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質(zhì)量文件管理制度(通用10篇)
現(xiàn)如今,需要使用制度的場合越來越多,制度是維護(hù)公平、公正的有效手段,是我們做事的底線要求。我們該怎么擬定制度呢?下面是小編精心整理的質(zhì)量文件管理制度,希望能夠幫助到大家。
質(zhì)量文件管理制度 1
1、目的與適用范圍
為了確保在質(zhì)量體系運(yùn)行中的各個場所使用的文件是有效版本,特制定本制度。
本制度適用于《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的更改,發(fā)放和回收的管理。
2、管理要求
2.1全質(zhì)辦是《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的'歸口管理部門。
2.2《質(zhì)量手冊》、《程序文件》在貫徹實(shí)施過程中若發(fā)現(xiàn)差距或不符合實(shí)際情況時,各職能部門要以書面形式反饋全質(zhì)辦,全質(zhì)辦向管理者代表提出更改報(bào)告,填寫文件更改通知單,經(jīng)管理者代表報(bào)準(zhǔn)后進(jìn)行更改、控版和回收。
2.3全質(zhì)辦指定專人負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊》、《程序文件》按規(guī)定范圍進(jìn)行發(fā)放、更改和因收,對其使用和保管進(jìn)行監(jiān)控。
2.4全質(zhì)辦受管理者代表委托解釋《質(zhì)量手冊》和《程序文件》的有關(guān)內(nèi)容。
2.5技術(shù)科負(fù)責(zé)對《質(zhì)量手冊》、《程序文件》進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查。
2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進(jìn)行更改、回收等。
2.7《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準(zhǔn)外借,更不準(zhǔn)私自提供他人轉(zhuǎn)抄或復(fù)印,若發(fā)現(xiàn)類似問題,應(yīng)予以追究責(zé)任。
質(zhì)量文件管理制度 2
(一)質(zhì)量文件包括各類文件、手冊、作業(yè)指導(dǎo)書,有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程,試驗(yàn)檢驗(yàn)質(zhì)量活動記錄等。
(二)建立收發(fā)文件記錄,建立質(zhì)量體系文件清單,及時收集整理質(zhì)量活動記錄(樣品臺帳、試驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)臺帳等)。
(三)質(zhì)量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。
(四)工程試驗(yàn)檢測資料,由資料員隨著工程進(jìn)展及時整理并負(fù)責(zé)歸檔保管,工程竣工后移交技術(shù)部門統(tǒng)一歸檔上繳項(xiàng)目部。
(五)及時下載有關(guān)方面的電子文件、通知,經(jīng)主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。
(六)內(nèi)部文件和資料,對他人復(fù)制或拷貝,須經(jīng)主任批準(zhǔn)。
(七)過期資料的銷毀嚴(yán)格履行報(bào)批手續(xù),并造冊登記入檔。
質(zhì)量文件管理制度 3
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開發(fā)計(jì)劃階段:方案設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書、檢驗(yàn)要求。
2)開發(fā)設(shè)計(jì)階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅(qū)動程序。
3)產(chǎn)品調(diào)試階段:產(chǎn)品調(diào)試手冊、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表、設(shè)計(jì)評審記錄表(原理圖和印制板圖)、產(chǎn)品調(diào)試記錄。
4)產(chǎn)品維護(hù)階段:設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié)、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對應(yīng)部門編制,各部門應(yīng)對技術(shù)文件的準(zhǔn)確性、合理性負(fù)責(zé)。
4、各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的.審核和批準(zhǔn)。
5、技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責(zé)、權(quán)、利。
6、技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號、名稱、日期,設(shè)計(jì)、校對、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。
質(zhì)量文件管理制度 4
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的'文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退,院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達(dá),妥善保管,不得遺失,傳達(dá)貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹,病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
質(zhì)量文件管理制度 5
1、學(xué)校各部門對學(xué)校以上文件的收發(fā),傳遞,閱辦,保管,存檔要有專人,做到“三勤”:勤催辦,勤檢查,勤回收。各部門、年組取的文件要有專人保管,并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后,由專人拆封,認(rèn)真核對份數(shù),統(tǒng)一編號,及時登記;向下發(fā)文時,明確份數(shù),嚴(yán)格履行發(fā)文登記(簽字)手續(xù)。
3、傳閱文件有專夾。做到及時,準(zhǔn)確,去向清楚;達(dá)到“三不”:批閱不積壓,承辦不橫傳,傳閱范圍不擴(kuò)大。
4、借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批,本人(借閱者)簽字手續(xù),閱后及時歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來的`文件,按規(guī)定該存檔的存檔,該上繳的上繳,該銷毀的銷毀,無論是存檔,上交或是銷毀,都必須分類列出清單備查。
6、存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件,要設(shè)專柜專人分類保管,存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員,確保文件管理安全。
7、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存,更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分。
8、上級召開會議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件,一律交文秘人員登記,保管干部調(diào)動工作,事先要把文件交清。
質(zhì)量文件管理制度 6
1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。
2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。
3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作帶回的'文件資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的文件應(yīng)定期收回,對到期未退的應(yīng)進(jìn)行催退,院辦公室定期對所管文件清點(diǎn)、對帳,保證文件不遺失。
5、醫(yī)院下發(fā)的各類文件、通知,各科應(yīng)及時傳達(dá),妥善保管,不得遺失,傳達(dá)貫徹情況,科主任須在文件上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的文件應(yīng)根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷,并于次年三月底前向檔案室移交。
7、醫(yī)院下發(fā)的重要文件,各病區(qū)、科室應(yīng)及時傳達(dá)貫徹,病區(qū)負(fù)責(zé)人或科室主任簽字,并在規(guī)定時間上交院辦公室歸檔備查。
質(zhì)量文件管理制度 7
1、目的:
為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。
2、適用范圍:
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義:
公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序:
公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理,發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔,并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。
5、文件分類:公司的`公文主要可分為以下類:
5.1管理制度:適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確,包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法!皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編;“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確;“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。
5.2工作通知:適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng);
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎懲等事項(xiàng)的公布。
5.4工作報(bào)告適用于下級因?yàn)槟稠?xiàng)工作對上級進(jìn)行匯報(bào)請示的行文。
5.5會議紀(jì)要適用于公司各級會議進(jìn)行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對外部機(jī)構(gòu)或個人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議:對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排,用“決定”;經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。
5.8通報(bào):表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要信息。
5.9請示:向上級請求批示與批準(zhǔn),用“請示”。
5.10批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。
6、文件格式:
6.1公司所有文件采用A4豎版模式,四周頁邊距設(shè)置為2.5CM,頁腳設(shè)置為1.5CM,采用數(shù)字形式;
6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。
6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部分組成;
6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號,其他均使用宋體五號,1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行;標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號;發(fā)文編號與正文之間可空一行;正文中小標(biāo)題可使用粗體;章節(jié)段落之間可空一行;文件落款位置偏右,正文與落款之間空二行;有附件的文件,附件在文本正文后落款前列出,與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號;公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號,編號數(shù)字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號,一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文,其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件,一般不具有全局性。
6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號
6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號
6.6簽發(fā)人:制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目,由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線,兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目,1.5倍行距。“報(bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo),“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員,“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件,文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距,使該文件保持在一頁內(nèi),但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級:公司文件密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級,注在文件的右上角。
6.8緊急程度:最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng),標(biāo)注“緊急”或“急”字樣,經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注,以最快的速度,組織最有力的資源,統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí),確保工作在規(guī)定的時間內(nèi)按期完成。
6.9具體要求:
6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容;
6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號、文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,分層標(biāo)識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱,文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;
6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼,位置為頁面底端,對齊方式為居中,首頁顯示頁碼,格式為默認(rèn)格式;
6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列,結(jié)構(gòu)完整、層次清楚;實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范;
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜,應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。
7、收文:
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》;
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文,由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記,由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo),不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時報(bào)送。
7.3文書處理工作:
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;
7.3.2部門文件平時的管理,要求實(shí)行分類管理,文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個字,添加公司徽標(biāo)和英文簡稱。如:行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表;
8、發(fā)文:
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程,發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:
擬稿人→核稿人:部門主管領(lǐng)導(dǎo)(經(jīng)理、總監(jiān))審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)(總監(jiān)、副總裁)核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對外發(fā)文:
擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案
9、附則:
9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦;
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé),經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā);
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關(guān)支持性文件。
9.4.1文件頁面格式。
9.4.2文件閱辦單。
質(zhì)量文件管理制度 8
一、嚴(yán)格履行保密職責(zé),嚴(yán)守秘密,責(zé)任分明。
二、有專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取密級文件,并由a、b角負(fù)責(zé)公務(wù)網(wǎng)的.文件接收,并及時做好收文登記(并注明密級)、編號、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的保密文件及時放入專用保密箱,確保文件的。
四、保密文件采取專用文件夾進(jìn)行傳閱,注明周轉(zhuǎn)時間、文件編號、文件件數(shù),嚴(yán)格辦理閱讀者簽名手續(xù)。
五、嚴(yán)格按規(guī)定控制傳閱范圍,每個環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把關(guān),確保文件在每個環(huán)節(jié)的安全。
六、嚴(yán)格做好不復(fù)印保密文件,不擅自擴(kuò)大傳閱范圍,不自行橫傳、不隨意摘抄密件內(nèi)容,不向傳閱范圍之外的人員談?wù)撁芗䞍?nèi)容,真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規(guī)定及時清退密級文件。
八、按規(guī)定統(tǒng)一上交保密廢紙。
質(zhì)量文件管理制度 9
1.技術(shù)文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類!笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負(fù)責(zé)人簽字后方可更改并標(biāo)識,文件更改幅度較大時,予以換版。換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者,因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經(jīng)常務(wù)副總審核、批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的`格式和內(nèi)容由使用部門設(shè)計(jì),行政管理部門審查批準(zhǔn),統(tǒng)一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7.質(zhì)量記錄填寫:要求個部門質(zhì)量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。質(zhì)量記錄原則上不準(zhǔn)更改,如有失誤或者計(jì)算錯誤時,在改動處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱:外來人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長批準(zhǔn)后,辦理借閱手續(xù)。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門制定專人負(fù)責(zé)保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類質(zhì)量記錄由各部門指定專人手機(jī)、整理分類并裝訂,行政部負(fù)責(zé)歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷毀:對于超過保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門負(fù)責(zé)簽字,包常務(wù)副總審核批準(zhǔn)后,進(jìn)行銷毀并填寫《質(zhì)量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄,填寫《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正。
質(zhì)量文件管理制度 10
。ㄒ唬┘夹g(shù)文件、往來文件、工地文件。
(二)竣工資料:
1、上級主管部門的有關(guān)文件,如施工證、開工證、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的手續(xù)、文件等。
2、建設(shè)單位和施工單位簽訂的`工程合同。
3、設(shè)計(jì)圖紙會審記錄,圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證。
4、施工組織設(shè)計(jì)方案。
5、施工日志。
6、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
7、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗(yàn)報(bào)告。
8、隱蔽工程驗(yàn)收報(bào)告。
9、自檢報(bào)告。
10、竣工驗(yàn)收申請報(bào)告。
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