學(xué)生檔案管理制度辦法

時(shí)間：2024-11-03 15:52:56 制度我要投稿

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學(xué)生檔案管理制度辦法

　　在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是指在特定社會(huì)范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會(huì)關(guān)系的一系列習(xí)慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì)認(rèn)可的非正式約束、國(guó)家規(guī)定的正式約束和實(shí)施機(jī)制三個(gè)部分構(gòu)成。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編精心整理的學(xué)生檔案管理制度辦法，希望對(duì)大家有所幫助。

學(xué)生檔案管理制度辦法

學(xué)生檔案管理制度辦法1

　　學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)在工作和各種活動(dòng)中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料，它起著憑證、依據(jù)和史料的作用，并為團(tuán)委指導(dǎo)幫助學(xué)生會(huì)開展工作提供豐富材料。

　　一、工作部門

　　1、學(xué)生會(huì)檔案管理工作由院學(xué)生會(huì)辦公室檔案組成員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理；

　　2、各部門應(yīng)設(shè)管理本部門檔案的副部長(zhǎng)，負(fù)責(zé)日常檔案的收集、整理以及保管工作；

　　3、各部門負(fù)責(zé)檔案的副部長(zhǎng)應(yīng)與辦公室加強(qiáng)聯(lián)系，溝通思想，交流經(jīng)驗(yàn)，以便于檔案管理制度的順利推行。

　　二、學(xué)生會(huì)檔案的分類及內(nèi)容

　　1、學(xué)生會(huì)檔案分類為：各類文件類（上級(jí)文件、申報(bào)表、申請(qǐng)表）、會(huì)議記錄類、人事檔案類（包括各部門及其干部檔案類獎(jiǎng)懲記錄類）、工作計(jì)劃類活動(dòng)內(nèi)容及工作總結(jié)類及其他共六類。

　　有關(guān)檔案都將據(jù)此分類：

　�。�1）文件類：

　　文件（包括上級(jí)文件、申請(qǐng)表、申報(bào)表）一律按a4紙一份歸類存檔；

　　（2）會(huì)議記錄類：

　　各個(gè)部門根據(jù)各自部門會(huì)議情況包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議簽到情況于學(xué)期末把本學(xué)期部門會(huì)議；

　　（3）人事檔案類：

　　學(xué)生會(huì)人事檔案包括院學(xué)生會(huì)人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善；

　�。�4）工作計(jì)劃類：

　　學(xué)生會(huì)各部門每學(xué)期工作開始（開學(xué)第一、二周）都應(yīng)向?qū)W生會(huì)主席團(tuán)呈交一份詳細(xì)的`工作計(jì)劃，做出本部門在未來一學(xué)期內(nèi)的各項(xiàng)工作設(shè)想。此工作計(jì)劃保留存檔，以利于期末部門考核時(shí)起參照作用；

　�。�5）活動(dòng)內(nèi)容類：

　　學(xué)生會(huì)各部門組織活動(dòng)應(yīng)當(dāng)制定活動(dòng)計(jì)劃書（策劃書），并于活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)做出活動(dòng)總結(jié)，并把工作總結(jié)于活動(dòng)結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室，此工作計(jì)劃保留存檔，以利于期末部門考核時(shí)起參照作用；凡學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品作為工作成績(jī)的體現(xiàn)，必須交給辦公室妥善處理，任何人不得私自占有。

　　（6）工作內(nèi)容類：

　　各部門于學(xué)期末要上交一份各項(xiàng)工作的詳細(xì)記錄。部長(zhǎng)和副部長(zhǎng)級(jí)以上的干部則須遞交一份詳細(xì)的職務(wù)報(bào)告，報(bào)告應(yīng)介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并存入檔案；

　　2、學(xué)生會(huì)成員檔案管理：

　　學(xué)生會(huì)辦公室檔案組成員把各屆學(xué)生會(huì)成員的檔案設(shè)宗，主要含以下材料：

　　（1）學(xué)生會(huì)干部個(gè)人檔案；

　　（2）學(xué)生會(huì)干部各學(xué)期的工作總結(jié)以及工作成績(jī)?cè)u(píng)定；

　�。�3）與學(xué)生會(huì)干部本人有關(guān)的各類文字材料；

　�。�4）各類材料均一式兩份。

　　三、檔案管理原則

　　1、當(dāng)有辦公室檔案管理員在場(chǎng)時(shí)，直接由管理員負(fù)責(zé)歸檔；

　　2、管理員不在時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知管理員，由管理員整理歸檔；

　　3、管理員歸檔時(shí)，應(yīng)詳細(xì)填寫檔案管理紀(jì)錄；

　　4、未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意，任何人不得以私人借口借閱檔案；

　　5、調(diào)檔時(shí)，必須持有主席的簽字證明；

　　6、調(diào)檔時(shí)，必須有檔案管理人員在場(chǎng)做詳細(xì)記錄，并填寫檔案借閱表；

　　7、檔案一旦遺失，管理人員應(yīng)立即上報(bào)有關(guān)部門并及時(shí)補(bǔ)檔；

　　8、檔案管理員不得私自翻看檔案；

　　9、未經(jīng)有關(guān)部門同意，任何人不得擅自改動(dòng)檔案，否則一經(jīng)查實(shí)，報(bào)主席團(tuán)嚴(yán)肅處理；

　　10、檔案管理人員必須定期整理核查檔案。

　　四、檔案內(nèi)容要求：

　　1、活動(dòng)策劃書、活動(dòng)籌備情況、活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果、活動(dòng)結(jié)束后整理得經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)；

　　2、活動(dòng)新聞稿。（對(duì)于比賽類活動(dòng)，必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方）

　　五、檔案查閱辦法：

　　為了加強(qiáng)檔案管理工作，辦公室應(yīng)完整、科學(xué)地保管好學(xué)生會(huì)的檔案材料，以備查詢、參考、交流，特制訂本細(xì)則。

　　1、查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱詳細(xì)資料；

　　2、認(rèn)真填寫檔案借閱登記表，并由審批人（部長(zhǎng)）同意；

　　3、各部門在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并確認(rèn)歸還日期；

　　4、檔案查閱完畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過期不還且未講明原因的講上報(bào)主席團(tuán)并做嚴(yán)肅處理；

　　5、本細(xì)則適用于學(xué)生會(huì)在各項(xiàng)工作中直接形成的，對(duì)今后工作具有查考、利用價(jià)值的各種文字、圖樣、圖表、獎(jiǎng)證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。

　　六、檔案的要求：

　　為加強(qiáng)學(xué)生會(huì)工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學(xué)性，使學(xué)生會(huì)工作形成一定的歷史資料，特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學(xué)生會(huì)各類文件資料的管理，利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。

　　1、學(xué)生會(huì)辦公室每年換任之前整理本學(xué)年檔案資料分類入庫(kù)，每屆學(xué)生會(huì)換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學(xué)生會(huì)檔案；

　　2、學(xué)期初，由辦公室負(fù)責(zé)收集整理學(xué)生會(huì)各部門部員最新名單及聯(lián)系方式；學(xué)期末，干部評(píng)定等一切評(píng)定資料及其結(jié)果應(yīng)及時(shí)上交辦公室并存檔；

　　3、遇有學(xué)生會(huì)干部工作調(diào)動(dòng)或辭職離任時(shí)，要及時(shí)報(bào)于辦公室備案；

　　4、對(duì)符合規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向檔案組或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有；

　　5、院學(xué)生會(huì)的其它文件及文字資料是否列入院學(xué)生會(huì)檔案，由院學(xué)生會(huì)辦公室決定；

　　6、屬于學(xué)生會(huì)所有的檔案，由委員會(huì)決定公布：未經(jīng)上述機(jī)構(gòu)同意，任何組織和個(gè)人無權(quán)公布。辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。

　　七、檔案資料范圍：

　　本制度所稱“檔案”包括以下內(nèi)容：

　　1、各級(jí)文件；學(xué)生會(huì)成員名單及主要學(xué)生干部檔案；學(xué)生會(huì)各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)活動(dòng)照片，dv記錄等；學(xué)生會(huì)財(cái)務(wù)記錄、值班記錄和會(huì)議記錄；歷屆學(xué)生會(huì)的考核表；學(xué)生會(huì)的工作簡(jiǎn)報(bào)及上報(bào)的其它資料；以及各系學(xué)生會(huì)、各班委通訊錄；以及委員認(rèn)為要保存的其它資料；

　　2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚，手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。a4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。

　　八、本制度要求全體學(xué)生會(huì)全體干部認(rèn)真遵守執(zhí)行。

　　九、本制度由院學(xué)生會(huì)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

　　十、本制度最終解釋權(quán)歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生委員會(huì)。

學(xué)生檔案管理制度辦法2

　　檔案工作是校學(xué)生會(huì)工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實(shí)現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項(xiàng)制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

　　一、日常檔案工作辦法

　　1、校學(xué)生會(huì)檔案是學(xué)生會(huì)的組織干部管理、教育、活動(dòng)等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學(xué)生會(huì)至關(guān)重要的公共財(cái)產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

　　2、校學(xué)生會(huì)檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長(zhǎng)整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學(xué)期各部門將進(jìn)行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

　　3、校學(xué)生會(huì)檔案包括人事檔案，工作檔案，財(cái)務(wù)檔案及活動(dòng)檔案。

　　4、各部門策劃籌備的各項(xiàng)活動(dòng)的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

　　5、檔案形式要求：對(duì)于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對(duì)于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

　　6、檔案上繳日期：在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)。

　　7、檔案上交時(shí)由辦公室簽收。

　　二、檔案內(nèi)容要求：

　�。ㄒ唬┤耸聶n案包括個(gè)人履歷簡(jiǎn)介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)考察記錄。

　　1、個(gè)人履歷簡(jiǎn)介是校學(xué)生會(huì)成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個(gè)人及部門填寫。

　　2、年度工作鑒定是對(duì)大學(xué)學(xué)生會(huì)成員每年工作的評(píng)定，一式三份，每年由大學(xué)學(xué)生會(huì)送一份到被鑒定人所在學(xué)院，作為評(píng)定獎(jiǎng)學(xué)金、評(píng)選三好生、優(yōu)秀學(xué)生會(huì)干部的依據(jù)之一。

　　3、工作鑒定是大學(xué)學(xué)生會(huì)成員免職或畢業(yè)離校時(shí)對(duì)其總體工作的`鑒定，由學(xué)校有關(guān)部門存入該學(xué)生檔案。

　�。ǘ┕ぷ鳈n案包括校學(xué)生會(huì)工作目錄，各部門工作檔案，上級(jí)及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

　　1、大學(xué)學(xué)生會(huì)工作目錄是校學(xué)生會(huì)的大事記，按日期順序記錄，并標(biāo)上詳細(xì)內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁(yè)碼。

　　2、各部門將其各項(xiàng)工作指示、活動(dòng)通知、會(huì)議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等認(rèn)真詳實(shí)地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項(xiàng)列入工作目錄。

　�。ㄈ┴�(cái)務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團(tuán)負(fù)責(zé)，定期檢查，詳見財(cái)務(wù)制度。

　�。ㄋ模┗顒�(dòng)檔案

　　1、活動(dòng)檔案內(nèi)容包括活動(dòng)企劃書；活動(dòng)籌備情況；活動(dòng)及進(jìn)程結(jié)果；活動(dòng)新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。

　　2、活動(dòng)結(jié)束后由主辦部門及時(shí)寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時(shí)辦公室歸檔。

　　三、檔案查閱辦法

　　1、查閱要求：

　　1）各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

　　2）各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時(shí)歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團(tuán)會(huì)做出相應(yīng)的警告、批評(píng)。

　　3）查閱前請(qǐng)對(duì)照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號(hào)。

　　4）認(rèn)真填寫索檔單，并由部長(zhǎng)以上簽名。

　　5）各部在指定時(shí)間辦理查檔手續(xù)，并同時(shí)告知辦公室歸還日期。

　　6）檔案閱畢后請(qǐng)及時(shí)歸還，過期不還辦公室有權(quán)進(jìn)行查詢并作相應(yīng)處理。

　　2、借閱手續(xù)：

　�。�1）借閱檔案必須有證明，由主席團(tuán)授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

　　（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員、記錄人），做到責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

　　（3）借閱時(shí)間不得超過一周（主席團(tuán)同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評(píng)。

　�。�4）復(fù)制文件必須征得主席團(tuán)的同意。

　　3、外單位借閱校學(xué)生會(huì)工作檔案的，需向團(tuán)委提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)主席簽字同意后方可，秘書處的對(duì)外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號(hào)、內(nèi)容、時(shí)間、借閱人員的個(gè)人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

　　4、外借檔案不得為檔案原件。

學(xué)生檔案管理制度辦法3

　　一、學(xué)生學(xué)籍檔由班主任負(fù)責(zé)填寫，學(xué)籍欄目必須按要求填寫，書寫工整，無墨跡。

　　二、學(xué)校操行評(píng)語要全面、具體、明確，富有教育和鼓勵(lì)性。

　　三、學(xué)生操行的評(píng)定由班主任在期末進(jìn)行，用書面形式寫出評(píng)語，報(bào)教務(wù)處審批后方可填入學(xué)籍檔案。

　　四、學(xué)生操行評(píng)定要依照《中學(xué)生守則》、《中學(xué)生日常行為規(guī)范》，對(duì)學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)、勞動(dòng)、文體、社會(huì)等方面的表現(xiàn)概括地反映實(shí)際表現(xiàn)及特點(diǎn)，不可千篇一律沒有特色。

　　五、評(píng)語要有利于發(fā)展學(xué)生的個(gè)性和創(chuàng)造精神，不得單純以分?jǐn)?shù)的高低、聽話的'程度來論優(yōu)劣，決不能在評(píng)價(jià)學(xué)生時(shí)摻雜個(gè)人的私念。

　　六、評(píng)定要中肯，寬嚴(yán)恰當(dāng)，實(shí)事求是，以肯定成績(jī)?yōu)橹�，缺點(diǎn)中指出主要的，并指出努力方向。

　　七、學(xué)籍檔由教務(wù)處統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，如實(shí)填寫，按時(shí)上交，不得拖拉。

學(xué)生檔案管理制度辦法4

　　1、目的：

　　規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。

　　2、適用范圍：

　　適用于各部門各種檔案的管理工作。

　　3、職責(zé)：

　　3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

　　3.2各部門檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

　　4、管理制度：

　　4.1檔案管理的內(nèi)容：

　　4.1.1公司各部門均需保存以下檔案：

　　a）公司各種行政文件；

　　b）公司與質(zhì)量有關(guān)的文件；

　　c）部門收發(fā)文記錄；

　　d）本部門形成的質(zhì)量記錄；

　　e）其它本部門形成的或公司下發(fā)的`文件。

　　4.1.2各部門除要保存以上檔案外，還需按部門分別保存以下檔案：

　　a）辦公室保存公司所有文件（除財(cái)務(wù)與建設(shè)修繕的資料）的原件。

　　b）各部門保管各部門的資料。

　　c）辦公室保管人事檔案和各種合同。

　　4.2檔案的保管目的

　　a）便于查閱；

　　b）保證檔案的安全；

　　c）防止檔案的損壞；

　　d）延長(zhǎng)檔案壽命；

　　4.3檔案的密級(jí)

　　檔案的密級(jí)分為三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通：

　　a）絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、學(xué)生資料、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案；

　　b）機(jī)密檔案包括：質(zhì)量管理體系文件及運(yùn)行記錄、重要的會(huì)議記錄、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程類圖紙、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案；

　　c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.4檔案的保管方式

　　4.4.1檔案的裝盒與標(biāo)識(shí)

　　各部門檔案管理員將不同檔案分類，并按時(shí)間順序裝入檔案盒內(nèi)，然后根據(jù)檔案的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案名稱，然后將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處，并排列在檔案柜中。

　　4.4.2編制目錄：

　　4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁(yè)位置準(zhǔn)備《文件歸檔目錄》；

　　4.2.2.2每一份檔案歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中，以便查閱。

　　4.5檔案的查閱權(quán)限

　　4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

　　4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。

　　4.5.3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門所有檔案。

　　4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

　　4.6檔案的查閱/借閱/復(fù)制

　　4.6.1查閱/借閱/復(fù)制人到部門《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。

　　4.6.2部門檔案管理員審核其資格：

　　a ）權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理；