(精)物業(yè)檔案管理制度15篇

　　在社會一步步向前發(fā)展的今天，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。我們該怎么擬定制度呢？以下是小編為大家收集的物業(yè)檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

物業(yè)檔案管理制度1

　　1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機關或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復問題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

　　(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。

　　(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。

　　2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

　　(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;

　　(4)征訂有關物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

　　(5)經常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務主管部門的.聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關文件法規(guī);

　　(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

　　(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應統(tǒng)一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據(jù)自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

　　b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

　　c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些

　　物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規(guī)章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據(jù);各類經營證明、證件等。

物業(yè)檔案管理制度2

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。

　　3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統(tǒng)一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結構和職責

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務主管部門,根據(jù)工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業(yè)務指導。其主要職責:

　�、僦贫ü�司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;

　　②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;

　�、劢M織培訓各部門兼職檔案管理員;

　�、茇撠煿�司級檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;

　　2、部門應根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規(guī)范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務結點,其基本職責:

　�、儇瀼貓�(zhí)行公司有關檔案管理的系列規(guī)范,制定本部門檔案工作各項實施細則;

　　②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;

　�、墼陧椖拷Y束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據(jù)國家財政部的有關政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規(guī)定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的`管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當?shù)臏亍�濕�?并應有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時報告本部門領導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記;

　　5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案,并及時與總辦檔案管理員對接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關工作的查閱;

　　7、凡領用檔案原件交相關部門留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節(jié)省公司人力、物力,縮短辦文時間;

　　8、部門撤消或變動,以及項目結束時,應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);

　　9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用,各部門因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注,必須保證檔案的保密性,按時歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時追查責任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷毀的,凡屬密級檔案須經總經理批準,一般內部檔案須經總辦主任批準。

　　3、經批準銷毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫銷毀清單,并由專人監(jiān)督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應參照本規(guī)范制定部門內實施細則,報總辦備案;

　　3、有關檔案管理的其他規(guī)范,與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執(zhí)行,并且應采取一切補救措施。

　　八、項目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對地產公司開發(fā)的新項目,在正式出施工圖時給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關圖紙),作為公司的絕密文件,由專人負責保管。

　　2、工程竣工驗收后,地產公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專人接收并簽字確認。

　　3、服務中心成立后,項目資料移交服務中心,由服務中心具體按檔案管理制度中相關規(guī)定進行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項目資料:

　　相關部門分類整理

　　列出清單

　　部門經理審查簽字

　　項目結束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時歸檔:

物業(yè)檔案管理制度3

　　1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門辦公室(原則上由秘書管理);

　　2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的分布;

　　3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衛(wèi)部對案情的.調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養(yǎng)通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報;

　　4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結;

　　5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續(xù)。

　　6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批準。

物業(yè)檔案管理制度4

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的.財務收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度5

　　1、目的

　　為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標準、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。

　　2、適用范圍

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。

　　3、原則

　　統(tǒng)一領導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；

　　4、職責

　　4.1本部人力資源職能部門

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。

　　4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的`人事檔案管理工作。

　　4.2各下屬分公司人力資源職能部門

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務中心A系列員工的人事檔案。

　　4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務中心的人事檔案管理工作。

　　4.3各物業(yè)服務中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務中心B系列員工的人事檔案。

　　4.3.2負責B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。

　　5、內容

　　5.1人事檔案管理流程

　　5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業(yè)資質證書、驗證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓確認、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓等文件。

　　5.3檔案編碼

　　5.3.1檔案編碼按服務中心、部門、員工工號進行編碼。

　　5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4檔案查閱權限

　　5.4.1物業(yè)公司總經理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。

　　5.4.2各分公司總經理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。

　　5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。

　　5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。

　　5.5人事檔案借閱手續(xù)

　　由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案。

　　5.6檔案調動

　　跨公司調動，在接到有關通知文件后5個工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。

　　5.7離職員工檔案

　　5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。

　　5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人——人力資源職能部門分管高管——總經理審批后，進行粉碎處理。

　　5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。

　　5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。

　　5.10人事檔案的保管應嚴格按照統(tǒng)一的歸檔標準分類，按服務中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。

　　6、附則

　　6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。

　　6.2附件

　　人事檔案資料封面

　　人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表

　　人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）

　　佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日

物業(yè)檔案管理制度6

　　為了加強物業(yè)檔案科學化、規(guī)范化、標準化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的作用，更好地為物業(yè)管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。

　　1、公司應加強對所轄物業(yè)檔案管理工作的領導，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內容。

　　2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理。

　　3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門形成的物業(yè)檔案及有關資料，并做好提供利用。

　　4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機聯(lián)系，并做到完整、準確、系統(tǒng)。

　　5、歸檔的文件材料應以原件為主，復制的文件必須注明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。

　　6、形成物業(yè)檔案的部門負責整理，經檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。

　　7、物業(yè)檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。

　　8、物業(yè)檔案管理部門要進行物業(yè)檔案的'整理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。

　　9、凡需銷毀的檔案，必須經過物業(yè)檔案所有權人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷毀清冊，提出銷毀報告，經相關部門批準，在指定地點銷毀。

　　10、物業(yè)管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業(yè)檔案的完整與安全。

　　11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷毀物業(yè)檔案。

　　12、借閱檔案須經領導批準并填寫借還檔案清單，用完后及時歸還入檔。

物業(yè)檔案管理制度7

　　第一章擬建立的規(guī)章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。

　　三、擬建立的質量手冊及程序文件

　　包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務設計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊

　　包括各級崗位職責工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細內容此處略。

　　五、擬建立的質量記錄文件

　　因數(shù)量達幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內容

　　檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集

　　設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權籍資料管理

　　從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。

　　3、客戶檔案的整理

　　各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔

　　鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

　　6、客戶檔案的管理

　　客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的'責任�？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護

　　1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。

　　6.空調安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實行封閉式管理

　　1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。

　　1)護衛(wèi)部工作、內務條令

　　2)護衛(wèi)崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o衛(wèi)值班記錄

　　⑵護衛(wèi)訓練記錄

　�、且归g巡查記錄

　�、葋碓L登記表

　　⑸護衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料

　�、首o衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

　�、俗o衛(wèi)基礎知識考核答卷

　　⑻護衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施

　　6)義務消防隊員消防演練

　　5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

　　1)機動車停車場管理規(guī)定

　　2)機動車停車場登記

　　3)護衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護衛(wèi)工作考核標準

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護衛(wèi)工作考核標準

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

　　5.小區(qū)內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

　　4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經常進行政府有關法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產權區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務費收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財務報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議

　　4]室內裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度8

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的'有序正常進行。

　　1.所有文檔實行統(tǒng)一管理，并指派專人負責;

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業(yè)檔案管理制度9

　　美術館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄，計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的`管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類:依據(jù)美術館的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對美術館細致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術館管理的無盲點網(wǎng)絡。

　　區(qū)內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類檢索

　　1)業(yè)主提供的資料

　　a、項目批準文件

　　b、用地批準文件

　　c、建筑執(zhí)照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結構、設備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　d.地質勘測報告

　　e.工程合同開

　　f.竣工報告

　　g.工程預決算

　　h.圖紙會審記錄

　　i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗收簽證

　　k.沉降觀察記錄

　　l.竣工驗收證明書

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

　　n/新材料、構配件的鑒定合格證書

　　o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　q.供水的試壓報告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

　　s.其他技術資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區(qū)基本資料

　　b.住宅區(qū)分區(qū)資料

　　c.商業(yè)網(wǎng)點資料

　　d.娛樂設施資料

　　4)住戶資料

　　a.住戶入住資料

　　入住通知書

　　入住協(xié)議書

　　b.家庭人員檔案

　　住戶情況登記表

　　(二)管理處各項管理制度目錄

　　序號文件名稱文件編碼

　　1管理處內部崗位設置、標準xx.00.01

　　2職業(yè)安全健康職責xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應急預案xx.00.04

　　5水浸應急預案xx.00.05

　　6治安應急預案xx.00.06

　　7文件質量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構圖xx.01.01

　　10保安運作規(guī)程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04

　　13車輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06

　　15安保崗位標準xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08

　　17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01

　　18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應急預案xx.04.02

　　21消防設備(設施)運行管理辦法xx.04.03

　　22消防設備(設施)操作規(guī)程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06

　　25弱電設備(設施)運行管理規(guī)定xx.04.07

　　26弱電設備(設施)操作規(guī)程xx.04.08

　　27弱電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09

　　28弱電設備(設施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設備監(jiān)管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預案xx.05.02

　　31供配電設備(設施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設備(設施)運行管理規(guī)程xx.06.02

　　33供配電設備(設施)操作規(guī)程xx.06.03

　　34供配電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設備(設施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設備(設施)運行管理規(guī)程xx.07.02

　　38給排水設備(設施)操作規(guī)程xx.07.03

　　39給排水設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04

　　40管道維修工作規(guī)程xx.07.05

　　41房屋設備(設施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設備(設施)運行管理規(guī)程xx.09.02

　　43房屋設備(設施)操作規(guī)程xx.09.03

　　44房屋設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04

　　45房屋、設備設施巡視內容與要求xx.09.05

　　46設備完好率標準xx.09.06

　　47房屋、設施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07

　　48服務供方質量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業(yè)戶管理辦法xx.11.01

物業(yè)檔案管理制度10

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執(zhí)行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。

　　實行借閱目的'為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。

　　7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗收檔案:

　　1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

　　5)應有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;

　　7)其它設施設備檢測記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:

　　1)正式文件應用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費財務報告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)

　　(八)依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,結合企業(yè)實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。

　　公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施,注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。

　　確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。

物業(yè)檔案管理制度11

　　第一章總則

　　第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務:

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉遞;

　　4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學化和現(xiàn)代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務，必須按照有關規(guī)定，互相配合，認真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個人簡歷。

　　3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質測試記錄等)。

　　4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。

　　7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整，時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書等。

　　8、各類審批材料(復印件，包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內的員工個人年度工作總結或述職報告、各類培訓總結、培訓成績、出國培訓總結等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內，負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。

　　第十條公司綜合服務部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定，對收集到的`材料，認真鑒別，嚴格把關，及時入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題，應及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)。

　　第十六條嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。

　　第十九條檔案庫房是機要重地，無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。

　　第二十條逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經公司綜合服務部總經理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經公司綜合服務部總經理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應寫明原因并經執(zhí)行總裁批準同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關人員談論或泄露員工檔案內容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評教育甚至紀律處分。

　　第五章人事檔案的轉遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉遞過程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內部調動，檔案轉遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務部應將其檔案密封轉到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉遞必須填寫《員工人事檔案轉遞通知單》，并通過機要轉遞或由檔案管理員專程送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務部應拒絕接收。

　　第二十七條轉遞的檔案必須是經過鑒別、清理、整理的檔案。轉遞檔案必須一次轉出，不能分批轉出。

　　第二十八條對轉進的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)退回。

　　第二十九條對違反轉遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。

物業(yè)檔案管理制度12

　　物業(yè)檔案資料的管理是物業(yè)管理工作中不可或缺的一部分�？茖W、規(guī)范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導和服務。針對金沙咀國際廣場物業(yè)的特點，結合傳統(tǒng)檔案管理方法和電腦數(shù)據(jù)庫管理新方法，對小區(qū)檔案資料實行“科學化、系統(tǒng)化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業(yè)員工都必須遵守《物業(yè)檔案資料的建立與管理》的規(guī)定，對物業(yè)檔案資料進行有效的管理。

　　部門架構

　　董事長

　　物業(yè)經理

　　檔案管理員

　　檔案資料建立和管理流程

　　收集：工程技術、維修、改造資料；智能化系統(tǒng)技術資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。

　　整理分類：技術資料；業(yè)主/物業(yè)使用人資料；管理規(guī)章及內部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業(yè)主文件、通知、活動記錄；財務帳表及分布方案。

　　歸檔：按照公司的《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》進行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。

　　利用：按權限借用及網(wǎng)上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。

　　檔案的建立與收集

　　1.設立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案進行嚴格管理。

　　2.堅持來源廣、內容豐富的原則，根據(jù)實體資料和信息資料的內容，在物業(yè)管理的實際工作中從需要出發(fā)，擴大信息資料的來源渠道。

　　3.辦理好物業(yè)整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加強質量記錄，做好后續(xù)資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養(yǎng)護都有詳盡的檔案資料收集。

　　檔案資料的整理與分類

　　整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　1.檔案資料的整理

　　1）各項業(yè)務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　2）各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據(jù)。

　　3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。

　　4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　5）檔案的整理必須便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，統(tǒng)一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。

　　人力資源管理制度、內部制度、財務管理制度、各部門管理制度、小區(qū)項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業(yè)內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發(fā)展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關鍵的一環(huán)。

　　歸檔范圍包括各部門和公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容，還包括各部門在專門業(yè)務活動中形成的`各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務資料則由財務部門歸檔管理。

　　歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續(xù)完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當?shù)恼�理；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系，并進行科學分類、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區(qū)分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。

　　歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數(shù)根據(jù)具體情況而定。

　　2、檔案管理員需要實現(xiàn)檔案信息的錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統(tǒng)進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統(tǒng)使用及安全信息的培訓，并隨時監(jiān)督電腦使用人員的執(zhí)行情況。此外，還需要定期對系統(tǒng)使用人員進行最新的安全技術培訓，以實現(xiàn)安全管理，有效降低網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的運行風險。對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統(tǒng)的更新維護。通過定期將相關系統(tǒng)備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施，確保系統(tǒng)的可靠性和檔案資料數(shù)據(jù)的完整。

　　3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)。檔案鑒定工作由物業(yè)辦公室負責進行，鑒定由物業(yè)經理、檔案資料管理員和有關業(yè)務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應該定期進行。檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定。如果在鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對單位造成損失的，將根據(jù)國家有關規(guī)定進行處理。

　　4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規(guī)定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業(yè)業(yè)作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態(tài)度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神。他們需要努力研究，鉆研業(yè)務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創(chuàng)檔案工作新領域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風。

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。

　　為了規(guī)范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業(yè)檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進行備份存檔。

　　為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業(yè)簽訂保密協(xié)議，并遵守保密守則。這包括不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密。同時，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。

物業(yè)檔案管理制度13

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。

　　3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的'標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)客戶檔案管理制度

　　一。制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三。適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1. 收集客戶單位資料

　　2. 客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3. 客戶裝修工程文件

　　4. 客戶遷入時填具之資料

　　5. 客戶資料補充

　　6. 客戶聯(lián)絡資料

　　7. 緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　8. 客戶與管理處往來文件

　　9. 客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　10. 客戶維修記錄

　　11. 客戶投訴記錄

　　12. 客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

　　四。注意事項

　　1. 及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2. 協(xié)調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；

　　3. 做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；

　　4. 接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5. 接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。

物業(yè)檔案管理制度14

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為全面增強本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標準化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務部門建立以來，在經營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　�。ㄈ�）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務中心有關資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務中心詳細負責管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務中心均需建立獨立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責人員，部下的各客戶服務中心依據(jù)自己實質狀況，可指定專人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　　（六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當?shù)赜嘘P的法律法例等檔案資料，主要指房地產企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領導署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關系或由企業(yè)肩負有關責任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發(fā)重要事件的經過和辦理過程記錄及有關資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財產有關資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實質工作中，實物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護完好性。

　　7.榮譽類檔案等其余各樣檔案資料。

　�。ㄆ撸└骺蛻舴�務中心管理自己樓盤、業(yè)主和經營有關的檔案和

　　資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶服務中心業(yè)務章及有關證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　�。�1）房產資料包含房子、設備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　�。�3）技術資料包含工程預決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設備使用技術資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當保留并實時更新。

　　4.平時管理服務資料，主要包含以下內容。

　�。�1）人事管理有關資料�？蛻舴�務中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術職稱等文件。

　�。�2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內部通啟等文書資料。

　�。�3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　�。�4）物業(yè)經營管理資料。各客戶服務中心經營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設文件、委外、合作文件等。

　　（5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統(tǒng)圖。

　�。�7）各客戶服務中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶服務中心的檔案資料在移交前由各客戶服務中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶服務中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進行分類寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進行移交時，物業(yè)企業(yè)須認真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經檔案室署名確認，方可辦理調離手續(xù)。

　　（十）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務中心需依據(jù)本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實時、正確、規(guī)范地進行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進行采集，歸檔模卷要進行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊備完好。

　　5.實物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質文件資料，并保留。

　　（十一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負責檢查、督查、指導并查核各客戶服務中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務中心檔案的'歸檔工作進行實地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時送還，并實時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關責任人進行瀆職問責辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標記等。

　　3.未經贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進行審察和查對。

　　4.實物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關客戶服務中心的檔案庫中，如需調用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經客戶服務中心負責人贊同，有些需經業(yè)主自己贊同，并由有關檔案人員記錄去處，追蹤有關信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　�。ㄊ�五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務中心依據(jù)自己實質狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內和庫房鄰近嚴禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房內全力按分類設置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統(tǒng)計，詳細要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進行統(tǒng)計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計結果報物業(yè)企業(yè)負責人，部下各客戶服務中心檔案員將統(tǒng)計結果報給客戶服務部負責人。

　　3.統(tǒng)計工作一定做到腳踏實地，照實反應狀況，務必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實質。

　�。ㄊ�八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經歸檔，未經領導判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應持續(xù)保留至次年再進行判定。

　　3.技術檔案資料鑒準時，需附帶工程技術部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應認真復核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實時做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據(jù)每年查核結果，關于在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或許進步特別突出的部門和個人賜予相應表彰或獎賞等。

　�。ǘ�十一）關于工作不負責，未認真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細工作人員和有關領導進行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經允許，私自將檔案資料抄寫、復制與轉借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴重程度，賜予相應的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務部訂正，自覺布之日起實行。

物業(yè)檔案管理制度15

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負責歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負責歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負責歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書復印件等員工檔案,由行政部負責歸檔。

　　e.財務檔案按《財務管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負責。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財務檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

　　b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經會議討論和領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的'不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應有專用硬盤分區(qū)或專用文件夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。必要時采取復制、拷貝。

　　5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質的文書檔案,要及時進行修補和復制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準。查閱分公司檔案須報行政部主任批準。

　　3.在借閱檔案時應做到以下幾點:

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛護檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領導自行組織進行;日常檔案的鑒定工作由行政部負責。

　　2.鑒定的主要項目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應該定期進行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管質量達到標準規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經部門領導審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷毀必須經分公司經理批準。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或對部門造成損失的,將根據(jù)國家有關規(guī)定進行處理。

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