團公司及所屬各子公司、分公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　上級機關(guān)發(fā)來的與本集團公司有關(guān)的`文件材料。

　　所屬各子公司、分公司報送的重要文件材料。

　　2. 檔案的收集要求

　　檔案收集應(yīng)做到齊全完整、真實準(zhǔn)確、及時有效。

　　各部門和個人應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將形成的檔案材料移交檔案管理部門。

　　3. 檔案的整理要求

　　檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

　　檔案整理應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，做到分類科學(xué)、組卷合理、裝訂整齊。

　　四、檔案的保管

　　1. 檔案的保管條件

　　檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等要求，配備必要的設(shè)施設(shè)備。

　　檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在 14℃-24℃之間，相對濕度控制在 45%-60%之間。

　　2. 檔案的保管期限

　　檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為 30 年、10 年。

　　檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的價值確定。

　　3. 檔案的保管措施

　　檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，加強對檔案庫房的管理，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　對重要檔案應(yīng)采取備份、異地保管等措施，確保檔案的安全。

　　五、檔案的鑒定與銷毀

　　1. 檔案的鑒定

　　檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。

　　檔案鑒定應(yīng)成立鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成。鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案的價值，對檔案進行逐件鑒定，提出鑒定意見。

　　2. 檔案的銷毀

　　經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。

　　檔案銷毀應(yīng)成立銷毀小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密部門組成。銷毀小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案的銷毀程序，對檔案進行監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。

　　六、檔案的利用

　　1. 檔案的利用方式

　　檔案管理部門應(yīng)積極為集團公司及所屬各子公司、分公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動提供檔案利用服務(wù)。

　　檔案的利用方式包括查閱、復(fù)制、借閱等。

　　2. 檔案的利用要求

　　檔案利用者應(yīng)遵守檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，不得損毀、丟失、涂改檔案。

　　檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延長借閱時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

　　七、附則

　　1. 本制度由集團公司檔案管理中心負(fù)責(zé)解釋。

　　2. 本制度自發(fā)布之日起施行。

　　集團公司檔案管理制度 8

　　一、總則

　　1. 目的

　　為加強集團公司檔案管理，有效保護和利用檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。

　　2. 適用范圍

　　本制度適用于集團公司及所屬各單位的檔案管理工作。

　　3. 檔案定義

　　本制度所稱檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　二、管理機構(gòu)及職責(zé)

　　1. 檔案管理機構(gòu)

　　集團公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理。各單位應(yīng)明確檔案管理負(fù)責(zé)人和專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的管理工作。

　　2. 檔案管理部門職責(zé)

　　（1）貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。

　�。�2）負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。

　　（3）指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各單位檔案管理工作。

　　（4）組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動。

　�。�5）負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)工作。

　　3. 各單位檔案管理職責(zé)

　�。�1）貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，制定本單位檔案管理實施細(xì)則。

　�。�2）負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。

　　（3）按規(guī)定向公司檔案管理部門移交檔案。

　　（4）接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　三、檔案的收集與整理

　　1. 檔案收集范圍

　　（1）公司在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于公文、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、錄音、錄像等。

　�。�2）公司所屬各單位在生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動中形成的具有保存價值的文件材料。

　　（3）公司員工在工作中形成的具有保存價值的文件材料。

　　2. 檔案收集要求

　�。�1）檔案收集應(yīng)做到齊全完整、真實準(zhǔn)確、及時有效。

　�。�2）各單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。

　�。�3）檔案移交時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確檔案的數(shù)量、內(nèi)容和保管期限等。

　　3. 檔案整理要求

　�。�1）檔案整理應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度進行，做到分類科學(xué)、組卷合理、裝訂整齊。

　�。�2）檔案整理過程中，應(yīng)保持檔案的原始面貌，不得擅自更改檔案內(nèi)容。

　　（3）檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查詢和利用。

　　四、檔案的保管與保護

　　1. 檔案保管要求

　�。�1）公司檔案管理部門和各單位應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。

　�。�2）檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。

　　（3）檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　2. 檔案保護措施

　�。�1）對重要檔案應(yīng)采取復(fù)制、備份等保護措施，防止檔案的'丟失和損壞。

　�。�2）對易損檔案應(yīng)采取特殊的保護措施，如防潮、防蟲、防霉等。

　�。�3）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案的泄密。

　　五、檔案的鑒定與銷毀

　　1. 檔案鑒定

　�。�1）公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。

　�。�2）檔案鑒定應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度進行，由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)實施。

　　（3）檔案鑒定小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)技術(shù)人員組成。

　　2. 檔案銷毀

　�。�1）對經(jīng)鑒定無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行銷毀。

　�。�2）檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門的監(jiān)督下進行，由專人負(fù)責(zé)實施。

　�。�3）檔案銷毀后，應(yīng)及時在檔案目錄中注明銷毀情況，并辦理銷毀手續(xù)。

　　六、檔案的利用與服務(wù)

　　1. 檔案利用要求

　　（1）公司員工因工作需要可以查閱、借閱檔案，但應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。

　�。�2）外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)公司檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可查閱。

　�。�3）檔案利用者應(yīng)遵守檔案保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，不得泄露檔案機密。

　　2. 檔案服務(wù)內(nèi)容

　�。�1）為公司領(lǐng)導(dǎo)和各單位提供檔案信息查詢服務(wù)。

　　（2）為公司重大決策、項目建設(shè)、科研開發(fā)等提供檔案支持服務(wù)。

　�。�3）為公司員工提供檔案業(yè)務(wù)咨詢和培訓(xùn)服務(wù)。

　　七、檔案信息化建設(shè)

　　1. 檔案信息化目標(biāo)

　　建立健全檔案信息化管理體系，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。

　　2. 檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

　　（1）建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。

　�。�2）推進檔案數(shù)字化工作，對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫。

　�。�3）加強檔案信息安全管理，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息的安全。

　　八、附則

　　1. 本制度由集團公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。

　　2. 本制度自發(fā)布之日起施行。

　　集團公司檔案管理制度 9

　　一、總則

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的安全與完整，提高人事檔案的利用效率，特制定本管理制度。

　　二、檔案內(nèi)容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等；

　　2. 學(xué)歷及工作經(jīng)歷：記錄員工的學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷及職稱等信息；

　　3. 合同及薪酬信息：包括勞動合同、薪酬調(diào)整記錄等；

　　4. 培訓(xùn)與發(fā)展：記錄員工參加的培訓(xùn)課程、技能提升及職業(yè)發(fā)展規(guī)劃；

　　5. 獎懲記錄：包括員工在公司內(nèi)的.獎懲情況；

　　6. 離職信息：記錄員工離職原因、時間及相關(guān)手續(xù)。

　　三、檔案管理原則

　　1. 真實性原則：確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改；

　　2. 保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露；

　　3. 完整性原則：保持檔案內(nèi)容的完整，不得隨意刪減；

　　4. 及時性原則：及時更新檔案內(nèi)容，確保信息的時效性。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時，人事部負(fù)責(zé)建立人事檔案，并收集相關(guān)資料；

　　2. 檔案更新：員工在公司內(nèi)部發(fā)生變動（如晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等）時，人事部應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容；

　　3. 檔案查詢：相關(guān)部門因工作需要查詢員工檔案時，需經(jīng)人事部審批，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

　　4. 檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全；

　　5. 檔案銷毀：員工離職后，人事檔案需按照公司規(guī)定進行銷毀處理。

　　五、檔案管理責(zé)任

　　1. 人事部負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、查詢、保管及銷毀等工作；

　　2. 各部門應(yīng)積極配合人事部做好檔案管理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整；

　　3. 違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　　六、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修改，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施；

　　2. 本制度解釋權(quán)歸公司人事部所有。

　　集團公司檔案管理制度 10

　　一、總則

　　為規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的檔案管理。

　　二、檔案內(nèi)容與分類

　　1. 人事檔案內(nèi)容主要包括員工個人信息、教育背景、工作經(jīng)歷、獎懲記錄、培訓(xùn)情況、薪酬福利、離職證明等相關(guān)材料。

　　2. 檔案材料按照類別進行整理，如個人基本信息類、教育背景類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)記錄類等，便于查詢和管理。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時，應(yīng)提交完整的個人信息及相關(guān)證明材料，由人事部門負(fù)責(zé)建立檔案。

　　2. 員工在職期間，如有學(xué)歷提升、職稱評定、崗位變動、獎懲等情況，應(yīng)及時將相關(guān)材料提交給人事部門，以便更新檔案。

　　3. 人事部門應(yīng)定期對檔案進行核查，確保檔案信息的.準(zhǔn)確性和完整性。

　　四、檔案保管與利用

　　1. 人事檔案應(yīng)存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止檔案損壞或丟失。

　　2. 檔案查閱應(yīng)遵守保密原則，僅限具有相應(yīng)權(quán)限的人員查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自查看、復(fù)印、摘抄或泄露檔案內(nèi)容。

　　3. 檔案利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，用于員工招聘、選拔、考核、晉升等人事管理工作。

　　五、檔案移交與銷毀

　　1. 員工離職時，人事檔案應(yīng)進行移交。離職員工的人事檔案由人事部門負(fù)責(zé)保存，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。

　　2. 過期或不再需要的人事檔案，經(jīng)審批后可進行銷毀。銷毀前應(yīng)確保檔案內(nèi)容的徹底清除，防止信息泄露。

　　六、責(zé)任與監(jiān)督

　　1. 人事部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行，確保人事檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。

　　2. 對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。

　　七、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由公司人事部門負(fù)責(zé)解釋。

　　2. 本制度如有未盡事宜，可另行制定補充規(guī)定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。

　　集團公司檔案管理制度 11

　　一、總則

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的真實、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　三、管理原則

　　1. 真實性原則：人事檔案應(yīng)真實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)等情況，嚴(yán)禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應(yīng)全面記錄員工的各項信息，確保信息的完整性和連續(xù)性。

　　3. 安全性原則：人事檔案應(yīng)妥善保管，防止信息泄露、丟失或被篡改。

　　4. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或傳播。

　　四、檔案管理職責(zé)

　　1. 人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的建立、維護、更新和保管工作。

　　2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人力資源部做好員工檔案信息的收集和更新工作。

　　3. 員工應(yīng)如實提供個人信息，并配合人力資源部完成檔案建立和維護工作。

　　五、檔案內(nèi)容

　　人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　1. 員工基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2. 學(xué)歷、職稱及資格證明：學(xué)歷證書、職稱證書、專業(yè)資格證明等。

　　3. 工作經(jīng)歷：入職時間、離職時間、工作崗位、工作內(nèi)容、工作表現(xiàn)等。

　　4. 獎懲記錄：獲得的`榮譽、獎勵及受到的處分等。

　　5. 培訓(xùn)記錄：參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成果等。

　　6. 勞動合同及附件：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等。

　　六、檔案建立與維護

　　1. 新員工入職時，人力資源部應(yīng)收集員工的基本信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料，建立人事檔案。

　　2. 員工在職期間，各部門應(yīng)及時將員工的工作表現(xiàn)、獎懲記錄、培訓(xùn)成果等信息報送人力資源部，由人力資源部負(fù)責(zé)更新人事檔案。

　　3. 員工離職時，人力資源部應(yīng)做好檔案整理工作，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

　　七、檔案保管與查閱

　　1. 人事檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。

　　2. 檔案查閱應(yīng)經(jīng)過人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。

　　3. 查閱檔案時，應(yīng)做好登記工作，記錄查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。

　　八、檔案銷毀與轉(zhuǎn)移

　　1. 當(dāng)員工離職且超過法定保存期限后，人事檔案可以進行銷毀。銷毀前，應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好銷毀記錄。

　　2. 若員工在公司內(nèi)部調(diào)動或晉升，其人事檔案應(yīng)隨員工一起轉(zhuǎn)移至新的部門或崗位，確保檔案的連續(xù)性和完整性。

　　九、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　2. 如有未盡事宜，可另行制定補充規(guī)定。

　　集團公司檔案管理制度 12

　　一、總則

　　為了規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括員工基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲記錄等。

　　三、檔案內(nèi)容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2. 教育經(jīng)歷：包括學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)等。

　　3. 工作經(jīng)歷：包括過往工作單位、職位、任職時間、工作內(nèi)容等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的'榮譽、獎勵以及受到的處罰等。

　　5. 合同與協(xié)議：包括勞動合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等。

　　6. 其他資料：包括員工培訓(xùn)記錄、績效評估報告、晉升記錄等。

　　四、檔案管理職責(zé)

　　1. 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、保管和查詢工作。

　　2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人事部門收集、整理員工檔案資料，確保檔案信息的真實性和完整性。

　　3. 員工應(yīng)如實提供個人信息，及時更新檔案內(nèi)容，并配合人事部門做好檔案管理工作。

　　五、檔案建立與更新

　　1. 新員工入職時，人事部門應(yīng)建立員工檔案，收集相關(guān)資料并錄入系統(tǒng)。

　　2. 員工信息發(fā)生變化時，如學(xué)歷提升、職位變動、獎懲等，人事部門應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容。

　　3. 人事部門應(yīng)定期對檔案進行審查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。

　　六、檔案保管與查詢

　　1. 人事檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。

　　2. 檔案查詢應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查詢他人檔案。

　　3. 員工可憑有效證件向人事部門申請查詢個人檔案，人事部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。

　　七、檔案保密與銷毀

　　1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機密，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露。

　　2. 離職員工的檔案應(yīng)按照公司規(guī)定進行保管和處理，不得私自銷毀或轉(zhuǎn)讓。

　　3. 對于無保存價值的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行銷毀，確保銷毀過程的安全和合規(guī)。

　　八、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修改，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。

　　2. 本制度解釋權(quán)歸公司人事部門所有，如有疑問，請向人事部門咨詢。

　　集團公司檔案管理制度 13

　　一、總則

　　本制度旨在規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，為人力資源管理提供有效支持。

　　二、檔案管理原則

　　1. 真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁弄虛作假。

　　2. 完整性原則：人事檔案應(yīng)全面記錄員工的個人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、獎懲記錄等內(nèi)容，確保檔案的'完整性。

　　3. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。

　　三、檔案內(nèi)容

　　1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。

　　2. 學(xué)歷及教育培訓(xùn)記錄：包括學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等。

　　3. 工作經(jīng)歷：包括歷任職位、任職時間、工作職責(zé)等。

　　4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽、受到的處分等。

　　5. 合同及薪酬記錄：包括勞動合同、薪酬調(diào)整記錄等。

　　四、檔案管理流程

　　1. 檔案建立：新員工入職時，應(yīng)建立個人檔案，收集相關(guān)材料并歸檔。

　　2. 檔案更新：員工信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性。

　　3. 檔案借閱：借閱檔案需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞或遺失。

　　4. 檔案銷毀：員工離職后，檔案應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定進行銷毀處理，確保信息安全。

　　五、檔案保管與利用

　　1. 檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲。

　　2. 檔案利用：人事檔案主要用于員工管理、招聘選拔、薪酬調(diào)整、績效考核等方面，為公司決策提供支持。

　　六、責(zé)任與監(jiān)督

　　1. 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、保管和利用工作，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。

　　2. 公司管理層應(yīng)定期對人事檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理制度的落實。

　　七、附則

　　1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有未盡事宜，另行通知。

　　2. 本制度的解釋權(quán)歸公司人事部門所有。

　　集團公司檔案管理制度 14

　　一、總則

　　本制度旨在規(guī)范人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整性、安全性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持。本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。

　　二、檔案內(nèi)容

　　人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　1. 個人基本信息：姓名、性別、出生年月、籍貫、學(xué)歷、專業(yè)、身份證號等；

　　2. 入職信息：入職時間、部門、職位、合同期限等；

　　3. 薪酬信息：薪資、福利、獎金等；

　　4. 培訓(xùn)與發(fā)展：培訓(xùn)記錄、晉升記錄、職業(yè)發(fā)展計劃等；

　　5. 績效考評：年度績效考評結(jié)果、獎懲記錄等；

　　6. 其他：離職信息、調(diào)動記錄、特殊事項等。

　　三、檔案建立與更新

　　1. 員工入職時，人力資源部應(yīng)為其建立人事檔案，并確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性；

　　2. 員工個人信息、薪酬、職位等發(fā)生變化時，人力資源部應(yīng)及時更新人事檔案；

　　3. 人力資源部應(yīng)定期對人事檔案進行核查，確保檔案信息的真實性和完整性。

　　四、檔案保管

　　1. 人事檔案應(yīng)存放于專用檔案室或檔案柜，確保檔案的'安全；

　　2. 檔案室或檔案柜應(yīng)設(shè)置門禁、監(jiān)控等安全設(shè)施，防止檔案被盜或損壞；

　　3. 人事檔案應(yīng)進行編號管理，方便查找和調(diào)閱；

　　4. 檔案借閱、復(fù)制、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的保密性。

　　五、檔案利用

　　1. 人事檔案應(yīng)為公司人力資源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培訓(xùn)、績效考評、薪酬管理等；

　　2. 各部門在需要查閱、借閱人事檔案時，應(yīng)向人力資源部提出申請，經(jīng)審批后方可進行；

　　3. 人力資源部應(yīng)定期對人事檔案進行分析，為公司制定人力資源政策提供參考依據(jù)。

　　六、檔案保密

　　1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機密，應(yīng)嚴(yán)格保密；

　　2. 未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自查閱、復(fù)制、泄露人事檔案信息；

　　3. 人力資源部應(yīng)定期對檔案保密工作進行檢查，確保檔案信息的保密性。

　　七、違規(guī)處理

　　對違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。

　　八、附則

　　1. 本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂；

　　2. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有與之前規(guī)定相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。

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