檔案管理制度(精選15篇)
在社會發(fā)展不斷提速的今天,很多情況下我們都會接觸到制度,制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。擬定制度的注意事項有許多,你確定會寫嗎?以下是小編整理的檔案管理制度,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
檔案管理制度1
1.為加強設(shè)備管理,落實工作責(zé)任,及時消除設(shè)備缺陷(異常),以保證公司生產(chǎn)安全穩(wěn)定長周期進行,特制定本制度。
2.設(shè)備缺陷(異常)分類
1)重大設(shè)備缺陷(異常)
指生產(chǎn)主流程重要設(shè)備運行中出現(xiàn)故障,影響生產(chǎn)正常進行,威脅生產(chǎn)安全,需立即組織檢修或局部停車,系統(tǒng)停車搶修的。
2)一般設(shè)備缺陷(異常)
指生產(chǎn)裝置運行不正常,存在故障,但不很嚴重,短期內(nèi)不至影響安全生產(chǎn),可以限時處理的。
3)微小設(shè)備缺陷(異常)
指生產(chǎn)裝置運行中存在跑冒滴漏等小缺陷,暫不影響生產(chǎn),且不致發(fā)展擴大,通常所在崗位可自行處理解決的。
3.維護檢修工作的責(zé)任范圍和工作程序按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.設(shè)備缺陷(異常)反饋表
1)設(shè)備缺陷(異常)反饋表在生產(chǎn)崗位現(xiàn)場保存,作為缺陷(異常)信息反饋過程責(zé)任記錄。
2)此表由崗位班長填寫。按缺陷的處理范圍、程度,由檢修工和各級責(zé)任人員簽署意見。
3)此表具體格式見附頁。
5.設(shè)備缺陷(異常)信息反饋程序
1)當班崗位員工或其它人員在巡檢等過程中,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)裝置存在缺陷或異常,應(yīng)向裝置所屬崗位的`當班班長反映,經(jīng)確認后,視缺陷(異常)的分類,填寫設(shè)備缺陷(異常)反饋表,自行消除解決或通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
2)中夜班及節(jié)假日,設(shè)備缺陷(異常)反饋表當班班長填寫后,向值班領(lǐng)導(dǎo)匯報,由值班領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌指揮。
3)若設(shè)備缺陷(異常)的消除在技術(shù)、材料、方案及生產(chǎn)系統(tǒng)退出等有困難,則按各自職責(zé)向相關(guān)專業(yè)工程師或主任工程師,由各對口專業(yè)及時配合解決。
6.設(shè)備缺陷(異常)消除后的確認
1)檢修部門對有缺陷的設(shè)備實施檢修后,應(yīng)在反饋表“實際修理情況”欄填寫并署名。
2)設(shè)備所屬崗位在反饋表該欄填寫驗收意見并署名,同時將處理結(jié)果記入設(shè)備缺陷臺賬。
3)生產(chǎn)部定期對硬設(shè)備缺陷(異常)信息反饋處理過程的各個環(huán)節(jié)進行檢查,對延誤、推諉的責(zé)任者提出考核意見。
檔案管理制度2
第一章總則
第一條為加強興隆縣匯豐物流配送有限公司(以下簡稱“各單位”)的會計檔案管理,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,結(jié)合各公司實際情況,制定本制度。
第二條本制度適用于興隆縣匯豐物流配送有限公司各單位。
第三條各單位財務(wù)部門及各單位檔案室共同負責(zé)會計檔案的管理工作。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和泄密。
第二章會計檔案的分類
第四條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
2、會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3、財務(wù)會計報告類:月度、季度、年度財務(wù)會計報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。
4、其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊,軟件數(shù)據(jù)資料、程序資料及存儲于磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件等。
第三章會計檔案的保管
第五條各單位每年形成的會計檔案,應(yīng)當由各單位財務(wù)部門按照歸檔要求,負責(zé)整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。
在會計年度終了后,會計檔案可暫由各單位財務(wù)部門保管,保管期限為1年。期滿之后,應(yīng)當由各單位財務(wù)部門編制移交清冊,移交檔案室統(tǒng)一保管。移交檔案室保管的會計檔案,應(yīng)當保持原卷冊的封裝。
第六條各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人同時批準,可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應(yīng)當建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。
第七條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第八條本制度規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當按照本制度附表所列期限執(zhí)行。
各單位會計檔案的'具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的,可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第四章會計檔案的銷毀
第九條保管期滿的會計檔案,除本辦法第十條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:
1、由各單位檔案室會同財務(wù)部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2、單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3、銷毀會計檔案時,應(yīng)當由各單位檔案室、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。
4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案,銷毀后應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。
第五章特殊情況的處置
第十條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位,其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第十一條采用電子計算機進行會計核算的各單位,在年底時要保存電算化檔案一式三份(電腦、移動硬盤、光盤均可)。
第十二條單位因撤銷或者其他原因而終止的,在終止之前形成的會計檔案,由檔案室保管。
第六章會計檔案的移交
第十三條各單位之間交接會計檔案的,交接雙方應(yīng)當辦理會計
檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位,應(yīng)當編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人同時負責(zé)監(jiān)交。交接完畢,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者簽章。
第七章附則
第十四條各單位要按照本制度的規(guī)定執(zhí)行,不需再另行制定實施細則。
第十五條本制度需要貫徹到各單位財務(wù)處相關(guān)人員。
第十六條本制度的附件有:
附件一:會計檔案保管期限表
附件二:會計檔案查閱流程圖
附件三:會計檔案移交流程圖
附件四:會計檔案銷毀流程圖
附件五:制度執(zhí)行情況檢查計劃及制度培訓(xùn)計劃表
第十七條本制度由建龍鋼鐵控股有限公司財務(wù)管理部負責(zé)解釋、修訂。
第十八條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附件一:會計檔案保管期限表
附件二:會計檔案查閱流程圖
檔案管理制度3
第一章 總 則
第一條 畢業(yè)生檔案工作是畢業(yè)生就業(yè)工作的重要組成部分,為了進一步加強畢業(yè)生檔案管理,提高檔案管理水平,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,制定本辦法。
第二條 畢業(yè)生檔案實行學(xué)院集中統(tǒng)一管理的原則,確保檔案的完整、準確、系統(tǒng),以便有效地開發(fā)利用。
第三條 各單位對畢業(yè)生檔案管理工作要高度重視,嚴格程序,明確人員,落實責(zé)任。
第二章 畢業(yè)生檔案材料的整理歸檔
第四條 各系在做好檔案日常管理的基礎(chǔ)上,于每年6月下旬組織專人認真清理本系應(yīng)屆畢業(yè)生檔案,嚴格按照材料清單整理歸檔,仔細核對檔案材料,避免錯漏現(xiàn)象發(fā)生。
第五條 歸檔范圍:入學(xué)檔案材料(高中、高考或?qū)I静牧希唤M織材料(黨、團組織材料);就業(yè)報到證通知書、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)生登記表、獎懲材料、體檢材料等。
第六條 缺、損檔案要及時向系領(lǐng)導(dǎo)匯報,查明原因,盡快處理,并報大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心備案。
第三章 畢業(yè)生檔案的交接和轉(zhuǎn)遞
第七條 各系應(yīng)按照學(xué)校大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心的總體部署,將整理好的`畢業(yè)生檔案封口后于7月初送交大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心,并附《檔案交接表》(一式兩份),有特殊情況的檔案應(yīng)另附說明材料。
第八條 大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心檔案管理人員接收各學(xué)院畢業(yè)生檔案時,應(yīng)對所送檔案認真核查,經(jīng)確認無誤后,交接雙方在《檔案交接表》上簽字,并將《檔案交接表》存檔造冊備查。
第九條 大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心檔案管理人員對各系送交檔案及時進行分類整理,在規(guī)定時間內(nèi)將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至畢業(yè)生派遣單位;特殊情況如畢業(yè)生就業(yè)單位人事部門專人索取、畢業(yè)生升學(xué)等,在查驗單位調(diào)檔信函及來人證件后,方可辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。
第十條 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞情況,大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心檔案管理人員應(yīng)填寫《畢業(yè)生檔案調(diào)出登記表》,要將存根和有收件人簽字的《畢業(yè)生檔案調(diào)出登記表》分類存檔,以備核查。
第四章 畢業(yè)生檔案的管理
第十一條 暫時保存在學(xué)校的畢業(yè)生檔案由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心指定專人負責(zé)管理,學(xué)校要設(shè)置專用的畢業(yè)生檔案室,配備專用的檔案柜。
第十二條 檔案室及檔案柜要整潔衛(wèi)生,并具有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。
第十三條 檔案室嚴禁吸煙,不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。
第十四條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作,做到帳物相符。有特殊情況要隨時向處領(lǐng)導(dǎo)匯報,查明原因,及時處理。
第五章 畢業(yè)生檔案的利用
第十五條 畢業(yè)生檔案作為機要文件保存,原則上不對外查閱、不外借。
第十六條 如用人單位需調(diào)閱畢業(yè)生檔案,須持單位介紹信,經(jīng)大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)人同意、填寫檔案查閱登記表后,方可調(diào)閱。
第十七條 畢業(yè)生檔案集中轉(zhuǎn)遞結(jié)束后,大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心應(yīng)將轉(zhuǎn)遞信息及時上網(wǎng)。每年8月15日以后,畢業(yè)生可登錄學(xué)校就業(yè)信息網(wǎng)或電話查詢檔案去向及轉(zhuǎn)遞時間等信息。年底前,畢業(yè)生務(wù)必到檔案接收單位查詢接收情況,如有問題及時與學(xué)校聯(lián)系。
第六章 附 則
第十八條 本辦法由大學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)解釋。
第十九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
檔案管理制度4
1、工程部應(yīng)由專人負責(zé),從工程設(shè)計招標開始到施工,竣工的各種資料收集,整理報批,登記。
2、未經(jīng)部門經(jīng)理許可,不得將文件和資料借與外單位人員。
3、本部門人員借閱應(yīng)注意愛護使用,并不得向外單位人員借閱。
4、凡借閱檔案和使用人員注意保密。
5、有關(guān)工程文件不經(jīng)允許不得復(fù)印。
6、檔案管理人員根據(jù)文件保存期限,經(jīng)部門經(jīng)理認可可定期銷毀。
檔案管理制度5
一、歸檔范圍:
凡是本單位在各項工作活動中直接形成的、已經(jīng)辦理完畢的、具有查考保存價值的.各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料,均應(yīng)依法歸檔,任何人不得以任何借口拒絕歸檔。
二、歸檔時間
1、文書檔案:本年度各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料,在次年一月底前由檔案室管理人員統(tǒng)一布置立卷,經(jīng)本部門負責(zé)人審定后,每年三月份移交檔案室集中統(tǒng)一保管。
2、會計檔案由財務(wù)部門年終立卷,保存一年后,移交綜合檔案室保管。
4、設(shè)備檔案:按同一設(shè)備儀器名稱,含設(shè)備購置、合同、說明書、安裝、調(diào)試、驗收記錄等文字材料,指定負責(zé)人員,收集整理。設(shè)備投入使用后及時移交檔案室保管。
5、聲像檔案在每項工作活動完畢后隨時整理歸檔。
6、實物檔案:單位獲榮譽獎品、銅牌等按時間順序隨時編號歸檔
三、歸檔要求
1、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準確,按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系,進行分類、立卷,使案卷能正確反映出本校工作活動的真實情況,便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的,可酌情增加歸檔份數(shù)。
3、凡歸檔的文件材料,其制作材料必須利于長期保存,同時要保證圖樣清晰,字跡工整耐久,簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。
4、案卷封面各個項目應(yīng)填寫清楚、準確;卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號,并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。
5、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列,按照不同門類、載體和不同保管期限分別進行編號,并編制案卷目錄,填寫案卷目錄號。
6、歸檔手續(xù),各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時,應(yīng)編制“移交清單”一式二份,經(jīng)交接雙方核對簽字后,各留一份,以備考查。
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一,檔案人員崗位責(zé)任制
1.認真貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家檔案工作的方針,政策.
2.熱愛檔案事業(yè),努力提高政治思想,科學(xué)文化和檔案業(yè)務(wù)水平,不斷進行檔案理論和業(yè)務(wù)研究,以保證工作任務(wù)的順利完成,適應(yīng)改革的需要.
3.熟悉本單位業(yè)務(wù),了解工作活動和文件材料形成情況,積極協(xié)助搞好本單位的文書處理工作,使應(yīng)歸檔文件齊全,完整,為檔案工作打好基礎(chǔ).
4.負責(zé)管理本單位的全部檔案,材料,編制案卷目錄,專題目錄,人名卡片等必要的檢索工具和參考資料,積極為各方面提供服務(wù),使檔案的利用快,準,全,充分發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益.
5.督促和協(xié)助搞好本單位文書部門和業(yè)務(wù)部門的立卷歸檔工作,案卷質(zhì)量達到規(guī)范化,標準化.
6.負責(zé)本單位和所轄單位檔案工作的指導(dǎo),監(jiān)督與檢查,每年組織檔案人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)一至二次,不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì).
7.認真做好檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用,保護等項工作.
8.積極做好檔案,資料的征集工作,不斷豐富檔案內(nèi)容,為黨和國家積累檔案史料.
9.堅守崗位,忠于職守,認真執(zhí)行檔案工作的各項制度.
10.不斷向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況,取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持.
11.模范遵守黨和國家的保密規(guī)定,嚴格保守黨和國家的機密.
12.積極參加上級檔案局組織的各項業(yè)務(wù)活動.按時向上級檔案館移交檔案.
13.檔案人員調(diào)動時,嚴格辦理交接手續(xù),手續(xù)辦理之前不得離開工作崗位.
二,檔案保密制度
黨和國家工作人員,均應(yīng)遵守以下保密制度:
1.個人所借閱的檔案,資料不得隨意攜帶外出.對機密檔案內(nèi)容不得隨意向外泄露.
2.查閱檔案時,只能按介紹信指明的內(nèi)容查閱,不得翻閱無關(guān)部分.
3.私人通信,電話,個人筆記本,私人間的談話,不得涉及檔案的機密.
4.不準在庫房內(nèi)接待賓朋親友,談話聊天.
5.保密工作要列入有關(guān)人員崗位責(zé)任制或與經(jīng)濟責(zé)任制掛鉤,因失職或有意失密,泄密及違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處.
三,檔案借閱制度
1.外單位查,借閱檔案者,須持單位介紹信,寫明借閱者的姓名,政治面貌,查檔內(nèi)容和目的本單位借閱者也應(yīng)說明目的
2.利用檔案,一般得經(jīng)檔案室負責(zé)同志批準.重要的須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理登記手續(xù).
3.對已歸檔的文件,一般在檔案室查閱.須借出時經(jīng)批準方可.借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù).
4.借閱檔案時,應(yīng)注意愛護,嚴禁涂劃,拆損,更不得抽換,遺失.不經(jīng)檔案室同意,不準公布,翻印,拍照,轉(zhuǎn)借,私抄,如需摘抄,復(fù)制,須經(jīng)批準的負責(zé)人同意,作憑證材料時,加蓋圖章后方有效.
5.查,借閱檔案者,要嚴格執(zhí)行黨和國家的保密規(guī)定,如有損壞,丟失,按照《檔案法》和《保密條例》之有關(guān)規(guī)定處理.
6.凡經(jīng)查,借檔案解決了較大問題,取得了顯著效益者,利用者要及時將情況反饋給檔案管理人員.檔案人員要主動,及時地收集檔案利用情況.
四,檔案鑒定與銷毀制度
1.對各種檔案的保管期限,密級,必須進行"隨時"或"定期"的鑒定,對須鑒定的.檔案,由檔案部門和業(yè)務(wù)部門提出意見,本單位檔案鑒定委員會組織有關(guān)人員共同審定,提出鑒定報告,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行.
2.對已失去利用價值的檔案,刪除銷毀時,必須填寫銷毀登記表,連同鑒定報告和領(lǐng)導(dǎo)批準手續(xù),一并存檔備查.執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由單位領(lǐng)導(dǎo)指定的監(jiān)銷人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀登記表上簽字.
3.銷毀檔案時,可采取兩種法:一是就地焚燒,二是在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下送造紙廠銷毀.
五,立卷歸檔制度
1.根據(jù)歸檔范圍,按照文件材料形成自然規(guī)律和相互之間的聯(lián)系,以分門別類,便于保存和查找"的原則,搞好立卷歸檔工作.
2.凡屬本單位在工作活動中形成和使用的具有查考利用價值的各種文件,圖表,聲像,實物等,均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行收集,積累,立卷歸檔.
3.依照《檔案保管期限表》對歸檔的文件材料劃分為永久,長期,短期三種期限,分別立卷,編目,存放.
4.歸檔的案卷符合規(guī)范化要求.案卷質(zhì)量達到:文件材料齊全完整,分類準確,組卷合理,卷內(nèi)文件排列科學(xué)系統(tǒng),保管期限劃分準確,標題簡明確切,卷內(nèi)目錄完整,書寫工整,裝訂結(jié)實,整齊美觀,案卷排列合理.
5.文書立卷歸檔每年一次.三月份完成上年度的文件材料的收集工作,四月份立卷歸檔完畢,編制移交目錄一式兩份,移交檔案室統(tǒng)一保管.各專業(yè)檔案的歸檔可按各專業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.
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為了加強對社團檔案資料的管理,規(guī)范社團的建設(shè),提高工作水平,根據(jù)檔案管理實際情況,制定本制度。
第一條校社團聯(lián)合會檔案的管理工作由秘書處具體負責(zé)、專人管理,保證檔案管理的科學(xué)性、合理性。各社團應(yīng)根據(jù)本制度制訂相應(yīng)的檔案管理條例。
第二條檔案的分類管理:對校社團聯(lián)合會所有資料包括各社團上交的資料,進行統(tǒng)一整理和分類,校社團聯(lián)合會自身的各種資料按類別、性質(zhì)分檔,各社團上交的資料按社團類別分檔。
第三條資料的存檔:按資料的.性質(zhì)、類別存檔、編號,統(tǒng)一入檔,每周對新資料進行一些清點,由專人負責(zé)分類存檔在年底統(tǒng)一上交校團委:
(1)每學(xué)期開學(xué)初:各社團負責(zé)人存以下資料:社團注冊表、社團成員登記表、社團負責(zé)人登記表、社團學(xué)期工作計劃、社團會費收費情況及使用范圍。(合指導(dǎo)老師和掛靠單位意見)
(2)學(xué)期末存如下材料:社團工作總結(jié)、社團材料匯編、社團成員、個人小結(jié)、社團負責(zé)人總結(jié)及建議;社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務(wù)帳目報表;
(3)以上材料應(yīng)以打印稿留存,所有材料應(yīng)客觀、公正、真實。
第四條檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進行:
(1)校社團聯(lián)合會所有成員都有權(quán)查看資料,辦公室成員可自由查閱,其它成員需查閱的,要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責(zé)人的許可。
(2)各級社團成員,如需查閱相關(guān)資料的,應(yīng)說明理由報請校社團聯(lián)合會組委會批準。
(3)任何查閱人員,必須保證檔案的完整性,查閱后要恢復(fù)原狀,不得亂扔亂放,同時未經(jīng)特別許可不得在其上涂改,或帶出,或復(fù)印,或其它非法形式使用,若有任何失誤,將按有關(guān)規(guī)定予以追究當事人責(zé)任。
第五條檔案的更新:每學(xué)期期未對全部檔案清點整理一次,根據(jù)實際情況或需要作以調(diào)查、更新,使之日趨合理化、科學(xué)化
附:本制度自公布之日起實行,解釋權(quán)東華理工南昌校區(qū)社團聯(lián)合會。
東華理工大學(xué)南昌校區(qū)社團聯(lián)合會
xxxx年7月23日
檔案管理制度8
第一章 總 則
第一條為了確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政檔案資料的安全和完整,提高檔案規(guī)范化管理水平, 為各項財政工作服好務(wù),根據(jù)有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政實際,特制定本制度。
第二條本制度所稱檔案是指財政所及其工作人員從事黨務(wù)工作和業(yè)務(wù)工作活動,直接形成的具有查考價值的所有歷史記錄。
第三條鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政所應(yīng)建立專門的檔案室,指定專人負責(zé)檔案管理工作。
第二章 管理職責(zé)
第四條檔案管理員是各項檔案管理工作的具體承辦人,負責(zé)擬定檔案管理規(guī)范化實施方案,指導(dǎo)、監(jiān)督各工作崗位的檔案工作。
第五條檔案管理員具體負責(zé)檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、編制、上報和提供利用等工作。
第六條綜合檔案室是財政所信息儲存、開發(fā)利用、交流服務(wù)的中心。
檔案管理員負責(zé)檔案庫房的日常管理,做好檔案庫房的安全和衛(wèi)生工作。
第七條財政所應(yīng)適時組織檔案管理員、兼職檔案人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn),不斷提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平。
第八條財政所工作人員因工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的'文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
第三章 立卷歸檔
第九條財政所的檔案包括上級文件材料、下級文件材料、本級文件材料和其他文件材料,可分為文書、財務(wù)、科技、實物等四類進行收集整理。
文書檔案包括各種文件、制度、計劃、記錄、紀要、報告、總結(jié)、合同、統(tǒng)計資料等;財務(wù)檔案包括各種會計憑證、賬簿、報表、分析材料和財務(wù)統(tǒng)計資料等;科技檔案包括記載所有黨務(wù)和業(yè)務(wù)工作活動的錄音、照片、錄像和電子文件(磁盤、磁帶、光盤)等;實物檔案包括單位獲得各種榮譽的獎牌、獎?wù)隆ⅹ劚、證書、錦旗等實物證明。
第十條業(yè)務(wù)類材料的立卷歸檔在檔案管理員的指導(dǎo)下由各崗位工作人員負責(zé)辦理,其他材料的立卷歸檔均由檔案管理員負責(zé)辦理。
第十一條財務(wù)檔案(紙質(zhì)版)可在財會部門保管一年后移交歸檔;文書檔案(含財政業(yè)務(wù))及時立卷,在次年三月份前移交歸檔;科技檔案在辦理完畢后及時立卷并移交歸檔,財務(wù)檔案(電子版)還須做雙份備份并分別存放;實物檔案在取得后及時立卷并移交歸檔。
第十二條各類文件材料要收集齊全,分類準確,按“特征”組卷、系統(tǒng)排列,封面填寫清楚,標題簡單正確,劃定保管期限,編制案卷目錄,案卷符合質(zhì)量標準。
第四章 檔案的保管
第十三條 堅持“先驗收,后辦交接手續(xù)”的原則接收檔案進庫,明確責(zé)任,確保進庫檔案的質(zhì)量。
第十四條 使用統(tǒng)一的裝具存放檔案,分門別類定位排列,定期做好庫藏檔案清查核對工作,使案卷目錄與庫藏檔案相符。
第十五條 嚴格履行檔案移出收進登記手續(xù),明確責(zé)任,嚴防錯、漏、丟失事故的發(fā)生。
第十六條 嚴格按照防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求做好檔案庫房的安全維護工作。財務(wù)檔案電子版的雙份備份磁盤或光盤除做好 “八防”外還須做好防磁工作,任何人不得對備份磁盤或光盤進行修改、增刪。
第五章 檔案的利用
第十七條檔案管理員要熟悉室藏,掌握信息,做好預(yù)測工作,并及時編制參考資料和檢索資料,提高檔案查準和查全率,為財政工作需要服務(wù)。
第十八條堅持檔案查閱、借閱、復(fù)制核準和登記制度。查閱、借閱、復(fù)制檔案須經(jīng)單位負責(zé)人批準并履行登記手續(xù)后在檔案管理員的引導(dǎo)和監(jiān)督下進行。
第十九條正確處理利用與保密的關(guān)系,既要積極提供利用,又要嚴格保密制度,防止泄漏黨和國家的機密。
第六章 秘密文件管理
第二十條 秘密文件的發(fā)放必須嚴格執(zhí)行中央規(guī)定即只發(fā)組織,不發(fā)個人。秘密文件收、發(fā)、送、遞、借閱等各個環(huán)節(jié),都應(yīng)履行嚴格的登記手續(xù)。
第二十一條 傳閱秘密文件應(yīng)由指定的保密員統(tǒng)一掌握,非經(jīng)批準,不得擅自擴大秘密文件的閱讀范圍。
閱讀秘密文件要在辦公室或閱文室進行,因工作需要符合閱讀范圍需借用文件的,一般不提供原件,可以保密本摘錄,并按期清退銷毀,對確需借原件的,應(yīng)辦理借閱手續(xù)。
第二十二條 秘密文件不準通過普通郵政郵寄,保密員在外領(lǐng)送文件過程中,不準辦理與領(lǐng)送文件無關(guān)的事,在外工作確須攜帶秘密文件的,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,并采取安全措施。
非經(jīng)原確定密級機關(guān)單位或其上級機關(guān)批準,不得復(fù)制和摘抄機密,復(fù)印件和摘抄件須按原件要求管理。
第二十三條 秘密文件必須存放在有保密保障的地方,并經(jīng)常檢查保密情況,要堅持做到月清理、季核對,并按期清退,在清查、清退中發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查。
第二十四條每年辦理完畢的秘密文件,應(yīng)按文書立卷要求收集齊全,立卷歸檔,其檔案案卷應(yīng)持明密級不得擅自降低,解除密級。
第七章 鑒定與銷毀
第二十五條單位應(yīng)建立檔案鑒定小組,負責(zé)判斷檔案價值,確定檔案保存和銷毀的范圍;對保管期已滿的檔案,必須根據(jù)有關(guān)文件的規(guī)定,經(jīng)檔案鑒定小組進行鑒定,判定其存毀。
第二十六條 銷毀的檔案必須編制清冊,交檔案鑒定小組審核,經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街辦)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,并報區(qū)主管局批準后銷毀;銷毀的檔案必須按“穩(wěn)妥慎重”的原則,將準備銷毀的檔案存放一段時間后再銷毀;銷毀檔案時必須指派兩個及以上的專人監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽名蓋章。
檔案管理制度9
1、加強檔案的治理和收集、整理工作,有效地保護和利用檔案,居民健康檔案管理制度。健康檔案要采用統(tǒng)一表格,在內(nèi)容上要具備完整性、邏輯性、正確性、嚴厲性和規(guī)范化。
2、建立專人、專室、專柜保存居民健康檔案,居民健康檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀律,確保居民健康檔案安全。居民健康檔案要按編號順序擺放,指定專人保管,轉(zhuǎn)診、借用必須登記,用后及時收回放于原處,逐步實現(xiàn)檔案微機化管理。
3、為保證居民的`隱私權(quán),未經(jīng)準許不得隨意查閱和外借。在病人轉(zhuǎn)診時,只寫轉(zhuǎn)診單,提供有關(guān)數(shù)據(jù)資料,只有在十分必要時,才把原始的健康檔案轉(zhuǎn)交給會診醫(yī)生。
4、健康檔案要求定期整理,動態(tài)管理,不得有死檔、空檔出現(xiàn),要科學(xué)地運用健康檔案,每月進行一次更新、增補內(nèi)容及檔案分析,對轄區(qū)衛(wèi)生狀況進行全面評估,并總結(jié)報告保存。
5、居民健康檔案存放處要做到
6、達到保管期限的居民健康檔案,銷毀時應(yīng)嚴格執(zhí)行相關(guān)程序和辦法,禁止擅自銷毀。
檔案管理制度10
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全,增強公司檔案的實用性和有效性,便于科學(xué)管理與開發(fā)利用,特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
。ㄒ唬┕巨k公室負責(zé)公司檔案管理工作,設(shè)置專門的檔案室,負責(zé)檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。
。ǘn案管理員負責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作,具體職責(zé)如下:
1、接收各部門上交的存檔資料,做好收件登記;
2、定期清理,主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料,補齊缺失的檔案資料;
3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷,分類規(guī)范存放;
4、妥善保管檔案資料,做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作;
5、建立檔案檢索索引;
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù),并做好登記,保證檔案資料安全無損;
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作,保持檔案室整潔有序;
8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng),實行數(shù)字化管理;
9、遵守保密制度。
。ㄈ└鞑块T管理職責(zé)
1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料;
2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔;
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料,不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
(一)歸檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復(fù)、認定、政策法規(guī)信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料;
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料;
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料;
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等;
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內(nèi)部管理資料;
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料;
7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗收等項目資料;
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料;
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料;
10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料;
11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料;
12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案;
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌;
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料;
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說明書等資料;
16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料;
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料;
18、其他具有保存價值的資料。
。ǘw檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況,財務(wù)檔案由財務(wù)部管理,超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室;
人事檔案由人事管理部門管理;
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案,在部門日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門管理;
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理,各部門應(yīng)主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的,經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室;
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負責(zé)人(或各線副總)負責(zé)督促存檔;
4、公司有償取得的資料,在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣,方可報銷。部門如需使用,可從檔案室借出或復(fù)印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔,否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期,公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料,由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料,各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的`文件資料必須齊全、完整、準確,符合形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件,因故無原件的,可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔,文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔;
具有永久長期保存價值的電子文件,必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
。ㄋ模w檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外,其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料,于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊于次月初從各部門收回歸檔;
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設(shè)資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。
。ㄎ澹w檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員(部門核算員)應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況,整理完畢并編制移交清冊,由部門或項目負責(zé)人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊,并履行簽字手續(xù),移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
(一)收件登記
1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿,收到新歸檔資料時,須逐件分類登記,詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人,以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點,將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表,然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中,同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
。ǘn案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理,按如下規(guī)則分類:
A——股權(quán)類:公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料,包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等,按屆次立卷。
B——綜合管理類:
01——公司內(nèi)部文書資料,包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊,公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié),公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料,黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
02——管理制度,包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責(zé)任制、責(zé)任書等;
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料,包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料,上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標準、信函、公示信息等,公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計資料,包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料,不能歸集到以上類別中的資料,可以暫空,以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
C——經(jīng)營類01——合同,公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。
02——客戶資料,包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料,公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料,包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計量資料,包括執(zhí)行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料,包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料,包括工藝流程,指標、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項目資料,包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設(shè)計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料,包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設(shè)項目立卷。
03——設(shè)備資料,包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案,記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況(入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等)。按個人立卷。
02——工資結(jié)算資料,包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料,包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓(xùn)資料,包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓(xùn)計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料,包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務(wù)檔案,包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類,包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類,包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
J——圖書類,包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類后,方便集中裝訂的要建立卷宗,不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理,統(tǒng)一按分類規(guī)則編號,編號規(guī)范如下:
X-XX-XX-XX卷宗序號(同一類卷宗超過一本時的排序號)小類序號,用01、02、03……代表各小類二級分類編號,即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼,即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級及以下分類規(guī)定的,由檔案室自行分類編號,但必須將分類規(guī)則明確標注于檢索簿上,以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂,年號和編號應(yīng)標注于卷宗存放時封面可直視處,卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明;
單體存放的檔案資料應(yīng)用標簽將編號貼在資料表面可直視處,不宜貼標簽的(如證照)在反面標注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案;
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案;
按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。
(三)檔案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放,整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標注存放類別。
2、整理裝訂時,永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物,文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標注和編號書寫應(yīng)規(guī)范,具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號,表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄,以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置,做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放,以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿,逐筆登記檔案借閱記錄,包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字,如所借資料用于交上級部門,不能歸還,借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后方能借閱。批準權(quán)限如下:普通檔案由借閱部門負責(zé)人簽字認可,檔案室主管部門負責(zé)人批準;
重要檔案由借閱部門負責(zé)人和分管副總簽字認可,分管檔案的副總批準,特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準;
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準。
3、借出用于職能部門辦事的檔案,借出時間不得超過3天;
在公司內(nèi)使用的普通檔案,借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用,可以續(xù)借,須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者,檔案管理員負責(zé)催還。
4、涉密檔案原則上不外借,只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出,當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護檔案,保持整潔、嚴禁涂改;
注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失;
損壞者按重新備置費用賠償,故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經(jīng)批準后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔,登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時,由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行,原《檔案管理制度》同時廢止。
檔案管理制度11
一、學(xué)校營養(yǎng)計劃工作建立檔案,由分管此項工作老師專人管理。
二、上級主管部門關(guān)于營養(yǎng)計劃工作下發(fā)的文件、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
三、學(xué)校制定的'營養(yǎng)計劃工作各種管理制度,突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
四、學(xué)校接收、發(fā)放營養(yǎng)食品情況等材料必須及時歸檔,按自然月份存放。
五、對于突發(fā)事故,應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
六、學(xué)校營養(yǎng)計劃工作檔案實行借還登記制度,按檔案管理條例進行管理。
七、管理人員隨時搞好營養(yǎng)計劃工作檔案的保管,注意防盜、防火、防遺失。
八、管理人員隨時注意收集整理營養(yǎng)改善計劃材料并及時歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
九、檔案的資料必須真實、準確,為各級主管部門檢查營養(yǎng)改善計劃落實情況提供詳實的資料依據(jù)。
十、借閱檔案須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理借閱登記手續(xù),借閱人要愛護檔案原件,用后及時歸還。
檔案管理制度12
一、檔案庫房管理,要堅持“以防為主,防治結(jié)合”的原則,使檔案能夠永久安全地得到保存。
二、接收檔案進庫時,必須是組卷完畢、驗收合格的檔案,以確保進庫檔案的質(zhì)量。
三、檔案的'存放,必須使用統(tǒng)一的裝具,統(tǒng)一編號、書寫工整、排列有序,便于查找。
四、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔,嚴禁堆放與檔案無關(guān)的雜物。嚴禁煙火,對消防器材,電器設(shè)備,照明線路應(yīng)搞好日常管理,徹底消滅一切火災(zāi)隱患。
五、注意防潮、防蟲、防曬、通風(fēng),堅持每天測試溫濕度,充分利用庫房現(xiàn)有設(shè)備對庫房溫濕度進行控制。發(fā)現(xiàn)蟲害、霉變及時處理。
六、定期做好庫藏檔案的清理核對工作,使案卷目錄與館藏檔案相符;定期檢查檔案安全狀況,及時向檔案室主任匯報,對破損或變質(zhì)的檔案及時做好修補、復(fù)制工作。
七、注意防盜、防火,定期維修、檢修安全保護設(shè)施,確保其防護功能。
八、經(jīng)常更新檔案管理設(shè)備,提高管理水平,使檔案建設(shè)不斷向制度化、規(guī)范化、電子網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。
檔案管理制度13
一、指定一兼職資料員負責(zé)公司文檔的全面管理,負責(zé)管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結(jié)、報告等)和資料(技術(shù)資料、公司資料、員工檔案、政府法規(guī)、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發(fā)文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續(xù)。
四、任何人員借閱相關(guān)文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的人員翻閱,不準復(fù)印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產(chǎn)權(quán)人及用戶的.相關(guān)資料,對管理相關(guān)的人員可查閱,不得給其他無關(guān)人員。
七、經(jīng)常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應(yīng)分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據(jù)上級檔案部門規(guī)定檔案保管期限,經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀;對受損、變質(zhì)檔案,及時修補和復(fù)制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
檔案管理制度14
一、勞動合同管理制度
勞動合同:
1、簽訂勞動合同的原則
(1)本著平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動合同的內(nèi)容必須公正、誠實、守信。
。2)遵守國家法律、法規(guī)和政策。
。3)以書面形式明確規(guī)定雙方的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。
(4)雙方嚴格執(zhí)行。勞動合同簽訂后,雙方都應(yīng)嚴格按照合同規(guī)定的內(nèi)容遵照執(zhí)行,任何一方違約,都將
按規(guī)定追究違約責(zé)任。
。5)以酒店經(jīng)營目標為中心。
2、勞動合同的訂立
(1)原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。
(2)酒店的法人代表或委托人,代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。
。3)勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合
同是指:簽訂一年以上有期限的勞動合同;無固定期限的勞動合同是指:在簽定勞動合同時不明確終止期;完成一定的.工作為期限的勞動合同是:指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。
(4)新進員工應(yīng)根據(jù)簽訂勞動合同的年限與有關(guān)規(guī)定,確定試用期,試用期最長不得超過2個月。
。5)勞動合同的變更、續(xù)訂、終止和解除,均應(yīng)按《勞動法》的有關(guān)規(guī)定辦理。
3、簽訂后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。
4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動合同書均保存2年 。
二、員工檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實
行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理”的原則,維持檔案的真實、完善與安全,便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理,人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
。1)員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的、反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值,還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人事主管批準;查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度,不準向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時,人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
。2)員工的工作檔案
從員工進入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務(wù)工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。
對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人事部的工作。
。1)人力資源檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。
。2)工資福利檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
。3)教育培訓(xùn)檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
。4)行政人事檔案
有關(guān)請示、批復(fù)、報告、通知等文件、工作計劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
。5)人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案保存期
離職人員檔案保存2年。
檔案管理工作流程
酒店檔案工作的主要流程是:
1、 接 收:凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的,業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關(guān)資料、圖片、會議記錄等均應(yīng)列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次,酒店各部門應(yīng)于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。
2、 整 理:
。1)、酒店檔案按年綜合整理,一般在每年第一季度整理歸檔。
。2)、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。
。3)、辦公室檔案,按其不同內(nèi)容和體裁,制成統(tǒng)一的分類檔案。
。4)、按照案卷的排列順序編制卷號,案卷目錄上應(yīng)區(qū)別情況標明不同保管期限。
3、 保管及利用
。1)、酒店檔案應(yīng)由專人負責(zé)保管,并定期進行檢查。
(2)、凡使用檔案應(yīng)辦理借閱手續(xù),填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準。
。3)、借閱結(jié)束后,請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
。1)、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的`領(lǐng)導(dǎo)下,組成鑒定小組,按規(guī)定進行。
(2)、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領(lǐng)
。3)、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見,登記造冊,經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準,由兩人在指定地點監(jiān)銷。
(4)、檔案移交要按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
。5)、檔案員調(diào)動工作,須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。
檔案管理制度15
一、根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際,各礦井對礦各科室區(qū)隊建立職業(yè)衛(wèi)生檔案,員工個人職業(yè)健康監(jiān)護檔案,簡稱“兩檔”,并由專人保管。
二、職業(yè)衛(wèi)生檔案包括:
1、企、事業(yè)單位職業(yè)衛(wèi)生記錄卡;
2、各生產(chǎn)單位接觸職業(yè)病危害因素人員一覽表;
3、各生產(chǎn)單位接觸職業(yè)病危害因素人員作業(yè)人員登記卡;
4、職業(yè)病危害、職業(yè)中毒記錄卡;
5、職業(yè)病危害因素檢測結(jié)果匯總資料;
6、職業(yè)病危害因素程度分級管理表;
7、職業(yè)中毒事故報告與處理記錄表等;
8、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件、監(jiān)督文書清單及有關(guān)文本;
9、職業(yè)衛(wèi)生管理方針、計劃、目標、方案、程序、指導(dǎo)書、管理制度;
10、職業(yè)衛(wèi)生專(兼)職管理組織、職能及人員分工;
11、建設(shè)項目職業(yè)病危害管理檔案;
12、職業(yè)病預(yù)防控制措施技術(shù)檔案;
13、職業(yè)病防護設(shè)施和防護用品檔案:
14、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)教育匯總資料:
15、職業(yè)病事故應(yīng)急救援預(yù)案及演練有關(guān)資料。
三、員工個人健康檔案包括:
1、員工的職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
2、作業(yè)場所職業(yè)病危害因素監(jiān)測結(jié)果;
3、職業(yè)健康檢查結(jié)果、職業(yè)禁忌證名單及處理情況;
4、職業(yè)病診斷、職業(yè)病病例登記表等員工個人健康資料;
5、職業(yè)健康監(jiān)護委托書或合同;
6、職業(yè)性健康檢查工種及人員名單;
7、職業(yè)病人處理、安置情況匯總資料。
四、“兩檔”資料按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號、專冊登記;分永久、長期、短期三種期限及時進行歸檔。
五、“兩檔”資料應(yīng)字跡清楚、圖表清晰、文字準確可靠,并管好和用好“兩檔“。
六、隨時、定期地根據(jù)本礦人員的變動,及時調(diào)核和補充“兩檔”,各表卡每年10月前系統(tǒng)地調(diào)整一次。
七、“兩檔”檔案中各種資料按要求每三年復(fù)核一次;日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測定結(jié)果、健康檢查結(jié)果、職業(yè)病管理情況隨時過錄,以備分析。
八、員工離開單位時,有權(quán)索取個人鍵康檔案資料,公司或礦應(yīng)如實地、無償?shù)靥峁⒃谒峁┑膫人復(fù)印件上簽章。
九、職業(yè)病診斷,鑒定單位需提供有關(guān)“兩檔”資料時,檔案室應(yīng)如實地提供。
十、檔案室對各部門移交來的職業(yè)衛(wèi)生檔案,要認真進行質(zhì)量檢查,歸檔的案卷要填寫移交日錄,雙方簽字,及時編號登記,入庫保管。
十一、檔案工作人員對檔案的`收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記,檔案工作人員調(diào)離時,必須辦好交接手續(xù)。
十二、職業(yè)衛(wèi)生檔案庫房要堅固、安全,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等項工作,并有應(yīng)急措施職業(yè)衛(wèi)生檔案庫要設(shè)專人管理,定期檢查清點,如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時要及時修補復(fù)制。
十三、利用職業(yè)衛(wèi)生檔案的人員應(yīng)當愛護檔案,嚴禁對職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。
十四、每年按煤礦流程對其合規(guī)性進行評估修訂。
十五、本制度自頒布之日起施行,有關(guān)職業(yè)檔案管理的其他規(guī)定按照國家現(xiàn)行的法律、法規(guī)、職業(yè)衛(wèi)生標準和煤礦職業(yè)危害防治管理制度執(zhí)行。
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