銷售部檔案管理制度

　　在生活中，很多場合都離不了制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的銷售部檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

　　為規(guī)范銷售檔案管理工作，使檔案管理工作規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法；

　　一、檔案歸檔范圍

　　1、銷售合同

　�。�1）預定書（認購書）原件；

　�。�2）買賣合同原件；

　�。�3）換、退房申請；

　�。�4）房型修改申請；

　　（5）其他合同之補充協(xié)議。

　　2、客戶資料檔案

　�。�1）來訪客戶名錄：包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求，及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

　�。�2）簽約客戶檔案

　　基本資料：姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等；

　　辦理按揭及房屋產權證所需客戶提供的資料；

　　其他客戶提交之資料。

　　3、內部管理檔案

　�。�1）銷售部內部管理檔案：各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件

　�。�2）銷售管理檔案

　�。�3）各日、周、月統(tǒng)計表及報表；

　�。�4）早晚會會議記錄。

　　4、內部往來文件

　�。�1）發(fā)往各部門間的日常函件；

　�。�2）收到公司各部門的往來文件。

　　5、公司對外宣傳資料

　�。�1）各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本；

　�。�2）電視宣傳資料：各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶；

　�。�3）戶外燈箱、路牌的樣稿；

　�。�4）各類宣傳活動的錄影帶及照片。

　　6、房地產相關信息

　�。�1）房地產相關法律、法規(guī)、政策、資料；

　�。�2）各樓盤樓書；

　�。�3）房地產相關信息剪報；

　�。�4）各項目對外宣傳廣告剪報。

　　7、對外合同合約

　　（1）戶外宣傳制作合同復印件；

　�。�2）媒體制作合同；

　�。�3）其他與銷售部有關的合同合約。

　　二、歸檔及保管要求

　　1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理；

　　2、檔案資料分類應清晰、全面；

　　3、檔案接收時要認真點、驗收，并辦理交接手續(xù)后入檔；

　　4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒；

　　5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

　　三、檔案的借閱

　　檔案的借閱應有嚴格的借閱制度，必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行：

　　1、本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負責人許可簽字；

　　2、本部門員借閱，借期不超過兩天。如因需要延長借期，須出示借條并附部門負責人簽字；

　　3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開；

　　4、按期歸還，愛護所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關規(guī)定進行處理，造成重大損失者當追究責任；

　　四、檔案的保管

　　1、檔案接收時要認真清點、驗收份數、張數、規(guī)格驗收必須符合要求的，辦理交接手續(xù)方可入檔；

　　2、各類檔案材料，應按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷，放入檔案盒或檔案夾內上柜保管；

　　3、檔案存放必須使用專用資料柜，排柜方式要省時、醒目，便于查找；

　　4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理，核對以保管單位為基礎，做到賬物相符，對破損或載體變質情況要及時采取有效措施補救。

　　五、檔案的剔除和銷毀

　　1、在整理檔案的過程中，對檔案材料要仔細甄別，對無保存價值的資料及時剔除，必要時列出剔除資料目錄提交部門經理批示；

　　2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導，經部門批示后銷毀。

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