檔案管理制度(集合15篇)
在不斷進步的社會中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
檔案管理制度1
為加強學(xué)校檔案工作，全面提高學(xué)校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。
1、成立檔案資料工作領(lǐng)導(dǎo)小組。由一名校長分管、辦公室主任具體負責，教務(wù)處、有關(guān)人員協(xié)助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學(xué)校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計劃與安排，各種會議學(xué)習記錄。群團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校黨政辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學(xué)校德育活動檔案包括班主任檔案，各項學(xué)生活動的方案、實施及班主任、學(xué)生獎懲記錄檔案，由政教處有關(guān)人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學(xué)校教學(xué)檔案包括教務(wù)會議記錄、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案、教育教學(xué)檔案、體育衛(wèi)生檔案、教師培訓(xùn)檔案等由教務(wù)處、教科室有關(guān)人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學(xué)�？倓�(wù)處檔案包括總務(wù)處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務(wù)處有關(guān)人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
7、學(xué)校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學(xué)期或每學(xué)年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
8、積極做好檔案資料的“四平時”(收集、整理、鑒定、立卷)工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
9、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
10、積極提供利用，嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領(lǐng)導(dǎo)同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。
11、按照保密制度的`有關(guān)規(guī)定加強__，嚴格注意保密，不得泄密。
12、按照上級有關(guān)規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進檔案資料室。有關(guān)檔案在存電腦的同時應(yīng)及時刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。
檔案管理制度2
第一章 總則
第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統(tǒng)稱機關(guān))檔案工作，推進機關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條 機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導(dǎo)時，應(yīng)當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。
第五條 機關(guān)的全部檔案應(yīng)當集中、統(tǒng)一管理。機關(guān)檔案管理應(yīng)當維護檔案的'真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條 機關(guān)應(yīng)當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費應(yīng)當列入機關(guān)年度財政預(yù)算。
第二章 機構(gòu)和人員
第七條 機關(guān)應(yīng)當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。
第八條 機關(guān)應(yīng)當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān)，應(yīng)當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應(yīng)當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理。
第九條 機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門(以下簡稱機關(guān)檔案部門)應(yīng)當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當指定人員，承擔相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應(yīng)當建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)�？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。
第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;
(二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;
(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo);
(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作;
(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;
(六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，執(zhí)行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;
(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、活動;
(八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。
第十一條 機關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當嚴格限定社會化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。
第十二條 檔案工作人員應(yīng)當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。
第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。
第三章 基礎(chǔ)設(shè)施
第十四條 機關(guān)應(yīng)當分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等。檔案庫房應(yīng)當根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置�？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。
第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設(shè)標準》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應(yīng)當滿足業(yè)務(wù)開展需要。
第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。
第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
第十八條 檔案庫房應(yīng)當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
第十九條 檔案庫房應(yīng)當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設(shè)備。
第二十條 檔案庫房應(yīng)當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當安裝甲級防火門，配備火災(zāi)自動報警設(shè)備。
第二十一條 檔案庫房應(yīng)當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
第二十二條 機關(guān)應(yīng)當按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當符合本規(guī)定第五章要求。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。
檔案管理制度3
1、為加強酒店檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，特制定本條例。
2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作，對酒店檔案實行統(tǒng)籌管理，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一高度，監(jiān)督指導(dǎo)，并對檔案工作人員進行培訓(xùn)。
3、酒店檔案各部室及個人從事酒店公務(wù)活動直接形成的，對酒店有保存價值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù)，各部室須指定專人保管本部室的檔案，檔案工作人員應(yīng)當忠于職守并具備專業(yè)知識。
5、各部室應(yīng)按照酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定，收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案，并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個人因工作需要須查閱各類檔案時，各部門應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
6、任何個人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔，對有下列行為之一的.，根據(jù)情節(jié)輕重，將給予必要的處罰、處分，并根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，責令賠償損失。
a、損毀，丟失或者擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案，
b、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有，拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交。
c、擅自提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應(yīng)當保密的檔案。
d、涂改，偽造檔案。
e、玩忽職守，造成檔案損失。
7、在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或個人，由酒店保密委員會和總經(jīng)理室給予獎勵。
8、本條例由總經(jīng)理室負責解釋。
附：酒店文書立卷歸檔的幾點說明
1、會議及酒店、部門召開的專業(yè)會、研討會，單獨立卷歸檔。其內(nèi)容包括：會議的籌備、時間、地點、會議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人員講話、簡報、總結(jié)等。
2、各部的專題報告、集體和個人的調(diào)研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙在工程結(jié)束后應(yīng)專門立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文，包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文，由主管部門或會簽部門歸檔。
5、上級單位、各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件，由有相關(guān)的業(yè)務(wù)部門歸檔。綜合性的總結(jié)、計劃，由總經(jīng)理室歸檔。
6、關(guān)于原稿，如有修改，以領(lǐng)導(dǎo)最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等，亦應(yīng)立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面，超過者可立分卷。
檔案管理制度4
第一章總則
第一條為了加強集團公司審計檔案管理工作,規(guī)范審計檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計及銷毀等,以利于嚴守集團機密。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》、《中國內(nèi)部審計準則》及《甘肅第五建設(shè)集團公司內(nèi)部審計工作規(guī)定》,結(jié)合工作實際,制定本辦法。
第二條審計檔案是內(nèi)部審計機構(gòu)在進行審計活動中直接形成的、具有保存價值的'、各種形式的歷史記錄。
第二章收集整理
第三條審計檔案應(yīng)當按照層次進行分類收集。審計檔案層次分類主要有:
(一)審計計劃和結(jié)果管理類資料;
(二)審計工作底稿、基礎(chǔ)歸納、匯總論述類資料;
(三)審計原始摘錄、內(nèi)外部證明類資料;
(四)被審計單位提供原始類及復(fù)制類資料。
第四條審計工作底稿資料應(yīng)記錄審計程序?qū)嵤┻^程、審計事項核實、復(fù)核意見、審計初步評價意見等,審計底稿還應(yīng)注明審計項目相關(guān)信息、審計外勤內(nèi)勤時間等基本審計信息。
第五條審計檔案整理應(yīng)當及時、規(guī)范有序,建立索引編碼;明確專人負責審計檔案的管理。
第三章復(fù)查審核
第六條審計工作底稿等資料都應(yīng)經(jīng)過審核,應(yīng)保持謹慎性。
第七條審計工作底稿等資料審查應(yīng)由內(nèi)審機構(gòu)負責人全面負責,也可授權(quán)有關(guān)人員審查。
第八條審計檔案應(yīng)有記錄及復(fù)核人員簽署。
第九條審計檔案應(yīng)保持完整性,層次分明。
第十條健全審計工作檔案復(fù)核制度,提高審計工作質(zhì)量。
第四章立卷歸檔
第十一條審計工作結(jié)束后,應(yīng)當立卷歸檔,建立審計項目檔案,由審計人員按審計項目進行整理組卷,封面項目填寫齊全,書寫工整、裝訂牢固、四邊整齊。
第十二條審計檔案資料包括,但不限于:
(一)審計報告、審計結(jié)果溝通書及管理聲明書;
(二)審計決定書、審計處理處罰書及審計建議書;
(三)被審計單位整改報告及附件資料;
(四)審計組相關(guān)說明及被審計單位執(zhí)行審計決定情況;
(五)審計實施方案及審計通知;
(六)審計調(diào)查、復(fù)查或后續(xù)審計資料;
(七)內(nèi)外部審計證據(jù)和工作底稿分項資料;
(八)被審計單位提供的原始或復(fù)制資料;
(九)審計過程形成筆錄、信函、紀要及舉報等相關(guān)資料。
第十三條審計檔案應(yīng)當進行登記造冊,檔案管理人員發(fā)生變動時,應(yīng)按照審計工作規(guī)定辦理移交手續(xù)。
第五章保管使用
第十四條審計檔案的保管期限分為永久、定期兩類,凡涉及集團重大投資、重要審計發(fā)現(xiàn)和由董事會下達的重大審計項目形成的審計檔案應(yīng)作永久保存。
第十五條審計檔案由內(nèi)審機構(gòu)負責保存管理,審計人員應(yīng)恪守保密原則。
審計檔案一般不對外調(diào)閱,任何調(diào)用行為,都要經(jīng)過內(nèi)審機構(gòu)負責人批準,報經(jīng)集團公司董事會同意。
第十六條在工作需要時,依照調(diào)用程序并得到集團公司董事會批準及征求法律顧問意見后,提供給外部審計或司法部門。
第十七條審計檔案管理應(yīng)嚴格依法依規(guī)進行。
第六章附則
第十八條本辦法可根據(jù)具體情況適時修訂完善。
第十九條本辦法自20xx年11月1日起施行。本辦法是對20xx年10月1日制定印發(fā)的審計檔案管理辦法,經(jīng)過研究修訂形成,原辦法同時廢止。
第二十條本辦法由集團公司審計機構(gòu)負責解釋。
檔案管理制度5
1 公司安環(huán)部對每位職工要建立“職工安全教育培訓(xùn)檔案”,檔案要詳細記錄每位職工所接受的教育培訓(xùn)情況,職工檔案和考試成績試卷應(yīng)保存完好。
2 檔案記錄要實事求是,不得造假。公司安環(huán)部要對各車間的檔案及記錄情況不定期進行檢查,對發(fā)現(xiàn)的'問題要及時糾正。
3 “職工安全教育培訓(xùn)檔案”由安環(huán)部和車間各執(zhí)一份,并妥善保管,工作調(diào)動要及時將檔案轉(zhuǎn)存。
4 職工調(diào)動填寫“職工調(diào)動記錄表”(附表一)隨職工安全教育檔案一并轉(zhuǎn)入相應(yīng)車間。
5 職工各種考試試卷力求內(nèi)容相對豐富,禁止內(nèi)容過少或長期使用同一份試卷。
檔案管理制度6
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后,幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案,無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進,物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內(nèi)容真實的`原則,根據(jù)實際資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報告、工程預(yù)決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料、路標、門牌、室號配置圖
業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯,分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
檔案管理制度7
第一條設(shè)立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應(yīng)嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時，應(yīng)按照類別和保管單位的.次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補或復(fù)制。
檔案管理制度8
1、檔案鑒定制度
1、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。
2、檔案鑒定工作，是一項科學(xué)性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。
3、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。
4、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負責進行。
5、凡是經(jīng)過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。
6、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。
2、檔案借閱管理制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經(jīng)部門負責人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責任。
3、檔案保密管理制度
一、檔案豎家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、友，出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。
4、檔案復(fù)制制度
1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時要經(jīng)檔案室審批;本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人同意;復(fù)制機密檔案材料(局會議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。
2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。
3、 復(fù)制后要及時進行登記。
5、檔案統(tǒng)計制度
1、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的'現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。
2、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學(xué)研究，進行定性分析與定量分析，提供科學(xué)的依據(jù)。
3、統(tǒng)計內(nèi)容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機構(gòu)和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。
4、統(tǒng)計任務(wù)。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。
5、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。
6、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結(jié)出典型性的經(jīng)驗教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)管理水平。
7、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項的統(tǒng)計;半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計;年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。
8、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務(wù);掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫;準確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。
6、檔案庫房管理制度
1、檔案保管工作，是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對檔案實行科學(xué)保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。
2、按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的`保護管理。
3、堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。
4、加強庫房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購置先進設(shè)備，改善庫房管理條件;引用先進科學(xué)技術(shù)，實行科學(xué)管理。
5、庫房要保持溫度在攝氏14-24°c，相對濕度在45-60%之內(nèi);保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。
6、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。
7、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續(xù);檔案外借，要認真清點，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還;筏作人員不得進庫房，以防意外;在庫房里不準吸煙。
7、檔案銷毀制度
1、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。
2、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。
3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報告，列出檔案銷毀清冊。
4、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。
5、批準銷毀的檔案，應(yīng)及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷;銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。
6、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。
8、統(tǒng)計資料檔案管理制度
一、統(tǒng)計檔案包括：統(tǒng)計臺帳、統(tǒng)計年報及統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析、文件等有保存價值的統(tǒng)計資料。
二、統(tǒng)計檔案屬國家所有，任何人不得據(jù)為已有，統(tǒng)計人員因工作變動時，必須移交所有統(tǒng)計檔案資料。
三、統(tǒng)計檔案要有專人負責，并嚴格遵守檔案管理的`有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式裝訂，保管期限按照國家檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、統(tǒng)計檔案嚴格執(zhí)行統(tǒng)計檔案資料的保密制度，不準外借，不準私自帶回家中，不準損壞丟失。
五、統(tǒng)計檔案要及時整理歸檔，并妥善保管。
檔案管理制度9
一、集中統(tǒng)一管理本機關(guān)的全部檔案，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據(jù)為已有。
二、加強庫房管理，防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等方面的工作，配置必須的保護設(shè)備。
三、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取積極有效措施，保護檔案的安全。
四、認真做好檔案的收集登記工作，做到目錄與室藏檔案相符。
五、定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀，銷毀失去價值的檔案，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)機關(guān)負責人批準后，由二人在指定的地點監(jiān)銷，禁止擅自銷毀檔案。
六、檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方可離開崗位。
七、因保管不善，造成檔案毀壞和丟失的，按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，追究責任。
檔案工作人員崗位責任制
一、認真貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規(guī)，刻苦學(xué)習、不斷提高文化和業(yè)務(wù)水平、適應(yīng)工作的需要。
二、負責文件材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和系統(tǒng)化工作。
四、全面熟悉室藏，開發(fā)檔案信息資源，積極提供利用，做好咨詢工作，嚴格執(zhí)行保密和檔案的利用制度。
五、加強檔案室管理，做好溫濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。
六、保持室內(nèi)整潔，遵守防火安全制度。
××局檔案保密制度
一、根據(jù)國家保密法和國家稅務(wù)總局、省地方稅務(wù)局關(guān)于稅收工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定，做好檔案的密級劃分和密級的變更工作。
二、嚴格檔案借閱審批手續(xù)，檔案查閱只限于閱文室，查閱者不得抄錄、復(fù)制和拍照，更不得擅自帶走和轉(zhuǎn)讓他人；如確因工作需要，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，采取相應(yīng)保密措施，使用后及時歸還。
三、檔案室房屬機要重地，無關(guān)人員不得擅自入內(nèi)。
四、對于造成泄漏檔案機密的`單位和個人，依照《國家保密法》
有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予嚴肅處理。
××局檔案利用制度
一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。
二、利用檔案資料必須履行登記手續(xù)，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經(jīng)辦公室主任批準。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用，按期歸還。
三、重要的資料一律不借出，只限于查閱室查閱。
四、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要復(fù)制和抄錄檔案資料，要經(jīng)辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。
六、局黨委會、局務(wù)會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)外，一律不準查閱，更不得摘抄或復(fù)制。
七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時認真處理。
八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關(guān)規(guī)定追究責任。
檔案管理制度10
一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設(shè)備的管理等級,確定建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理的范圍。
二、檔案資料要按規(guī)定的項目內(nèi)容認真填寫,做到字跡端正、完整、清晰并分類編號登記。資料收集應(yīng)真實、完整。案卷目錄應(yīng)與案卷內(nèi)容一致。
三、完善技術(shù)檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術(shù)檔案,非經(jīng)批準不得外借。醫(yī)療設(shè)備使用說明書復(fù)印件或副本交使用科室。
四、技術(shù)檔案要按規(guī)定的保存時間保管,銷毀檔案、資料要經(jīng)過批準。
五、及時做好動態(tài)檔案信息的.補充更新工作。
六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。
七、檔案管理人員工作變動時,要按程序辦理檔案移交手續(xù)。
檔案管理制度11
為加強職工培訓(xùn)檔案管理,根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,制定本細則。
一、凡參加培訓(xùn)的人員,均建立規(guī)范的《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,記錄安全技術(shù)培訓(xùn)考試、考核的`相關(guān)信息。新招入礦人員只建立電子檔案,工作滿一年后建立《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》。
二、工作標準
1. 培訓(xùn)結(jié)束后三天內(nèi)將培訓(xùn)資料分類匯總、整理、保存。
2. 及時填寫《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》,并將培訓(xùn)信息錄入電子信息管理系統(tǒng)。
3. 做好培訓(xùn)檔案的日常管理工作。
三、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案的存檔資料
1. 培訓(xùn)考勤成績簽字表
2.理論考試試卷
3. 《企業(yè)職工安全教育培訓(xùn)檔案》
四、從業(yè)人員的安全技術(shù)培訓(xùn)檔案分類(或分單位)整理,編號登記實行信息化管理。
五、安全技術(shù)培訓(xùn)檔案未經(jīng)有關(guān)負責人批準,不得外借,如需外借,必須辦理借閱手續(xù)。
六、檔案資料設(shè)專人負責,經(jīng)常整理,以防丟失。檔案室內(nèi)嚴禁煙火,并保持清潔、通風。發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
七、檔案的調(diào)整
1. 從業(yè)人員轉(zhuǎn)崗、變動工作單位,要及時調(diào)整分類、歸口,并更新電子信息;
2. 從業(yè)人員退休、離職、辭退后,及時清理檔案。
檔案管理制度12
1)負責對項目設(shè)計文件、技術(shù)資料、各種文件、報告的收發(fā),發(fā)現(xiàn)缺少及時提出,督促有關(guān)方及時補辦,按統(tǒng)一的編目系統(tǒng)進行編號分類整理,確保文件資料的完整、及時、準確、有效。
2)負責收集整理工地所有由管理方招集的會議紀要,整理后交項目經(jīng)理審查,打印后及時分發(fā)給有關(guān)專業(yè)人員或有關(guān)單位,并做好簽發(fā)記錄。
3)督促施工方做好工程技術(shù)資料和其他資料的整理工作。
4)負責文件資料的借閱,辦理借閱手續(xù)。
5)負責現(xiàn)場辦公用品(包括復(fù)印機、復(fù)印紙、稿紙等)和勞保用品(包括電風扇、安全帽等)的保管和使用。
6)協(xié)助項目經(jīng)理負責現(xiàn)場項目部的`生活后勤工作。
7)協(xié)助項目經(jīng)理做好工程竣工資料的審核,提出意見。
檔案管理制度13
1、為了更好的建立安全生產(chǎn)記錄,確保安全數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性,特制定此制度。
2、公司的安全生產(chǎn)制度根據(jù)液態(tài)奶事業(yè)部安全生產(chǎn)管理要求。制定了五個安全生產(chǎn)管理臺帳,五個管理臺帳主要包括:安全生產(chǎn)檢查臺帳、安全生產(chǎn)教育臺帳、安全生產(chǎn)獎罰臺帳、安全技術(shù)措施臺帳和安全事故臺帳。
3、生產(chǎn)檢查臺帳中記錄了三個方面的內(nèi)容:日常性安全檢查記錄、季節(jié)性安全檢查記錄和綜合性安全檢查記錄。
4、生產(chǎn)教育臺帳包括:事業(yè)部級安全生產(chǎn)教育臺帳、工廠二三級安全生產(chǎn)教育臺帳和安全活動臺帳。
5、獎罰臺帳包括:安全生產(chǎn)獎勵臺帳和安全生產(chǎn)處罰臺帳。
安全生產(chǎn)技術(shù)臺帳包括:安全技術(shù)措施改造項目及投資費用、安全隱患整改項的安全投入、安全活動支付的資金投入。
6、生產(chǎn)事故臺帳應(yīng)記載事故類別:人身傷害事故臺帳、設(shè)備事故臺帳和其他的'事故臺帳。
7、生產(chǎn)的檔案由公司安全員根據(jù)日常的檢查以及各科室安全員上報的相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理記錄。
檔案管理制度14
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
（一）公司辦公室負責公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開發(fā)、利用、銷毀等各項工作。
（二）檔案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動按時收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統(tǒng)，實行數(shù)字化管理；
9、遵守保密制度。
�。ㄈ└鞑块T管理職責
1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時保存的檔案資料；
2、及時將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
�。ㄒ唬w檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復(fù)、認定、政策法規(guī)信息、標準、信函、法律文書、公示信息等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門上報的各種申請、請示、報告、匯報、說明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料；
4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計劃、方案、報告、總結(jié)、簡訊等；
5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責任制、責任書、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內(nèi)部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；
7、公司產(chǎn)品立項、設(shè)計、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評審、驗收等項目資料；
8、公司各類設(shè)備在設(shè)計、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；
9、公司各類基建工程勘探設(shè)計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營環(huán)節(jié)中的各類報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統(tǒng)計結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；
12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動、任免、考核、考勤、勞動合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報刊、期刊、文獻、圖書等資料以及參加外部會議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說明書等資料；
16、公司組織開展各類活動形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲設(shè)備等資料；
18、其他具有保存價值的資料。
�。ǘw檔資料收集
1、結(jié)合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；
人事檔案由人事管理部門管理；
生產(chǎn)管理類、經(jīng)營管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的'報表、臺帳、記錄等資料由部門管理；
其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時收集。以部門名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時收集后及時交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負責人(或各線副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時由檔案管理人員在報賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。
5、公司人員外出參會帶回的資料,在報銷差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。
�。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；
具有永久長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。
�。ㄋ模w檔時間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。
3、報刊于次月初從各部門收回歸檔；
雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設(shè)資料在竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。
�。ㄎ澹w檔移交
1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負責人簽字核準后向檔案部門移交。重要項目的文件資料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。
2、檔案管理部門接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
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1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時，須逐件分類登記，詳細記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點按類別登記到檢索簿中，同時將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。
（二）檔案分類
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：
A——股權(quán)類：公司股東會、董事會、監(jiān)事會所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監(jiān)事名冊、股權(quán)變更資料、會議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類：
01——公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、決議、決定、意見、簡訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開展各類活動形成的相關(guān)文字資料，黨團工青婦資料等。按時間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責任制、責任書等；
按小類立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門上報的各種請示、申請、報告、匯報、說明、申報資料等材料，上級部門下發(fā)的各種文件、通知、會議紀要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。
04——統(tǒng)計資料，包括統(tǒng)計報表、臺帳、分析報告等。按小類立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時添加類別編號。按時間先后順序立卷。
C——經(jīng)營類01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時間先后順序立卷。
02——客戶資料，包括市場調(diào)查報告、往來客戶資料、客戶評價、市場糾紛處理等資料。按時間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開展各項廣告宣傳推廣活動形成的文字資料。按活動和時間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評價驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。
02——質(zhì)量計量資料，包括執(zhí)行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類立卷。
03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類01——項目資料，包括可研報告、市場調(diào)研報告、研發(fā)報告、工藝包、實驗記錄、設(shè)計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料，包括設(shè)計圖紙、預(yù)決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設(shè)項目立卷。
03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。
F——人事檔案01——個人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動合同及其他情況等）。按個人立卷。
02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責任制結(jié)算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡章、培訓(xùn)計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動報表等。按小類立卷。
05——社會保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務(wù)檔案，包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規(guī)范立卷。
H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。
I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動硬盤等。
J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書、工具書、重要報刊等。
2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號，編號規(guī)范如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號（同一類卷宗超過一本時的排序號）小類序號，用01、02、03……代表各小類二級分類編號，即分類規(guī)定中01、02、03…序號一級分類代碼，即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號，但必須將分類規(guī)則明確標注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級或小類編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應(yīng)標注于卷宗存放時封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；
單體存放的檔案資料應(yīng)用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長期保存和短期保存。整理時應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
�。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號并標注存放類別。
2、整理裝訂時，永久、長期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實、整齊、美觀。
3、卷宗封面標注和編號書寫應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。
4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號保管。
7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后方能借閱。批準權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負責人簽字認可，檔案室主管部門負責人批準；
重要檔案由借閱部門負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準；
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準。
3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時間不得超過3天；
在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時間不得超過1個月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。
5、檔案歸還時應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；
注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《文件/紀錄銷毀呈報表》經(jīng)批準后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準。
3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷毀呈報表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷毀公司檔案資料時，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時廢止。
檔案管理制度15
物業(yè)公司員工培訓(xùn)檔案管理
員工培訓(xùn)是一項繁雜、艱巨、長期的工作,這就要求我們負責培訓(xùn)工作的各級干部員工,必須認真負責地做好員工培訓(xùn)檔案的歸檔和管理工作。
1.0由各部門(各子公司、各管理處)建立員工個人《員工培訓(xùn)檔案》(表格or-004),將該員工參加的'所有培訓(xùn),按《員工培訓(xùn)簽到表》(表格or-005)所列內(nèi)容,詳細填寫,作為員工晉升、調(diào)薪、年度考評的條件之一。
2.0除非該員工離職(或被辭退、除名),否則該員工的培訓(xùn)檔案將長期保存,并隨該員工在本公司內(nèi)部工作單位的調(diào)動而調(diào)轉(zhuǎn)。
3.0無論那一種類培訓(xùn),從培訓(xùn)申請到考核結(jié)束,各部門(各子公司、各管理處)培訓(xùn)負責人每次都應(yīng)認真做好培訓(xùn)記錄,按規(guī)要求填寫相應(yīng)記錄表格,在培訓(xùn)結(jié)束后歸檔備查。
4.0培訓(xùn)記錄至少保存一年(員工個人員工培訓(xùn)檔案除外)。
5.0教育培訓(xùn)部負責建立各部門(各子公司、各管理處)負責人的培訓(xùn)檔案。
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