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案卷管理制度

時間:2022-10-24 11:11:43 制度 我要投稿
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案卷管理制度

  在社會發(fā)展不斷提速的今天,制度使用的頻率越來越高,制度就是在人類社會當中人們行為的準則。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢?以下是小編收集整理的案卷管理制度,歡迎大家分享。

案卷管理制度

  一、目的

  為真實記載企業(yè)發(fā)展歷程,保存企業(yè)經營、管理重要資料,同時為企業(yè)經營、管理,提供真實可靠的檔案依據(jù),特制定本制度。

  二、檔案建立和使用

  1、檔案工作的任務:收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的檔案,各企業(yè)要對企業(yè)的所有檔案建立索引目錄。

  2、保管年限:

  1)財務檔案依國家《會計檔案管理辦法》執(zhí)行;

  2)企業(yè)內部檔案保管年限為永久保存。

  2、范圍:文字材料、證照、證書、圖紙、實物、電子聲像等。

  3、立卷。檔案室應在年初組織有關人員擬訂“案卷目錄”,按照文件的名稱、問題、作者等特征進行立卷。卷內文件應統(tǒng)一注號,并在卷后附入備考表,注明卷內情況。重要的文件除原稿外,可保存兩份,必要時分兩卷保管,其中一卷可暫不裝訂。

  4、檔案借閱。調閱檔案只限在公司內部查閱,不能帶出,必須帶離公司的,要經過行政辦公室批準。調卷人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件,需經行政辦公室批準。如果是密級文件,必須經總裁批準。

  5、檔案的銷毀:

  1)任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料;

  2)沒存檔價值的公文,經過主管領導人鑒別,并報各企業(yè)總經理批準,可定期銷毀。銷毀秘密文件要進行登記,有專人監(jiān)督,保證不丟失、不泄密。

  三、分類

1、文書檔案:指企業(yè)運營過程中,各項經營管理活動所形成的有保存價值的文件或資料。

  2、會計檔案:指記載企業(yè)財務活動所形成的各種票據(jù)、憑證、賬、表。

  3、審計檔案:指審計部門在進行審計監(jiān)督或審計調查活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。

  4、人事檔案指員工入職到離職過程中形成的個人信息表格、合同等。

  5、營銷檔案指進行營銷活動或者品牌形象活動時形成的計劃、方案、講話稿、報樣等文字資料,以及照片、攝像等記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體,并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?/p>

  6、工程項目檔案:房屋建筑物及配套設施圖紙、改造工程項目資料、重要設備原始資料。

  7、記錄企業(yè)發(fā)展歷程,定期收錄和制作企業(yè)大事跡的影像、文字,且連續(xù)性的歷史檔案。

  四、職責

  1、各公司總經理是本企業(yè)檔案工作的第一責任人,負責本企業(yè)檔案資料管理的領導工作,行政部負責檔案管理工作。

  2、各公司專職(兼職)檔案人員負責收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供、利用本公司各類檔案及有關資料。

  3、行政人事部負責指導、監(jiān)督、檢查各項目公司檔案工作。

  4、財務部負責會計檔案的統(tǒng)一管理工作。

  5、審計部負責審計檔案的統(tǒng)一管理工作。

  6、人事檔案的管理:高管檔案及集團本部員工的人事檔案由集團人力資源部負責管理,各單位基層干部、員工的檔案由各公司負責管理。

  7、營銷類檔案的管理:各公司負責管理各項營銷活動、品牌形象活動中形成的照片、光盤、錄像帶等載體性及文字性的文件材料。

  8、工程項目檔案管理:各公司行政部門負責建檔、管理,房屋及配套施工圖紙、改造工程項目資料及重要設備原始資料,其它需保存的檔案資料由業(yè)務管理部門負責保管。

  五、基本原則

  1、檔案實行分級管理,總裁辦負責集團級各項檔案工作,同時負責集團范圍內永久性檔案的保管等工作,各公司負責本級檔案收集、整理、保管等各項工作。

  2、檔案收集要齊全、完整、準確;隨辦隨歸,每半年上交歸檔一次。

  3、檔案利用要遵循集團保密制度,按管理權限閱讀和審批。

  六、監(jiān)督與檢查

  1、集團總裁辦負責組織各公司的(專)兼職檔案人員的業(yè)務培訓;

  2、集團總裁辦負責全集團的檔案檢查工作;

  3、集團總裁辦負責檔案管理制度落實的檢查監(jiān)督工作。

  七、罰則

 。ㄒ唬┮蚬ぷ魇韬龀霈F(xiàn)下列情況之一,并尚未造成嚴重后果或經濟損失,視情節(jié)給予警告處分,檔案管理員處連帶責任。

  1、未按規(guī)定要求上交檔案,并經督促在期限內仍未交齊者;

  2、檔案借閱超過約定時間未歸還;

  3、使用者造成丟失、損壞、擅自拆卷,對檔案涂改、或轉借他人;

  4、檔案利用者擅自摘錄、復制或翻印檔案內容;

  5、在案卷上圈點、劃線、寫字、折疊。

  6、重要檔案不及時建檔。

  7、檔案管理出現(xiàn)丟失、損壞等。

  (二)因工作疏忽丟失或損毀檔案,并造成經濟或名譽損失的給予記過處分。

  八、附則

  (一)本制度由集團總裁辦起草并負責解釋;

 。ǘ┍局贫阮C布之日起實施。

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