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客服部管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)通用
在生活中,很多場(chǎng)合都離不了制度,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是小編為大家整理的客服部管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)通用,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
客服部管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)通用1
一、目的:
為了明確xx客服的崗位職責(zé),規(guī)范和優(yōu)化工作資料,從而到達(dá)為顧客供給優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目的,特制訂本制度。
二、服務(wù)信念:
1、樹立端正、積極的工作態(tài)度
2、要有足夠的耐心與熱情
3、工作認(rèn)真,恪盡職守,愛崗敬業(yè)
4、對(duì)待工作勤懇、努力、負(fù)責(zé)
5、不斷優(yōu)化和創(chuàng)新工作思路,提高工作效率
6、服從上級(jí)安排的指示,按時(shí)完成本職工作
三、淘寶客崗位職責(zé)
直屬上級(jí):淘店店長(zhǎng)
直屬下級(jí):無
1、經(jīng)過阿里旺旺和客戶溝通,解答客戶提出的各種問題,達(dá)成交易。
。1)負(fù)責(zé)收集客戶信息,了解并分析客戶需求,規(guī)劃客戶服務(wù)方案
。2)負(fù)責(zé)進(jìn)行有效的客戶管理和溝通
。3)負(fù)責(zé)建立客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)以及培訓(xùn)客戶代表等相關(guān)人員
。4)定期或不定期進(jìn)行客戶回訪,以檢查客戶關(guān)系維護(hù)的情景
。5)負(fù)責(zé)發(fā)展維護(hù)良好的客戶關(guān)系
。6)負(fù)責(zé)組織公司產(chǎn)品的售后服務(wù)工作
。7)建立客戶檔案、質(zhì)量跟蹤記錄等售后服務(wù)信息管理系統(tǒng)
2、負(fù)責(zé)及時(shí)跟蹤貨品發(fā)貨動(dòng)向,及時(shí)與用戶溝通,避免用戶不滿意。
3、經(jīng)過阿里旺旺和客戶溝通,解答客戶提出的各種問題,達(dá)成交易。
。1)負(fù)責(zé)收集客戶信息,了解并分析客戶需求,規(guī)劃客戶服務(wù)方案
(2)負(fù)責(zé)進(jìn)行有效的客戶管理和溝通
。3)負(fù)責(zé)建立客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)以及培訓(xùn)客戶代表等相關(guān)人員
。4)定期或不定期進(jìn)行客戶回訪,以檢查客戶關(guān)系維護(hù)的情景
。5)負(fù)責(zé)發(fā)展維護(hù)良好的.客戶關(guān)系
(6)負(fù)責(zé)組織公司產(chǎn)品的售后服務(wù)工作
。7)建立客戶檔案、質(zhì)量跟蹤記錄等售后服務(wù)信息管理系統(tǒng)
4、負(fù)責(zé)及時(shí)跟蹤貨品發(fā)貨動(dòng)向,及時(shí)與用戶溝通,避免用戶不滿意。
四、工作制度
1、工作時(shí)間:輪班制
。1)周一至周六:晚班(18:30至24:00),上一天休一天
(2)周天:全天班(9:30至24:00),輪流值班。
2、工作紀(jì)律
。1)上班不得遲到,有事離崗需向店長(zhǎng)請(qǐng)示,如需請(qǐng)假,需在當(dāng)班前一天提出;
。2)上下班時(shí),必須做好交接工作、交接本記錄(包括:當(dāng)班時(shí)間的客戶疑問、待處理事宜)、及時(shí)查看工作布置。
。3)公司如有促銷活動(dòng)要求客服調(diào)班加班,客服人員尖積極配合公司要求。
(4)原則上允許換班,換班需提前向店長(zhǎng)報(bào)備。每月?lián)Q班不得超不2次。
。5)換班雙方必須交待清楚,若交待不清造成誤班、空班的扣罰20元。
3、工作要求
。1)上班時(shí)間一律用電腦掛旺旺,不得使用平板,更不得使用手機(jī)。
。2)沒有顧客上門的時(shí)候,瀏覽店鋪寶貝,以便熟悉寶貝。
(3)上班時(shí)間不得做與工作無關(guān)的事情。
。4)用真誠(chéng)的心去接待每一位客戶,禮貌用語,禮貌待客。不得影響公司形象。
。5)發(fā)現(xiàn)客戶因服務(wù)原因投訴某客服,一次罰款30元,第二次翻倍,第三次將予以開除。
五、會(huì)議制度
1、每周一午時(shí)14:30開部門例會(huì)(QQ會(huì)議,必要時(shí)到公司參加現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議),由店長(zhǎng)主持會(huì)議,每位客服都需要匯報(bào)一下自我上一周的完成目標(biāo)情景,工作中遇到的問題及接下需要改善的地方。
2、新產(chǎn)品上線前,由店長(zhǎng)以QQ會(huì)議的形式向客服講解與解答,介紹新產(chǎn)品,客服必須在新產(chǎn)品上架前掌握產(chǎn)品屬性)。如新產(chǎn)品上線量較大,店長(zhǎng)組織所有客服到公司參加新產(chǎn)品上線專題培訓(xùn)。
六、客服語言規(guī)范
最高標(biāo)準(zhǔn):微笑服務(wù)(電腦看到)、有效解決
最高原則:讓顧客舒心、滿意而歸
1、反應(yīng)及時(shí)(關(guān)鍵字:反應(yīng)快、訓(xùn)練有素)
顧客首次到訪打招呼的時(shí)間不能超過15秒。打字速度要快,至少要到達(dá)50字分鐘,且不能有錯(cuò)別字;
每次回答顧客問題,顧客等待時(shí)間不能超過20秒。如回答太長(zhǎng),宜分次回答;
2、熱情親切(贊美、熱情、親昵稱呼、自然、真誠(chéng))
用語規(guī)范,禮貌問候,讓顧客感覺熱情,不是很生硬的話語,做到親昵稱呼,自然親切
3、了解需求(細(xì)心、耐心、有問必答、準(zhǔn)確、找話題)
對(duì)顧客的咨詢、顧客需求給予準(zhǔn)確的回應(yīng),并快速供給顧客滿意的答復(fù),需求不明確時(shí)做到引導(dǎo)顧客產(chǎn)生需求。
4、專業(yè)銷售(自信,隨需應(yīng)變、舒服)
以專業(yè)的言語、專業(yè)的知識(shí)、專業(yè)的技能,回答顧客異議,讓顧客感覺我們是專家并感受上帝般的舒服
5、主動(dòng)推薦和關(guān)聯(lián)銷售
善于向顧客推薦公司主推款,并給予關(guān)聯(lián)推薦,乃至達(dá)成更高的客單價(jià)。
6、建立信任(建立好感、交朋友、)
經(jīng)過經(jīng)驗(yàn),找到和顧客共鳴的話題,想顧客所想,給顧客切當(dāng)提議,建立銷售的信任
7、轉(zhuǎn)移話題,促成交易
碰到顧客刁難、啰嗦或公司弱點(diǎn)問題,迅速轉(zhuǎn)移話題,引導(dǎo)銷售,并以促成交易為目的
8、體驗(yàn)愉悅(解決問題、強(qiáng)化優(yōu)勢(shì)、歡送)
服務(wù)過程給顧客找準(zhǔn)記憶點(diǎn),強(qiáng)化顧客記憶,給顧客良好的體驗(yàn)并留下愉悅的回憶。
七、第五章在線客服溝通語言標(biāo)準(zhǔn)
1、問候語:您好、早上好、午時(shí)好、晚上好、您回來了等
2、祝賀語:恭喜、祝您節(jié)日愉快、祝您圣誕歡樂、祝您新年歡樂、祝您生日歡樂、祝您新婚愉快、祝您新春歡樂等
3、告別語:再見、晚安、明天見、祝您愉快等
4、道歉語:對(duì)不起、請(qǐng)?jiān)彙⒋驍_了等
5、道謝語;多謝、十分感激您等
6、應(yīng)答語:是的、好的、我明白了、不客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)當(dāng)做的等
7、征詢語:請(qǐng)問您有什么需要幫忙請(qǐng)問我能為您做什么嗎請(qǐng)問需要我?guī)湍鍪裁磫嵴?qǐng)問您還有其他需要幫忙嗎等
8、解釋語:很抱歉,這種情景,是公司統(tǒng)一的規(guī)定等
9、基本禮貌10字用語:您好、請(qǐng)、多謝、對(duì)不起、再見
10、商量語:、、、、、、、、、、、、您看這樣能夠嗎,您看這樣好不好等
11、避免使用負(fù)面語言:我不能、我不會(huì)、我不愿意、我不能夠、可是等;
客服部管理制度及工作標(biāo)準(zhǔn)通用2
為了規(guī)范公司客戶服務(wù)體系,提高服務(wù)質(zhì)量,增強(qiáng)公司員工服務(wù)意識(shí),樹立公司形象,創(chuàng)建公司品牌,確?蛻舴⻊(wù)工作正常有序的進(jìn)行,使經(jīng)銷商和客戶(以下簡(jiǎn)稱為客戶)成為公司堅(jiān)實(shí)的合作伙伴,現(xiàn)結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本制度。
一、客戶服務(wù)原則
客戶服務(wù)部秉承“客戶至上”的服務(wù)宗旨。以專業(yè)的水準(zhǔn),專注的精神為廣大客戶服務(wù),堅(jiān)持“親切、專業(yè)、準(zhǔn)確、高效”的客戶服務(wù)原則,積極打造公司服務(wù)品牌,真正體現(xiàn)“為客戶解憂,讓客戶滿意”的服務(wù)理念,向公司所有客戶提供快捷、周到的服務(wù)及相關(guān)支持。
二、客戶服務(wù)部職責(zé)
1、嚴(yán)格遵守公司管理制度,及時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。
2、負(fù)責(zé)及時(shí)解答和處理客戶來電、來訪及投訴事件,做好原始記錄。
3、負(fù)責(zé)客戶的咨詢及相關(guān)問題的解答。
4、負(fù)責(zé)組織發(fā)放公司各種活動(dòng)紀(jì)念品、宣傳資料。
5、負(fù)責(zé)組織客戶的培訓(xùn)和走訪重要客戶工作。
6、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理經(jīng)銷商與交易客戶的服務(wù)糾紛問題。
7、負(fù)責(zé)建立客戶檔案,維護(hù)客戶關(guān)系。
8、負(fù)責(zé)代理商返傭報(bào)表和代理商交易額、返傭金額以及代理商實(shí)際返傭金額和待返金額的統(tǒng)計(jì)整理。
三、客服職員素質(zhì)要求
1、具有良好的職業(yè)道德和正確的服務(wù)思想,以“客戶服務(wù)原則”為服務(wù)宗旨,樹立公司形象。
2、熟練受理客戶的各種相關(guān)問題來訪、來電及咨詢。
3、熟悉公司相關(guān)客戶需求,熟練掌握公司客服工作各項(xiàng)技能,普通話標(biāo)準(zhǔn)、流利,聽懂方言。
4、具備溝通能力,通過有效溝通與客戶達(dá)成共識(shí);具備應(yīng)變能力,反應(yīng)機(jī)敏,能夠掌握局面恰當(dāng)解決問題。
5、嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范的`服務(wù)工作用語,態(tài)度和藹、親切、熱情的處理客戶的咨詢或投訴。
6、客服職員工作中必須嚴(yán)格執(zhí)行“三要、三不、四個(gè)一樣”的要求。即:三要:要“請(qǐng)“字當(dāng)頭,”“您”字不離口,“再見”結(jié)尾;三不:不使用生硬語言,不說推卸責(zé)任的話,不責(zé)備、埋怨客戶;四個(gè)一樣:生人、熟人一個(gè)樣,有無檢查一個(gè)樣,工作忙閑一個(gè)樣,情緒好壞一個(gè)樣。
7、努力學(xué)習(xí),不斷總結(jié)客服工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能。
8、對(duì)客戶服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋,并能提出改進(jìn)意見和建議。
9、遵守公司規(guī)章制度,關(guān)心集體,能及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事宜。
四、客服工作規(guī)定
。ㄒ唬┙灰追祩蚍⻊(wù)
1、每月6號(hào)前認(rèn)真做好代理商的返傭報(bào)表、交易金額和返傭金額的統(tǒng)計(jì)整理,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
2、每月底認(rèn)真做好代理商實(shí)際返傭金額和待返金額的統(tǒng)計(jì)整理,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
。ǘ╇娫捒头芾
電話客服包括電話接聽客服和電話回訪客服兩項(xiàng)工作內(nèi)容。
【電話接聽客服】
1、工作細(xì)則
詳細(xì)記錄并核實(shí)客戶的咨詢和疑問;
分析并及時(shí)答復(fù),作相關(guān)信息記錄,將客戶相關(guān)資料提交公司責(zé)任人辦公室。
若無法給予明確答復(fù),應(yīng)記錄客戶詳細(xì)資料及相關(guān)問題立即提交相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決辦法并及時(shí)回復(fù)客戶,時(shí)限30分鐘內(nèi)。
若客戶對(duì)提供解決方案或答復(fù)表示滿意、接受,則禮貌結(jié)束通話;若客戶對(duì)解決方案、答復(fù)表示不滿或不接受,應(yīng)盡可能取得客戶的理解和支持;若客戶一再堅(jiān)持己見,應(yīng)委婉答復(fù),立刻反映給相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決方案,力求客戶滿意與理解。
2、操作程序
來電鈴聲三聲鈴聲之內(nèi)須接聽電話,熱情并正確使用工作術(shù)語:“您好,山東標(biāo)金,請(qǐng)問什么事情可以幫您”。
耐心傾聽客戶要求,若是咨詢類,客服職員要語氣平穩(wěn)親切,切實(shí)幫助客戶解決、解答問題。若是投訴類電話,客服職員要以禮相待,傾聽客戶訴說完,首先真誠(chéng)抱歉平息客戶不滿情緒,正確使用工作語言:“真是不好意思”,“讓您生氣了”,“給您帶來不便”,“謝謝您的提醒”等。針對(duì)問題給予客戶解決辦法,如果問題責(zé)任方在公司,必須向?qū)Ψ降狼覆⒈WC立即采取措施,給予客戶答復(fù),正確使用工作語言:“真是抱歉,我們會(huì)馬上對(duì)此事進(jìn)行處理”,“我明白您的問題,我將會(huì)在第一時(shí)間通知您解決辦法”;如果問題責(zé)任方不是公司或是對(duì)方無理要求時(shí),應(yīng)委婉表示拒絕,有禮貌地解釋其中理由,與客戶達(dá)成共識(shí),應(yīng)視情況采用此類回絕方式:“先生/女生,您的問題我已詳實(shí)記錄,我會(huì)與相關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào),給予您答復(fù)”,“真是對(duì)不起,公司暫時(shí)還沒有此類規(guī)定,請(qǐng)恕我們暫時(shí)幫不了您”或者“我可以請(qǐng)我的上司跟您談?wù)労脝帷钡;如果客戶反映的問題不能做出正確的現(xiàn)場(chǎng)答復(fù),應(yīng)尋求客戶諒解,請(qǐng)客戶等待解決,正確使用工作語言:“真是抱歉,對(duì)于您的這個(gè)問題,我還不能準(zhǔn)確的給予答復(fù),請(qǐng)您稍等,我會(huì)在時(shí)間給您答復(fù),請(qǐng)您留下聯(lián)系方式”。立即將問題提交相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決方案,并迅速回復(fù)客戶保證客服質(zhì)量。
“接聽電話溝通完畢應(yīng)禮貌表示謝意或歉意,正確使用工作語言:“謝謝您打電話來”,“謝謝您通知我們”,“再見”,等待客人掛斷電話后,方可掛機(jī)。
將來電內(nèi)容,解決方式,客戶資料登記記錄,日記簿次日提交公司責(zé)
任人辦公室。
【電話回訪客服】
1、工作細(xì)則
及時(shí)回訪,了解客戶對(duì)客服的滿意度。
告知客戶其反映的問題有所答復(fù),為客戶提供解決方案。
客戶對(duì)解決方案表示接受,禮貌掛斷電話。
客戶對(duì)解決方案有異議,應(yīng)盡可能與之溝通取得客戶的理解和支持。如對(duì)方執(zhí)意不接受解決方案,在不違背公司服務(wù)原則的前提下,換時(shí)間再次致電與之溝通解決。
客戶再次提出新的需求,應(yīng)為客戶提供解決方案,如無法現(xiàn)場(chǎng)給予方案解決,在原有個(gè)案基礎(chǔ)上建立跟進(jìn)個(gè)案,禮貌告之有解決方案將立即通知,禮貌結(jié)束通話,并及時(shí)與相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決方案,同時(shí)向客戶答復(fù)。
2、操作程序
撥打客戶電話,正確使用工作語言:“您好!請(qǐng)問您是先生/女士嗎?”,“這里是山東標(biāo)金客服部,我的工號(hào)是,請(qǐng)問現(xiàn)在方便接聽嗎?”
說明通話目的,正確使用工作語言:“您曾在x日致電我們反映了xx情況,關(guān)于這個(gè)問題我們已經(jīng)有了跟進(jìn)結(jié)果”,“請(qǐng)問您對(duì)這個(gè)問題是否已經(jīng)清楚了”或“您是否滿意我們的答復(fù)”等。
如對(duì)方認(rèn)可解決方案,正確使用工作語言:“歡迎隨時(shí)致電客服部,我的工號(hào)是,再見!”;如對(duì)方對(duì)處理方案還有不同意見,正確使用工作語言:“我們將盡快跟進(jìn)反映您的問題,盡早協(xié)調(diào)解決方案,將在第一時(shí)間告知您”,“再見”禮貌掛斷電話。
。ㄈ┰L客服務(wù)管理
訪客服務(wù)包括接訪客服和走訪客服兩項(xiàng)工作。
【來訪客戶服務(wù)】
1、工作細(xì)則
熱情問候來訪客戶,禮貌引領(lǐng)至客戶接待區(qū)域。
禮貌地給客戶拉開座椅,送上茶水。
真誠(chéng)了解客戶來訪目的,正確解答客戶提出問題。
客戶提出的難以解答的問題,請(qǐng)客戶稍坐等侯。迅速上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)解決方案或請(qǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)人解答客戶問題。
客戶獲得答復(fù)后,禮貌送客至公司辦公區(qū)域門口。
2、操作流程
對(duì)來訪客戶微笑問候,主動(dòng)相迎,正確使用工作語言:“您好,歡迎來到山東標(biāo)金”,引領(lǐng)入座,禮貌為之拉開座椅,送上茶水。
客氣問明來意,直接回答問題,或是請(qǐng)相關(guān)工作人員接待。
若客戶來訪用意尚不能正確給予答復(fù),應(yīng)委婉向客戶解釋原因并請(qǐng)客戶填寫《客戶來訪登記》留言,以便稍候處理。
若與公司責(zé)任人一并接待來訪客時(shí),則應(yīng)站立服務(wù)。
回答客人的咨詢和提問應(yīng)時(shí)刻保持微笑,以耐心熱情的態(tài)度予以專業(yè)解答,禮貌使用工作語言(同電話客服語言要求)。
【走訪客戶服務(wù)】
定期巡回走訪客戶。對(duì)經(jīng)銷商及客戶進(jìn)行調(diào)查研究,以便完善今后的服務(wù)提供依據(jù),寫出調(diào)查分析報(bào)告。
向客戶宣傳公司理念,對(duì)客戶進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)。
征詢客戶意見,發(fā)放“客戶意見調(diào)查表”
幫助客戶解決技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等方面的問題。
對(duì)開拓新客戶,跟進(jìn)走訪促成合作。
。ㄋ模┛蛻魰(huì)議服務(wù)
1、舉辦技術(shù)講座或培訓(xùn)班學(xué)習(xí),對(duì)客戶進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和經(jīng)營(yíng)管理指導(dǎo)。
2、召開技術(shù)研討發(fā)布會(huì),對(duì)客戶講解新研發(fā)技術(shù)使用。
3、舉行客戶座談會(huì),商討經(jīng)營(yíng)措施、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、操盤方案。
(五)違紀(jì)處理
1、客服職員工作時(shí)違犯客服工作管理規(guī)定,經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予100元/次罰款處理;第二次違反相同規(guī)定雙倍處罰;第三次違反相同規(guī)定,公司予以除名處理,違反上述規(guī)定,予以責(zé)任者200元/次罰款處理。
2、任何員工在接待客戶來訪時(shí)嚴(yán)禁談私事或請(qǐng)客戶幫私忙,更不能對(duì)客戶有超越職權(quán)范圍的承諾和顯露對(duì)公司或他人的不滿。違反上述規(guī)定,予以責(zé)任者200元/次罰款處理。
3、任何情況下,都不能與客戶發(fā)生爭(zhēng)吵、沖突。違反上述規(guī)定,予以責(zé)任者除名處理,扣罰一月工資。
五、客戶資料管理規(guī)定
(一)保密范圍和密級(jí)確定
1、客戶與公司的加盟合同;客戶發(fā)展跟蹤記錄;客戶資料,屬于公司絕密,嚴(yán)禁泄露。
2、接訪來電來訪記錄,交接記錄,工作日記簿,屬于公司機(jī)密,嚴(yán)禁泄露。
3、客服人員對(duì)掌握的柜員權(quán)限所涉及的內(nèi)容屬公司機(jī)密,嚴(yán)禁泄露。
4、客戶調(diào)查分析資料,屬于公司機(jī)密,嚴(yán)禁泄露。
(二)保密措施
1、客戶加盟合同及相關(guān)資料,由公司負(fù)責(zé)人辦公室存檔保管。
2、客戶發(fā)展跟蹤記錄由相關(guān)責(zé)任人保管,工作落實(shí)后提交公司責(zé)任人辦公室存檔保管。
3、來訪、來電記錄,交接記錄,工作日記簿,于每日例會(huì)后提交公司責(zé)任人辦公室留存?zhèn)洳椤?/p>
4、客服人員對(duì)掌握的柜員權(quán)限涉及的內(nèi)容負(fù)責(zé)保密。
5、客戶調(diào)查分析資料落實(shí)完成,提交公司責(zé)任人辦公室存檔保管。
(三)責(zé)任與處罰
1、泄露客戶資料,客戶發(fā)展跟蹤記錄,來訪、來電記錄,交接記錄,工作日記簿內(nèi)容,經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予相關(guān)責(zé)任者1000元/次罰款處理。
2、泄露客戶資料秘密,給公司帶來嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失,給予相關(guān)責(zé)任者10000——100000元罰款處理,予以除名,并視情節(jié)輕重提交相關(guān)執(zhí)法部門處理。
3、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反客服資料保密規(guī)定,給予相關(guān)責(zé)任者50000——150000元罰款處理,予以除名,并視情節(jié)輕重提交相關(guān)執(zhí)法部門處理。
為了加強(qiáng)客服部管理制度的貫徹實(shí)施,公司實(shí)行扣罰連帶責(zé)任制。各部門員工因違反管理制度形成罰金處理的部門主管追責(zé)雙倍罰金。
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