公司財務(wù)管理檔案規(guī)章制度通用
隨著社會不斷地進步，接觸到制度的地方越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。到底應(yīng)如何擬定制度呢？以下是小編為大家收集的公司財務(wù)管理檔案規(guī)章制度通用，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
公司財務(wù)管理檔案規(guī)章制度通用1
1.目的
為了加強集團財務(wù)會計檔案的科學管理，統(tǒng)一會計檔案工作制度，更好地為集團經(jīng)濟業(yè)務(wù)核算服務(wù)，以保證財務(wù)核算資料的安全完整，特制定本辦法。
2.應(yīng)用范圍
本制度適用于集團各職能部門及各子公司。
3.職責
3.1集團財務(wù)部負責集團總部及集團所屬各子公司財務(wù)核算檔案的使用與保管工作，必須保證財務(wù)檔案的安全完整。
3.2因保管需要，財務(wù)部需定期將財務(wù)檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財務(wù)檔案的安全，并隨時保證財務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。
4.具體規(guī)定
4.1會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表的'會計核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團財務(wù)部負責建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。
4.2集團財務(wù)部各子公司財務(wù)會計人員對本公司的財務(wù)核算資料，必須按照會計歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案，在會計年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的會計檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會計檔案，全部移交到集團總裁辦的檔案庫保管，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。
4.3檔案部門對接收保管的會計檔案，必須認真負責保管，原則上應(yīng)當保持原卷冊的裝訂，個別需要拆封重新整理的，應(yīng)當會同原財務(wù)會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。檔案管理人員必須對所管檔案進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
4.4會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經(jīng)上級主管批準，但不得拆散原卷冊，由財務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當日歸還，次日再借。
4.5各種會計檔案的保管期限，根據(jù)起特點，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
4.6會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案部門提出銷毀意見，編造會計檔案銷毀清冊，并報集團董事會同意后方可實施銷毀。
4.7監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應(yīng)當認真進行清點核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團董事會報告。
4.8會計檔案保管期限規(guī)定如下：
4.8.1會計憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年；其中涉及外事的會計憑證永久保存。
4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。
4.8.3會計賬簿：日記賬、明細賬、總賬輔助賬簿保管期限15年；其中固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年，涉及外事的會計帳簿永久保存。
4.8.4會計報表：月、季度財務(wù)報表，包括文字分析保存期5年，年度會計報表(決算)永久保存。
4.8.5會計移交清冊保管期15年；會計檔案清冊保管期25年。
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第一條制定目的
為進一步加強會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管、預(yù)防丟失和泄密，根據(jù)《公司法》、《企業(yè)財務(wù)管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規(guī)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司實際情況，特制定本管理辦法。
第二條適用范圍
本制度適用于集團所有分支機構(gòu)。
第三條管理部門
1、集團各分支機構(gòu)檔案管理部門和財務(wù)部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負責，由財務(wù)部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、集團財務(wù)部及內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、丟失和泄密。
第四條會計檔案歸檔范圍
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)分析、財務(wù)政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要材料和證據(jù)，具體包括：
1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3、財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
4、票據(jù)類：增值稅發(fā)票、普通發(fā)票、支票、銀行匯票等。
5、其他類：財務(wù)預(yù)算及分析材料、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
第五條會計檔案的裝訂和保管
1、每年形成的會計檔案，應(yīng)當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。
2、會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內(nèi)容齊全，便于查閱。
3、會計檔案的保管：會計檔案由財務(wù)負責人指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務(wù)會計部門保管1年，期滿后應(yīng)由財務(wù)部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。
4、檔案部門接收保管的會計檔案，應(yīng)當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應(yīng)會同財務(wù)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
第六條會計檔案的借閱
1、會計檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經(jīng)公司負責人或集團相關(guān)負責人、會計機構(gòu)負責人(會計主管)批準方可借閱。
2、公司以外的部門借閱會計檔案時，借閱人應(yīng)持有所屬單位正式介紹信，經(jīng)被借閱單位會計主管人員和公司負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。集團總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時，應(yīng)經(jīng)集團財務(wù)總監(jiān)和被借閱單位財務(wù)負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。
3、財務(wù)部應(yīng)建立借閱登記清冊，所有借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。(詳見附表)
4、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件。如有特殊情況，須經(jīng)本單位領(lǐng)導和財務(wù)主管批準后方能攜帶外出或復制原件。
5、借出的'會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。6、
所有內(nèi)外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務(wù)部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅限本單位檔案室或財務(wù)部。
第七條會計檔案的保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、會計移交清冊15年。
5、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，永久保存。具體保管期限詳見附表“會計檔案保管期限”。
第八條會計檔案的銷毀
1、會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應(yīng)由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)本公司負責人審查，報請集團總裁、董事長批準后銷毀。但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
2、銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案管理部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，上級主管部門派員監(jiān)銷。
3、會計檔案銷毀后，經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司負責人，一份歸入檔案備查。
第九條獎懲辦法
對會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情節(jié)輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴重者由司法機關(guān)追究刑事責任。
第十條附則
1、本管理制度自20xx年10月1日起執(zhí)行，以前制度與本制度相抵觸的，以本制度為準。
2、本管理制度未盡事宜，按集團相關(guān)制度執(zhí)行。
3、本管理制度由集團財務(wù)管理部負責解釋和修改。
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第一條根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定，為加強公司會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，特制定本制度。
第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
一、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
二、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
三、財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告。
四、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。
第三條每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
一、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當由財務(wù)部編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。
二、移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第四條財務(wù)部和檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)總經(jīng)理批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
一、由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復制、登記制度。
二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
三、會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第五條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
第六條保管期滿的會計檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
一、本單位檔案部門會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
二、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
三、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。
四、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的.會計檔案；銷毀后，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。
第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第八條使用電子計算機進行會計核算，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。
第九條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工結(jié)算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十一條預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部。
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第一條為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)，根據(jù)和的規(guī)定，制定本辦法。
第二條國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位，按規(guī)定應(yīng)當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應(yīng)當依照本辦法管理會計檔案。
第三條各級人民財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
第四條各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
第六條各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第七條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應(yīng)當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
第八條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第九條本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第十二條采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十四條單位分立后原單位存續(xù)的；其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的`原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。
第十六條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第十七條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
第十八條我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計檔案，應(yīng)當按照本辦法和國家有關(guān)規(guī)定進行管理。
第十九條預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第二十條各省、自治區(qū)、直轄市人民政府部門、檔案管理部門，國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國人民解放軍總后勤部，可以根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)。本部門的具體情況，制定實施辦法，報財政部和國家檔案局備案。
第二十一條本辦法由財政部負責解釋，自1999年1月1日起執(zhí)行。1984年6月1日財政部、國家檔案局發(fā)布的自本辦法執(zhí)行之日起廢止。
公司財務(wù)管理檔案規(guī)章制度通用5
1、財務(wù)檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務(wù)報表、納稅申報表及稅務(wù)相關(guān)資料、各種票據(jù)領(lǐng)購使用登記薄、財務(wù)人員移交清單及交接登記薄、財務(wù)軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵押登記合同、驗資報告、審計報告、已作廢的各種票據(jù)、已使用完的各種票據(jù)存根、各項內(nèi)部審計報告等。
2、每月的原始憑證、記賬憑證應(yīng)在每月賬務(wù)完成納稅申報后，由會計人員協(xié)同會計主管人員整理、裝訂，并登記編號入庫管理。對于財務(wù)報表、納稅申報資料、手工賬薄、各種登記薄、移交清單等在年終賬務(wù)完后整理裝訂入庫；對于計算機拷貝磁盤或光盤在拷貝后即刻納入檔案管理；對于其他財務(wù)資料應(yīng)該入庫保管的，但根據(jù)工作需要暫時保管在不同會計人員手中，但對于十分重要的'資料也應(yīng)先辦理入庫手續(xù)，然后由相關(guān)財務(wù)人員按照正常借閱手續(xù)借出，以明確責任，保證財務(wù)資料的安全。
3、建立“財務(wù)檔案登記薄”，每項財務(wù)檔案歸檔前，由主管人員確定檔案的分類，按照不同的檔案類別分別編號登記管理，由檔案管理人員和會計主管人員在登記薄上簽字(蓋章)。
4、建立“財務(wù)檔案調(diào)閱、借閱登記薄”，財務(wù)部門內(nèi)部需要查閱檔案的，需由檔案管理人員陪同查閱；需要復印財務(wù)資料的，必須由財務(wù)負責人批準，由檔案管理人員負責復��；財務(wù)部門以外的人員原則上不能直接查閱財務(wù)檔案資料，如有特殊需要，確需查閱、復印財務(wù)資料的，必須經(jīng)財務(wù)負責人批準，并且在“財務(wù)檔案調(diào)閱、借閱登記薄”上登記
5、財務(wù)資料只能保留在公司范圍內(nèi)，不能帶出公司。除了財務(wù)部門內(nèi)部工作需要以外，不能借閱給其他人員。如有司法機關(guān)工作人員因執(zhí)法需要調(diào)閱或借閱公司財務(wù)資料的，按照國家法律規(guī)定，必須出具正式的“協(xié)助執(zhí)行通知書”或“判決書”等法律文件以及工作證件，并由財務(wù)負責人批準后，按照以上手續(xù)辦理借閱、調(diào)閱。
6、財務(wù)檔案的保管按照《檔案法》及《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。如果超過規(guī)定的保管時間需要銷毀的，應(yīng)上報財務(wù)中心并建立“財務(wù)檔案銷毀清冊”，在保管人員、主辦會計及財務(wù)負責人共同監(jiān)督下銷毀，“銷毀清冊”作為財務(wù)檔案保管；其中未清債權(quán)債務(wù)雖超過期限也不得銷毀。
7、財務(wù)檔案管理人員及其他財務(wù)人員不得擅自公布財務(wù)資料；不得擅自銷毀、涂改、偽造財務(wù)檔案；不得擅自提供、抄寫、復制財務(wù)檔案；不得損毀、分散、丟失財務(wù)檔案；如發(fā)生以上情況，應(yīng)對當事人進行嚴肅處理，對公司造成損失的，應(yīng)承擔經(jīng)濟賠償責任；情章嚴重，違反國家法律的，依法移送檢查機關(guān)追究法律責任。
8、行政部門應(yīng)為財務(wù)檔案的管理提供必需的條件。
9、財務(wù)負責人應(yīng)定期或不定期檢查財務(wù)檔案管理情況；集團財務(wù)中心定期對分支機構(gòu)的財務(wù)檔案管理情況進行檢查；內(nèi)部審計財務(wù)檔案管理情況作為審計重點，確保財務(wù)檔案的科學管理。
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第一章總則
為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據(jù)和及財政部的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務(wù)部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務(wù)部門負責，由財務(wù)部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。會計檔案管理制度。
2、財務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1、會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務(wù)報告。會計檔案管理制度。包括規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4、其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關(guān)的，由會計部門負責辦理的有參考價值的'數(shù)據(jù)資料。
5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
1、財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導批準需
需要復制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負責人或單位領(lǐng)導批準后方可復制。
第七章各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章會計檔案的銷毀
1、會會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。
2、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導。
第九章附則
1、本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。
2、附表
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一、目的：
為了加強公司財務(wù)檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。
三、檔案管理職責
財務(wù)部負責檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應(yīng)當入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。
四、財務(wù)檔案定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。
五、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
�。ㄒ唬⿻嫅{證
會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
（二）會計賬簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
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會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。
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其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務(wù)部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。
六、會計檔案的`裝訂和保管
會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
（一）會計憑證裝訂前的準備工作：
�。�1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
�。�2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
�。�3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
�。ǘ⿻嫅{證裝訂時的要求：
�。�1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
�。�2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
（3）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
�。ㄈ⿻嫅{證裝訂后的注意事項：
�。�1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。
�。�2）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
（四）會計檔案的保管要求。
（1）會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。
�。�2）會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
�。�3）會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。
�。�4）會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；
（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
�。�6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
�。ㄎ澹n案保管期限
（1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年
�。�2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單5年
（3）日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
�。�4）明細賬、總賬、輔助賬15年
�。�5）固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年
�。�6）主要財務(wù)指標報表（包括文字分析）3年
�。�7）月、季度會計報表（包括文字分析）5年
�。�8）年度會計報表（包括文字分析）永久
�。�9）會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
�。�10）主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議永久
七、會計檔案的借閱
�。ㄒ唬⿻嫏n案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導、財務(wù)負責人員批準。
�。ǘ┩獠拷栝啎嫏n案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
�。ㄈ┍締挝蝗藛T需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。
�。ㄋ模┙栝啎嫏n案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件）。
八、會計檔案的銷毀
（1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導審查，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。
（2）會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
（3）銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導，一份歸入檔案備查。
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