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龍郡小區(qū)業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度
隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，接觸到制度的地方越來越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編幫大家整理的龍郡小區(qū)業(yè)主委員會(huì)檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
一、業(yè)委會(huì)檔案內(nèi)容
(一)《業(yè)主大會(huì)議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》、《專項(xiàng)維修資金管理規(guī)約》文本;
(二)業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主大會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要;
(三)業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主大會(huì)作出的決議、決定等書面材料、公示、公告及圖片、照片;
(四)各屆業(yè)主委員會(huì)備案證等材料;
(五)業(yè)主清冊(cè)及聯(lián)系方式;
(六)訂立的物業(yè)服務(wù)合同以及共有部分利用形成的協(xié)議;
(七)與物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間業(yè)務(wù)往來的文件;
(八)業(yè)主和使用人的書面意見、建議書;
(九)維修資金收支情況清冊(cè)、賬目公告文本及審計(jì)報(bào)告;
(十)公共收益收支情況清冊(cè)、帳目公告文本及審計(jì)報(bào)告;
(十一)經(jīng)業(yè)主大會(huì)表決審定的改建、重建建筑物及其附屬設(shè)施的方案;
(十二)其他涉及到業(yè)主共同利益的有關(guān)材料。
二、業(yè)委會(huì)檔案的形成
檔案資料包括一切文字資料，影像資料和實(shí)物;委員同意簽字的各類原始文件和蓋章文本或復(fù)印件。
三、檔案使用后需及時(shí)移交
業(yè)委會(huì)各委員在工作當(dāng)中形成的文件在使用完畢后應(yīng)及時(shí)移交檔案管理人員。
四、檔案由專人管理
本屆業(yè)委會(huì)由業(yè)委會(huì)秘書責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員要忠于職守、自覺遵守檔案管理制度，做好檔案收集、整理、歸檔工作。
五、檔案借閱實(shí)行登記制度
不可將檔案借離業(yè)委會(huì)辦公室，借閱完畢后要及時(shí)歸放至檔案柜原存放位置。由于借閱人原因造成文件損毀的，由借閱人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
六、檔案分類保管
檔案管理人員按照保管期限或類別項(xiàng)目進(jìn)行保管，并應(yīng)排列有序，柜門上鎖。
七、檔案的移交
新一屆業(yè)委會(huì)選舉產(chǎn)生后，在十日內(nèi)辦理檔案移交手續(xù)，同時(shí)做好移交清單，交接雙方應(yīng)當(dāng)面按移交清單逐一清點(diǎn)清楚。拒不履行正常移交義務(wù)的，新一屆業(yè)主委員會(huì)可以請(qǐng)求街道辦事處督促移交，公安機(jī)關(guān)協(xié)助督促移交。
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