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文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度（精選12篇）
在日常生活和工作中，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬定制度需要注意哪些問題呢？下面是小編為大家整理的文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對(duì)大家有所幫助。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 1
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上堅(jiān)持強(qiáng)勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、質(zhì)量保障大綱、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動(dòng)程序、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、產(chǎn)品調(diào)試記錄、產(chǎn)品驗(yàn)證記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須貼合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開發(fā)的整個(gè)周期中，設(shè)計(jì)人員必須按照技術(shù)文件規(guī)范認(rèn)真進(jìn)行各項(xiàng)文件的編寫工作，以保證技術(shù)文件的`完整性。
2、在產(chǎn)品開發(fā)的各個(gè)階段，設(shè)計(jì)人員都必須按時(shí)提交設(shè)計(jì)文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當(dāng)設(shè)計(jì)文件發(fā)生重大更改后，設(shè)計(jì)人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設(shè)計(jì)文件的提交以starteam為準(zhǔn)，設(shè)計(jì)人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應(yīng)的目錄。
4、對(duì)于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn)；技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。
2、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標(biāo)簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認(rèn)無誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。
5、用來存儲(chǔ)歸檔文件的光盤或其包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上須注明光盤的大致信息，如名稱、編號(hào)、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí)，須填寫《設(shè)計(jì)項(xiàng)目歸檔資料清單》，并對(duì)歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規(guī)范性檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅(jiān)持不具權(quán)限的文件。
2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過獲得的授權(quán)從公司服務(wù)器上下載相應(yīng)的文件進(jìn)行查閱。
3、對(duì)于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情景需要將文件轉(zhuǎn)與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件，并補(bǔ)充完整《借閱文件記錄表》。
六、職責(zé)追究
各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律職責(zé)的權(quán)利。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 2
1、目的
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、文件種類
3.1上行文:請示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。
4、文件格式
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；
4.6正文統(tǒng)一使用四號(hào)或小四宋體字，與主送單位等堅(jiān)持一致。每段開頭空兩個(gè)字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)；文件無附件的，無須注明；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的`位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5、文號(hào)
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6、用印
6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、文件管理
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全職責(zé)，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔
8.1文號(hào)編碼規(guī)則
8.2《文件編號(hào)使用登記表》
8.3《對(duì)外發(fā)文登記表》
8.4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》
8.5《收文登記表》
8.6《文件處理單》
8.7《傳閱單》
8.8《用印登記表》
8.9對(duì)外發(fā)文格式
8.10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式
8.11報(bào)告總結(jié)格式
8.12會(huì)議紀(jì)要格式
8.13會(huì)議記錄格式
9、修訂及實(shí)施
9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零xx年五月一日實(shí)行。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。
3.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標(biāo)識(shí)，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)。
4職責(zé)
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。
4.2各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)
4.3.1各部門負(fù)責(zé)制定部門職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。
4.3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級(jí)分類
5.1文件分級(jí)
5.1.1一級(jí)文件：公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營管理規(guī)范等。
5.1.2二級(jí)文件：規(guī)范各專業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。
5.1.3三級(jí)文件：各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等，包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。
5.1.4四級(jí)文件：表格、表單類文件，凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。
6文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制
6.1文件編號(hào)：[Microsof1]公司名稱+部門代號(hào)+文件名稱+文件順序號(hào)+時(shí)間
注：各部門代號(hào)
部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼
6.2文件的標(biāo)識(shí)與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶的文件為非受控文件，不作標(biāo)識(shí);
長期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí)，控制其發(fā)放，回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過期自然失效，以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí)，不必跟蹤回收其過期版本。
7文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負(fù)責(zé)編制。
(2)公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度，由各部門依本制度4.3條負(fù)責(zé)編制。
(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
(4)公司及各部門所有行政性文件審核由人事行政部填寫《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門所有管理性文件的審核由人事行政部填寫《文件審閱簽發(fā)單》，部門負(fù)責(zé)人審核，常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件，人事行政部負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放：
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門;
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門;
(3)各個(gè)部門都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本，人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量，填寫發(fā)放編號(hào)，并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。
c、外來文件正本依文件分類存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門。
(2)各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部門文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份，并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)，限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作，文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按負(fù)責(zé)填寫《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換頁的'方式進(jìn)行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為：每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次，即修改狀態(tài)號(hào)最高是10，當(dāng)超過10次時(shí)，文件換版，即由A版升為B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。
(5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。
(6)公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改意見。
7.4文件的作廢與銷毀
(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收，并登記標(biāo)明回收日期。
(2)文件作廢或換頁換版時(shí)，對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷毀，并記錄在《文件銷毀(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。
(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。
7.5外來文件管理
7.5.1外來文件接收與歸口
(1)國家法律、法規(guī);國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來文件，由人事行政部統(tǒng)一收集管理，并建立《外來文件清單》。
(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。
(3)外來的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后，交由相關(guān)部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰形成誰負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理，秘密信息以載體形式歸檔后，交由檔案室負(fù)責(zé)管理。
7.6.2保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則：
文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍
絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
機(jī)密公司部門負(fù)責(zé)人以上人員，機(jī)密信息形成部門的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
秘密公司部門主管級(jí)以上人員，秘密形成部門的相關(guān)人員及該部門認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 4
一、總則
第一條、為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條、公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條、文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條、文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的.各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
2、各種專業(yè)例會(huì)記錄。
3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會(huì)議記錄等。
4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果。
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條、立卷要求
1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。
第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 5
為了搞好監(jiān)理文件及資料的日常管理工作，使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，系統(tǒng)化的.軌道，結(jié)合本工程項(xiàng)目實(shí)際情況，公司制定了施工階段資料管理制度期，要求監(jiān)理部按本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行：
�。ㄒ唬┍O(jiān)理文件及資料按照綜合文件類、圖紙類，質(zhì)檢資料類，進(jìn)度控制文件類，計(jì)量支付類，施工原始記錄類進(jìn)行分合同、分類歸檔。
�。ǘ┚C合文件類按照竣工驗(yàn)收文件、月報(bào)及工程總結(jié)、監(jiān)理及承包合同、變更設(shè)計(jì)文件、一般文件類歸檔。
1、竣工驗(yàn)收文件包括竣工驗(yàn)收鑒定書、竣工驗(yàn)收報(bào)告、交工驗(yàn)收申請、批準(zhǔn)文件。
2、月報(bào)及工程總結(jié)包括月形象進(jìn)度報(bào)表，監(jiān)理月報(bào)，年中、終及最終工程總結(jié)報(bào)告。
3、監(jiān)理及承包合同包括監(jiān)理服務(wù)協(xié)議書、各合同段承包合同以及補(bǔ)充協(xié)議書。
4、變更設(shè)計(jì)文件類包括變更會(huì)議紀(jì)要、工程變更設(shè)計(jì)申請表、變更令，應(yīng)分合同按順序歸檔。
5、一般文件類包括業(yè)主、承包人來文，監(jiān)理辦下發(fā)通知、工作指令，監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則以及其他文件類。業(yè)主、承包人來文按收文時(shí)間分類歸檔，監(jiān)理部下發(fā)通知、上報(bào)文件按成文時(shí)間單獨(dú)歸檔；會(huì)議紀(jì)要及工作指令分合同按時(shí)間順序分別歸檔；監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則單獨(dú)歸檔。
�。ㄈ﹫D紙類包括設(shè)計(jì)及施工圖紙、變更設(shè)計(jì)圖紙。圖紙類分合同按路線、路基、路面、橋涵、防護(hù)、斷面圖、變更設(shè)計(jì)圖順序分別歸檔，其中變更設(shè)計(jì)圖按下發(fā)的時(shí)間順序排列。
（四）質(zhì)檢資料類按試驗(yàn)檢測報(bào)告、測量資料、現(xiàn)場質(zhì)檢資料、質(zhì)量文件類歸檔：
1、試驗(yàn)檢測報(bào)告包括各種原材料試驗(yàn)報(bào)告、砼及砂漿配合比試驗(yàn)報(bào)告、砼及砂漿強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告、壓實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告、穩(wěn)定土強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、水泥劑量試驗(yàn)報(bào)告、油石比試驗(yàn)報(bào)告、篩分試驗(yàn)報(bào)告、其他各種試驗(yàn)報(bào)告、外購材料（產(chǎn)品）合格證書。試驗(yàn)檢測報(bào)告應(yīng)分類、分合同按工程單位劃分分類歸檔。
2、測量資料類包括導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表、施工測量放樣單、各項(xiàng)工程高程測量結(jié)果、線路測量結(jié)果、測量原始紀(jì)錄。導(dǎo)線、水準(zhǔn)復(fù)測成果表單獨(dú)成冊，施工測量放樣單、高程、線位、原始記錄分合同按照工程單位劃分分類歸檔。
3、現(xiàn)場質(zhì)檢資料包括分項(xiàng)開工報(bào)告、檢驗(yàn)申請單、質(zhì)檢表及檢測結(jié)果、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、中間交工證書分合同按工程單位劃分依據(jù)分項(xiàng)開工、檢驗(yàn)申請、質(zhì)檢表、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表、中間交工證書順序分類歸檔。
4、質(zhì)量文件類包括質(zhì)量事故處理報(bào)告、停工、復(fù)工令分合同分類歸檔。
5、試驗(yàn)資料類由試驗(yàn)專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，測量資料類由測量專業(yè)工程師統(tǒng)一收集整理歸檔，質(zhì)檢資料由各合同組長統(tǒng)一收集整理歸檔，質(zhì)量文件類由綜合組統(tǒng)一收集整理歸檔。
�。ㄎ澹┻M(jìn)度控制文件類包括總進(jìn)度圖（表）、計(jì)劃、批準(zhǔn)文件，分期進(jìn)度圖（表）、（月、季、年）計(jì)劃、批準(zhǔn)文件，開工令，開工報(bào)告，施工組織設(shè)計(jì)，有關(guān)進(jìn)度的往來文件。分合同依時(shí)間順序分類歸檔。
�。┯�(jì)量支付類包括中期計(jì)量支付證書、計(jì)量支付報(bào)表、中間計(jì)量表、質(zhì)檢資料、開工預(yù)付款支付證書、材料預(yù)付款支付證書、終期支付證書及附件資料，分合同依時(shí)間先后順序分類歸檔。
�。ㄆ撸┦┕ぴ加涗涱惏ūO(jiān)理日志、天氣、溫度及自然災(zāi)害等記錄、施工照片集、其他各種原始記錄，分合同段分類歸檔，其中監(jiān)理日志由各監(jiān)理工程師、現(xiàn)場監(jiān)理員填寫。
�。ò耍┧斜O(jiān)理文件及資料除試驗(yàn)、測量、質(zhì)檢類外統(tǒng)一由綜合組收集整理歸檔。
�。ň牛┧型鶃砦募仨氂删C合組做好收發(fā)文記錄。
�。ㄊ┧形募斜仨毥⑽募鍐文夸�，后附備考表。
�。ㄊ唬┧斜４嫖募仨毲逦瓌t上保存原件。
（十二）建立文件閱辦制度及登記請單。
（十三）所有文檔由綜合組在微機(jī)上做好文件索引并保存。
（十四）年終由綜合組對(duì)本年度所有文件進(jìn)行清查、登記、整理。
�。ㄊ澹┕こ探Y(jié)束按業(yè)主竣工文件編制辦法對(duì)監(jiān)理文件進(jìn)行歸檔、上報(bào)。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 6
第一章：總則
一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際情景，特制訂本制度。
二、本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。
三、切合公司實(shí)際，根據(jù)不一樣的制度資料編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。
四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡化辦理流程，做到每周有計(jì)劃、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。
第二章：職責(zé)范圍
一、辦公室管理人員直理解行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。
二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。
四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展供給相應(yīng)的服務(wù)。
五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來客接待和公司的各項(xiàng)文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，及時(shí)做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。
七、協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如:名片印制、收發(fā)傳真等。
第三章：工作規(guī)范
一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工守則細(xì)則執(zhí)行。
二、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。
第四章：辦公室事務(wù)管理
一、文書管理制度
文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自我的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上構(gòu)成的，檔案是文書的延續(xù)�，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定。
(一)文件管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文件管理的范圍包括:上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì)；正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、資料等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。
第二條：制度規(guī)范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。
2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。
5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱情景進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、按時(shí)間、資料、部門、名稱等資料分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，按照文件管理制度進(jìn)行處理。
第三條：文件管理流程設(shè)計(jì)
1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、借閱流程:提出申請，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二)文書管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。
2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡報(bào))、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本資料可根據(jù)文書具體資料進(jìn)行調(diào)整。
4、根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，堅(jiān)持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。
第二條：制度規(guī)范
1、根據(jù)公司實(shí)際需要及上級(jí)安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。
2、按照文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表；閱讀者需認(rèn)真學(xué)習(xí)并簽名備注。
4、按時(shí)間、資料等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對(duì)照編號(hào)列出整理清單。
5、根據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀；須上級(jí)審批同意，方可銷毀。
6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一職責(zé)人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明原因，則由辦公室負(fù)責(zé)承擔(dān)。
7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。
第三條：流程設(shè)計(jì)
起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點(diǎn)
1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，及時(shí)分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。
2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。
3、根據(jù)文書整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條：制度規(guī)范
1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時(shí)間先后順序再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。
3、堅(jiān)持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對(duì)照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核經(jīng)過后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，異常是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。
第三條：流程設(shè)計(jì)
根據(jù)文件、文書目錄整理需要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)儉辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。
3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。
4、辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。
第二條：制度規(guī)范
1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。
2、辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序:每月27號(hào)之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室根據(jù)各部門的需求計(jì)劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量，做出采購計(jì)劃，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可采購。對(duì)急用品的采購，可根據(jù)具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。
3、根據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等，做到賬物相符。
4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情景急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時(shí)補(bǔ)填。
5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。
8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫存，保證出入庫等量。
第三條管理流程設(shè)計(jì)
編制《需求計(jì)劃表》審批采購入庫登記發(fā)放
編制需求計(jì)劃統(tǒng)計(jì)申購情景月末清算匯總出庫登記
三、圖書管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。
2、圖書管理人員嚴(yán)格按照制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。
3、根據(jù)圖書類別，對(duì)圖書進(jìn)行編號(hào)，并制作目錄卡以備員工查閱。
第二條：制度規(guī)范
1、各部門可根據(jù)實(shí)際工作需要，申請申購圖書。
2、按照各部門的實(shí)際需求申購圖書，辦公室每季度負(fù)責(zé)采購圖書1-2次。
3、對(duì)所有圖書進(jìn)行分類整理，貼上類別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注明購進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。
4、按照規(guī)定時(shí)間借閱圖書、歸還圖書；借閱期滿，未按時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，按照規(guī)定進(jìn)行懲處。
5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點(diǎn)、畫線、涂寫，如嚴(yán)重?fù)p害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。
6、圖書管理員定期對(duì)圖書進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書丟失，查明原因，報(bào)部門主管，按指示行事。
第三條：管理流程設(shè)計(jì)
1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單
四、會(huì)議管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)本事，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。
2、根據(jù)公司實(shí)際及具體的情景，確定會(huì)議召開的必要性。
3、清楚會(huì)議召開目的，合理安排時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。
4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的控制會(huì)議，明確會(huì)議召開與否的界限；提高會(huì)議主持人控制會(huì)議進(jìn)程的本事與水平，保證會(huì)議實(shí)效。
5、按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。
6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切準(zhǔn)備工作。
第二條：制度規(guī)范
1、收集會(huì)議議題，根據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。
2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù)，行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。
3、行政專員根據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，及時(shí)整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。
4、按照時(shí)間排列，將所有會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。
第三條：管理流程設(shè)計(jì)
會(huì)前:確定議題、會(huì)上所需資料準(zhǔn)備、通知→會(huì)中:積極參與，做好會(huì)議記錄→會(huì)后:整理會(huì)議記錄→張貼→歸檔整理
五、清潔衛(wèi)生管理制度
第一條：管理要點(diǎn)
1、為了營造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進(jìn)行。
2、按照規(guī)定，清潔人員完成所有規(guī)定項(xiàng)目，并到達(dá)相應(yīng)潔凈標(biāo)準(zhǔn)。
3、辦公室管理人員為第一職責(zé)人，管理所有清潔項(xiàng)目并不定時(shí)對(duì)衛(wèi)生進(jìn)行堅(jiān)持與維護(hù)。
第二條：制度規(guī)范
1、清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會(huì)議室、地板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。
2、按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生檢查工作。
3、清潔衛(wèi)生實(shí)行衛(wèi)生職責(zé)制，辦公室管理人員負(fù)責(zé)管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當(dāng)日值日生按時(shí)做好所有的'清潔，監(jiān)督者及時(shí)做好相應(yīng)的督察。
4、由辦公室管理員不定時(shí)對(duì)清潔衛(wèi)生進(jìn)行維護(hù)，保證地面整潔，茶水供應(yīng)，洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應(yīng)等工作。
5、值日生在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好所有清潔項(xiàng)目，填寫《清潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認(rèn)真核實(shí)，并填寫《清潔衛(wèi)生監(jiān)督表》。
6、未按要求清潔者，按照規(guī)定予以處罰。
第三條：流程設(shè)計(jì)
安排清潔排班→完成清潔項(xiàng)目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護(hù)→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理
六、日常事務(wù)管理
(一)接待管理
第一條來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對(duì)接待工作做具體的要求。
第二條以主動(dòng)、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格自我要求，做到言行、禮儀規(guī)范。
第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。
第四條流程設(shè)計(jì):接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領(lǐng)會(huì)見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
(二)報(bào)刊收發(fā)整理
第一條辦公室管理人員按照公司實(shí)際需要，訂閱報(bào)刊，做出計(jì)劃預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理訂閱的有關(guān)手續(xù)。
第二條辦公室管理人員負(fù)責(zé)每日收取報(bào)紙并整理放置在公共閱覽資料架上，報(bào)紙、內(nèi)部刊物可隨意閱覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閱畢放回原位。
第三條任何人不得隨意將公司內(nèi)部刊物挪為他用。
第四條：報(bào)紙每周更換一次，所有報(bào)紙每季度處理一次。
第五條：流程設(shè)計(jì):收發(fā)報(bào)刊→整理→放置資料架→定期清理
(三)后勤管理
第一條：為了認(rèn)真貫徹公司的各種制度，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)員工的積極性和主動(dòng)性，根據(jù)實(shí)際嚴(yán)格制度。
第二條：后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條：辦公室人員負(fù)責(zé)每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護(hù)，及時(shí)提醒值日生和監(jiān)督者做好相應(yīng)工作。
第四條：根據(jù)外出工作人員情景，及時(shí)督促其按時(shí)填寫外出工作時(shí)間登記，如實(shí)填寫時(shí)間及外出事由。
第五條：辦公室人員每周進(jìn)行一次外出工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)，每兩周進(jìn)行一次考勤匯總統(tǒng)計(jì)，月末根據(jù)外出工作時(shí)間登記進(jìn)行總的考勤匯總。
第六條：流程設(shè)計(jì):監(jiān)督→如實(shí)審核→匯總登記→報(bào)表
(四)文化宣傳管理
第一條：負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動(dòng)的宣傳和落實(shí)工作，同時(shí)負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。
第二條：根據(jù)需要，及時(shí)收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。
第三條：關(guān)注國家政策法規(guī)，及時(shí)記錄政策動(dòng)向，制作簡報(bào)以供學(xué)習(xí)。
第四條：收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識(shí)面，附上簽閱單進(jìn)行進(jìn)度跟蹤。
第五條：流程設(shè)計(jì):獲取信息來源→修改整理→張貼→學(xué)習(xí)→存檔
(五)其他事務(wù)
第一條：名片制作、收發(fā)傳真等其他事務(wù)。
第二條：負(fù)責(zé)公司文書的打印復(fù)印工作。
第三條：負(fù)責(zé)樹木花卉的養(yǎng)護(hù)工作。
第四條：協(xié)助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他任務(wù)。
附則
第一條：本制度由行政辦公室制定，解釋權(quán)歸辦公室。
第二條：本辦法由總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 7
第一條：為提高我局規(guī)范性文件的質(zhì)量，確保規(guī)范性文件的合法性，保護(hù)行政管理相對(duì)人的合法權(quán)益，根據(jù)《行政許可法》的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際，制定本辦法。
第二條：本局依法制定，涉及管理相對(duì)人權(quán)利、義務(wù)，具有普遍約束力并可反復(fù)適用的規(guī)定、辦法、細(xì)則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公布，適用本辦法。
下列文件不適用本辦法：
�。ㄒ唬┎渴鸸ぷ鳎�(guī)范本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)內(nèi)部工作的文件；
�。ǘ⿻�(huì)議紀(jì)要。
第三條：規(guī)范性文件資料應(yīng)貼合下列規(guī)定：
（一）貼合法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定；
（二）貼合職權(quán)法定原則；
�。ㄈ┡cWTO原則或其他規(guī)范性文件相協(xié)調(diào)，無地方保護(hù)和行業(yè)保護(hù)的規(guī)定。
第四條：規(guī)范性文件不得創(chuàng)設(shè)下列事項(xiàng)：
�。ㄒ唬┬姓S可；
�。ǘ┬姓聵I(yè)性收費(fèi)；
�。ㄈ┬姓幜P；
�。ㄋ模┬姓䦶�(qiáng)制措施；
（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權(quán)益；
�。┓�、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定之外的義務(wù)。
第五條：法制辦負(fù)責(zé)對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行監(jiān)督和管理（包括規(guī)范性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、匯編等）。
第六條：規(guī)范性文件原則上由業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)起草。需報(bào)市政府或市人大批準(zhǔn)的規(guī)范性文件，應(yīng)由業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)組織起草小組進(jìn)行起草。起草小組能夠吸納有關(guān)部門的人員、有關(guān)專業(yè)人員或社會(huì)團(tuán)體的代表參加。
第七條：規(guī)范性文件初稿構(gòu)成后，應(yīng)由負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)將以下材料提交法制辦審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本；
�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本。
規(guī)范性文件資料與其他行政機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機(jī)關(guān)協(xié)商情景的.說明。
第八條：法制辦應(yīng)當(dāng)在收到送審材料之日起7個(gè)工作日內(nèi)提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個(gè)工作日。
第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規(guī)定，對(duì)規(guī)范性文件進(jìn)行審查并按下列規(guī)定處理：
（一）貼合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)；
（二）送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規(guī)定的，將送審材料退回負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)，并書面說明理由；
�。ㄈ┧蛯彶牧现淮嬖诹⒎夹g(shù)問題的，予以修改并簽署同意意見后轉(zhuǎn)局辦公室進(jìn)行文字把關(guān)。
第十條：凡資料涉及本辦法第四條規(guī)定事項(xiàng)之一的規(guī)范性文件，經(jīng)局辦公會(huì)議討論決定或局長批準(zhǔn)后，由法制辦負(fù)責(zé)提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
�。ǘ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
�。ㄈ┲贫ㄒ�(guī)范性文件的依據(jù)文本；
�。ㄋ模┍静块T法制工作機(jī)構(gòu)的書面意見。
規(guī)范性文件資料與其他行政機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)聯(lián)的，還應(yīng)供給與其他行政機(jī)關(guān)協(xié)商情景的說明。
第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規(guī)定事項(xiàng)之一的規(guī)范性文件，由主管局領(lǐng)導(dǎo)審核經(jīng)局長批準(zhǔn)后簽發(fā)，并應(yīng)自發(fā)布之日起7個(gè)工作日內(nèi)由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進(jìn)行備案審查：
�。ㄒ唬┮�(guī)范性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；
（二）制定規(guī)范性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；
（三）制定規(guī)范性文件的依據(jù)文本；
�。ㄋ模┍静块T法制工作機(jī)構(gòu)的書面意見。
負(fù)責(zé)起草規(guī)范性文件的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在規(guī)范性文件發(fā)布后3日內(nèi)將第一款第（一）、（二）、（三）項(xiàng)材料交法制辦。
第十二條：規(guī)范性文件除按本辦法第九條、第十條規(guī)定交市政府法制辦進(jìn)行登記審查和備案審查以外，還應(yīng)在發(fā)布之日起3日內(nèi)由負(fù)責(zé)起草的業(yè)務(wù)工作機(jī)構(gòu)將規(guī)范性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統(tǒng)一送市政府法制辦、市人大、上級(jí)質(zhì)監(jiān)局等部門備案。
第十三條：規(guī)范性文件應(yīng)當(dāng)自發(fā)布之日起30日內(nèi)在本局網(wǎng)站上公開，亦可同時(shí)采取其他方式公開。規(guī)范性文件在本局網(wǎng)站的公開程序按照本局政務(wù)公開的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條：規(guī)范性文件應(yīng)自發(fā)布之日起30日后施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙于規(guī)范性文件正確施行的，可自發(fā)布之日起施行。
第十五條：規(guī)范性文件目錄由法制辦按年編印發(fā)布，規(guī)范性文件按政府每屆任期匯編一本。
第十六條：對(duì)違反本辦法的職責(zé)追究，按照《儀征市規(guī)范性文件制定與備案審查辦法》規(guī)定處理。
第十七條：本辦法由揚(yáng)州市儀征質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局法制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。
第十八條：本辦法自發(fā)布之日起施行。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 8
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的`范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級(jí)部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，堅(jiān)持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 9
行政文件管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范文件的生成、審批、存儲(chǔ)和銷毀流程，確保信息的安全性和有效性。它涵蓋了文件的分類、編碼、版本控制、權(quán)限分配、歸檔和檢索等多個(gè)環(huán)節(jié)。
內(nèi)容概述：
1、文件分類與編碼：明確各類行政文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，如政策法規(guī)、工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要等，并設(shè)定統(tǒng)一的.編碼體系，便于管理和查找。
2、文件審批流程：規(guī)定文件的起草、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布流程，明確各級(jí)人員的職責(zé)和權(quán)限。
3、版本控制：建立文件版本更新的規(guī)則，確保每個(gè)版本的可追溯性和準(zhǔn)確性。
4、權(quán)限管理：設(shè)定文件的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的查看、修改或刪除。
5、存儲(chǔ)與備份：規(guī)定文件的存儲(chǔ)介質(zhì)、期限和備份策略，保證文件的完整性和安全性。
6、文件檢索：設(shè)計(jì)高效的檢索系統(tǒng)，方便員工快速找到所需文件。
7、文件歸檔與銷毀：制定文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，確保合規(guī)性。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 10
1. 制定詳細(xì)的操作指南：提供清晰、易懂的文件管理流程圖和操作手冊，確保員工能正確執(zhí)行。
2. 培訓(xùn)與教育：定期進(jìn)行信息安全培訓(xùn)，提升員工的保密意識(shí)和技能。
3. 技術(shù)支持：引入先進(jìn)的`文件管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文件的分類、存儲(chǔ)、訪問等任務(wù)，減少人為錯(cuò)誤。
4. 監(jiān)督與審計(jì)：設(shè)置專職的文件管理員，定期進(jìn)行文件管理審計(jì)，確保制度的執(zhí)行。
5. 持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)業(yè)務(wù)變化和技術(shù)發(fā)展，定期評(píng)估并更新文件管理制度，保持其適應(yīng)性和有效性。
在實(shí)施過程中，必須強(qiáng)調(diào)制度的嚴(yán)肅性和必要性，讓每位員工明白，機(jī)要文件的妥善管理不僅是他們的職責(zé)，更是保障公司生存和發(fā)展的基石。通過全員參與和持續(xù)努力，我們有信心構(gòu)建一個(gè)高效、安全的機(jī)要文件管理體系。
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機(jī)要文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，旨在確保企業(yè)敏感信息的安全與有效利用。它涵蓋了文件的分類、存儲(chǔ)、訪問、傳輸、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范員工的'行為，防止信息泄露，同時(shí)提高信息處理的效率。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與標(biāo)識(shí)：明確各類文件的重要性，如機(jī)密、秘密、內(nèi)部使用等，并設(shè)立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。
2. 存儲(chǔ)管理：規(guī)定物理存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)的場所，設(shè)定訪問權(quán)限，確保安全。
3. 訪問控制：確定誰可以查看、復(fù)制、修改或刪除文件，以及訪問的審批流程。
4. 文件傳輸：規(guī)定安全的傳輸方式，如加密郵件、專用網(wǎng)絡(luò)等，防止信息在傳遞過程中被截取。
5. 使用記錄：建立詳細(xì)的文件使用日志，以便追蹤和審計(jì)。
6. 文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂、更新的流程，保證信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。
7. 銷毀程序：制定文件的廢棄和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，防止過期或不再需要的文件被不當(dāng)利用。
文件標(biāo)準(zhǔn)化管理制度 12
文件資料管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在規(guī)范文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、更新和銷毀等流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和高效流通。這一制度涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：
1. 文件分類與編碼
2. 文件的創(chuàng)建與審批
3. 文件的存儲(chǔ)與保管
4. 文件的使用與檢索
5. 文件的`更新與修訂
6. 文件的廢棄與銷毀
7. 文件安全與保密
8. 文件管理的監(jiān)督與審計(jì)
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)文件分配唯一的編碼，便于查找和管理。
2. 文件的創(chuàng)建與審批：明確文件起草、審核、批準(zhǔn)的責(zé)任人，規(guī)定文件格式和內(nèi)容要求。
3. 文件的存儲(chǔ)與保管：規(guī)定文件的物理存放位置和電子存儲(chǔ)方式，確保文件的安全。
4. 文件的使用與檢索：建立有效的檢索系統(tǒng)，方便員工快速獲取所需文件。
5. 文件的更新與修訂：設(shè)定文件修訂流程，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。
6. 文件的廢棄與銷毀：明確文件廢棄的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行安全的銷毀程序，防止信息泄露。
7. 文件安全與保密：設(shè)立權(quán)限管理，限制敏感文件的訪問，保護(hù)企業(yè)機(jī)密。
8. 文件管理的監(jiān)督與審計(jì)：定期進(jìn)行文件管理檢查，評(píng)估制度執(zhí)行情況，確保其有效運(yùn)行。